1、YCF正版可修改PPT（中職）秘書崗位多媒體技術應用8ppt教學課件 第八章 Excel表格處理技術第一節 Excel 2007概述第二節 Excel 2007基本操作第三節 數據管理第四節 圖表應用第五節 打印工作表目 錄第一節 Excel概述Excel 2007是目前市場上功能最強大的電子表格制作軟件之一，它不僅具有強大的數據組織、計算、分析和統計功能，還可以通過圖表、圖形等多種形式形象地顯示處理結果，能更方便地與 Office 2007其他組件相互調用數據，實現資源共享。一、Excel 2007的啟動和退出二、Excel 2007的工作界面一、Excel 2007的啟動和退出（一）啟動E

2、xcel 2007用戶可以用如下幾種方法啟動Excel 2007。1單擊“開始”按鈕，選擇“程序”選項，在“程序”子菜單中單擊Microsoft Excel選項。2若桌面上有Excel 2007的快捷方式圖標，雙擊它即可啟動Excel 2007。3通過打開一個已存在的Excel文件來啟動Excel 2007系統，打開該文件的同時也打開了Excel 。（二）退出Excel 20071單擊Excel 2007 窗口標題欄右端的“關閉”按鈕。2單擊Excel 2007 窗口標題欄左端的Office按鈕 ，選擇“關閉”命令。3使用快捷鍵，同時按下Alt+F4鍵。二、Excel 2007的工作界面第二節

3、 Excel 2007基本操作一、工作簿和工作表的基本操作二、保護工作簿和工作表三、輸入和編輯數據四、編輯工作表五、格式化工作表六、公式和函數一、工作簿和工作表的基本操作Excel工作簿是包含一個或多個工作表的文件，可以用它來組織各種相關信息。工作表由多個單元格基本元素構成，若干個工作表構成了一個工作簿。（一）工作簿操作1創建工作簿2保存工作簿3關閉工作簿4打開工作簿（二）工作表操作1選擇工作表2插入工作表3刪除工作表4移動或復制工作表5重命名工作表（三）查看工作簿窗口Excel 2007是一個支持多文檔界面的標準應用軟件，在其中可以打開多個工作簿，對于打開的每一個工作簿可以單獨設置顯示方式（

4、最大化、最小化和正常窗口）。如果所有工作簿窗口均處于正常狀態，則可以將這些窗口水平排列、垂直排列或層疊式排列。1工作簿視圖2并排查看工作表3同時顯示多個工作簿4拆分與凍結窗口二、保護工作簿和工作表設置保護工作簿和工作表，首先在 Excel 2007中打開一個工作簿，然后打開“審閱”選項卡，在“更改”組中單擊“保護工作簿”按鈕，在彈出的菜單中選擇“保護結構和窗口”命令，打開“保護結構和窗口”對話框， 在“保護工作薄”組中選擇“結構”與“窗口”復選框，在“密碼”文本框中輸入密碼，然后單擊“確定”按鈕，會打開“確認密碼”對話框， 在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕即可。工作簿被

5、保護后，將無法完成調整工作簿結構與窗口的相關操作。三、輸入和編輯數據在Excel 2007中，最基本也是最常用的操作就是數據處理。Excel 2007提供了強大且人性化的數據處理功能，可以輕松完成各項數據操作。（一）輸入數據1選定單元格2輸入文本3輸入數字4輸入日期或時間（二）刪除和更改數據如果在單元格中輸入數據時發生了錯誤，或者要改變單元格中的數據時，則需要對數據進行編輯。例如，刪除單元格中的內容，用全新的數據替換原數據，或者對數據進行一些細微的變動。1刪除單元格中的數據2更改單元格中的數據（三）復制或移動數據移動或復制單元格或單元格區域數據的方法基本相同，選中單元格數據后，在“開始”選項卡

6、的“剪貼板”組中單擊“復制”按鈕 或“剪切”按鈕 ，然后單擊要粘貼數據的位置并在“剪貼板”組中單擊“粘貼”按鈕 ，即可將單元格數據移動或復制到新位置。（四）自動填充1在同一行或列中填充數據2填充一系列數字、日期3手動控制創建序列四、編輯工作表（一）插入和刪除單元格、行、列1插入單元格選擇要插入數據的單元格，在“開始”選項卡中的“單元格”組中，單擊“插入”項后面的倒三角 ，選擇“插入單元格”，打開“插入”對話框，選擇“活動單元格右移”項，表示新插入的單元格將插入在選中的位置上，而原來選擇的單元格及其右側單元格內的數據會依次右移一個單元格；若選擇“活動單元格下移”項則表示新插入的單元格將插入在選中

7、的位置上，而原來選擇的單元格及其下面單元格內的數據會依次下移一個單元格。2. 刪除單元格刪除單元格是將選定的單元格從工作表中刪除，與被刪除的單元格相鄰的其它單元格將會進行相應的位置調整。3. 插入行或列選擇要插入行或列上的任意單元格，在“開始”選項卡中的“單元格”組中單擊“插入”項后面的倒三角 ，選擇“插入工作表行”或“插入工作表列”，則在所選的位置上插入一個新的空行或空列。4. 刪除行或列選擇要刪除的行或列的行號或列號，可以通過拖曳幾個行號或列號來選擇刪除多行或多列，在“開始”選項卡中的“單元格”組中單擊“刪除”項后面的倒三角 ，選擇“刪除工作表行”或“刪除工作表列”，即可完成刪除操作。（二

8、）數據的查找與替換1. 查找單擊“開始”選項卡的“編輯”組中的“查找和選擇”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“查找”命令，打開 “查找和替換”對話框的“查找”選項卡，單擊“選項”按鈕可以詳細地設置搜索條件，在“查找內容”文本框輸入要查找的內容，在“范圍”下拉列表框中選擇“工作表”選項；單擊“查找全部”按鈕，開始查找整個工作表，完成后在對話框下部的列表框中顯示所有滿足搜索條件的內容。2. 替換單擊“開始”選項卡的“編輯”組中的“查找和選擇”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“替換”命令，打開 “查找和替換”對話框的“替換”選項卡，單擊“選項”按鈕可以詳細地設置替換條件，在“查找內容”文本框輸入要查找的內容

9、，在“替換為”文本框中輸入要替換的內容，在“范圍”下拉列表框中選擇“工作表”選項；單擊“全部替換”按鈕，直接將全部內容一次性全部自動替換。五、格式化工作表（一）改變行高和列寬選擇要改變尺寸的行或列，在“開始”選項卡的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕旁的倒三角按鈕。在彈出的菜單中選擇“行高”或“列寬”命令，在彈出的對話框中輸入所要的數值，最后單擊“確定”按鈕即可。也可以用鼠標指針指向行或列的邊框線，當鼠標指針變成雙箭頭時，拖曳鼠標直至調整到符合要求，釋放鼠標。（二）改變工作表的視圖1放大和縮小工作表視圖在“頁面布局”選項卡的“調整為合適大小”組中，選擇合適的寬度、高度或縮放比例，即可放大或縮小工

10、作表。也可通過窗口右下角的縮放滑塊 來直接完成縮放操作。2設置邊框和底紋在“開始”選項卡的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕旁的倒三角按鈕。在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在“設置單元格格式”對話框的“邊框”與“填充”選項卡中，可以分別設置工作表的邊框與底紋。3設置對齊方式選擇要對齊的單元格區域，在“開始”選項卡的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕旁的倒三角按鈕。在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在“設置單元格格式”對話框的“對齊”選項卡中，選擇對齊方式，單擊“確定”按鈕或按Enter鍵即可。六、公式和函數分析和處理Excel 2007工作表中的數據離不開公式和函數。公式由兩部分

11、構成：數值和運算符。數值可以是具體的數值，也可以是單元格引用。運算符就是工作表處理數據的指令。（一）公式的運算符運算符是一個標記或符號，指定表達式內執行計算的類型，有算術、比較、文筆和引用運算符。算術運算符：用于完成基本的數學運算的運算符，例如加、減、乘、除等，它們用于連接數字，計算后產生結果。比較運算符：用于比較兩個數值大小關系的運算符，使用這種運算符計算后將返回邏輯值TRUE或FALSE。文本運算符：使用符號“&”加入或連接一個或更多字符以產生一串字符。引用運算符：用于單元格區域的合并計算。如果公式中同時用到多個運算符，Excel 2007將會依照運算符的優先級來依次完成運算。（二）應用公

12、式在工作表中輸入數據后，可通過 Excel 2007中的公式對這些數據進行自動、精確、高速地運算處理。1公式的基本操作（1）輸入公式（2）修改公式（3）顯示公式（4）復制公式（5）刪除公式在Excel 2007中，使用公式計算出結果后，可以設置刪除該單元格中的公式，并保留結果。2引用公式公式的引用就是對工作表中的一個或一組單元格進行標識，從而告訴公式使用哪些單元格的值。通過引用，可以在一個公式中使用工作表不同部分的數據，或者在多個公式中使用同一單元格的數值。（1）相對引用（2）絕對引用（3）混合引用3應用函數Excel 2007將具有特定功能的一組公式組合在一起以形成函數。與直接使用公式進行計

13、算相比較，使用函數進行計算的速度更快，同時減少了錯誤的發生。函數一般包含3個部分：等號、函數名和參數，如“=SUM（A1：C8）”，表示對A1：C8單元格區域內所有數據求和。（1）插入函數在 Excel 2007中打開“公式”選項卡，在“函數庫”組中可以插入 Excel 2007自帶的任意函數。（2）嵌套函數在某些情況下，需要將某個公式或函數的返回值作為另一個函數的參數來使用，這就是函數的嵌套使用。使用該功能的方法為：先插入Excel 2007自帶的一種函數，然后通過修改函數實現函數的嵌套使用。第三節 數據管理Excel 2007與其他的數據管理軟件一樣，擁有強大的排序、檢索和匯總等數據管理功

14、能。一、數據清單二、數據排序三、篩選排序一、數據清單數據清單是指包含一組相關數據的一系列工作表數據行。 Excel 2007在對數據清單進行管理時，一般把數據清單看作是一個數據庫。數據清單中的行相當于數據庫中的記錄，行標題相當于記錄名。數據清單中的列相當于數據庫中的字段，列標題相當于數據庫中的字段名。（一）數據清單的大小和位置（二）列標志（三）行內容和列內容二、數據排序數據排序是指按一定規則對數據進行整理、排列，這樣可以為數據的進一步處理作好準備。Excel 2007提供了多種方法對數據清單進行排序，可以按升序 、降序 的方式，也可以由用戶自定義排序。（一）對數據清單排序對Excel 2007

15、中的數據清單進行排序時，如果按照單列的內容進行排序，可以直接打開“開始”選項卡的“編輯”組完成排序操作。如果要對多列內容排序，則需要在“數據”選項卡中的“排序和篩選”組中進行操作。（二）數據的高級排序數據的高級排序是指按照多個條件對數據清單進行排序，這是針對簡單排序后仍然有相同數據的情況進行的一種排序方式。單擊“排序和篩選” 右下角的倒三角，選擇“自定義排序”，打開“排序”對話框。在此可以根據排序的需要，按照不同的排序條件進行排序。可以添加、刪除、復制排序條件，也可以在排序選項里設置不同的排序方式。三、篩選排序數據清單創建完成后，對它進行的操作通常是從中查找和分析具備特定條件的記錄，而篩選就是

16、一種用于查找數據清單中數據的快速方法。經過篩選后的數據清單只顯示包含指定條件的數據行，供用戶瀏覽、分析。（一）自動篩選自動篩選提供了在具有大量記錄的數據清單中快速查找符合某種條件記錄的功能。使用自動篩選功能篩選記錄時，字段名稱將變成一個下拉列表框的框名。（二）自定義篩選使用Excel 2007中自帶的篩選條件，可以快速完成對數據清單的篩選操作。但是當自帶的篩選條件無法滿足需要時，也可以根據需要自定義篩選條件。（三）數據的高級篩選如果數據清單中的字段比較多，篩選的條件也比較多，自定義篩選就顯得十分麻煩。針對篩選條件較多的情況，可以使用高級篩選功能來處理。使用高級篩選功能，必須先建立一個條件區域，

17、用來指定篩選的數據所需滿足的條件。條件區域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名與數據清單中的字段名必須完全一樣。條件區域的其他行則是篩選條件。需要注意的是，條件區域和數據清單不能連接，必須用一個空行將其隔開。第四節 圖表應用使用Excel 2007對工作表中的數據進行計算、統計等操作后，得到的計算和統計結果還不能更好地顯示出數據的發展趨勢或分布狀況。為了解決這一問題，Excel 2007將處理的數據建成各種統計圖表，這樣就能夠更直觀地表現處理的數據。一、圖表類型二、圖表的基本組成三、創建圖表四、修改圖表一、圖表類型（一）柱形圖柱形圖可直觀地對數據進行對比分析以提出結果。在 Excel

18、 2007中，柱形圖又可細分為二維柱形圖、三維柱形圖、圓柱圖、圓錐圖以及棱錐圖。（二）折線圖折線圖可直觀地顯示數據的走勢情況。在Excel 2007中，折線圖又分為二維折線圖與三維折線圖。（三）餅圖餅圖能直觀地顯示數據占有比例，而且比較美觀。在Excel 2007中，餅圖又可細分為二維餅圖與三維餅圖。（四）條形圖條形圖就是橫著的柱形圖，其作用也與柱形圖相同，可直觀地對數據進行對比分析。在Excel 2007中，條形圖又可細分為二維條形圖、三維條形圖、圓柱圖、圓錐圖以及棱錐圖。（五）面積圖面積圖能直觀地顯示數據的大小與走勢范圍，在 Excel 2007中，面積圖又可分為二維面積圖與三維面積圖。（

19、六）散點圖散點圖可以直觀地顯示圖表數據點的精確值，用于對圖表數據進行統計計算。除了上面介紹的圖表外，Excel 2007還包括股價圖、曲面圖、圓環圖、氣泡圖以及雷達圖等類型圖表。二、圖表的基本組成在Excel 2007中，有兩種類型的圖表，一種是嵌入式圖表，另一種是圖表工作表。嵌入式圖表就是將圖表看作是一個圖形對象，并作為工作表的一部分進行保存。圖表工作表是工作簿中具有特定工作表名稱的獨立工作表。在需要獨立于工作表數據查看或編輯大而復雜的圖表或節省工作表上的屏幕空間時，就可以使用圖表工作表。無論是建立哪一種圖表，創建圖表的依據都是工作表中的數據。當工作表中的數據發生變化時，圖表便會更新。圖表的

20、基本結構包括：圖表區、繪圖區、圖表標題、數據系列、網格線以及圖例等。圖表區：在Excel 2007中，圖表區指的是包含繪制的整張圖表及圖表中元素的區域。繪圖區：圖表中的整個繪制區域。圖表標題：圖表標題在圖表中起到說明性的作用，是圖表性質的大致概括和內容總結，它相當于一篇文章的標題并可用來定義圖表的名稱。它可以自動與坐標軸對齊或居中排列于圖表的頂端。數據系列：在 Excel 2007中，數據系列又稱為分類，它指的是圖表上的一組相關數據點。網格線：和坐標紙類似，網格線是圖表中從坐標軸刻度線延伸并貫穿整個繪圖區的可選線條系列。圖例：在圖表中，圖例是包圍圖例項和圖例項標示的方框，每個圖例項左邊的圖例項

21、標示和圖表中相應數據系列的顏色與圖案一致。數軸標題：用于標記分類軸和數值軸的名稱，在Excel 2007默認設置下其位于圖表的下面和左面。圖表標簽：用于在工作簿中切換圖表工作表與其他工作表，可以根據需要修改圖表標簽的名稱。三、創建圖表使用Excel 2007提供的圖表向導，可以方便快速地建立一個標準類型或自定義類型的圖表。在圖表創建完成后，仍然可以修改其各種屬性，以使整個圖表更趨于完善。打開“學生成績單”工作簿，創建用于顯示學生語文、數學、英語、計算機成績的柱形圖圖表。在“學生成績單”工作簿中選定B2：F12 區域，打開“插入”選項卡，在“圖表”組中單擊“柱形圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“三維

22、柱形圖”下的“三維簇狀柱形圖”命令，即可在工作表中插入柱形圖圖表。四、修改圖表（一）更改圖表類型若圖表的類型無法確切地展現工作表數據所包含的信息，如使用圓柱圖來表現數據的走勢等，此時就需要更改圖表類型。（二）移動圖表位置在Excel 2007的圖表中，圖表區、繪圖區以及圖例等組成部分的位置都不是固定不變的，可以拖動它們的位置，以便讓圖表更加美觀與合理。在Excel 2007中移動繪圖區與圖例的位置時，都不能超出圖表區的范圍。（三）調整圖表大小在Excel 2007中，除了可以移動圖表的位置外，還可以調整圖表的大小。用戶可以調整整個圖表的大小，也可以單獨調整圖表中的某個組成部分的大小。如圖例、繪

23、圖區等。（四）修飾圖表中文字的格式若對創建圖表時默認使用的文字格式不滿意，則可以重新設置文字格式，如可以改變文字的字體和大小，還可以設置文字的對齊方式和旋轉方向等。第五節 打印工作表一、設置打印頁面二、打印預覽三、打印Excel工作表一、設置打印頁面在打印工作表之前，可根據要求對要打印的工作表進行一些必要的設置。例如，設置打印的方向、紙張的大小、頁邊距等。（一）設置頁邊距頁邊距指的是打印工作表的邊緣距打印紙邊緣的距離。Excel 2007提供了3種頁邊距預設方案，分別為“普通”、“寬”與“窄”，其中默認使用的是“普通”頁邊距方案。（二）設置紙張方向在設置打印頁面時，打印方向可設置為縱向打印和橫向打印兩種。在“頁面設置”組