內容摘要本文提出的城鄉建設設計院的圖檔管理系統的分析，是根據我國國情和行業發展需要，吸取國內外成功經驗，結合城鄉建設設計院具體情況而分析得出。隨著現代信息技術的廣泛應用，電子文件大量產生，其重要性和利用的方便性日益凸現。檔案管理對象的數字化要求其管理手段的相應變革。利用計算機技術有效處理電子文件，利用網絡和數字通信技術快速傳輸電子文件，利用數據庫技術存儲大量電子文件，運用信息檢索技術方便快捷地瀏覽、查詢電子文件，運用信息系統實現對電子文件的歸檔和利用過程。本文主要分析檔案管理在公司生產設計過程中的意義和實際運用，通過檔案管理的手段、辦公局域網的支持和信息管理的技術控制和監督設計圖紙的形成，發展，銷毀全過程。本文具體內容結合城鄉建設設計院的CAD設計圖紙的檔案管理，分析檔案管理的業務流程,需求分析,完成對圖檔管理系統的系統分析工作。關鍵詞：電子文件、檔案管理、圖檔管理系統、系統分析ABSTRACTThisarticleproposedtheurban&ruralDesignInstitute’spicture,archivemanagementsystem’sanalysis,isaccordingtoourcountrynationalconditionandtheprofessiondevelopmentdemand,absorbsthedomesticandforeignsuccessfulexperiences,combinedtheurban&ruralDesignInstitutespecialdetailstoanalyzeobtains.Alongwiththepresentinformationtechnology'swidespreadapplication,theelectronicdocumentproducesmassively,itsimportantuseconveniencesinreliefdaybyday.Archivemanagementobject'sdigitizationrequestsitsmanagementtoolthecorrespondingtransformation.Usingcomputertechnologyeffectiveprocessingelectronicdocument,usetheInternetandthedigitalcommunicationtechnologiesrapidtransmissionofelectronicdocument,savesthemassiveelectronicdocumentusingthedatabasetechnology,theapplicationofinformationretrievaltechnologyforelectronicdocumentisquicklyandeasily.Usingtheinformationsystemtorealizestheelectronicdocumentfiling-upandtheuseprocess.Thisarticlemainanalysisarchivemanagementinthecompanyproductiondesignprocess'ssignificanceandtheactualutilization,througharchivemanagement'smethod,theworklocalareanetwork'ssupportandinformationmanagement’stechnologycontrolandsurveillancedesignpaper'sformation,thedevelopment,destroystheentireprocess.Thisarticleactualcontentunifiestheurban&ruralDesignInstitute’sCADdesigndrawing’sarchivemanagement,analysisarchivemanagementofbusinessprocesses,thedemandanalysis,completescarriesonthesystemanalysisworktothepicture,archivemanagementsystemmanagementsystem.KEYWORDS：Electronicdocument,Archivemanagement,picture,archivemanagementsystem,systemsanalysis正文目錄TOC\o"1-3"\p""\h\z\u第一章引言…………1第一節選題背景…………………1第二節選題意義…………………2第三節研究方法…………………3第二章檔案管理綜述………………4第一節檔案的發展……………4一、檔案的定義、分類………4二、檔案管理的意義…………5第二節檔案管理思想的概念…………………5一、文件生命周期理論的提出與內容………5二、文件連續體理論的提出與內容…………6三、文件生命周期理論與文件連續體理論的關系……………7第三節電子檔案…………………8一、電子文件概念……………8二、電子文件（圖紙）的歸檔…………………8第三章圖紙管理需求分析……10第一節公司組織機構的調研…………………10第二節設計圖紙的產生，發展，銷毀……12第三節公司圖紙管理業務流程的變化………13一、圖紙管理三階段………13二、圖紙管理業務流程和現有組織機構的關系……………14第四節圖紙管理的信息需求…………………15第四章圖檔管理系統分析……16第一節系統總體規劃………16第二節系統可行性研究………16一、技術的可行性進行分析…………………16二、經濟的可行性進行分析…………………16三、營運的可行性進行分析…………………17第三節系統邏輯模塊分析……………………17一、系統功能模塊分析……………………17二、系統體系結構分析……………………22三、系統業務流程規劃………23四、系統數據流程分析………24第五章系統詳細設計…………32一、系統詳細設計……………32二、用戶界面設計…………32第六章系統評價與結論…………37第一節系統評價………………37第二節結論………………37【參考文獻】…………………38致謝…………39第一章引言第一節選題背景隨著計算機技術的快速發展，推動人們進入了數字化時代，中國作為一個發展中國家提出了國家信息化的目標：在國家統一規劃和組織下，在農業、工業、科學技術、國防和社會生活的各個方面應用現代信息技術，深入開發、廣泛利用信息資源，加速實現國家信息現代化的進程。十六大以來，我國信息化發展逐步加深，在經濟，政務，社會，文化等領域取得一定的成果。經濟領域，信息技術在農業生產和流通中的應用進一步加強；制造業信息化受到了廣泛的重視；解決高能耗，高污染，安全生產等方面不斷有新的成果涌現；金融，民航，電子商務等領域信息化成效顯著。政務領域，一批重點電子政務工程項目，如金稅，金關，金盾，金財，金水，金審等已經開始發揮重要作用。政府網站總數已經超過15000個，總體擁有率達到85.6%，網站內容不斷豐富，功能逐步增強，整體績效水平顯著提高。社會領域，現代遠程教育漸成體系，教育信息資源開發利用已成規模，勞動和社會保障信息化也在穩步推進之中，社區信息化已經引起廣泛重視。文化領域，公共文化信息服務水平進一步提升，數字圖書館資源建設取得新的進展，市場化信息資源開發利用正在有序推進。總的來看信息化的認識和理解在不斷深入，信息化應用開始向經濟社會的各個領域滲透，信息化推進的隊伍不斷擴大，涌現了許多高水平的應用成果。周宏仁.我國信息化發展的新形式和新任務.中國信息界[J],2008,(1):44-45.“十五”期間提出了全國檔案信息化建設的總體指導思想，即以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。..2000年12月10日全國檔案工作會議通過的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一，檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。目前我國檔案信息化建設的最主要任務是：在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，在各級各類檔案館廣泛推廣應用現代信息技術和網絡技術，深入開發檔案信息資源，推進檔案信息上網，提高檔案管理工作的廣度和效率，加速檔案信息的利用。第二節選題意義現代化背景要求檔案管理事業與時俱進，在社會信息化背景下，檔案管理逐步從檔案實體管理向檔案信息管理轉變。檔案工作信息化并不是簡單地用計算機等現代信息技術設施代替傳統的手工勞動，也不是將傳統的管理方式復制到計算機網絡系統中，而是要借助現代信息技術，引進現代管理理念，對落后的管理方式、僵化的組織結構、低效的管理流程等進行符合信息原則所作的全面而又深刻的變革，以達到改進檔案資源管理，促進檔案資源社會共享的目的。20世紀90年代中后期，市場競爭迅速加劇，企業為了提高市場競爭能力，適應市場競爭，采用現代網絡與信息技術，開發企業信息化。許多企業建立企業網站，發布企業信息，建立企業局域網，實施辦公自動化系統（OA系統），使得企業內部工作產生大量的電子文件。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。據有關調查，在1998年，500家國有工業企業中已有88％的企業采用了計算機進行信息處理，％企業的建成了與國家或省級信息中心聯網的信息系統。顯然，電子文件階段將是21世紀現代企業文獻信息管理的發展方向與必然趨勢。在城鄉建設設計院公司中，在辦公自動化和公司局域網環境下，生產設計過程中生成大量的CAD電子文件，這些圖紙文件是科學技術的重要資料，也是企業賴以生存的重要資料。做好保管CAD電子文件工作對于公司的發展具有重要意義。公司不僅要求保管和搜集CAD圖紙數據文件，而且要求提供服務和利用。檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。我國檔案管理的主導思想是重管輕用，對于科技檔案是不適用的。公司需要用現代化檔案管理思想指導科技檔案的管理工作。科技文件的形成具有一定的生命周期，作為科技生產活動的依據要求注重科技檔案的時效性、強調其現實使用性。企業檔案管理不僅使保存有用的企業生產文獻資料，對企業的成長發展起重要作用，而其企業的資源代表著一個行業的發展狀況，而眾多的行業發展狀況就決定著國家的發展狀況。管理好一個企業的檔案管理，就等于管理好國家的眾多檔案的一個方面。所以企業的檔案管理是必要和必須的。選擇該題研究主要目是促進企業的檔案管理系統的建設和應用。建立一套圖檔管理信息系統對于如何有效的把本單位生產資料及時、完整的收集、管理和利用，有著重要的意義。檔案管理部門是企業正常運轉的物資保障部門。從微觀上，建立圖檔管理系統能提高檔案管理部門的工作效率，降低工作失誤的風險，減少信息在傳遞過程中發生錯誤的機會，正確及時的管理檔案的信息和檔案的實物。從宏觀上，對于企業建立圖檔管理信息系統可以根據檔案的信息，更好地管理整個企業的生產，設計過程，及時掌握信息，適應市場化競爭的要求，真正做到以市場為導向。第三節研究方法本文通過查閱關于現代檔案管理的一些文章、書籍、報刊等進行文獻的資料收集，整理，結合城鄉建設設計院檔案管理實際情況。最后，結合相關的的理論和方法對城鄉建設設計院的圖檔管理系統進行了深入的分析研究。本文分成五大部分。第一部分，指出了有關檔案管理的基本問題，從檔案的定義與分類，檔案管理工作,電子檔案三個方面進行論述；第二部分，闡述了公司圖紙管理需求分析，分別從公司的組織機構，圖紙業務流程的變化，圖紙運動周期，以及檔案管理工作的調研三個方面進行論述；第三部分，分析了圖紙管理系統，從可行性研究，總體規劃，邏輯模塊分析研究三個方面進行敘述；第四部分，完成系統的評價工作。第二章檔案管理綜述第一節檔案的發展檔案的定義、分類《中華人民共和國檔案法》中是這樣定義檔案的，“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科技、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。從中可以看出，檔案是人類在社會活動中直接形成的歷史記錄，檔案是具有對國家和社會有保存價值的歷史記錄，檔案通過不同的形式如各種文字、圖表、聲像保存的歷史記錄。檔案具有原始性，內容價值性，形式多樣性的特點。檔案和文件二者之間存在密切聯系，但又有顯著區別。文件是檔案的前身，是形成檔案的基礎。因為國家機構、社會組織以及個人完成各種社會活動形成的各種表達意圖的文件，這些文件日復一日地積累起來構成了檔案的基礎。檔案是文件有條件轉化而來的。完成現實執行效用的對于當時和今后的社會實踐活動具有參考利用價值的按照一定規律集中保存起來的文件才能轉化為檔案。在社會生活中，有一種普遍的檔案分類方法，以內容為標準，分為文書檔案、科技檔案和專門檔案（司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等）。文書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機關、團體、部隊、企業事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。它具有涉及面廣、內容豐富、形式規范、記錄方式與制成材料多樣等特點，內容涉及國家、政黨、民族和社會的各個方面，是了解、研究國家社會政治、經濟和文化發展史，研究個體的機構、組織歷史的基本依據。專門檔案是指一些社會機構和組織在某些專門業務工作中形成的檔案材料。科技檔案是由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而成的檔案材料。..科技文件是記錄和反映科學技術活動，傳遞科技思想的文字，圖表、聲像等文件材料的總稱。人們在從事科技、生產活動中產生和形成的科技文件，為指導現實科技，生產，建設活動的依據，具有現行效用。科技文件具有專業技術性，成套性，更改性，通用性和現實性。科技檔案集中在工廠、礦山、設計院、研究院和地質、測繪、水文、氣象、建筑等部門。本文中所提到的科技檔案是基本建設檔案（簡稱基建檔案），它是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。基建檔案的特點是建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯系的整體。其中檔案內容構成一般包括：可行性研究、任務書、設計基礎材料，設計文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，財務文件，財務管理，以及其他材料等。檔案管理的意義檔案是科學研究的物質基礎和條件，檔案部門收藏的各種檔案原始、系統地記錄了人類同社會、同大自然抗爭的知識經驗，能最大限度地滿足科學工作者的需要。檔案不僅是國家珍貴的歷史文化財富，也是人類文明進步的階梯。檔案管理是國家檔案工作的組成部分，檔案管理是為了更科學，更有效的管理檔案，發揮檔案文件中包含的信息，經驗，知識等資源，同時是為更好的社會發展和經濟發展提供利用的保障。檔案管理的目標在于，將人類在生產生活過程中凝集形成的各種資料中包含大量的經驗知識，不再停留在檔案文件中，而是能為更多的人提供利用服務。檔案業務工作基本內容，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用這些方面。檔案收集工作是要將企業內重要文書資料，檔案資料進行集中保存的過程，收集起來的檔案來源廣泛，數量巨大，內容復雜，需要檔案管理人員進行整理和鑒定的工作，鑒定后的檔案編寫目錄，進行合理保存，并采取保護措施。當檔案數量大，內容復雜時，為了科學地進行收集、整理、鑒定、保管、統計和利用，檔案管理部門要掌握檔案和檔案管理工作的基本情況，需要對有關情況進行數據的登記、統計、分析工作。檔案的最終目的是提供相關資料給需要使用的人，實現檔案管理的一個重要目的，即提供服務。第二節檔案管理思想的概念文件生命周期理論的提出與內容（一）文件生命周期理論的發展由美國檔案專家菲力浦·C·布魯克斯向檔案協會提交的《我們應當保存什么文件》的報告中首次提出“文件生命周期”的概念，以區分文件與檔案界限，控制文件進檔案館的范圍。1950年英國檔案學者羅吉爾·艾利斯在巴黎召開的第一屆國際檔案學會上對文件生命周期作了“三階段論”的劃分。他認為在文件向檔案的轉化過程中，文件一般要經歷現行文件階段、暫時保存階段到永久保存階段這樣一個完整的運動周期。“三階段論”的提出奠定了文件生命周期理論的研究起點。前國家檔案局長詹姆斯·B·羅茲為代表的一批歐美學者，對文件運動的形式、過程、特點進行了全面系統的探討。詹姆斯·B·羅茲在《檔案管理和文件管理在國家信息系統中的作用》中認為文件生命周期是指“從文件的產生、經過作為履行組織職能的工具進行活動和工作階段，一直到實現效用的消失，或者當其全部使用目的已經達到時，對其進行銷毀，或者因它們具有值得永久保存的價值，而把它們作為檔案，賦予新的使命”。黃存勛.文件生命周期理論三流派及在中國的“適用”之爭[J].北京檔案,2002(6):10.由于各個國家檔案學者不斷深入研究，使得文件生命周期理論逐漸成熟。文件生命周期理論是指導從文件到檔案全過程管理的基本理論，是現代檔案學重要理論之一。（二）“文件生命周期理論”的主要內容1．文件是一個廣義的概念，無論其載體形式和記錄方式如何，都是人類社會實踐活動中直接產生和使用的信息記錄。現行文件和歷史檔案都是廣義文件運動過程中的某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分。(2)文件運動現象如同生命現象一樣。從其最初產生到最終歸宿是一個完整的運動過程。文件最初產生、保管和頻繁利用，然后是由于其偶爾的作用和潛在的價值被送往檔案室，最后當文件的現行業務價值完全喪失后，除具有檔案價值的文件移交到檔案館永久保存外，其他一概銷毀。這一發展過程是連續的。2．文件價值狀態的變化過程可以劃分為若干階段(1)文件的整體運動過程具有階段性特征。從文件運動形態可分為現行、半現行、非現行三個階段；從文件保存場所可分為承辦單位留存、中間檔案館留存、總檔案館永久保存三個階段；從文件運轉流程可分為產生辦理、現行利用、過渡保存、歷史保存四個階段；從文件管理程序可分為文件形成、使用和維護、鑒定和選擇、檔案管理四個階段。劃分方法盡管不同，卻共同反映出文件的運動過程具有階段性的這一事實。(2)文件的各個階段各有不同的特點。如文件的運動形態的各個階段的特點：現行文件，現行作用突出，頻繁使用，在部門頻繁使用；半現行文件，現行作用減弱，利用率降低，部門使用為主，檢驗歷史價值，存在本部門或檔案中心；非現行文件，現行作用消失，無歷史價值的淘汰，服務對象擴展到社會，檔案館保存。(3)文件價值形態。第一價值，對形成機關的原始價值；第二價值，對其他機關和個人利用者的從屬價值。陰宏光.淺析“文件生命周期理論”在檔案管理中的應用[J],云南檔案,2007,(5):16.文件連續體理論的提出與內容1996年澳大利亞國家檔案標準中對“文件連續體”定義“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式。”它揭示了文件形成、保存與長久利用應一體化管理的理念。文件連續體理論內容豐富，它構建了一個多維坐標體系來描述文件的運動過程，這一體系主要構建于四個軸之上：文件保存軸、憑證軸、業務活動軸、形成者軸。每一個軸又代表了四個相關聯的維：第一維是單份文件，對應的價值形式為具體的形為軌跡。第二維是案卷即文件的組合，對應的形成者為機構的部門。反映的業務活動為若干行為的一個活動，表現出的價值形成為憑證。第三維是全宗對應的形成者是一個機構，反映的業務活動為某一機構的活動，表現出的價值形式為機構、個人的記憶。第四維是全宗的集合，反映的業務活動為整個社會，表現的價值形式為集體記憶。葉顯智.葉顯智.文件生命周期與文期件理連論續體理[J].科技檔案,2006,(3):22-23.文件連續體理論的基本內容非常豐富，它的內容主要表現在構建一個多維坐標體系來描述文件的運動過程。澳大利亞檔案學者阿普奧德和蘇·麥克米希構建了這一保管模式，并進行了闡述。文件運動過程的多維坐標體系包括四個坐標軸，文件保存形式軸，價值表現軸，業務活動軸，形成者軸。文件連續體理論通過描述文件保管形式上四個坐標的變化，引發形成者軸，價值表現軸，業務活動軸上特定坐標的相應變化，揭示出文件的四維運動過程。第一，文件保管軸儲存了記錄人類活動信息的過程，它的四個組成部分包括形成中的文件、檔案、全宗、檔案組合，表明了文件形式“數”的變化；第二，證據軸是由行為的過程、文件提供的證據和它們在機構和社會記憶中的角色組成，表明文件憑證作用的擴展方向——最后具有構成社會憑證與記憶的屬性；第三，業務活動軸代表了文件形成者的行為、活動以及文件體現的功能和目的。強調業務活動軸的目的在于把文件管理納入到業務活動中，使其成為業務活動的一個組成部分，表示了文件的工具性傾向。第四，來源軸用來揭示文件權威性的來源，體現了形成者，與形成者相聯系的單位，與單位相聯系的組織以及整個社會的聯系，認為與文件形成有關的機構和個人的業務活動形成了文件，并賦予了文件憑證和記憶的價值，同時也說明與文件來源相關的因素之間是統一的,是密切聯系在一起的。傅榮校,王相華.理論核心問題:原則與內容——文件生命周期理論與文件連續體理論比較研究之二[J].檔案學通訊,2004,(4):18.文件生命周期理論與文件連續體理論的關系連續體理論是文件生命周期理論的補充和發展，連續體理論更具有優勢。文件連續體理論被國際檔案界廣泛認可，認為可適用于檔案學背景下的一切文件管理，包括電子和非電子的檔案和文件管理。第三節電子檔案電子文件概念檔案的載體變革，經歷了古代的甲骨，青銅器物，石料，竹木和絲綢錦緞，紙張，近現代的膠片、磁帶、磁片和光盤等。進入21世紀，檔案載體將從紙張逐漸轉變成由計算機生成和處理，以二進制數字代碼形式記錄和表示，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳遞的文件，即電子文件。在計算機系統中生成的社會活動記錄，以數碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、并可在通信網絡上傳送的文件，稱為電子文件。電子文件的格式多種多樣,如文本文件、圖形圖像文件、視頻文件、音頻文件等,不同格式的電子文件管理的方法也各不相同。電子文件具有如下特性，電子文件是數字化的信息形態，電子文件對設備的依賴性，電子文件載體的非直接讀取性，電子文件的信息與載體相分離性，電子文件物理結構與邏輯結構關系的復雜性，電子文件對元數據的依賴性，電子文件信息的共享性及不安全性，電子文件的高保真性，電子文件的易修改性，以及對標準的依賴性、非實體歸檔的可能性。電子文件的特性給保管和開發利用帶來方便，電子文件的記錄密度極大，存儲空間則極小，電子文件易增刪，將給電子文件管理、開發利用帶來方便，同時也帶來不安全因素。電子文件可共享性，利用計算機網絡系統，方便快捷地同時提供給眾多用戶利用，電子文件的非實體性歸檔，可利用計算機網絡技術，完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務。電子文件（圖紙）的歸檔電子文件的歸檔，就是通過計算機系統或計算機網絡系統，將整理好的電子文件及其相關數據進行歸檔。電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據的統稱。電子文件歸檔要在電子文件整個生命周期內展開。電子文件生命周期包括三個階段：設計，形成，使用維護。在設計電子文件生成系統時，檔案管理部門要強調系統所生成的電子文件應能有效的保存并能成為責任者活動的可靠證明，還要使具有檔案價值的電子文件得到確認并有效地歸檔和維護。電子檔案要求保障電子文件的真實性。電子文件歸檔時必須注意鑒別并收集與該電子文件的原始性、真實性相關的各種材料。對于物理歸檔的電子文件，要通過有無登記、記錄等管理制度來確認它的原始性、真實性、對于邏輯歸檔的電子文件，可以用檔案管理信息系統記載的形成、修改、批準時間等來進行對照，并依據電子計算機網絡的功能來鑒別它的原始性、真實性。同時要嚴格審定歸檔文件的版本。對于文本，應以最后定稿歸檔，對于圖形文件，應將與產品的技術狀況一致的版本歸檔，對于技術手段較為完善的部門，采用過程安全控制和電子簽名等技術，以保證電子文件的真實性。保障電子文件的完整性，要求包括電子文件和其他相關文件數量齊全，內容完整。在電子文件收集過程中，對收集的資料進行登記，并且明確電子文件的收集和積累制度。保障電子文件的可讀性，電子文件的可讀性是電子檔案管理的基本要求，指文件經過加密，壓縮，傳輸，遷移，轉換等處理能夠讀取，展示其內容的真實和完整。保障電子文件的安全性，計算機系統，網絡系統中都存在不安全因素，要保證電子文件不受外界因素干擾。在開放的系統背景下，做到這一點需要對計算機系統和網絡系統存在的黑客攻擊，網絡病毒，信息竊取，制度不完善等客觀因素防范和治理。薛四新，楊艷，黃存勛等主編.現代檔案管理基礎[M].北京:機械工業出版社薛四新，楊艷，黃存勛等主編.現代檔案管理基礎[M].北京:機械工業出版社,.電子檔案作為新型的檔案載體，電子檔案的保存時間受到載體壽命因素的影響。電子檔案的載體材料主要是磁性物質和光盤。磁性物質的特性決定，它容易產生靜電，引起灰塵堆積，導致磁性材料的不可恢復的物理變化。其中磁性氧化物顆粒具有剩磁感應，當受外界磁場影響產生退磁后，嚴重影響信息再現。光盤的材料也存在不穩定性。與紙質檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命短，一般僅為5-15年。電子檔案的保存過程中，還要受到環境條件因素的影響，如溫度、濕度，灰塵、外來磁場、機械震動、光線、有害氣體等。電子檔案還受到技術革新的影響。電子檔案是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。而軟硬件發展使得電子檔案的讀取的過程產生不確定因素，保存電子檔案的同時還要保存相應的閱讀電子檔案的設備和軟件。正因為電子檔案的保存壽命和技術革新的影響，公司檔案管理以電子檔案為主要管理對象，一時還不能實現。現在采用“雙軌制”，電子文件與紙質文件的同時存檔的方法可以在現階段解決問題。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。第三章圖紙管理需求分析第一節公司組織機構的調研杭州市城鄉建設設計院是由杭州市市政市容管理局所屬七家大、中型國有企事業單位的設計院、所，根據深化改革步伐，實現強強聯合，合并組建成立。具有技術力量雄厚、經驗豐富、專業齊全的優勢，在社會上有較高的知名度和信譽。該公司設置了燃氣熱力部，市政部，建筑環境部，行政部，院部五大部門。公司又可劃分為生產部門和職能部門,生產部門包括燃氣熱力部，市政部，建筑環境部的各設計室，職能部門包括總師室，人力資源部，財務室，行政辦公處，生產統計室，黨工團。設計院現有在編員工132人，其中專業技術人員125人，具有高級工程師以上職稱46人，擁有先進的各種技術裝備和良好的工作場所。主要從事燃氣熱力工程、給排水工程、市政道橋工程、環境衛生工程、建筑工程及公共交通工程的設計和規劃、可研、咨詢等工作。同時還從事技術開發、新技術、新設備、新材料、新工藝的技術研究與應用。城鄉建設設計院的組織結構如下圖3-1所示：杭州市城鄉建設設計院杭州市城鄉建設設計院燃氣熱力事業部黨，工，團市政事業部財務室行政辦公處建筑環境事業部總師室各地辦事處人力資源部生產統計室發展研究室設計二室設計一室設計三室發展研究室設計二室設計一室設計三室發展研究室設計二室設計一室設計三室寧波辦事處臺州辦事處圖3-1企業組織結構其中，各個部門都具有各自的領導小組，各個部門的專業設計人員通力合作，為我們城市基礎設施的建設做出了很大的貢獻。燃氣專業主要進行燃氣場站，燃氣管線，燃氣規劃，熱力站，熱力管線的規劃與設計，該專業具有較高的權威性，資歷深，實踐經驗豐富，直接承擔浙江省內90%的設計任務。市政專業主要進行道路，橋梁，給排水廠站，給排水管網，管網規劃方面的規劃與設計。建筑專業可進行工業與民用建筑，公共建筑，建筑規劃等方面的規劃設計。環衛專業進行固廢物處理，環衛中轉站，公共廁所，環衛規劃等方面的規劃設計工作。專業設計人員對于生產統計室的需求是完成設計圖紙的交曬，歸檔和檔案利用過程。他們需要公司提供設計出圖后的圖紙的各項管理工作。職能部門也執行各自的職責，完成各自任務。如總師室是全院技術工作的管理部門，對全院生產部門的技術安全工作負責，監督和檢查工程技術資料（規劃、方案、施工圖等）生產成品的生產，解決設計工程中遇到的技術難題，處理和協調技術質量抽查中存在的問題，并制定技術培訓計劃（包括技術規范、技術規程等），不斷提高設計人員的技能水平和專業水平。在一個專業性的設計院中，一般會設立科技檔案室。在該公司下，設有存放科學技術檔案的檔案室以及實現檔案管理的生產統計部門。其中，生產統計室的檔案管理人員負責管理科技文檔。檔案室的主要職責：履行收集、整理、編目、分類、歸檔、鑒定、保管、統計等檔案管理的職能，確保公司歸檔文件材料的真實性、完整性和有效性。檔案查詢工具可以提供公司的管理，生產和科研的資料。積累檔案資源，完成共享技術文檔，最終形成公司的核心競爭力。薛四新，彭榮，陳永生等主編.檔案信息化應用系統建設[M].北京:機械工業出版社薛四新，彭榮，陳永生等主編.檔案信息化應用系統建設[M].北京:機械工業出版社,.按檔案分類，公司檔案包括科技檔案，文書檔案，專門檔案。其中科技檔案包括藍圖、底圖、文本、電子檔案、技術資料、生產經營管理等。文書檔案包括黨群工作類、行政管理類。專門檔案包括會計檔案，人事檔案，聲像、實物類檔案。檔案管理實行統一領導，分級分類管理。所以，科技檔案由生產統計室負責管理，文書檔案由行政辦公處管理，會計和人事分別由財務處和人力資源處管理。隨著公司辦公自動化的建立和應用，計算機輔助設計的推廣，電子圖紙會日益增多，電子圖紙將成為檔案管理的重要對象。根據《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的規定，企業在基建工程中形成了大量的CAD文件（包括圖形文件、圖像文件、數據文件、文本文件、計算機程序等），對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，保證電子檔案質量。第二節設計圖紙的產生，發展，銷毀公司的設計圖紙從產生到銷毀或最終轉化為科技檔案是一個完整的運動過程。符合“生成—處理—收集整理—移交歸檔—檔案管理—檢索利用”全過程管理。設計圖紙的生成，處理，收集整理階段在文件生命周期理論中屬于文件前端運動，設計圖紙的檔案管理、檢索利用在文件生命周期理論中屬于文件的后端運動。但是依據文件連續體理論，科技檔案仍處于文件的現行期或半現行期，對它們的更改和補充，其實是針對現行文件和半現行文件的。由于科技活動不斷發展、靜態的科技檔案內容難以反映科技活動的動態變化，科技檔案的產生、積累、形成是一個動態的、不斷完善的過程。所以科技檔案與文書檔案比較，它具有很強的現實性、動態性和記錄對象的實存性。設計圖紙的產生，發展和銷毀由以下的設計過程說明：1．當公司簽定設計合同（設計委托）后，事業部下達《設計項目任務書》，在事業部下屬的設計室中確定項目負責人和設計人員，不同專業的設計人員首先收集基礎資料，然后熟悉和掌握相應資料，最后編寫《開工報告》，開工報告只有通過主管院長的審核，設計人員才能真正開始設計。2．設計開始的階段，設計人員做好設計進度控制，記錄工作時間，設計圖紙中，項目負責人進行中期審查，填寫《中期審查卡片》。當設計圖紙完成后，主管院長確定評審方式并由事業部負責組織進行成品評審，要求填寫《設計評審紀要》，成品不符合要求時需重新設計，直到設計的成品通過成品評審。審核、審定圖紙合格后成為設計成品。3．圖紙設計完成后出圖，進行圖紙的交曬和歸檔工作以及成品發放工作。4．當情況不符時，施工單位要求變更圖紙的設計時，可以開出《工程設計聯系單》，經過施工單位，設計單位和建設單位三方的核實同意后，設計單位在原來設計的圖紙的基礎上，設計生成修改圖。設計步驟如步驟2，3。5．存放入資料庫的圖紙要求保存20年以上，當庫存很大，超過保存期限時，可以進行過期圖紙的銷毀工作。設計圖紙的生命周期中，圖紙文件（科技文件）的歸檔保存管理是十分重要的。檔案人員如果不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用，參照國家有關文件制定出本企業的《檔案管理制度》，企業檔案工作要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。設計圖紙可能根據需要進行修改，所以圖紙版本需要明確標明，才能給檔案管理人員和檔案利用者帶來方便。第三節公司圖紙管理業務流程的變化圖紙管理三階段第一階段，手工繪圖階段（1992年~1999年），計算機這種新型科技產物剛剛被引入時，公司只在關鍵部門使用計算機。設計人員用筆和紙繪制設計圖紙。圖紙繪制完成后，描圖員將圖紙描畫在硫酸紙上并且保存圖樣作為圖紙檔案。硫酸紙是一種防水防腐蝕的特殊紙質材料，具有紙質純凈、強度高、透明好、不變形、耐曬、耐高溫、抗老化等特點。繪制在硫酸紙上的文字，圖像可以保存較長時間。這樣就能將設計人員的設計成果保留下來。該階段的特點：該階段沒有系統的圖紙管理的思想，只停留在圖紙繪制和交曬的工作層面上。描畫過程是手工描繪，描畫過程出錯可能性高，工作效率低。而且圖紙的保存利用都不能很好地實現。第二階段，圖紙管理初級階段（2000~2006年），隨著計算機的技術快速發展，計算機網絡的普及，企業使用制圖的軟硬件設備，包括AUTOCAD制圖軟件，打印機、繪圖儀等。采用這些設備大大加快公司業務流程的運轉，提高了公司生產能力。但是隨著公司實力不斷壯大，公司工作業務數量增加，圖紙的數量大量增加，圖紙管理的需求不斷增強，所以生產統計室聘用圖紙管理人員，配備專門的科技檔案室，使用各種檔案器具用于圖紙的實物管理，建立案卷目錄用于檔案條目的信息管理。該階段的圖紙管理業務流程如圖3-2：圖紙圖紙設計，形成圖紙打印輸出曬圖底圖藍圖存檔編寫科技目錄設計成品發放檔案查詢利用設計人員圖紙管理人員圖3-2圖紙管理業務流程該流程中存在以下幾個問題：1．檔案管理人員對設計出圖情況不能及時掌握。一般，檔案管理人員只是圖紙來了歸檔，不會主動收集掌握資料。2．當設計圖紙數量很大，圖紙在曬圖過程中容易發生錯誤，導致圖紙多曬或少曬。而且曬圖過程很難實現自動統計曬圖成本，不能提供曬圖成本給公司財務管理的有效依據。3．圖紙存檔管理不規范導致檔案借閱利用過程需要花費時間和人力查找。4．各專業部門的圖紙數據和信息資料不能共享，造成設計過程互相脫節、資料，重復記載等問題，給經營決策帶來困難。從以上存在的這些問題中不難看出圖紙管理流程的不足。因此，搞好檔案管理，不僅可以大大減少出錯機會，不斷提高工作效率，而且保障生產合理有序地運行。第三階段，圖紙信息管理階段，如今圖紙信息可以存儲于各種介質，可以是紙張，各種光盤和磁性介質等。當公司自動化辦公的時候，設計圖紙以電子圖紙的形式在網絡上傳遞加工，對于這些大量的以數字形式存在的電子圖紙，圖紙檔案管理的工作方式、工作理念都將改變。新環境新形式下，對于檔案管理提出了更高的要求：檔案管理不能坐等資料，應該主動收集掌握資料，收集及時有用的資料，提高檔案室的作用。該階段，檔案管理人員要加強公司電子圖紙的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證公司產生的有保存價值的電子圖紙完整和有效，實現電子圖紙加工和利用的過程。圖紙管理業務流程和現有組織機構的關系表3-1流程/組織矩陣表流程組織設計部門總師室生產統計室財務室文印室圖紙設計形成★☆

圖紙打印輸出★

☆曬圖☆

★

設計成品發放☆

★☆

曬圖成本計算

★☆

歸檔資料存檔☆

★

歸檔資料收集☆

★

檔案查詢利用☆☆★

檔案借閱☆☆★

檔案歸還☆☆★

★：主要負責與決策者☆：主要涉及者

：相關者第四節圖紙管理的信息需求在檔案庫房內存放著2000年以來公司所有的設計圖紙，分設計底圖和案卷文檔。公司每年要承擔大量的工程項目，平均一年出圖總共達10000張，這么多圖紙僅靠幾個目錄管理是遠遠不夠，電子文件的出現迫使現代檔案管理方法和手段發生變化。發展圖檔管理信息系統就成為公司檔案工作的急切要求。1．部門領導的信息需求：部門領導需要掌握其部門設計人員的實際工作情況（包括設計項目數量，設計圖紙數量），了解設計人員的設計內容。2．檔案管理人員的信息需求：圖紙的信息包括設計人，工程名稱，工程號，項目名稱，圖號，圖紙大小等，檔案管理方面的信息（分類原則），檔案借閱信息（包括借閱人，工程名稱，工程號，檔案號，借閱時間，借閱數量，領導簽字）3．設計人員的信息需求：利用科技檔案的內容，完成資料查詢。所以，需要建設一個系統，可以對電子文件的生成、運轉、處理，到轉化為電子檔案的過程進行管理，完成電子檔案信息的管理與提供利用過程。該系統能自動記錄電子文件的元數據和各種背景信息，能對電子文件和電子檔案進行管理和提供利用，能保證電子文件和電子檔案的有效性，系統也能錄入紙質檔案等的信息并對其進行管理。第四章圖檔管理系統分析第一節系統總體規劃根據圖紙管理的需求分析，公司概況分析，規劃一個系統實現CAD電子圖紙管理和利用。在打印出圖階段，系統自動采集圖紙信息、尺寸等信息，將提取圖紙信息輸入數據庫，幫助檔案管理人員快速歸檔，通過條形碼將解決了紙質圖紙與電子圖紙不一致的問題，同時可以實時對打印費用按項目、部門、個人、繪圖儀、時間等進行統計分析。在檔案管理階段，檔案管理人員能夠對每一張圖紙按照工程名稱、工程號歸檔，形成一份檔案管理清單。實時管理實體檔案和電子信息檔案。在檔案利用中，該系統能查詢，瀏覽電子文件，通過操作進行檔案的借閱和電子文件的下載利用。真正做到對每一張圖紙的產生，變化，歸檔，利用的使用過程的管理。第二節系統可行性研究技術的可行性進行分析圖檔管理系統的工作主要是在檔案管理人員能及時收集信息和處理信息。這一特點非常適合計算機的特性，通過網絡連接，發揮計算機的信息傳輸速度快、準確度高的優勢。檔案數據庫建設主要指對各種圖紙信息進行綜合分析處理，提取主要信息要素，按一定的規范格式存貯到計算機中，從而將擁有的圖紙信息轉化為計算機信息的過程。實現檔案現代化管理。本系統可擬采用服務器2臺、計算機5臺、網卡5塊、8口集線器、針式打印機1臺、激光繪圖儀3臺、掃描儀1臺，條碼掃描器2臺、UPS電源5臺等硬件配備。本系統客戶端擬采用Window2000操作系統，服務器采用Windows2000sever操作系統，使用SQLsever2000數據庫管理系統等軟件平臺。計算機硬件和軟件技術滿足系統開發的需要。從技術角度考慮,此系統開發可行。經濟的可行性進行分析主要是支出的費用：其中包括設備購置費、軟件開發費用、管理和維護費、人員工資，辦公用品費用等。由于檔案管理人員數量少，只有3名，所以人員工資，維護費用相對較少，前期的資金投入主要集中于購置設備上。而且使用該系統后，工作效率將大大提高，建立電子信息中心，可將來自各方面的信息集中管理，提高圖檔管理的實時性和有效性。從經濟角度考慮,此系統開發可行。營運的可行性進行分析舊的圖檔管理模式完全是手工操作，從圖紙的整理、編碼、入庫，到借閱、續借、歸還、查詢，無一不是人工處理，需要大量的勞動力，常因為人為的原因造成一些錯誤,而且舊的圖紙管理模式效率低，不利于檔案管理的發展需要。新的圖檔管理系統充分發揮了計算機技術、網絡技術的強大功能，從整體上改善了檔案的管理工作，提高了檔案服務利用的功能、質量和工作效率，節約了人力、財力上的浪費，實現了檔案的信息化、網絡化、自動化。設計人員的需求是查詢系統所存的圖紙信息、個人借閱情況，圖檔管理系統可以滿足設計人員的需求，因此該圖檔管理系統的營運的是可行的。通過對經濟、技術、管理可行性的充分研究，確定了圖檔管理系統的開發是必要的、可行的。第三節系統邏輯模塊分析系統功能模塊分析該系統分為系統，視圖，操作，窗口，幫助五大模塊，系統模塊包括修改口令，鎖定，注銷，退出等功能，視圖包括顯示狀態欄，窗口包括各種顯示狀態，層疊，水平平鋪，垂直平鋪，最小化所有窗口，排列所有窗口，操作又可分為曬圖管理，圖檔管理，入庫歸檔，借閱下載，統計分析，管理維護子系統。圖檔管理圖檔管理管理維護嗮圖管理圖檔管理入庫歸檔借閱下載統計分析圖4-1系統結構圖曬圖管理模塊曬圖管理模塊包括條行碼掃描，曬圖管理，曬圖成本三部分。曬圖管理模塊，檔案管理人員通過刷入條行碼將圖紙信息錄入圖檔管理系統中，檔案管理人員通過編輯，修改圖紙信息和尺寸等，確保圖紙信息的正確性和完整性。曬圖管理中，系統提供了添加、修改、刪除、查找、導出列表等操作來管理曬圖信息。錄入工作完成，系統生成相應的曬圖單，管理人員按實際需要填寫加曬圖紙的套數，保存曬圖單后用針式打印機打印出曬圖單。曬圖單的內容包括部門，編號，工程號，工程名稱，不同大小的圖紙數量，要加曬的套數，交曬人，以及要求完成時間。設計圖紙（底圖）連同加曬單一起拿到圖文公司加曬。完成加曬后，設計圖紙（底圖）和藍圖拿回來，將藍圖發給建設單位，完成發圖過程。在曬圖成本中可以統計圖文公司曬圖的費用，為財務部門核算提供依據。電子文件信息數據庫電子文件信息數據庫曬圖管理曬圖成本檢驗核對核算刷入條形碼生成曬圖單圖4-2曬圖管理模塊流程圖（二）檔案管理模塊檔案管理模塊實現了未歸檔圖紙的管理、存儲和分類組卷，并為檔案管理人員提供未歸檔圖紙的檢索、查詢和利用。設計過程中產生的設計圖紙，由檔案人員先錄入到電子文件信息數據庫中，到一定階段由檔案管理人員進行整理編目，編目后提供檢索利用。設計圖紙在打印出圖前獲得條形碼，這個條形碼就能唯一標識這張圖紙。當在曬圖管理的時候，條形碼將圖紙信息錄入圖檔管理系統中。檔案管理人員可以利用系統提供的已整理的案卷和待編目的案卷功能中的添加、修改、刪除、銷毀，查找，案卷歸并，條目歸并等操作，對歸檔圖紙進行歸檔和存儲。同時檔案管理人員可以對未歸檔的圖紙信息進行審核，審核合格的條目和案卷通過編目操作進行歸檔，歸檔后的圖紙底圖存入檔案室中。未歸檔條目未歸檔條目案卷歸檔審核正確審核錯誤電子文件信息數據庫修改返回電子文件原件數據庫鏈接底圖保存修改信息圖4-3檔案管理模塊流程圖（三）入庫歸檔模塊入庫歸檔模塊可實現圖紙、文件等檔案的信息入庫。管理人員先選擇分類，即確定數據庫，然后通過添加、修改、刪除等功能錄入信息和設置附件等關聯信息。錄入工作完成，還可以實現歸檔管理。由于公司的圖檔管理系統的檔案管理內容以圖紙為主，該模塊的功能可以由曬圖和檔案管理模塊實現。但是入庫歸檔模塊，可以將會計檔案，人事檔案，文書檔案，其他各類檔案信息錄入并統一管理。而這一目標的實現，需要企業進一步發展信息管理集成。檔案附件分類檔案附件分類數據庫歸檔管理各類檔案信息圖4-4入庫歸檔模塊流程圖借閱下載模塊借閱下載模塊分預約管理，借閱管理，下載反饋，下載審核四部分。借閱檔案之前，可先進行檔案查詢工作。檔案管理中按案卷號、工程名稱、工程號、項目名稱等項進行條件檢索，還可以進行關鍵字檢索。當檢索到滿足條件的檔案，系統可顯示出檔案案卷的詳細信息和可以詳細瀏覽電子文件（圖紙）。借閱下載模塊可實現檔案的借閱，圖紙的下載的功能，首先，借閱人提出借閱預約或下載申請。預約內容分為預約人，預約時間，預約內容，有效時間，備注，狀態等項，檔案管理人員通過修改、提交、取消等功能管理預約內容。接著，提交成功的預約信息進入預約單中，檔案管理人員通過審核預約內容，查看檔案是否可以檔案利用者是否有權借閱預約內容，審核過后形成借閱單，借閱單包括部門、借閱人、借閱時間、歸還時間、借閱說明、借閱內容、審核人、審核時間、狀態等項。借閱管理不僅管理借閱情況，還管理歸還和續借情況。還有下載反饋模塊進行下載申請的信息管理，通過申請、修改、提交、取消等管理下載申請單。因為圖紙的下載需要嚴格的控制，在下載審核中，管理人員需要將下載條目進行審核，審核通過后，設計人員就可以在一定的時間內下載保存在數據庫中的圖紙的原件。審核不通過或過期、取消，系統管理員不設置設計人員文件下載權限，則設計人員不能下載圖紙。檢索檔案檢索檔案借閱預約下載申請預約單提交成功審核成功借閱單審核失敗借閱管理下載審核審核成功歸還管理續借管理下載利用圖4-5借閱下載模塊流程圖（五）系統計分析模塊在該模塊中管理人員可以進行圖檔統計、借閱統計、下載統計。按照統計條件，選擇部門，設計人，工程號，工程名稱，時間范圍進行統計，形成統計列表和統計圖。通過系統導出功能，將統計列表和統計圖導出供主管領導查閱。圖檔統計圖檔統計借閱統計下載統計導出統計列表統計圖圖4-6統計分析模塊流程圖系統維護模塊系統維護模塊主要由分類管理、檔案權限管理和圖檔權限管理三部分組成。分類模塊所屬分類為技術檔案，分類名稱硫酸紙，分類編號1，分類標記為條形碼。檔案權限管理和圖檔權限管理可保證有權限的用戶對檔案的有效利用和管理操作。限制用戶對檔案的使用權限，保障了檔案的安全性。檔案管理人員可通過檔案和圖檔權限管理模塊對公司的每一個用戶的權限進行靈活設置，并細化到某一案卷和圖紙的權限（如：該文件是否可瀏覽、下載、借閱等）。檔案權限管理和圖檔權限管理中，按照部門分，用戶分為系統管理組，公司各部門，如院部，燃氣，市政，臺州，寧波。按照角色分，分為系統角色和職務類角色，具體分為系統管理員，院領導，設計人員，檔案管理員。其中系統管理員是賦予權限的人，其他人的權限需要系統管理員的權限設置，權限包括查看基本信息，查看詳細信息，查看縮略圖，詳細瀏覽，文件下載。系統維護系統維護分類管理檔案權限管理圖檔權限管理圖4-7系統維護模塊流程圖系統體系結構分析建立一個圖檔管理系統，實現系統各項功能，必須對圖檔管理系統系統結構，網絡操作系統，數據庫管理系統，網絡結構等進行分析。根據企業圖檔管理系統業務流程和功能分析，系統采用客戶端/服務器C/S的體系結構。此結構把數據庫內容放在遠程的服務器上，客戶機上安裝相應軟件。軟件的使用界面接受用戶的請求，向數據庫服務器提出請求，遠程服務器將數據提交給客戶端，客戶端將數據進行計算后結果反饋給用戶。該體系結構滿足多用戶同時訪問同一個數據庫。C/S結構（Client/Server結構）可以充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現，降低了系統的通訊開銷。采用C/S結構時，客戶端和服務器端都能夠處理任務。象該系統中，客戶端采用SQLserver2000數據庫，服務器收集圖紙信息，錄入電子文件信息數據庫，并且分配條形碼，客戶端主要進行曬圖管理，檔案管理，借閱，分析統計等工作。采用C/S結構體系，可以實現檔案工作的集中管理的原則，檔案工作實現信息化離不開各種網絡結構，數據庫技術，各種軟硬件的支持，C/S結構體系又是比較成熟的體系結構，在該體系結構上開發的軟件，更具有實際意義和使用價值。數據庫服務器檔案人員客戶端檔案人員客戶端圖4-數據庫服務器檔案人員客戶端檔案人員客戶端系統網絡硬件組成，擬采用服務器2臺、計算機5臺、網卡5塊、8口集線器、針式打印機1臺、激光繪圖儀3臺、掃描儀1臺，條碼掃描器2臺、UPS電源5臺等硬件配備。本系統客戶端擬采用Window2000操作系統，服務器采用Windows2000sever操作系統，使用SQLsever2000數據庫管理系統等軟件平臺。圖4-9系統網絡硬件圖系統業務流程規劃加入圖檔管理系統的圖紙管理，實現了圖紙從設計形成，到圖紙信息采集，到圖紙檔案數據管理，檔案實體保存，檔案開發利用的整個管理過程。圖紙管理分為生成階段，采集階段，曬圖階段，檔案管理階段，檔案利用階段。電子電子圖紙設計，形成收集，整理電子圖紙積累鑒定、編目電子圖紙信息數據庫建立索引保存，備份歸檔管理圖檔管理系統信息傳遞設計人員電子圖紙原件數據庫圖紙打印出圖拷貝直接利用圖紙檔案開發利用檔案管理應用平臺C/S結構曬圖管理實體檔案保存電子檔案保存拷貝遷移銷毀銷毀圖紙信息采集圖紙檔案數據管理圖4-10系統流程圖系統數據流程分析（一）數據流圖在深入調查、詳細占有材料的基礎上，集中分析組織活動中信息運動的規律和存在的問題，研究如何改善信息流的運動、滿足用戶管理決策活動中的信息需求。因此，要對調查材料進行加工、提煉，抽取其中只反映企業中信息運動規律的部分，把用戶的需求“翻譯”成對信息處理功能的需求。數據流圖是組織中信息運動的抽象，是信息系統邏輯模型的主要形式。這個模型不涉及硬件、軟件、數據結構與文件組織，它與對系統的物理描述無關，用一種圖形及與此相關的注釋來表示系統的邏輯功能。首先，對該圖檔系統的總體情況進行分析，繪制出如下的數據流圖的關聯圖。其中，外部（外部實體）用表示，加工（處理邏輯）用表示，數據流用表示，數據存儲用表示。圖檔管理系統圖檔管理系統設計部門主管領導財務部門F3各類明細表F2曬圖單F1圖紙信息圖4-11關聯圖1．圖檔管理系統的頂層圖：11曬圖管理2圖檔管理5入庫歸檔4借閱下載3統計分析6管理維護D1曬圖條目信息D2檔案條目信息D3檔案入庫條目信息F5其他檔案信息設計部門D4借閱信息F6權限分配F4借閱利用設計部門財務部門F2曬圖單主管領導F1圖紙信息F3各類明細表圖4-12頂層圖2．圖檔管理系統的第一層數據流程圖：刷入條碼刷入條碼曬圖管理檔案信息管理D5生成曬圖單D1曬圖條目信息曬圖成本統計D2案卷，條目信息實物管理D6卡片條目信息D7科技條目信息打印曬圖單F2曬圖單F1圖紙信息電子檔案管理預約管理借閱管理下載審核D6預約單信息D4借閱單信息F4借閱3統計分析D7下載審核信息主管領導F3各類明細表5入庫歸檔D3檔案入庫條目信息F5設計部門財務部門設計部門設計部門圖4-13第一層數據流程圖（二）數據流的描述在系統分析中產生了大量的數據字典，這里僅就數據流，數據存儲，數據元素和加工舉例說明：表4-1數據流數據流系統名：圖檔管理系統編號：F1條目名：圖紙信息別名：來源：“設計部門“外部實體去處：“刷入條碼”加工數據流結構：圖紙信息=n{分類＋圖號＋圖名＋文件名稱＋文件擴展名＋條形碼＋（版本＋保密等級＋工程號＋部門＋類型＋工程名稱＋項目＋設計階段＋項目類別）＋（頁面大小＋長＋寬＋比例＋頁次＋日期）＋（工程負責＋專業負責＋設計人＋審核人＋校對人＋審定人）}有效條行碼簡要說明：說明圖紙信息。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-2數據流數據流系統名：圖檔管理系統編號：F2條目名：曬圖單別名：來源：“打印曬圖單“加工去處：財務部門數據流結構：曬圖單={曬圖編號＋部門＋工程號＋工程名稱＋項目＋設計階段＋項目類型＋套數＋（工程負責＋專業負責＋設計人＋審核人＋校對人＋審定人）＋要求完成時間＋交曬人＋n{頁面大小}刷入條形碼}簡要說明：曬圖管理中，打印出的曬圖單是曬圖和發圖的依據。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-3數據流數據流系統名：圖檔管理系統編號：F3條目名：圖檔統計表別名：來源：“統計分析“加工去處：“主管領導“外部實體數據流結構：圖檔統計表={部門+設計人+工程號+工程名稱}簡要說明：統計分析各個工程項目的出圖情況。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-4數據流數據流系統名：圖檔管理系統編號：F4條目名：借閱別名：來源：“設計部門“外部實體去處：“預約管理“加工數據流結構：借閱={預約人+預約時間+有效時間+內容+狀態+備注}簡要說明：說明借閱信息修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-5數據流數據流系統名：圖檔管理系統編號：F5條目名：其他檔案信息別名：來源：“設計部門“外部實體去處：“入庫管理“加工數據流結構：其他檔案信息={序號+分類名稱+申請人+申請時間+申請描述}簡要說明：其他檔案信息錄入入庫管理模塊所需信息。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-6數據元素數據元素系統名：圖檔管理系統編號：條目名：工程號別名：屬于數據流：F1–F3存儲處：D1、D2、D4、D7數據元素值：代碼類型：字符型長度：11例如：××××××××－××意義：第一段——管理類別

第二段——年份

第三段——主體專業代號第四段——當年某主體專業項目序號第五段——子項序號簡要說明：每一個項目都有唯一工程號修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-7數據元素數據元素系統名：圖檔管理系統編號：條目名：圖號別名：屬于數據流：F1–F3存儲處：D1、D2、D4、D7數據元素值：代碼類型：字符型長度：9例如：××××-××意義：第一段——專業代號

第二段——設計階段代號

第三段——當年某主體專業項目序號第四段——子項序號簡要說明：每一個項目中圖紙都有唯一圖號修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-8數據存儲數據存儲系統名：圖檔管理系統編號：Ｄ1條目名：曬圖條目信息別名：存儲組織：每個曬圖記錄一條記錄記錄數：約1000條主關鍵字：工程號記錄組成：項名：曬圖編號，項目編號，項目，部門，設計階段，設計任務，設計類型，套數，近似長度81240410882（字節）項名：創建時間，已完成，發圖標記，發圖時間，相關人員，尺寸信息近似長度8118158（字節）簡要說明：當圖紙信息錄入時，生成曬圖單，同時記錄曬圖條目信息。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-9數據存儲數據存儲系統名：圖檔管理系統編號：Ｄ2條目名：案卷條目信息別名：存儲組織：每個案卷記錄一條記錄記錄數：約1000條主關鍵字：工程號記錄組成：項名：卷編號工程號工程名稱項目部門類型拖尾工程號近似長度61140404812（字節）簡要說明：當圖紙歸檔時顯示的曬圖條目信息。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-10加工加工系統名：圖檔管理系統編號：1條目名：曬圖管理別名：輸入數據流：圖紙信息輸出數據流：曬圖單加工邏輯：將“圖紙信息”存儲在“曬圖條目信息”中。簡要說明：本處理要提供系統圖紙基本信息的輸入、存儲。修改記錄：編寫馬冬瓊日期200審核馬冬瓊日期200表4-11加工外部項系統名：圖書館信息系統編號：條目名：設計部門