1、接待方案(最全版)接待方案(最全版)接待方案(最全版)資料僅供參考文件編號：2022年4月接待方案(最全版)版本號： A修改號： 1頁 次： 1.0 審 核： 批 準: 發(fā)布日期： *會務活動接待方案為做好*接待工作，確保其圓滿順利舉行，根據(jù)會務籌備組工作安排意見及分工職責，特制定本工作方案。 第一部分 基本情況 一、會議概況、日程（一）活動主題 （二）活動地點 酒店（三）活動日期6月29日-7月1日具體安排如下：6月29日陸續(xù)入住簽到；6月30日7月1日二、領導、嘉賓及參會代表情況（一）評委及嘉賓名單負責人：表一 國際競賽評委及其隨行人員名單序號評委姓名評委簡介隨行人員情況1234表二 論壇

2、峰會嘉賓及其隨行人員名單序號評委姓名評委簡介隨行人員情況1助理1人23助理1人45助理1人（二）集團領導及政府領導名單負責人：集團領導名單公司參會領導及其順行人員，預計3人。政府領導名單（1）市級單位參會領導區(qū)級參會領導專家學者主辦單位領導（2嘉賓名單市級單位參會部門區(qū)級單位參會領導參會部門專家學者主辦單位領導（三）參賽團隊人員名單表三 參賽單位及人員名單序號單位人員人數(shù)13人2人3人4人5人目標人數(shù):21人（以實際入住為準）第二部分 籌備工作一、工作任務 自領導、嘉賓確定參加活動起，至活動結(jié)束后領導、嘉賓離開止，主動熱情，細致周到、安全務實，對重要賓客實行全天候、全方位、全過程服務，樹立起開

3、放外向的*公司良好形象。二、接待原則（一）全面樹立細節(jié)決定成敗的理念，本著安全、熱情、周到、節(jié)儉、細致、精益求精的原則，做好領導、嘉賓接待工作。對有關工作認真進行分解、量化，周密部署、細致安排，做到有禮有節(jié)，安全舒適，賓至如歸，確保全面完成各項接待服務工作任務。（二）讓參會領導和嘉賓時刻感受到我們的服務就在身邊，讓領導滿意、讓嘉賓滿意，通過國際競賽和論壇峰會，進一步與南充市、區(qū)兩級政府領導，在*項目上達成共識。三、工作分組 (一)接待組：總負責人：1.住宿接待組：組長：組員： 工作職責：明確房間分配表：房間號、房間數(shù)量、對應人員；負責檢查客房設施設備是否完好；負責在酒店做好迎接來賓服務；負責為

4、來賓按分配表分發(fā)房卡，貴賓需親自引領到房間門口（會提供貴賓名單）；會議結(jié)束后，負責檢查房間是否有遺失物品；協(xié)助辦理退房服務。2.膳食組：組長：組員工作職責：明確用餐人員數(shù)量、用餐地點；負責檢查酒店菜品數(shù)量是否達標、食物是否新鮮，保障用餐安全問題；負責清點餐券數(shù)量，并分發(fā)餐券；負責用餐時的用餐秩序維護，及時解決用餐人員需求；用餐結(jié)束后，負責檢查餐廳是否有遺失物品；3.交通調(diào)度組：組長：組員：工作職責：明確開車人員和對應車輛；明確接送時間和對應地點，提前規(guī)劃和熟悉道路；負責來賓的機場接送服務；負責會議期間來賓的用車服務；保證行車安全，保證會議期間的交通接待服務。4.機票預定組 組長： 組員：工作職

5、責：明確嘉賓與評委往返行程；預定嘉賓與評委往返行程機票；（二）會務組總負責人：1.信息收集組組長：組員：工作職責：負責收集*專家評委與峰會論壇嘉賓行程安排和需求；負責收集*與峰會論壇市、區(qū)兩級政府嘉賓行程安排和需求。負責收集招采部匯總的信息負責收集營銷部匯總的信息負責收集設計部匯總的信息2.會議報到組：組長：組員：工作職責：設置簽到處，負責參會人員簽到；提示或引導參會人員準確進入會場，由會場控制組安排入座；負責分發(fā)會議相關資料、伴手禮等；設立會議咨詢臺，負責會議相關工作的咨詢和信息傳達為信息搜集組提供簽到信息。3.會場控制組：組長：組員：工作職責：負責會議現(xiàn)場布置；（全員）負責協(xié)助活動公司維持

6、會場秩序；（全員）負責把控整個會議進行過程；（全員）負責對接媒體代表；（任俊穎）負責現(xiàn)場儀器設備的調(diào)試和安全把控；（吳君）負責處理會場應急事故，指定應急方案；負責對禮儀小姐進行培訓和現(xiàn)場指揮。4.嘉賓評委領導服務組：組長：組員：工作職責：為在酒店住宿評委嘉賓提供日常的幫助如提供帶路服務、提供襯衣熨燙服務等熟悉酒店周圍餐飲、咖啡吧、茶藝室，為自行用餐的嘉賓提供可供選擇的地方協(xié)助嘉賓與酒店的對接提供南充周邊可考察的項目地點供嘉賓備選等（三）協(xié)調(diào)組：總負責人：1.專家評委協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責協(xié)調(diào)工作如提供酒店預定、會前行程落實、參會期間的聯(lián)絡聯(lián)系全面負責團體的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預定

7、、會議協(xié)調(diào)等。2.競賽團隊協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責評委團隊的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預定、會前行程落實、參會期間的聯(lián)絡聯(lián)系四、工作職責負責舉辦的會務服務、接待和后勤保障工作。具體負責：負責活動期間的會務安排及接待工作。（二）負責入住酒店簽到現(xiàn)場的布置和組織工作。（三）做好領導嘉賓出席和相關活動的組織聯(lián)絡工作。（四）負責各種資料，宣傳LOGO，現(xiàn)場指示牌、簽到點背景設計、桌卡、相關票證，胸卡及歡迎信的制作和發(fā)放。（五）負責收集參會嘉賓名單、行程、航班信息，做好信息收集匯總；做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類活動等具體接待事宜。（七）組織好會議期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活動場所的

8、食品安全、供電、供水、通信保障工作。對相關接待禮儀駕駛?cè)藛T進行培訓。（九）為嘉賓辦理機票及火車、高速客車的票務服務。（十）配合完成其它工作任務。五、工作要求（一）向服務人員布置具體工作，并提出要求和標準，必須使每一位服務人員知道、理解服務目的。（二）布置接待工作，對駕駛員進行交通安全意識及禮節(jié)禮貌的進一步培訓，行車線路的制定和熟悉。（三）禮儀服務人員的嘉賓接待引導、資料散發(fā)、公關工作以及后續(xù)工作等，進行分工，提出更高要求。（四）對酒店簽到工作人員進行培訓，包括接待對象了解，現(xiàn)場引導服務，簽到流程、工作時間、輪班安排、記錄管理等。六、服務亮點（一）貼身貼心服務1.禮儀服務（1）規(guī)范的禮賓服務，見

9、到與會嘉賓適時問候，形成溫馨的服務氛圍。（2）全程跟蹤式會務服務，做到及時溝通了解嘉賓需求，并及時解決。（3）設立會務咨詢服務臺，由會務組工作人員提供熱情周到的咨詢服務。（4）提供生活便利服務，讓入住酒店嘉賓時刻感受到家一般的溫馨。2.車輛服務（1）駕駛員提供熱忱周到的用車服務，熟練的駕駛技術(shù)，精準的路線設計，安全的乘車保障。（2）重慶江北機場航站樓機場接機口，接機人員手持導示牌.畫面突出主題，體現(xiàn)熱情周到的服務理念，全方面體現(xiàn)會議濃烈氛圍。（3）車輛行駛過程中，播放輕松愉悅的旋律，讓領導、嘉賓得到放松和休息。（二）高素質(zhì)高標準1全體工作人員、禮儀人員統(tǒng)一服裝，整潔、挺括、大方，配合四周指示、

10、導示系統(tǒng)，營造氛圍，全面展示公司的良好形象。2一對一服務。禮儀人員一對一為領導、嘉賓進行引領、咨詢講解等服務。人員培訓6月25日開始對負責會務接待的服務工作人員進行分段有針對性的專業(yè)培訓，做好協(xié)調(diào)指導工作。1.培訓內(nèi)容標準禮儀規(guī)范培訓：（1）儀容儀表：著裝，妝容；（2）形態(tài)培訓：微笑、站姿、走姿、手勢、服務用語；（3）工作內(nèi)容培訓：迎賓與引領，倒水與送物。2.會務服務內(nèi)容培訓（1）包括人員介紹、籌備情況介紹、會議舉辦情況介紹等。情況介紹的目的是使禮儀服務人員熟悉舉辦背景、環(huán)境和條件。峰會情況，包括名稱、地點、舉辦日期、時間、場地平面、出入口、餐廳、廁所、休息廳位置等。（2）對領導、嘉賓的一對一

11、服務。歡迎儀式、引領、講解、資料遞送等。（3）會議情況包括會議意圖、會議目的、目標觀眾、會議布局、會議流程、會議分工的整體安排等。第三部分 接待工作一、會議報到（一）嘉賓迎接設立#北機場和兩個接機點，根據(jù)乘坐航班不同，抵達的航站樓時間不一致，將分別按照抵達不同航站樓及抵達時間不同予以合理安排接待。1.前期信息的搜集，掌握參會嘉賓人員確切信息。2.于6月25日前對所有參會領導及嘉賓進行一對一的聯(lián)系，確認到達人數(shù)、飛機班次、到達時間等信息。6月26日根據(jù)不同到達時間確保接機事宜準確無誤。3.依據(jù)嘉賓搭乘的飛機航班班次，預先通過查詢航班信息，確認該班飛機是否準時或延遲，做出相關預案。4.指派2位工作

12、人員根據(jù)來賓航班到達時間在指定航站樓舉牌接機。5.工作人員分別帶領嘉賓按身份及車輛使用標準乘坐不同車輛前往對應酒店入住，隨車人員沿途簡單介紹南充風土人情。6.機場提前安排考斯特等候接機，按事先掌握的航班信息進行合理安排調(diào)配，對抵達的領導嘉賓進行接送。車上配備礦泉水、紙巾、消毒濕紙巾及雨傘。（二）報到入住1.提前對入住酒店房間進行檢查，確保房內(nèi)設施完好可正常使用。并在房間擺放飲品。2.引導及服務人員為到來的嘉賓領導辦理簽到、入住手續(xù)，發(fā)放展會資料和胸卡與歡迎信，讓來賓從入住就感受到主辦方接待的細致、關懷。3.做好來賓信息的記錄工作，詳細記錄來賓身份信息，房間安排，返程信息。特別針對重要領導，詳細

13、了解其生活飲食習慣，特別喜好等信息，做好相關安排。提前準備好房卡和相關資料，讓來賓在最短的時間內(nèi)能夠拿到房卡從而得到最充分的休息。4.大堂進口處擺放明顯路徑指示，簽到臺處擺放詳細流程、相關須知、會務交通使用方式等等，以便客人準確找到酒店各地方位置并熟知會議流程。5.歡迎信擺放在房間明顯處,提示嘉賓具體行程安排，服務信息及會務組的電話。6.結(jié)束當天的接待工作后，對嘉賓信息進行匯總，向會務組反饋。具體內(nèi)容包括應到嘉賓、實到嘉賓、入住信息、未到原因、返程信息及后續(xù)進展等信息。二、兩項商務活動的住宿（一）單位酒店由我司統(tǒng)一預定，費用由參賽單位自理。（二）工作人員為配合活動需要，需在酒店留守4名司機、4

14、-6公司工作人員。為出席兩項活動的公司領導與參會的貴賓提供24小時的服務。因此，公司工作人員預計需要6間房。（三）預留房間總數(shù)預計需要12間房、公司工作人員預計需要6間房、備用房間4間，總計45間房。預留房間總數(shù)見表四。表四 預留房間總數(shù)序號項目房間數(shù)1集團公司領導及其隨行人員3212321465備用房間3總計45間（四）住宿天數(shù)根據(jù)營銷部提供的參會接待安排計劃。6月29日，報到、參賽單位報到、報到；6月30日，兩項活動日程安排共計3天。三、餐飲（一）情況說明報到當日因抵達時間不一，較晚抵達的嘉賓無法正常用餐。（二）解決方案入住晚餐時間18：0020：30，可要求酒店延遲至22：00-豐富的中

15、西自助晚餐供所有賓客享用。（三）會議期間餐飲安排分兩種形式1.重要領導及嘉賓設置單獨就餐區(qū)提供中式。2.其他參會嘉賓在酒店餐廳憑餐券選用自助餐。3.現(xiàn)場準備30個菜品種類供選擇。 （菜單酒店方提供）四、交通提前確認參會嘉賓往返的接送（機場、車站）信息及會議期間的所有用車需求，提前安排工作人員及車輛，全力做好車輛保障工作。（一）接待用車小車3輛、公司自由車輛3輛、租借商務車一輛。（二）車輛調(diào)度根據(jù)用車需求及安排要求，合理安排時間、調(diào)度車輛、設計科學合理的行走時間及線路等等。并根據(jù)組委會提供的活動時間表、嘉賓抵達時間、人數(shù)、客人的身份及車輛使用標準進行調(diào)度安排。五、具體流程（一）會議流程1.主持人

16、致詞2.介紹評審委員會成員及參會的市區(qū)兩級政府嘉賓3.介紹參賽單位4.宣讀審評辦法5.評審委員會監(jiān)督并現(xiàn)場抽簽確定五家概念規(guī)劃設計單位匯報順序6.概念規(guī)劃設計單位設計方案匯報（按抽簽順序逐個進行）7.評審委員會向設計單位提問及點評 8.設計單位答疑9.評審委員會打分、封裝10.現(xiàn)場評分匯總11.公布評審結(jié)果（二）流程（三）評審時間安排2018年6月30日 （1）8:45 評審委員會及匯報團隊到達專場會議室（2）9:00-9:15 評審委員會成員及參賽單位介紹（3）9:15-9:30 評審前準備工作（抽簽、匯報準備）（4）9:30-9:50 設計組一匯報（5）9:50-10:05 評審時間（6）

17、10:10-10:30 設計組二匯報（7）10:30-10:45 評審時間（8）10:45-10:55 中場休息（9）10:55-11:15 設計組三匯報（10）11:15-11:30 評審時間（11）12:00-14:30 午餐及休息時間（12）14:30-14:50 設計組四匯報（13）14:50-15:05 評審時間（14）15:10-15:30 設計組五匯報（15）15:30-15:45 評審時間（16）15:45-16:15 現(xiàn)場評分匯總（17）16:15-16:25 現(xiàn)場成績公布及公證處公證（18）16:25-17:50 休息品茗（19）18:00 晚宴（四）參賽單位迎接表五 設計

18、組接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式12345表六 市區(qū)兩級政府領導評委及嘉賓接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式1負責2委書記 3政府區(qū)長4府副區(qū)長5副書記6政府副區(qū)長7表七 特邀評委接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式1會副會長234現(xiàn)任系主任、博士、教授（五）競賽評審現(xiàn)場人員安排1.場地布置及收整：（1）6月29日20點40分前完成場地布置；（2）人員安排：+營銷部及其配合單位2.設計部、人員于2018年6月30日上午7：30到達酒店。3.會議主持人：4.評分匯總?cè)藛T：5.成績公布人員：6.節(jié)奏把控：7.邀請設計組入場：

19、8.評分表收集：9.評分表密封：10.照相需求：專業(yè)攝影錄像（營銷-活動公司）-全程錄音錄像11.現(xiàn)場記錄：12.現(xiàn)場秩序維護：會場應急組（活動公司2人）13.入座順序安排：（六）接待操作流程6月29日（星期五）09:0009:451、著正裝在公司集合 2、檢查車輛衛(wèi)生 3、發(fā)放工作人員證件、車輛通行證及駕駛員手套 4、準備嘉賓證、參賽手冊，并分裝信封，標明姓名509:4512：00指導現(xiàn)場工作人員（服務員）布置路徑指示、簽到臺 在大廳等候、迎接參賽團隊，并引領參賽團隊在大廳集中清點人數(shù)，協(xié)調(diào)辦理入住、領取房卡12:0018：301、向參賽團隊介紹參賽手冊及中午用餐安排（發(fā)放自助餐券中+晚）2

20、、午餐，并在餐后咨詢、登記參賽單位的需求，予以滿足或答復3、休息18:3020：30晚餐20:40檢查現(xiàn)場布置是否妥當6月30日（星期六）07:30全體設計部人員著正裝在酒店門口集合7:358:20檢查準備工作，應急補位。08:2008:45在大廳等候參賽團隊并引領集中 2、清點人數(shù) 3、引導匯報團隊到達酒店專場會議室，并舉行座位安排 09:0011:301、競賽匯報工作2、引導匯報組的進退場（負責）3、候場參賽團隊的茶水、果盤安排（負責）11:3014：301、向參賽團隊介紹中午用餐安排（發(fā)送餐券）2、午餐14：3016：151、競賽匯報工作2、引導匯報組的進退場（負責）3、候場參賽團隊的茶

21、水、果盤安排（負責）16：1516：25引導候場參賽團隊到評審室聽取現(xiàn)場成績公布16:2517:50引領參賽團隊至會場內(nèi)指定區(qū)域就座，休息品茗18:00 晚餐20:00全體接待人員小結(jié)（七）競賽現(xiàn)場準備物料1.參會掛牌；（根據(jù)當天活動人數(shù)確定）2.座位名牌；（評審委員會、領導嘉賓、參賽單位）3.投影顯示設備，HD高清數(shù)據(jù)線，VGA轉(zhuǎn)接頭，OS轉(zhuǎn)HD接頭，匯報激光筆（綠光12支）；（無線）耳麥（2套）；。4.活動廣告橫幅、導視標識；5.稿紙、中性筆；（20套以上）6.抽簽筒、油皮密封袋（10個）、密封紙、膠水、密封箱（1個）7.備用匯報電腦：（設計部） 8.接待室水果茶水準備 9.需營銷設計類物料 （1）國際競賽參賽牌； （2）國際競賽主持詞；（設計部完成，營銷配合修改） （3）國際競賽簽到手冊及背景墻； （4）國際競賽現(xiàn)場導視牌； （5）國際競賽手冊；（設計部完成內(nèi)容，營銷配合設計版面）以上所有物料及設備需要6月27日前準備、調(diào)試完畢。2