1、中鐵隧道集團有限公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強集團公司檔案管理工作，促進檔案工作更好地為集團公司各項工作服務，依據中華人民共和國檔案法、國家檔案局企業檔案管理規定和中國中鐵股份有限公司檔案管理辦法，結合全集團檔案管理工作實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的檔案，是指集團公司在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。第三條 檔案是企業自身發展的歷史記錄，是企業資產的重要組成部分。檔案工作是企業物質文明建設的重要條件，也是企業精神文明建設的重要內容，對于企業的持續發展具有重大作用。各級領導必須給予高度重視，加強領導，增強全員檔案意識，整合資源，同

2、心協力做好檔案工作。第四條 集團各單位應將檔案工作列入企業發展規劃，并制定企業檔案工作發展規劃和年度計劃；明確本單位檔案工作分管領導并經常督促檢查檔案工作。第五條 集團各單位應認真貫徹、執行、遵守檔案法，依法管理本單位檔案，確保檔案完整、齊全和安全，根據本辦法制定本單位檔案管理實施細則，并報集團公司備案。第二章 檔案工作機構、職責及人員第六條 集團公司檔案工作接受中鐵股份有限公司的領導和國務院國資委的監督、指導，全集團實行統一領導，分級管理，逐級監督、指導的原則。第七條 集團公司辦公室是全集團檔案業務主管部門，依法履行下列職責：（一）貫徹執行檔案法等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料

3、歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；（二）統籌規劃全集團檔案工作并負責集團公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；（三）指導各子公司、集團公司各單位、總部各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四）監督、指導集團公司所屬機構（含指揮部、項目部、境外機構）的檔案工作。第八條 各單位應建立、健全檔案管理機構，形成管理網絡，明確職責，統一管理本單位的檔案，并負責本單位內檔案工作的業務指導、監督和檢查。各級檔案工作機構的性質，既是黨的機構，又是行政機構，為便于工作，機構設在行政。第九條 各單位應為檔案工作部門配備政治可靠、責任心強，起碼具有大專以上學歷、有一定檔案

4、專業知識、業務能力，數量與檔案管理工作量相適應的檔案工作人員。第十條 檔案工作人員應當堅持堅定正確的政治方向，忠于職守，遵紀守法，刻苦鉆研業務，努力提高政治、業務素質和工作能力。第十一條 各單位要加強檔案工作隊伍的建設，在有計劃地選調具有檔案專業學歷人員的同時，組織好現有人員的業務培訓和繼續教育。要把專業技術職務評聘作為加強檔案隊伍建設的重要手段，努力改善人員結構，保證隊伍相對穩定。第三章 文件材料的收集、歸檔第十二條 各單位應建立健全文件材料和收集歸檔制度。一般應明確各類文件材料的收集、歸檔責任部門、人員和職責；明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等。第十三條 各單位可結合文件材料形成的流程、文

5、件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集、歸檔責任部門和人員：（一）公文類（如正式公文、函、電報）文件材料，由單位的文書部門專人負責收集、整理、歸檔，單位有關部門兼職文書人員予以配合。（二）公文以外其它形式（如科技、財會、聲像、實物等）的文件材料，由單位有關業務部門的兼職文書人員或特定專人負責收集整理、歸檔。第十四條 收集的各類文件材料應交單位檔案部門集中管理，任何人都不得據為己有或拒絕歸檔。第十五條 歸檔文件材料基本要求：（一）各類文件材料應完整、準確、系統，能全面反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。（二）文件書寫和載體材料應能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得

6、使用鉛筆、圓珠筆及紅墨水等不耐久材料。（三）擬歸檔文件材料必須整理規范，層次分明，符合文件材料形成規律，保持文件之間的有機聯系。（四）非紙質文件材料（如電子文件）應將內容相同的紙質文件及電子文件閱讀條件說明一同歸檔。第十六條 歸檔時間：紙質文件一般應在文件材料形成年度的第二年上半年向檔案部門移交歸檔。電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔同時進行。工程、科研項目檔案一般應在項目驗收通過后三個月內向檔案部門移交歸檔。機構變動、產權變更等情況下形成的文件材料應隨時歸檔。各單位應結合實際做出具體規定。第四章 檔案管理第十七條 各單位檔案管理部門應對所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立

7、科學的檔案管理制度，分別制定文書、科技、會計、聲像、實物等檔案管理細則，納入員工責任制，定期進行考核，逐步實現檔案管理工作規范化、標準化。（二）檔案工作場所實行庫房、閱覽室、辦公室三分開。庫房建設符合檔案保管要求，配備防火、防盜、防光、防熱、防有害氣體、防潮、防蟲、防磁等必要設施。（三）加強對電子文件歸檔和電子檔案的管理，開展電子文檔管理系統應用及相關制度建設，積極推進檔案管理現代化。（四）主動向領導匯報工作情況，反映存在問題，提出建議或意見。第十八條 對接收的紙質文件材料應按照中鐵隧道集團有限公司歸檔文件整理規則及本單位實施細則進行分類、整理。第十九條 應根據國家和上級單位有關規定，編制本單

8、位檔案材料保管期限表，經單位主管領導批準后執行。第二十條 劃定檔案密級，一般按照文件材料形成時確定的密級或單位保密部門的規定確定。第二十一條 制定、采取有效措施，加強檔案的安全保管，特別要加強對涉及國家秘密、企業商業秘密和知識產權檔案的管理。第二十二條 建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按規定向上級檔案管理部門報送檔案工作基本情況統計表。第二十三條 主動開展檔案利用工作。建立檔案借閱制度，編制檢索工具，編輯史志、年鑒、專題文件匯編，開發檔案信息資源，為企業各項工作提供及時、有效的服務。利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。各

9、單位必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。第二十四條 對保管期限已滿的檔案應定期進行鑒定，提出鑒定工作報告。對確無保存價值的檔案要登記造冊，經企業法定代表人批準后進行監銷。第二十五條 國有企業資產與產權發生變動，應按國有企業資產與產權變動檔案處置辦法規定，做好檔案的處置工作，確保檔案完整與安全第二十六條 干部、會計、公安檔案的管理辦法，應分別符合中組部、財政部、公安部的有關文件精神與要求。第五章 獎 懲第二十七條 有下列事跡之一的，由各單位對在檔案工作中做出突出貢獻的部門和人員給予表彰和獎勵：（一）對檔案的收集、整理、管理、編研開發、提供利用做出顯著成績的；（二）對檔案

10、的保護和現代化管理做出顯著成績的；（三）在推動、加強企業檔案基礎工作方面做出顯著成績的；（四）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。第二十八條 各單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，由檔案管理部門責令限期改正；情況嚴重的，依紀給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。第六章 附 則第二十九條 本辦法由集團公司辦公室負責解釋。第三十條 本辦法自發布之日起實施。中鐵隧道集團有限公司歸檔文件整理規則第一章 總 則第一條 為適應檔案管理現代化，簡化立卷程序，提高工作效率，更好

11、地為集團公司各項工作提供優質服務，根據國家檔案局頒布的中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則（DA/T222000）、中國中鐵股份有限公司歸檔文件整理規則（中鐵股份辦2007158號），結合集團公司系統檔案工作實際，制定中鐵隧道集團有限公司歸檔文件整理規則（以下簡稱規則）。第二條 本規則規定了歸檔文件整理的原則和方法。第三條 本規則適用于全集團各級立檔單位。第二章 定 義第四條 歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、作為文書檔案具有保存價值的各種紙質文件材料。第五條 整理將零散的文件材料,根據其相互關系、特征和保存價值，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目裝盒，使之有序化的

12、過程。第六條 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件（如定稿過厚不易裝訂可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數量較多不易裝訂可各為一件）；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文、請示與批復同一年度的為一件，不同年度的可分開（但必須標識存放的關聯位置）；沒有批復的重要請示可視為一件。第三章 整理原則第七條 遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。第四章 質量要求第八條 歸檔文件應齊全完整。模糊或已破損的文件應予修復。第九條 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、固定材料等應符合檔案保護

13、要求。第十條 本單位有文號的文件歸檔時，必須歸有單位領導在發文稿紙上簽發的定稿和蓋有公章的正本。第十一條 通過網上辦理的電子公文可將發文稿紙和用印后的電子文本打印歸檔。第十二條 各種會議記錄應采用A4 橫條格用紙，首頁應采用活頁記錄紙（見附件1）。第十三條 歸檔文件及各種表格的用紙，應符合公文格式的要求，檔案管理的各種表格采用A4 紙。第五章 整理方法第十四條 裝訂（一）歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后（批復在前，請示在后）；（二）歸檔文件的裝訂方式和用品的選擇，以保持整

14、齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。第十五條 分類（一）歸檔文件可以采用保管期限年度機構或年度保管期限機構分類方法進行分類。同一全宗只能采用一種分類方法；（二）文件排列的順序應按黨、政、工、團、其它。行政部門中機構排列順序，可按本機關機構序列的規定（或習慣）排列，綜合性部門在前，業務部門在后。不同保管期限、不同內部組織機構的文件不能混淆，黨委（工委）、紀檢委形成的文件必須分開。與外單位聯合行文，定稿由主辦單位歸檔，其它單位歸正本。以單位名義制發的文件，由單位辦公室文書人員負責歸檔，以部門名義制發的文件，由部門文書人員負責歸檔。（三）歸檔文件的年度，以文件簽發日

15、期為準。跨年度形成的文件歸入辦結年（跨年度形成的會議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結案年）；規范性文件歸入公布（批準）年；各種報告、總結、計劃及各種統計資料有文號的歸入文件形成年；無文號的歸入其內容針對年；長遠規劃、多年工作總結、報告、表彰等文件歸入形成年；年度工作總結和第二年計劃在一起的文件，歸入文件形成的一年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定搞，來文與復文等作為一件時，文件的日期應以裝訂時排在前面的文件日期為準。第十六條 排列（一）歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列；（二）沒有文號的文件，如會議文件、會議記錄、統計報表、工作計劃、工作總結等可按內容

16、相對集中，按時間先后排列；（三）同一立卷部門內不同級別的文件應以本級文件為主，排列時本級有文號的文件在前，無文號的文件在后。其它文件按不同級別排列。第十七條 編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號。文書處理部門應對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章（見附件2），填寫全宗號、年度、保管期限、機構、室編件號。檔案部門填寫館編件號。(一)全宗號：集團公司給所屬各立檔單位全宗代號（見附件10）；(二)年度：歸檔文件形成的年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“1998”(三)保管期限:歸檔文件保管期限（永久、長期、短期）或代碼（永久1、長期2、短期3）；(四)件號:文件的排列序號。室

17、編件號,由文書部門編制；館編件號,由檔案部門根據進館（科）時檔案變動情況編制；(五)機構:各單位內部組織機構的名稱（或規范的簡稱）；(六)歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁上端的空白處，填寫各欄項目時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。第十八條 編目文書處理部門應依據歸檔文件分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄：歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、電子文件名、備注、機構、電子文件載體號等項目（見附件3）。（一）件號:填寫室編件號；（二）責任者:制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫責任者時，應

18、使用全稱或通用簡稱，不能使用“本單位”或“本公司”等含義不明的簡稱；（三）文號:文件的發文字號。轉發文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內顯示，可在標題后加“ ”注明；（四） 題名:文件標題。沒有標題的或標題不規范的，可以自擬標題，外加“ ”號；（五） 日期:文件簽發日期。以8 位阿拉伯數字標注年、月、日，如“2002 年9 月8 日”，應填寫為“”；（六） 頁數:每一件歸檔文件的總頁數。文件中有圖文的頁面為一頁；（七） 電子文件名:電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名；（八） 備注:注釋文件需要說明的情況；（九） 機構：各單位內部組織機構的名稱（或規范化的簡稱）。（十） 電子文件載體號:電

19、子文件脫機存儲載體的編號，由檔案部門填寫。歸檔文件目錄應按保管期限裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可視需要設單位名稱、年度、保管期限等項目（見附件4）。第十九條 裝盒歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機構的文件不能放在同一盒內。（一） 檔案盒封面應標明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度為20mm、30mm、40mm 等（見附件5）；（二）檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構、室編件號、館編件號（室、館編件號填寫盒內第一件和最后一件文件起止件號，中間用

20、“”號連接）、盒號等項目（見附件6、7）；第二十條 備考表：備考表（見附件9）放在盒內文件之后（可印制在封三上），項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。(一)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；(二)整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名；(三)檢查人:檔案部門負責檢查檔案質量的人員姓名；(四)日 期:歸檔文件整理完畢的日期。第六章 移 交第二十一條 文書處理部門要按時將歸檔文件材料以件為保管單位向檔案部門移交。第二十二條 文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”（見附件8），并附歸檔文件目錄，一式兩份。雙方點收并檢查歸檔文件質量合格后，

21、在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。第七章 附 則第二十三條 本規則由集團公司辦公室負責解釋。第二十四條 本規則自印發之日起實施。附件：1會議記錄紙首頁2文書檔案歸檔章式樣3歸檔文件目錄式樣4歸檔文件目錄封面式樣5文書檔案盒封面式樣6文書檔案盒脊背式樣（豎放）7文書檔案盒脊背式樣（橫放）8歸檔文件移交清冊式樣9文書檔案備考表式樣10全宗代碼表附件1:會議記錄紙首頁單 位 名 稱 會議年第 次會議記錄封簽時 分 開始日期： 年 月 日 時 分 結束 地 點：主持人：記錄人：會議主要內容出席（共 人）列席（共 人）缺席會議文件1原始記錄 頁；2會議文件 件。第 頁共 頁附件2:文書檔案歸檔章式

22、樣單位全宗年度228mm機構保管期限館編件號31附件3:歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄機構: 電子文件載體 件號責任者文號題名日期頁數電子文件名備注附件4:歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱 年度 保管期限 附件5:文書檔案盒封面式樣全 宗 名 稱全 宗 名 稱注:方框上、下、左、右分別保留35mm、30mm、20mm、25mm附件6:文書檔案盒脊背式樣（豎放）全宗號年 度期 限機 構室件號館件號盒 號注: 脊背方框上空20mm、下空30mm，“機構”單元格高70mm,“室件號”、“館件號”單元格高35mm,其余單元格高30mm。附件7:文書檔案盒脊背式樣（橫放）全宗號年 度期 限機 構室

23、件號館件號盒 號注: 脊背方框上空20mm、下空30mm，“機構”單元格高70mm,“室件號”、“館件號”單元格高35mm,其余單元格高30mm。附件8:歸檔文件移交清冊式樣歸檔文件移交清冊共計: 盒 件其中:永久: 盒 件 長期: 盒 件 短期: 盒 件移交單位:接收單位:移 交 人:接 收 人: 附件9:文書檔案備考表式樣 35 單位：毫米備 考 表 30 情 況 說 明： 10 45 10 6010 10 整 理 人： 10 檢 查 人： 10 年 月 日 25 30 25附件10:集團各單位檔案全宗代號順號企 業 全 稱 名 稱代號備注1中鐵隧道集團有限公司132中鐵隧道勘測設計院有限

24、公司13-13中鐵隧道股份有限公司13-24一處有限公司13-35二處有限公司13-46三處有限公司13-57四處有限公司13-68北京中鐵隧建筑有限公司13-79內江新鴻路業發展有限公司13-810隧道設備制造有限公司13-9中鐵隧道集團有限公司文書檔案管理規則第一章 總 則第一條 為規范集團公司文書檔案管理工作，統一集團公司文書檔案工作標準，充分發揮文書檔案的作用，根據國家檔案局企業檔案管理規定、國有企業文件材料歸檔辦法、中國中鐵股份有限公司文書檔案管理規則及中鐵隧道集團有限公司檔案管理辦法，制定本規則。 第二章 文件材料的收集、歸檔第二條 文件材料的收集歸檔工作，應納入各單位、各部門工作

25、計劃，納入領導工作議程，納入部門的職責范圍和文書處理人員（或兼職的文書人員）的崗位責任制。第三條 各單位、各部門在其職能活動中形成的應歸檔的文件材料，都必須由文書處理人員（或兼職的文書人員）收集整理，及時向檔案部門移交歸檔，不允許承辦單位、部門或個人分散保存。各單位應建立文件材料歸檔責任追究制度，不按要求歸檔、造成文件材料丟失的應追究當事人或部門的責任。第四條 各單位、各部門文書處理人員（或兼職的文書人員）在文件材料收集、整理、歸檔時，應做好以下工作：（一）按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整；（二）對歸檔文件進行價值鑒定，確定保管期限；（三）確定文件材料的秘密等級，絕密文件應單獨存

26、放；（四）按照文件材料之間的聯系和特征進行分類整理。第三章 歸檔范圍第五條 企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，都應按照國有企業文件材料歸檔范圍（見附件1）及時歸檔。第六條 歸檔文件材料的來源：（一）本企業內部形成的文件材料；（二）本企業所屬單位和派出機構(包括境外機構)上報本企業的文件材料;（三）本企業引進項目、外購設備附帶的文件材料；（四）本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；（五）本企業參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；（六）本企業執行、辦理的外來文件材料。第七條 歸檔文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及

27、底片、膠片、實物等各種載體形式。第四章 歸檔要求第八條 歸檔文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系,并符合有關標準、規范要求。第九條 歸檔文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。第十條 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十一條 電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存，即反映同一內容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質、電子文件一致）。第十二條 歸檔文件的載體和字跡應符合耐久性要求。第十三條 歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當

28、增加份數。第十四條 兩個以上單位合作完成的項目，由主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其規定執行。第十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要的文件材料移交時應編制歸檔說明。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件的質量。第十六條 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。第五章 歸檔時間第十七條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。第十八條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。第十

29、九條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在結束后及時歸檔。第二十條 企業員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。第二十一條 各指揮部、項目部工作終止、機構撤銷之前，應將機構存在期間形成的有參考利用價值的文件材料整理立卷移交本單位檔案部門保管。第二十二條 下列文件材料應隨時歸檔：一、變更、修改、補充的文件材料；二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；三、企業產權變動過程中形成的文件材料；四、其他臨時活動中形成的文件材料。 第六章 文書檔案的整理、保管和統計第二十三條 保管期限的劃分：文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期3種，永久為50年

30、以上，長期為超過1650年，短期為15年以下。對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保存;對本單位在較長時期內有利用價值的檔案，列為長期保存;對本單位在較短時期內有利用價值的檔案，列為短期保存。介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。各種文件材料的具體保管期限見集團公司文書檔案保管期限表（附件2）。第二十四條 檔案密級的劃分：屬于國家秘密的文件資料，應按規定標明密級（絕密、機密、秘密），確定保管期限。屬于企業商業秘密的文件資料，如重大科研成果、發明創造以及試驗、生產的配方和工藝訣竅、審計報告等，應由文件形成部門標明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要

31、延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關應當及時解密。第二十五條 根據中鐵隧道集團有限公司歸檔文件整理規則，歸檔文件應以件為單位進行整理、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。第二十六條 歸檔文件按照全宗整理，一個單位在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗，同一個全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是：（一）行政上可以獨立行使職權，能夠以自己的名義單獨對外行文的單位； （二）財務上是一個獨立的會計單位，可以單獨編制預、決算或財務計劃的單位；（三）設有專門的人事機構或管理人事的干部機構，有一定的任免權

32、的單位。第二十七條 一個全宗的全部檔案，應根據檔案的來源、產生時間、內容和形式，分門別類，區分不同的保管期限，進行科學分類，系統排列。歸檔文件可以采用保管期限-年度-機構或年度-機構-保管期限等分類方法。同一全宗應保持分類方案的穩定。第二十八條 文書檔案的保管：（一）各單位應建立必要的制度，增添必要的設備，采用科學方法，做好檔案的保管工作，保護檔案的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制，并在備考表上注明；（二）檔案庫房是保存黨和國家、企業機密的重地，必須設在安全地點，結構堅固，室內保持適當的溫度和相對的濕度（溫度一般為1424，相對濕度為4560

33、），有防火、防盜等“八防”設施和措施。檔案庫房應有專人負責管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。第二十九條 檔案工作人員調動時，必須在離職前將所管理的檔案數量和狀況交待清楚，并辦理交接手續。第三十條 文書檔案的統計：檔案統計工作是檔案管理的一項基礎工作，各單位檔案部門必須建立登記和統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發等情況進行登記和統計。年末需編制、填寫本單位文書檔案年度統計表和歷年統計表，對統計數字必須認真核實，并按規定向上級機關報送檔案統計年報表。第七章 文書檔案的利用第三十一條 檔案工作人員應了解本單位的歷史和業務，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用

34、工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應協同有關部門，編制組織機構沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為企業各項工作服務。第三十二條 檔案部門應根據上級有關規定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等制度、辦法，嚴格借閱手續，處理好保密和利用的關系。第三十三條 絕密檔案，調閱單位必須指定專人借閱，持有介紹信，說明借閱理由，經本單位主管檔案工作的領導批準，方可借閱。第三十四條 調閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調閱其他部門檔案，需經主管檔案工作的領導批準。黨委、紀委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須持單位介紹信，

35、經形成檔案部門的負責人批準。第三十五條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調閱室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時，須經主管檔案工作的領導批準，辦理借出手續，借出的檔案不準帶至宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。第八章 文書檔案的鑒定和銷毀第三十六條 鑒定檔案，應用歷史的、全面的、發展的觀點，正確分析和鑒別檔案的價值，準確劃分檔案的保管期限：（一）鑒定某一部分檔案時，應以檔案部門為主，請形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時，應成立專門鑒定委員會；（二）鑒定人員要按照文書檔案保管期限表，對檔案進行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說明的事情、事件、問題的真實性，文件作者、名稱的可靠程度，產生時

36、間、外形情況以及全宗內檔案完整程度，進行綜合分析，不能簡單地根據檔案的目錄、文件的標題來劃定保管期限；（三）鑒定工作要堅持保存從寬、銷毀從嚴，孤本從嚴、復本從寬的原則;（四）鑒定工作要做到存、毀恰當，手續清楚。凡是經過變動的案卷或文件，都應將剔出文件的內容、鑒定時間、經手人姓名等，在盒內備考表上如實注明。第三十七條 對已經超過保管期限的文書檔案進行鑒定、銷毀：（一）對改變保管期限繼續留存的檔案，要編造目錄，插入相應的年度；（二）對確無保管價值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作報告，編造銷毀清冊和銷毀目錄，經形成檔案的部門復審后，報請領導審批銷毀；（三）銷毀檔案時要有兩人以上進行監銷，并在銷毀清冊上

37、簽字；（四）鑒定工作結束后，要將鑒定工作報告、銷毀清冊、目錄等，列入當年的檔案內長期保存。第九章 文書檔案的移交第三十八條 各單位、各部門的檔案不得任意分散、轉移和銷毀。每年上半年內，必須按時向本單位檔案部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交單位（部門）填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，經雙方單位（部門）蓋章和經辦人簽字后各存一份。第三十九條 臨時機構（如工程指揮部、項目經理部、辦事處等）和中外合資機構所形成的檔案，在機構撤銷后必須指定專人進行整理，按隸屬關系向檔案部門移交。第四十條 單位或機構在撤銷、合并以及名稱變更或者發生其它重大事項變動時，其檔案材料應由原單位按規定整理。如撤銷

38、，應向上一級檔案管理部門移交；如合并，應向上一級檔案管理部門指定的單位移交。 第六章 附則第四十一條 本規則由集團公司辦公室負責解釋。第四十二條 本規則自印發之日起實施。附件：1.國有企業文件材料歸檔范圍2.集團公司文書檔案保管期限表附件1：國有企業文件材料歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。（二）黨組織建設、黨員和干部管理、黨紀監察工作、重要政治活動或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業文化和精神文明建設、統戰工作。（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。（五）專業學會、協會工作，群眾團體活動。二、行政管理工作形成的文件材料（

39、一）企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程。（二）企業領導班子（包括董事會、股東會、監事會和經理層，下同）構成及變更，企業內部機構及變更。（三）企業領導班子的活動。（四）綜合性行政事務，企業事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務，紀檢監察，公證工作。（六）審計工作。（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。（八）職工教育與培訓工作。（九）醫療衛生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛，綜合治理，防范自然災害。（十二）外事工作。三、經營管理工作形成的文件材料（一）企業改革，經營戰略決策。（二）計劃管理，責任制管理，各種統計

40、報表，企業綜合性統計分析。（三）資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動，清產核資。（四）屬企業所有的知識產權和商業秘密及其管理。（五）企業信用管理，形象宣傳。（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關調查等。（七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。（八）物資采購、保存、供應和流通。（九）經營業務管理，服務質量管理。（十）境外項目管理。（十一）招投標項目管理。四、生產技術管理工作形成的文件材料（一）生產準備、生產組織、調度工作。（二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。（三）能源管理。（四）企業管理現代化和信息化建設，科技管理。（五）生產安全，消防

41、工作，交通管理。（六）環境保護、檢測與控制。（七）計量工作。（八）標準化工作。（九）檔案、圖書、情報工作。五、產品生產或業務開發工作形成的文件材料A 工業企業（一）產品的市場調研、立項論證、設計。（二）產品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產品的檢驗、包裝。（四）產品的銷售與售后服務。（五）產品鑒定、評優。（六）產品質量事故分析及處理。B非工業企業（一）業務項目的研發與形成。（二）業務項目的經營（三）業務項目的保障與監督。六、科學技術研究工作形成的文件材料（一）科研項目的調研、申報立項。（二）科研項目的研究、實驗。（三）科研項目的總結、鑒定。（四）科研項目的報獎、推廣應用。七、職工個人管理形

42、成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業技術職務評聘。（四）職工的獎勵與處分。（五）職工的工資、保險、福利待遇等。（六）職工的培訓與崗位技能評定等。（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。（八）其他對國家、社會和企業有保存價值的文件材料。附件2：順號條 款 名 稱保管期限一會議文件（一）本單位黨政紀工團召開的代表大會、工作會議的文件材料1通知、名單、議程、報告、領導講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、主席團會議記錄、簡報等永久2大會發言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶長期3一般簡報、參考文件、小組記錄、會議服務

43、的計劃、總結短期（二）本公司董事、監事、理事、股東持股會會議記錄、紀要、決定永久（三）本單位黨委、行政領導會議文件材料，如黨委會、全委會、常委會（常委擴大會），總經理辦公會，黨政（黨政工）聯席會議的決議、決定、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件永久（四）本單位紀委、工會、團委的會議記錄、紀要、決議事項長期（五）本單位專業會議、現場會議的領導講話、重要發言稿、經驗交流材料長期（六）視頻會、電話會、小型座談會議記錄、文件材料短期（七）參加上級機關會議帶回的文件材料長期1重要的、需要貫徹執行的長期2一般的短期二上級機關和本單位頒發的決議、決定、規定、指示、命令、通知、批復、請示、批復等文件材料（

44、一）上級機關頒發的1直屬上級機關頒發的、屬本單位主管業務的、非直屬上級機關頒發的針對本單位主管業務并要執行的重要的文件材料永久2直屬上級機關頒發的屬本單位主管業務并要執行的一般文件材料長期3代上級機關草擬并被采用的重要文件最后草稿長期4其他需要執行的文件材料短期（二）本單位制發的1方針、政策法規性的、反映主要職能活動的、重要業務問題的永久2一般業務問題的、在較長時間內要查考利用的長期3事務性有參考價值的短期（三）本單位的請示與上級機關的批復、下屬單位的請示與本單位的批復1方針政策性的、重要問題的永久2一般事務性問題長期（四）同級機關和非隸屬機關頒發的1方針政策性的、重要業務問題的長期2一般性的

45、、非本單位主管業務但要貫徹執行的短期三計劃、規劃文件（一）上級機關編制下達的長遠計劃、年度計劃、控制數字長期（二）本單位編制的1年度以上的永久2季度以下的長期（三）下級單位報送的1年度以上的長期2季度以下的短期四總結、報告、調查研究等文件材料（一）本單位的1年度以上的黨、政工作總結，調研工作中形成的典型、系統的重要文件材料永久2主要職能活動年度以上的總結、專題總結，各種普查工作、質量體系認證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結、報告、質量手冊長期3一般性的報告、調研材料、程序文件、質量記錄短期（二）下級單位報送的工作總結、一般性的報告和調研材料1年度以上的長期2季度以下的短期五統計報表（一）

46、本單位編制和匯總的1年度以上的以及一次性重要調查統計報表和統計材料永久2半年以下的長期3本單位季度以下的短期（二） 下級單位報送的1年度以上的長期2季度以下的短期六組織機構、人員編制文件材料（一）本單位組織機構成立、撤銷、合并、更改名稱、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久（二）下屬單位報批的組織機構成立、合并、更改名稱和人員編制文件材料1批準的長期2未批準的短期七本單位員工的錄用、任免、晉級、調轉、獎懲等文件材料（一）錄用、任免、定職、定級、調資、職稱評聘、調轉、撫恤、死亡等文件材料1上級機關管理、批準的永久2本單位管理、批準的長期（二）員工（干部、工人）名冊永久（三）組織關系

47、介紹性存根短期（四）重大發明創造、有重大功績的獎勵文件材料1省、部級及以上的永久2地、市級及以下的長期3本單位管理、批準的長期（五）對有關人員的處分材料1影響大、問題嚴重的永久2一般的長期八各種事故形成的文件材料（一）有重大經濟損失和政治影響的重大、大事故永久（二）重大事故、惡性事故長期（三）大事故短期九紀檢、監察、審計工作中形成的文件材料順號條 款 名 稱保管期限（一）上級機關管理、批準的永久（二）本單位管理、批準的長期十編輯的并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本（一）本單位編輯的史、志、年簽、組織機構沿革、大事記永久（二）下屬單位編輯的長期十一本單位與國內外有關單位、專家、技術人員來往文書

48、、鑒訂的合同、協定、協議書等文件材料（一）有歷史意義和長遠利用價值的永久（二）重要的長期（三）一般的短期十二本單位關于出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料（一）重大活動的主要文件永久（二）一般活動的審批手續、考察報告長期（三）其他文件材料短期十三人民來信來訪材料（一）有省以上領導人重要指示和處理結果的永久（二）有上級機關或成本單位領導人重要指示和處理結果的長期（三）其他有重要處理結果的，以及沒有處理結果的短期十四本單位有關房地財產、物資設備、檔案等交接憑證長期十五黨和國家領導人、省部級領導人在視察、檢查本單位工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料永久中鐵隧道集團有限

49、公司會計檔案管理規則第一章 總 則第一條 為了加強集團公司會計檔案管理，統一集團公司會計檔案管理標準，更好地為生產經營及各項工作服務，根據財政部、國家檔案局頒布的會計檔案管理辦法、中國中鐵股份有限公司會計檔案管理規則及中鐵隧道集團有限公司檔案管理辦法，制定本規則（以下簡稱規則）。第二條 會計檔案是記錄和反映本企業生產、經營、建設等全過程的重要經濟史料和憑證，是企業檔案的重要組成部分。各單位領導必須加強對會計檔案的監督、檢查，設置必要的庫房和柜架，建立健全會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱、統計和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好用好。第三條 會計檔案應遵循集中統一管理的原則，各單位財務部門和檔案業

50、務管理部門共同負責對所屬單位的會計檔案工作進行監督、檢查和業務指導。第二章 會計檔案的收集、整理第四條 各單位每年形成的會計檔案，由財務會計部門指定專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。這項工作要列入財務會計部門的職責范圍、有關人員的崗位責任制和會計基礎工作標準化的內容進行考核。第五條 各單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年（出納人員不得兼管會計檔案）。期滿后，由財務會計部門和經辦人編造清冊向檔案部門移交，一般應在每年六月底前交接完畢。未經檔案管理部門同意，財務會計部門不得自行封包保存。檔案部門必須按期接收，不得推諉、拒絕。第六條

51、 各指揮部、項目部、分公司、辦事處的會計檔案，原則上保管三年后移交，若三年后仍有延續清算項目，待項目清算完成后三個月內向檔案部門移交。第七條 財務會計部門向檔案部門移交的會計檔案，必須符合財政部制定的會計基礎工作規范中的有關要求。第八條 會計檔案的立卷整理，應遵循財務工作的規律，當會計年度終了后，按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進行整理，裝訂成冊，組成保管單位，一本憑證、賬簿、一個年度的財務報告為一個保管單位。第九條 各種會計憑證的整理要求是：（一）要分別將收款、付款、轉賬憑證及所附原始單據粘貼在“會計憑證粘貼單”上，粘貼時張與張之間要均勻、整齊。對超過卷皮規格的大型原始憑證和匯總表等應

52、折疊擺放；與卷皮規格大小相同的中型原始憑證應壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上而下，由左到右依次擺開壓頁擺放，按時間和順序號將貼滿憑證的“會計憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊，加上“會計憑證”封面，并填齊封面各項內容。（二）會計憑證裝訂時，要剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂后要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串行、不倒頁，便于翻閱。（三）銀行對帳單及銀行存款余額調節表應當附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂，也可單獨裝訂與當年會計憑證一同保管。（四）對于數量過多的原始憑證，如記工表、考勤表、收費票據、材料收支小票、產品銷售料單等可單獨裝訂保管，在封面上注明所屬記

53、賬憑證日期、編號、種類、保管期限，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。（五）各種涉外經濟合同、協議、建造合同、存出保證金收據等重要原始憑證，應單獨組成保管單位永久保存，并在有關的記賬憑證和單獨裝訂的原始憑證上注明日期、編號、名稱、數量、保管期限及其去向，由立卷人簽字蓋章。（六）工程項目征購土地、拆遷補償、轉證契約等原始憑證，由施工或購地單位單獨組卷，歸入地畝檔案；施工或購地單位保存復印件，并注明原件存放地點，交接收單位永久保存。購地等憑證交接時要填寫移交清冊和目錄辦理正式移交手續，并將移交清冊和目錄存入雙方檔案室。（七）工資支付單如形成數量少可與記賬憑證裝訂在一起，如形成數量

54、較多應與會計憑證分開組卷，按月裝訂。裝訂后每冊要編頁號，并在封面上標明立卷部門、案卷內容、年度、月份、經手人和財務主管人員簽字蓋章。（八）考勤表、計工表為編制工資單的依據，若考勤表、計工表在財務部門，則應隨工資單一起保存；若在勞資部門，則不作為會計檔案保存，但由勞資部門出示的如加班天數、加班費計算憑單等原始憑證可與工資單裝訂在一起。（九）各級資金結算中心的原始憑證，可不粘貼，直接裝訂。裝訂后2-3冊放在一盒內，為一個保管單位，編一個流水號。為便于查找，每冊憑證封面標以“之一”、“之二”、“之三”等標志，以示區別。第十條 會計賬簿的整理要求是：（一）會計賬簿按銀行存款日記賬、現金日記賬、總賬（或

55、流轉額表）、明細賬、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。（二）訂本式賬簿以一本為一個保管單位，活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，對賬目較多的科目，應按科目分開裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁，并填齊扉頁和封面的各項內容。（三）計算機生成的總賬、明細賬、輔助賬等都應單獨組卷并加裝封面和扉頁，封面應標明單位全稱、賬簿名稱、會計年度、冊數等，扉頁應列明科目索引表及賬簿使用凳記表。（四）賬簿內賬頁排列順序是：銀行存款、現金日記賬按自然形成日期；總賬、明細賬按會計科目。（五）除有特殊規定外，各種賬簿不得跨年度使用。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，空白賬頁不編號。每冊

56、賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。會計賬簿編號使用“張號”。第十一條 財務會計報告（決算）的整理要求是：（一）財務會計報告按本單位、所屬單位和月、季、年度分別整理，有關財務會計報告說明與分析應與報表一并組卷裝訂。（二）本單位月、季度財務會計報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。所屬不同單位上報的財務會計報告，可合并組卷裝訂成冊。（三）凡合并組卷的財務會計報告應在案卷標題中注明月、季及合并組卷的單位名稱，單位名稱可以用規范的簡稱。（四）凡歸檔的財務會計報告（決算）及文字說明，均應存原始件，不得使用圓珠筆及藍色雙面復印紙、壓感紙或復印件。（五）各類會計報表應編寫頁碼，

57、其方法與賬簿相同。（六）所屬單位的財務會計報告，由財務主管部門負責收集齊全立卷后向同級檔案部門移交。（七）會計憑證、賬簿、財務會計報告等會計檔案整理裝盒時，應附“備考表”(見附件11）說明卷內張數、存在問題及立卷人姓名、立卷時間等。可將備考表印在卷盒封三上。第十二條 財務部門在保管會計檔案期間，要編制會計檔案保管清冊，一年期滿后與會計檔案一并移交檔案部門保管（保管清冊及目錄見附件2A第十三條 編制目錄時，“案卷內容”即對案卷內容的簡明摘要，要揭示出卷內文件的時間、作者、名稱等內容。第十四條“會計處理號”的編制方法，各單位可自行確定。第十五條 各級財務會計部門向本單位的檔案部門移交會計檔案時，其

58、案卷質量、手續必須符合本規則的要求，如達不到要求，財務會計部門應在檔案部門指導下重新整理，合格后再向檔案部門移交。第三章 會計檔案的歸檔第十六條 會計檔案具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證（包括職工持股憑證）。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬，其它會計賬簿（包括職工持股賬簿）。（三）財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告(包括財務報表、附表、附注及文字說明)，其它財務報告。（四）其它類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，建造合同，驗工計價表，其它應當保存的會計核算專業資料。（五）除了收集本單位的財務會計報

59、告外，還應收集所屬單位的年度、季度財務會計報告，但保管期限應有所不同。（六）保管期限為5年及以下的（季度財務會計）報告，不向檔案部門移交，由各級財務會計部門自行保管、銷毀。歸檔范圍詳見附件1。第十七條 財務會計部門向檔案部門移交會計檔案時，應按會計檔案保管清冊案卷登記的順序（即會計處理號）編制“會計檔案移交清冊”及“移交目錄”（見附件3、）一式兩份。填寫移交目錄時，會計憑證應按冊寫明憑證種類、月份、自編起止號，明細賬應填寫月份和科目，財務會計報告如幾個單位合并裝訂成冊時，應寫明單位名稱。交接雙方按交接目錄清點，核對無誤后雙方簽字蓋章，各自保留一份，以備查考。第十八條 檔案部門接收保管的會計檔案

60、，原則上應保持財務會計部門移交時原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理時，檔案部門應會同財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。第十九條 檔案部門對接收的會計檔案進行整理，其主要任務是：（一）每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側加蓋“會計檔案歸檔卷位戳”（尺寸和內容詳見附件4），其加蓋的歸檔卷位戳使用紅色印油，內容用藍、黑色填寫，具體填法是：“年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯數字填寫；“保管期限”為該卷內容針對的保管期限；“類別”按憑證、年度財務會計報告、季度財務會計報告、工資支付單、現金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、輔助賬，會計檔案保管、移交、銷毀清冊等填寫；“會計處理號”（又稱處理號