1、文檔信息*資料文件名稱xx財務檔案管理辦法*資料文件編號*資料文件所有者xx財務管理部專業財務部會計管理*資料文件屬性財務、財務管理、指引、技能知識*關聯資料文件xx會計檔案管理辦法xx年版資料文件密級普通本版批復信息負責人日期建議或意見*擬制*簽發資料文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明xx-7-25曹思軍xx新資料文件擬定xx-11-27曹思軍xxV2.0資料文件更新xx-制度修訂資料文件說明*目的為適應公司戰略的發展需要，提高會計檔案管理安全、準時、質量和高效率， *適用范圍xx各業務單元資料文件結構名詞說明xx財務檔案管理辦法目的為了加強財務檔案管理，規范化、系統化管理xx財務檔案

2、、統一財務檔案管理制度，根據華潤（集團）有限公司檔案分類管理辦法、華潤（集團）有限公司會計檔案管理實施細則、xx有限公司文書檔案管理實施細則、的規定，結合xx的實際，特制定本辦法。本辦法適用于公司各級財務部門的財務檔案管理。定義財務檔案分以下三類：1、會計檔案會計檔案，是指公司在會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映企業經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料文件資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料文件資料2、財務管理檔案財務管理檔案是指公司在日常經營中形成的，已經辦理完畢，具有查考利用價值的財務

3、管理性資料文件。包括關于財務工作的請示、批復、通知、報告、會議紀要、可行性報告、管理報告、評估報告等3、財務協議檔案財務協議檔案是指由各級財務部發起的協議性資料文件。例如銀行授信協議、 融資類協議等。工作職責各級財務部：負責財務檔案的收集、整理和移交工作，在財務檔案移交前，應指派專人妥善保管，出納不得兼管財務檔案。財務檔案管理員：負責檔案的接收、整理、裝訂、上架、入庫、借閱、遷移和銷毀等財務檔案的日常管理工作。歸檔范圍及保管期限 財務檔案的歸檔范圍及保管期限一級分類二級分類歸檔范圍保管期限會計檔案憑證011原始憑證、記帳憑證、匯總憑證30年帳簿021會計總帳、明細賬、日記賬30年2固定資產卡片

4、固定資產報廢后保管5年3輔助賬簿30年財務報告031月度、季度、半年度財務會計報告10年2年度會計報表永 久3審計（評估）報告永久4主要財務指標快報10年其它041會計檔案移交清冊永久2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4會計檔案鑒定建議或意見書永久5銀行存款余額調節表10年6銀行對帳單10年7報稅表10年財務管理檔案1上級單位制發的本企業應執行的財務資料文件、國資委監事會調查資料文件30年2上級單位召開的重要的財務工作會議的主要資料文件30年3財務管理制度規定、手冊、經濟業務審批權限管理原則、xx預付卡章程永久4財務工作會議資料文件（財務溝通會會議紀要、財務月度工作會議資料文件、財務

5、年會會議資料文件）永久5年度財務工作計劃、總結永久6資金管理的計劃、方案永久7預算報告、管理報告、分析報告、重大財務事項進行的財務可行性論證分析報告、監管建議或意見、對企業重大經營活動進行的稅收風險、稅務成本評估報告等永久8稅收減免優惠申請備案表和審批表、稅務案件通知書、稅務案件分析報告、稅務案件結論通知書永久9綜合性統計報表、統計分析材料永久10財務工作的請示、批復、通知、簽報、報告、華潤集團財務領域共性系統公司組織變更申請表資料文件資料、部門報協議相關審批箋永久30年11涉外資質申報（外匯年檢資料文件資料、外匯登記證、外債資料文件資料、開戶許可證）永久30年12銀行開戶資料文件資料（印鑒卡

6、，開戶協議，網銀協議，現金管理協議）永久30年財務協議檔案協議類檔案實物歸法律部統一保管永久會計檔案的保管期限分為永久、定時兩類，其中定時保管期限分為30年、10年。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。每年形成的財務檔案，由各級財務部裝訂成冊、整理立卷歸檔，并編制財務檔案保管清冊。財務檔案的歸檔財務檔案歸檔要求歸檔的財務檔案必須內容齊全完整，簽章完備，符合國家關于企業會計的法律法規，準確記錄和真實反映本企業的經濟業務活動。歸檔的財務檔案應為原件并經過規范的系統整理。歸檔的紙質會計核算材料應字跡清晰、耐久，不得使用易褪色的書寫材料書寫；資料文件裝訂應符合檔案保護的要求，去除金屬物，不得壓字；財

7、務檔案裝具應采用符合檔案保管標準的財務檔案盒。永久保存的年度財務報告、財務檔案保管清冊、財務檔案銷毀清冊、財務檔案鑒定建議或意見書應實行電子、紙質雙套制歸檔保存。其他非永久保存的由財務系統造成或產生的電子財務檔案，如財務系統能輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬薄、會計報表等會計資料文件資料；且輸出的核算材料信息為終版并能夠有效讀取；并設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序，可只保存電子資料文件。否則應歸檔紙質資料文件。電子財務檔案內部形成的電子財務檔案同時滿足下列條件的，公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子財務資料文件資料可僅以電子形式保存，形成電子財務檔案：形成的電子財務資料文件資料來源

8、真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸； 使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料文件資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料文件資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序； 使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子財務檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子財務檔案與相關聯的其他紙質財務檔案的檢索關系； 采取有效措施，防止電子財務檔案被篡改； 建立電子財務檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響； 形成的電子財務資料文件資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的財務檔案。外部形成的電子財務檔

9、案公司從外部接收的電子財務資料文件資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子財務檔案。僅以電子財務檔案保管的范圍會計憑證：記賬憑證。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片清單 財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告及主要財務指標快報，包括會計報表、附注及文字說明。經總部財務管理部審批同意的其他滿足電子檔案保管條件的財務檔案。電子財務檔案管理要求電子財務檔案由IT部門指派一臺服務器備份資料文件資料，同時妥善保存備份資料文件資料；不打印記賬憑證，只保管原始憑證的會計檔案，電子和紙面會計資料文件資料應建立完善的索引體系。財務檔案室的要求財

10、務檔案室應選擇在干燥防水、防火、防蟲、防鼠的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞，并注意防高溫；財務檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀；財務檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；財務電子檔案的保存應滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恒溫、防變形、防磨損、防強震等要求，保證存儲介質的物理性能不改變，以提高電子數據的穩定性。財務電子檔案采用授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。財

11、務電子檔案應定時進行雙備份或多備份，備份數據和原件數據未能存放在同一地點。財務電子檔案的格式隨技術的發展不斷升級，使不同時期的財務電子檔案具有兼容性。對財務電子檔案進行定時檢測，及時做好數據維護工作。財務檔案的整理會計憑證的整理會計憑證分為原始憑證（俗稱原始單據）和記帳憑證。記賬憑證記賬憑證按其反映的經濟業務的內容不同，主要分為總帳憑證、（機構）門店憑證、直送憑證（無原始憑證附件）、結算憑證、資產憑證，此外還有應付憑證（JV）、應收憑證（JV）、費用憑證、納稅區憑證（三北）。記賬憑證僅以電子檔案的方式保管。主要記帳憑證需附的原始憑證如下表： 記帳憑證類型+業務類型原始憑證排列序號附件備 注總

12、帳-日常費用報銷單1日常費用報銷單2車票/機票/發票/收據等3費用支出明細匯總表總 帳-差旅費報銷單1差旅費報銷單2車票/機票/發票等3費用支出明細匯總表總 帳-借款單1借款單及借款依據資料文件總 帳-零星收款1xx正式收據2門店零星付款匯總表3銀行回單總 帳-備用金1備用金補充單2銀行回單3零星費用明細匯總表機構(門店)憑證-售卡1售卡、退卡匯總表2現金交款單/銀行進帳回單/收款回單/收款收據/等結算憑證-收現1銀行回單2xx正式收據3xx收費通知單結算憑證-應付核算1xx-供應商對帳明細單只針對線下供應商2xx-供應商發票錄入明細單/匹配通知書3增值稅專用發票/普票（復印件）/收據小規模納

13、稅人付貨款的只有普票或收據4銷售貨物者提供應稅勞務清單結算憑證-付款核算1銀行回單2付款審批表結算憑證-自采1電子轉帳憑證銀行回單2xx付款申請單3xx-供應商對帳明細單4自采協議申報審批表5增值稅專用發票/普票（復印件）/收據小規模納稅人付貨款的只有普票或收據6銷售貨物者提供應稅勞務清單7商品驗收單資產憑證-收貨1資產收貨單驗收單資產憑證-調撥1資產調撥轉移單資產調撥單資產憑證-報損1資產報損明細單（OA報告）2資產減少單資產憑證-付貨款1供應商付款申請單（MMS）2發票3收貨單、工程完工進度表由于財務共享后會計檔案跨地域集中，帶來郵寄、影像、整理、裝訂、保管、調閱各環節成本的大幅增加，部分

14、原始附件不再作為原始憑證保管，直接存放在業務發生地或所在城市財務保管，或以電子無紙化方式保存，保管期限也相應縮短，具體保管要求及期限詳見附表一原始憑證附件保管地劃分及保管要求。原始憑證原始憑證按其形成來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證是指同外部單位發生經濟往來關系時，從外部單位取得的原始憑證。如購貨時取得的發貨票、付款時所取得的發票或收據等。自制原始憑證是指由本單位的部門或人員經辦內部的經濟業務，在執行或履行某項經濟業務時所填制的憑證。如：差旅費報銷單、存款禮券單、固定資產驗收單、收款收據等。原始憑證在會計檔案中占有重要地位，是會計檔案整體部分的重中之重，應每月裝訂一次。

15、在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線。同時檢查憑證序號或索引號，看附件是否有漏缺。需要從會計憑證中抽出單獨存檔的原始票據（如：業主保證金收據、購買物業的發票等），視同會計檔案移交，并編制移交清冊（格式見附件），此部分原始票據由專人單獨保存登記至業務結清，會計憑證里只以復印件作附件并注明原件已抽出另存。原始憑證采用裝訂成冊的方式存檔，憑證封面應逐項填寫，包括：單位名稱、會計憑證名稱、會計時間、冊數、冊次、記帳憑證起止號或原始憑證索引號、歸檔整理人、裝訂人、裝訂時間、備注。A、單位名稱：填寫形成會計檔案的單位

16、名稱，必須用全稱或通用簡稱。B、 會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“總帳憑證”、“資產憑證”、“結算憑證”等。C、 會計時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。D、冊數：填寫本類會計憑證本月的總冊數。E、冊次：填寫本冊序號。F、記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。G、原始憑證索引號：填寫本冊憑證的索引起號和止號。H、 裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。I、 裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂終止的時間。J、歸檔整理人：憑證整理人。K、備注：填寫該本憑證需要說明的事項。6.1.3會計檔案其他類的整理會計檔案其他類根據需要整理成冊，進行保管。財務管理檔案的整理6.2.

17、1分類要求檔案材料的整理應做到分類清楚，收集齊全完整，保管期限劃分準確。檔案材料按年度保管期限件號（適用于公司檔案室大集中整理）或年度保管期限問題（或機構）件號（適用于公司各部門分散整理）分類。（1）分年度一般按其形成年度分開；總結、報告、統計報表等應放在資料文件落款年度；長遠規劃應放在資料文件內容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在資料文件針對的最后一年。（2）分機構（可選），將不同職能部門的文書材料分開。（3）分問題，將同一年度、同一保管期限的文書材料按公司檔案分類方案中確定的類目分開。6.2.1整理要求同一年度、同一機構（可選）、同一保管期限的檔案材料按文號或事由結合時間、重要程度等排

18、列。同一問題的資料文件和會議資料文件、統計報表、簡報、刊物等成套性文書材料應集中排列。檔案材料按件整理。一般以每份資料文件為一件，資料文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示與批復為一件，上報資料文件與要求上報的上級通知為一件。排列完畢后應逐件編號。紙質資料文件在每件文書材料首頁的右上方空白處加蓋檔號章。檔號章式樣：（全宗號）（年度）（件號）（機構或問題）（保管期限）（頁數）全宗號：立檔單位的代碼。機構（或問題）：作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規范化簡稱。年度：文書材料的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。保管期限：文書

19、材料整理時確定的保管期限。即“永久”、“30年”、“10年”。件號：文書材料的排列順序號。頁數：每一件歸檔資料文件的頁面總數。資料文件中有圖文的頁面為一頁。檔案材料編號完畢，應采用公司檔案管理系統進行資料文件著錄，編制歸檔資料文件目錄。歸檔資料文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。歸檔資料文件目錄內容包括：A、序號： 歸檔資料文件材料的排列順序號。檔號：根據公司文書檔案檔號編制規則編制。責任者：制發資料文件的單位或個人。文號：資料文件的發文字號。題名：資料文件標題。沒有標題或標題不規范的可自擬標題，外加 ，附于原題名之后。外文材料應將中文翻譯標題附在原文標題后。資料文件日期：資

20、料文件的形成日期，以8位阿拉伯數字標注年月日，如。密級：資料文件密級按資料文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。頁數：每一件歸檔資料文件的頁面總數。資料文件中有圖文的頁面為一頁。備注：注釋資料文件需說明的情況。歸檔資料文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔資料文件目錄，應編制封面（見附件二）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。歸檔資料文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。歸檔紙質資料文件必須用資料文件歸檔專用的不銹鋼釘（夾）或線（繩）在資料文件的左側裝訂，去掉原有易銹的金屬物、塑料制品。裝訂時應正本在前，定稿在后；正文在前，附件

21、在后；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。歸檔紙質檔案材料規格差別較大的應按A4幅面托裱或折疊；蟲蛀破損及字跡褪變文書材料應予修補、復制；檔案盒應采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制，禁止使用塑料檔案盒、資料文件夾、含酸紙檔案盒等不規范裝具。紙質檔案材料按件號順序裝入檔案盒，每盒裝滿，并填寫檔案盒封面、脊背和備考表。（1）檔案盒封面的上方應填寫全宗名稱。（2）檔案盒脊背應設置全宗號、年度、保管期限、機構（或問題）、起止件號等必備項。（3）備考表置于盒內資料文件之后，內容包括盒內資料文件情況說明、整理人、檢查人、日期：A、盒內資料文件情況說明：填寫盒內資料文件總數，缺損、修改、補

22、充、移出、銷毀等情況。B、整理人：負責整理歸檔檔案材料的人員姓名。C、檢查人：負責檢查歸檔檔案材料整理質量的人員姓名。D、日期：歸檔檔案材料整理完畢的日期。財務檔案的入庫紙質財務檔案的接收財務檔案的入庫主要針對紙質財務檔案的接收入庫。財務檔案管理員須依照移交清冊和本制度收集、整理和移交的相關規定，做好交接檢查和清點工作，交接清楚后，交接各方在移交清冊上簽字確認后保存。裝訂及上架財務檔案管理員應在財務檔案交接工作履行后1個月內履行該檔案的裝訂及上架排列工作，所有檔案依照年度月份檔案類型排列。憑證類的排列方式為：年度-公司-月份-記賬分類；除憑證、帳簿類外的檔案均依照年度-公司-類別，每一年度內依

23、次單獨排列。財務檔案管理員須對憑證和案卷實物進行編目，還須做好檔案總體目錄的編制工作，以便統計和提供利用。財務檔案的遷移財務檔案因庫房已放滿、庫房存在安全隱患、公司搬遷、庫房搬遷等原因需遷移財務檔案庫房的，按財務檔案庫房遷移程序。財務檔案庫房遷移程序：財務檔案管理員填寫“財務檔案遷移審批表”見附件；財務主體財務負責人（財務共享中心保管的財務檔案為檔案管理負責人）審核；遷移人員對遷出庫房檔案按順序編號裝箱打包；專車裝運至遷入庫房；遷入庫房按順序整齊上架；復核人對遷入庫房中已上架檔案進行復核，無誤后在遷移工作復核人簽名。財務檔案的移交財務檔案的移交要求每月（年）財務部門需將上月（上年）已整理裝訂的

24、財務檔案編制移交清冊（格式見附件二），移交財務檔案管理員統一保管。財務檔案在移交前須依照財務檔案的歸檔范圍和整理的要求收集。 移交的財務檔案為紙質財務檔案的，應保持原卷冊封裝，如需拆卷，財務檔案管理員應會同經辦人員共同拆封整理；移交的財務檔案為電子財務檔案的，其資料文件格式應符合電子檔案管理關于規定；財務檔案管理員接收電子財務檔案時，應當對電子財務檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。法人公司分立、合并、終止、收購、出售的財務檔案交接法人公司分立后原公司存續的，其財務檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的財務檔案；公司分立后原公司解散的，其財務檔案應當經各方

25、協商后由其中一方代管或移交財務檔案管理員代管，各方可查閱、復制與其業務相關的財務檔案。公司分立中未結清的財務事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。法人公司因業務移交其他公司辦理所涉及的財務檔案，應當由原公司保管，承接業務公司可查閱、復制與其業務相關的財務檔案，對其中未結清的財務事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接公司保存，并按規定辦理交接手續。法人公司合并后原各公司解散或一方存續其他方解散的，原各公司的財務檔案應當由合并后的公司統一保管；公司合并后原各公司仍存續的，其財務檔案仍應由原各公司保管。公司之間交接財務檔案的，交接各方應當辦理財務檔案交接手續

26、。法人公司終止經營的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的財務檔案，由業務單元或收購單位保管。收購法人公司，其財務憑證應移交我司并按本辦法進行管理。法人公司出售，財務憑證檔案應由我司保管，購買方經財務主體財務負責人簽批后方可調閱或復制。移交財務檔案的公司，應當編制財務檔案移交清冊，列明應當移交的財務檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接財務檔案時，交接各方應當依照財務檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接的各財務主體財務負責人監交。交接完畢后，交接各方經辦人和監交人應當在財務檔案移交清冊上簽名或者蓋章。財務檔案的借閱財務檔案的借閱工作主要針對公司財務部人員。

27、非財務人員除非工作原因需要，原則上不提供借閱。借閱人應認真填寫xx財務檔案調閱申請表，格式見附表四，將借閱人姓名、部門、用途、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。會計憑證等一般性財務檔案借閱申請流程為：借閱人借閱人所屬部門負責人會計主體財務負責人（財務共享中心保管的財務檔案為檔案管理負責人）財務檔案管理人財務報告、審計報告等涉及重要公司財務信息的財務檔案借閱申請流程為：借閱人借閱人所屬部門負責人會計主體財務負責人（財務共享中心保管的財務檔案為檔案管理負責人）業務單元財務負責人財務檔案管理人如xx以外公司或單位有特殊需要，應持關于單位介紹證明，經業務單元財務負責人批準后，由各級會計核算主體財務負責人接待查閱，并由財務檔案管理員詳細登記查閱人員的姓名、工作單位、查閱時間、所查閱財務檔案名稱及查閱事由等。經業務單元財務負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。借閱人應配合做好檔案保護和統計工作的義務，必