-.z.部門文檔管理制度〔試行〕一、目的文檔是企業重要的智力資產，文檔一般以電子文檔的形式存在，從內容上，有商務合同，會議記錄，客戶資料，推廣文案，工程文檔，經歷心得等。每一個信息系統都會經歷規劃階段，制度方案階段，運行階段，在每一個階段都會有大量的文檔產生。文檔管理就是將這些大量的文檔，E*cel,圖片，影音進展存儲，分類和檢索。文檔管理通過對部門大量的文檔信息，合理有序的分類存放。解決了大海撈針的困擾，充分加強了部門文檔信息共享作用，使部門工作更優化，有效統一標準的文檔管理能夠確保部門內部及相關部門得到有效的文件。二、文件材料的收集管理每一階段的文檔，由行業負責人將進展該項工作形成的全部文件材料系統整理后，送交管理員歸檔。編制文檔入檔表，一項資料由行業負責人交管理員歸檔時，應登記并雙方簽名。戰略組，市場組需要每周提供相應的資料信息交于信息管理員歸檔。戰略組每周提供其負責的行業的資料或工程資料，市場組每周提供正在運作的展會資料，協會資料或宣傳資料。每周五由管理員將文檔入檔表報備于部門負責人。注：文檔收集管理現處于試行階段，試用2個月，待文檔管理制度完善后可再做修改或沿用。三、歸檔資料范圍重要的會議材料，包括會議的報告，會議紀要等。部門與有關單位簽訂的合同，協議書等文件材料。部門的各種工作方案，總結，報告，會議記錄，部門制度，公司資質等資料。部門有關各行業的調研，包括，調研報告，行業廠商目錄，供給商信息調查表等資料。市場展會資料，包括公司宣傳資料，展會論壇調研，展會圖片，視頻，音頻等資料。軟件信息資料，包括辦公軟件，DEMO，學習資料等資料。四、文檔標準1.頁面設置各類文檔一律采用A4紙張大小，頁邊距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行間距取多倍行距〔設置值為1.5〕；字符間距為默認值〔縮放100%，間距：標準〕，標題在文檔上端居中，兩邊空格要均勻。如有副標題，破折號應比正題縮進兩格，用稍小字體。2.字體要求文檔所用字體要求為微軟雅黑。3.字號主標題采用"二號"微軟雅黑黑體字；副標題采用〞小二號"微軟雅黑黑體字。第一層次題序和標題用〞小三號"微軟雅黑黑體字；第二層次題序和標題用〞小四號"微軟雅黑黑體字，第三層次及以下題序和標題用"小四號"微軟雅黑字體。正文用五號微軟雅黑體。英文字體應與中文字體相對應，字體為五號TimesNewRoman。4.圖、表格式1.圖：要精選、簡明，切忌與表及文字表述重復。圖中術語、符號、單位等應同文字表述一致。圖序及圖名居中置于圖的下方，用五號字微軟雅黑體。2.表：表中參數應標明量和單位的符號。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表內內容采用五號微軟雅黑體字。E*cel格式E*cel表格按照以上Word文檔格式，主標題采用"二號"微軟雅黑黑體字；副標題采用〞小二號"微軟雅黑黑體字。表格內文用五號微軟雅黑體。文檔格式凡上傳至效勞器的主要文檔。如合同協議，宣傳PPT，由管理員在電子文檔前頁附上文檔編碼表。如下列圖：文件編號文件管理名稱版本/修改發布日期五、文檔版本管理1.文檔的狀態變遷規則文檔的狀態可分為"草稿〞、"正式〞和"修改〞三種。文檔建立時，狀態為"草稿〞，通過評審后，其狀態變為"正式〞。此后假設更改文檔，則其狀態變為"修改〞，當文檔修改完畢重新通過評審時，狀態又變為"正式〞。2.文檔版本號標識文檔的版本號規則與文檔的狀態有關。處于"草稿〞狀態的文檔的版本號格式為0.YZ,YZ的數字范圍為01-99.隨著草稿的修正，YZ的取值應遞增。YZ的初值和增幅由用戶自己把控。處于"正式〞狀態的文檔版本號格式為*.Y，*為主版本號，取值范圍為1-9.Y為次版本，取值范圍為0-9.文檔第一次成為"正式〞文件時，版本號為1.0.如果文檔升級幅度比擬小，可將變動部門制作成文檔的附件，附件版本一次為1.0、1.1、……。當附件的變動積累到一定程度時，文檔項的Y值可適量增加，Y值增加一定程度時，*值將適量增加。當文檔升級幅度比擬大時，才允許直接增大*値。處于"修改〞狀態的文檔的版本號格式為*.YZ.文檔正在修改時，一般只增大Z値，*.Y値保持不變。當文檔修改完畢，狀態成為"正式〞時，將Z値設置為0，增加*.Y値。參考23.文檔版本控制文檔的版本控制作用于多個文檔管理活動之中，如創立文檔、文檔的變更和文檔的評審等。在工程開發過程中，絕大局部的文檔都要經過屢次的修改才能最終確定下來。對文檔的任何修改都將產生新的版本。由于我們不能保證新版本一定比歸檔的舊版本"好〞，所以就不能拋棄歸檔的舊版本。版本控制的目的是按照一定的規則保存文檔的所有版本，防止發生版本喪失或混淆現象，并且可以快速準確地查找到文檔的任何版本。六、文檔更改與發放管理1.各行負責人對文件和資料假設要進展對外發放，報備信息管理員并在"文檔資源申請表"登記內容包括：發放文件名稱、編碼、輸出對象、日期、行業負責人名字。附：見文檔資源申請為了標準部門信息管理平安，文件發放考前須知如下:參考文檔級別，所有級別3以上的文檔對外發放均要填寫文檔資源申請說明表。對其他部門發放文檔，視情況給予加密或不加密格式。參考申請表部門負責人意見。對其他合作單位發放文檔，均統一格式為PDF加密格式。由行業負責人填寫文檔資源申請表統一發放人為信息管理員。2.文檔級別參考如下：文檔級別分為5類。類別5為最高級別，類別1為最低級別。類別5文檔分類如下：公司對外宣傳PPT，簽訂的合同，協議書，公司資質，類別4文檔分類如下：有關行業的調研報告，展會論壇的調研、行業廠商目錄，供給商信息調查表。類別3文檔分類如下：部門的工作方案總結報告，重要會議報告或會議紀要。DEMO類別2文檔分類如下：部門制度，部門會議記錄，展會圖片，視頻，音頻。類別1文檔分類如下：辦公軟件。事務性文檔2.已歸檔的正式文檔，如需更改，請報備給信息管理員，由其更改文件版本號及發布日期。必要時備注。1.對于紙質文檔編號更改，文檔封面附上"文檔編號更改表"。2.已歸檔的正式文檔電子版含PPT。版本更改，則在文檔，PPT首頁填寫如下表格。表二：文件更改記錄表文件編號文件管理名稱版本/修改發布日期3.所有歸檔文檔更改，信息管理員均統一另行備份。登記于文檔更改匯總表.*ls*七、文檔分類圖一：戰略合作部文檔分類框架圖八、編碼定義編譯均由英文簡寫作為代碼。具體編碼定義參考以下各表。表一部門代碼縮寫戰略合作部Strategicco-operationdepartment-SC表二資料類別代碼縮寫行業資料IndustryInformation--ID工程資料ProjectInformation--PJ合同協議Contractagreement--CA市場資料MarketingInformation--MT部門事務DepartmentAffairs--DA軟件資料SoftwareInformation---SW影音資料Video&AudioInformation--VA表三文檔類別代碼縮寫各行業方向資料文件夾………Z，Aa…Zz.各工程名稱文件夾PJ+名稱+工程+日期簡寫注：各行業方向資料文件夾定義為：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景區，D-數據中心，E-電子政務，F-智慧質監，G-節能減排，H-智慧交通，I-平安生產，J-智慧城建，K-智慧環保，L-中間件，M-智慧樓宇，N-智慧醫療，0-智慧物流，P-智慧農業，……依次類推，Z-物聯網綜合各工程名稱文件夾：代碼縮寫用PJ+名稱+工程+日期簡寫如**新城工程招標，文件名為PJ**新城工程1206〔其中1206為2012年6月〕文檔性質代碼縮寫ID-行業資料行業調研報告*(*為各行業代碼縮寫)01會議紀要*(*為各行業代碼縮寫)02行業廠商目錄*(*為各行業代碼縮寫)03供給商信息調查表*(*為各行業代碼縮寫)04行業宣講PPT*(*為各行業代碼縮寫)05CA-合同協議框架協議Frameworkagreement--FA合同Contract--CTMT-市場資料市場展會資料E*hibitionInformation--E*國外展會資料OverseaE*hibition—OE國內展會資料DomesticE*hibition--DE公司宣傳資料PromotionInformation--PM協會資料SocietyInformation--SO專家庫E*pertdatabase--EDDA-部門事務部門信息DepartmentInformation--DI部門制度DepartmentSystem—DS部門方案DepartmentPlan--DP培訓資料TrainingInformation--TR部門名片制作BusinessCard--BC公司資質Qualification--QASW-軟件資料辦公軟件OfficeSoftware--OFDEMODEMO--DM學習資料LearningInformation--LEVA-影音資料視頻Video--VD音頻Audio—AD圖片Picture--PT編碼規則部門----資料類別----〔行業/工程代碼縮寫〕---文檔性質---編號例如：SC-ID-A-A02戰略合作部--行業資料--智慧城管—會議紀要SC-PJ南海工程11**戰略合作部-