1、文書檔案管管理制度度受控狀態：_受控控_發放編號：_生效日期：_20007-04-02_版本/修改改次第更改頁次/章節編制審核批準生效日期1總則1.11.2為加強公司司的文書書檔案管管理，規規范工作作程序，特特制訂本本制度。辦公室為公公司文書書檔案的的歸口管管理部門門。2文件的收集集2.12.1.112.1.222.1.33公司文件資資料的收收集范圍圍凡是反映公公司經營營活動、具具有查考考利用價價值的書書面文件件材料均均屬歸檔檔范圍。政府機關或或行業管管理部門門（簡稱稱職能部部門）的的文書材材料a)職能部部門召開開的有關關房地產產工作的的會議文文件；b)職能部部門下發發的涉及及經營業業務并要要

2、求貫徹徹執行的的文件；c)職能部部門領導導檢查工工作、參參觀或者者參加公公司活動動中的指指示、講講話；d)職能部部門對公公司各類類請示事事項的批批復；e)其它相相關資料料。公司證照營業執照、稅稅務登記記證、企企業代碼碼證、資資質證書書、資信信證書、質質量體系系認證書書、建設設用地規規劃許可可證、建建設工程程規劃許許可證、建建設工程程施工許許可證、國國有土地地使用權權證、商商品房銷銷售許可可證、投投資許可可證等證證照，由由辦公室室統一保保管。各各部門一一般使用用復印件件。如確確需借出出原件，必必須填寫寫資料料、物品品借離申申請表，經經辦公室室主任同同意后方方可借出出。原則則上，證證照借出出當日內

3、內歸還。公司文書材材料a)公司股股東會、董董事會、監監事會形形成的各各種決議議、決定定等文件件資料；公司下下屬公司司的股東東會、董董事會、監監事會形形成的各各種文件件資料。b)公司工工作例會會議記錄錄、紀要要以及其其它會議議的文件件材料；c)公司印印發的各各種正式式文件的的簽發稿稿、打印印稿；d)公司給給上級部部門的情情況匯報報及請示示等；公公司各部部門及所所屬公司司的請示示與公司司的批復復文件；e)公司各各部門及及下屬公公司的工工作計劃劃、工作作總結、報報告等；f)公司各各類調研研工作形形成的文文件材料料；g)公司調調查處理理的違紀紀、違規規事件材材料；h)公司匯匯總及下下屬公司司報送的的資

4、金計計劃、財財務、銷銷售、成成本等各各類數據據資料； i)公司參參展的大大型產品品展銷展展示、媒媒體推介介等形成成的文件件材料；j)公司領領導在經經營活動動中形成成的重要要信件、電電報、電電話記錄錄以及從從外項目目部帶回回的與本本公司業業務有關關的文件件資料；k)各類投投訴處理理材料；l)公司經經濟糾紛紛處理材材料；m)公司的的工商登登記資料料；所屬屬公司報報送的工工商登記記備案資資料；n)公司各各類資質質、權屬屬證書；所屬公公司報送送的各類類資料、權權屬證書書的備案案資料；o)公司重重要的各各類協議議合同；所屬公公司報送送的重要要的各類類協議合合同的備備案資料料；p)公司及及所屬公公司開發發

5、項目的的可行性性報告、策策劃報告告書、規規劃設計計、景觀觀設計等等文件資資料；q)公司章章程及及規章制制度等文文件資料料；所屬屬公司報報送的規規章制度度備案文文件；r)公司重重要財產產物資登登記、檔檔案等的的交接憑憑證、清清冊；s)公司固固定資產產的購置置批文、使使用說明明書、維維修卡或或保修單單等；t)其它各各類相關關資料。3檔案業務處處理3.13.23.2.113.2.223.33.3.113.3.223.43.4.113.4.223.4.333.4.443.4.553.53.5.113.5.223.5.333.5.443.5.553.5.663.5.773.5.883.5.99公司各類檔

6、檔案按部部門工作作職責范范圍，收收集整理理文件材材料并立立卷歸檔檔。公司文件資資料歸檔檔，必須須做到完完整、準準確、系系統。各部門領導導必須支支持專、兼兼職檔案案員工作作。專、兼兼職檔案案員將所所收集的的文件、材材料加以以系統整整理，組組成保管管項目部部(卷、冊冊、袋、盒盒)及時時歸檔，向向辦公室室移交。交交接雙方方根據歸歸檔范圍圍移交目目錄，清清查核對對，并履履行簽字字手續，對對不符合合規定的的限期改改正后再再行移交交；對調離本公公司的人人員，必必須把該該歸檔的的文件材材料辦理理移交手手續，把把借閱的的檔案歸歸還辦公公室后方方可調離離，否則則不予辦辦理調離離手續。文件資料的的歸檔范范圍具有日

7、后查查考利用用價值的的文件、材材料、報報表、照照片、錄錄音帶、錄錄像帶等等；已經處理完完畢的文文件、材材料，包包括三大大部分，即即：上級級和外項項目部來來的文件件、材料料；本項項目部生生產經營營活動中中形成的的文件、材材料、聲聲像資料料及工程程、基建建竣工資資料、會會計材料料等；下下級項目目部報來來的文字字材料。文件資料的的歸檔時時間各部門兼職職檔案員員每年于于一月底底前完成成前一年年本部門門文件、材材料的收收集、整整理、歸歸檔工作作，并向向辦公室室移交。會會計檔案案每件均均應立卷卷，財務務部門保保管期限限為二年年，到保保管期限限后的次次年一月月底之前前進行歸歸檔；辦公室檔案案管理員員每年六六

8、月底前前完成前前一年公公司各門門類檔案案的收集集、整理理及歸檔檔工作；工程、基建建竣工檔檔案在工工程完成成三個月月內由工工程、技技術人員員完成整整理，按按歸檔時時間統一一交公司司辦公室室存檔；員工外出開開會、學學習參觀觀等帶回回的文件件，以及及在工作作中形成成的憑據據或依據據性材料料需隨時時歸檔；歸檔文件材材料一般般一式一一份，重重要的或或利用頻頻繁的易易于損毀毀的增加加一至三三份。文件資料的的歸檔要要求案卷皮、卷卷內目錄錄、備考考表一律律使用檔檔案局監監制的國國家規格格統一標標準；歸檔的案卷卷目錄、卷卷內目錄錄等材料料要字跡跡工整，圖圖表、圖圖面清晰晰，簽署署完備，圖圖幅符合合要求，文文稿必

9、須須用藍黑黑或碳素素墨水書書寫；卷內文件、材材料應用用阿拉伯伯數字逐逐張在右右上角編編順序號號(科技技檔案在在右下角角編順序序號，圖圖紙標在在右上角角背面，并并露出圖圖簽)，同同時填寫寫卷內目目錄和備備考表；每個保管項項目部應應有封面面，根據據分類，標標明項目目部全稱稱、工程程代號、名名稱、案案卷標題題、項目目完成日日期或卷卷內文件件材料起起止日期期與份數數、張數數、保管管期限、密密級、檔檔號等；歸檔的照片片、底片片要整理理成冊、分分類、編編目，并并附有文文字說明明，注明明時間、地地點、工工程名稱稱、概況況、施工工項目部部、人物物、事由由、專業業技術活活動等；檔案收集要要齊全、完完整；檔案的整

10、理理分類要要科學、合合理，編編目要符符合檔案案部門提提出的要要求；檔案裝訂要要整齊、牢牢固，書書寫字跡跡要清楚楚、工整整；檔案移交時時手續要要完備。4檔案的保管管4.14.24.34.44.54.6檔案室系機機要重地地，非經經同意，嚴嚴禁入內內。檔案庫房物物品未經經許可，不不得挪作作他用。經經常保持持庫內清清潔衛生生，防止止塵埃污污染檔案案。檔案案箱柜排排列科學學化、規規范化，檔檔案存放放始終有有序。檔案庫房內內嚴禁火火源，禁禁放易燃燃易爆品品，配備備消防器器材，定定期檢查查。做好檔案的的防火、防防盜、防防潮、防防蟲等保保護工作作，保證證檔案材材料的完完整和安安全。檔檔案如有有破損應應及時修修補或復復制。堅持溫、濕濕度檢查查和記錄錄，每年年對室藏藏檔案進進行一次次全面的的安全檢檢查，并并作好記記錄，發發現問題題及時向向領導匯匯報。檔案室設立立全宗卷卷，以保保存公司司的立卷卷說明、分分類方案案、交接接憑證、移