1、文檔信息*資料文件名稱xx有限公司信息檔案管理實施細則*資料文件編號*資料文件所有者公司辦公室資料文件密級普通資料文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準人(xx)新資料文件建立資料文件說明*目的為規范xx有限公司（以下簡稱“公司”）信息檔案管理，確保信息檔案的真實、完整和安全，結合公司實際情況，制訂本細則。*適用范圍xx有限公司*流程結構關聯資料文件xx有限公司信息檔案管理實施細則第一章 總則第一條 為規范xx有限公司（以下簡稱“公司”）信息檔案管理，確保信息檔案的真實、完整和安全，根據xx有限公司檔案工作規定，結合公司實際情況，制訂本細則。第二條 本細則適用于公司總部及各業務單元信息檔

2、案的管理。第三條 本細則中的信息檔案是指在信息化管理、xx、運營和服務等活動過程中造成或產生的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體形式的歷史記錄。第二章 組織與職責第四條 檔案管理部門應根據統一領導，分級管理的原則，對信息檔案管理工作進行業務監督與指導。第五條 公司信息管理部門是信息檔案的歸檔責任部門，公司信息檔案應向檔案主管部門進行歸檔信息報備，并按“誰造成或產生，誰保管”的原則進行信息資料文件資料的實物管理。第三章 收集、整理與歸檔要求第六條 檔案分類：詳見附件1：xx信息檔案歸檔范圍和保管期限表。其中一、二級類目由集團統一設定，三、四、五級類目各企業可以按需修訂。 第七條 本細

3、則中的IT項目是指在一定約束條件下（主要是限定時間、限定資源），為滿足業務需求，而開展的信息系統或平臺、基礎設備等咨詢、xx及優化活動。第八條 整理要求（一）信息檔案按件整理歸檔，IT管控治理和IT運營服務的檔號結構為“全宗號年度分類號保管期限件號”，IT項目xx的檔號結構為 “全宗號分類號件號”，檔號由檔案管理系統按上述規則自動生成。（二）IT項目xx過程中造成或產生的照片、音頻、視頻等聲像材料作為專項聲像檔案進行管理，按卷整理，檔號結構為“全宗號分類號專項聲像代碼（S）案卷號”，歸檔資料文件實行數字化管理，所有聲像材料需轉存為電子資料文件，檔案員可按卷建立資料文件夾整理卷內電子資料文件，并

4、在檔案管理系統中履行數據著錄和電子資料文件掛接。（三）兼職檔案員按歸檔范圍收集并整理歸檔資料文件后，應及時在公司檔案管理系統中履行檔案數據著錄和電子資料文件掛接。（四）信息檔案的實體資料文件整理工作包括資料文件分類、資料文件質量檢查、打號（檔號）和裝盒等，裝盒時應放置完整的資料文件目錄清單，參見歸檔資料文件目錄（附件3），信息檔案裝盒后填寫檔案盒脊背標簽和備考表，參見背脊與備考表樣式（附件4）。（五）信息檔案根據實際情況進行數字化管理，只有紙質實體資料文件沒有電子資料文件的，按xx有限公司檔案數字化技術規范要求，結合實際情況進行數字化加工。（六）保管期限為永久的歸檔資料文件，須確保實體和電子資

5、料文件雙套保管。第九條 歸檔要求（一）信息檔案是公司檔案資源的組建部分，凡是屬于歸檔范圍的資料文件均應按要求整理歸檔，任何組織或個人不得拒絕歸檔。（二）歸檔范圍：參見信息檔案歸檔范圍與保管期限表（附件2），其中IT項目xx類項目執行階段的歸檔范圍按華潤（集團）有限公司信息化項目實施規范要求執行，并結合所有目協議商定或項目SOW（工作說明書）要求進行歸檔。（三）歸檔的資料文件應為原件，歸檔資料文件應齊全、完整，簽章手續完備；歸檔資料文件的載體和字跡應符合耐久性要求。（四）歸檔時間：歸檔責任部門應在每年一季度（xx月31日前）履行上一年度IT管控治理、IT運營服務資料文件的整理歸檔； IT項目xx

6、資料文件應在項目終止后三個月內履行全部項目檔案的整理、歸檔工作,并向檔案主管部門進行歸檔信息報備。（五）歸檔手續：檔案移交時應辦理移交手續，參見信息檔案移交清單（附件5），移交清單一式兩份，經交接各方簽字確認后各存一份以備查考。第四章 附則第十條 本細則由公司辦公室負責說明。第十一條 本細則自發布之日起施行。附件：1.xx信息檔案分類方案表2.xx信息檔案歸檔范圍與保管期限表3.歸檔資料文件目錄4.背脊與備考表樣式5.信息檔案移交清單附件1.xx信息檔案分類方案表一級類目二級類目三級類目四級類目五級類目信息檔案01IT管控治理02IT項目xx01管理信息化01戰略管理01（項目名稱）02項目0

7、3項目02財務管理同上03人力資源管理04知識管理05審計與風險管理06法律事務管理07 EHS08數據管理09總部應用10其他02業務信息化01 ERP02客戶關系管理03供應商關系管理04電子商務05其他03協作應用01 Coremail郵件系統02 Exchange郵件系統03視頻會議系統04即時通訊系統05其他04技術平臺01網站基礎平臺02門戶基礎平臺03安全身份管理平臺04企業服務總線平臺05移動平臺06通用開發平臺07其他05運營平臺01運維服務管理平臺02監控管理平臺03其他06其他03IT運營服務01應用運營02基礎運營附件2.xx信息檔案歸檔范圍與保管期限表類目歸檔資料文件

8、保管期限IT管控治理1.信息化戰略規劃、戰略檢討、商業計劃永久2.信息化業務考核、信息化水平評價30年3.信息化協同管理30年4.信息化審計和風險管理永久5.信息化管理制度30年6.IT架構設計方案文檔 30年7.體系、方法論、流程管理30年8.創新孵化、咨詢服務類資料文件30年9.內控管理資料文件30年10.重大信息安全事件報告、未整改履行的高危信息安全漏洞信息記錄30年11.信息化宣傳交流材料30年12.其他30年IT項目xx1.項目前期籌備資料文件1.1項目立項階段項目立項報告30年項目立項申請及批復資料文件30年2.項目協議商務資料文件2.1招投標資料文件招標公告、招標資料文件/委托招

9、標資料文件30年資格/資質預審資料文件、資格/資質預審結果、評標資料文件（技術有效性評估表、開標記錄表、評標報告）中標公示、中標通知30年投標資料文件(正本)（包含商務資料文件、技術資料文件、其他資料文件）30年2.2競爭性談判資料文件30年競爭性談判公告、競爭性談判邀請資料文件30年資格/資質預審資料文件、資格/資質預審結果、評標資料文件（技術有效性評估表、開標記錄表）中選公示、中選通知30年投標資料文件(正本)（包含商務資料文件、技術資料文件、其他資料文件）30年2.3.詢價資料文件詢價資料文件、報價單30年2.4.協議資料文件協議審批資料文件（采購需求單、協議審批表、簽報）、協議書或協議

10、書30年協議變更、索賠、支付等資料文件30年3.項目執行資料文件參見華潤（集團）有限公司信息化項目實施規范中關于交付件的相關規定30年IT運營服務應用運營1.運營服務體系管理資料文件30年2.重大問題、變更、事件的清單、記錄或解決方案30年3.IT服務質量監督與考核資料文件30年4.其他30年基礎運營1.場地、網絡、系統、存儲等管理與服務資料文件30年2.監控、巡檢、保障等工作資料文件30年3.IT資產與資源管理資料文件30年4.IT基礎設備服務管理資料文件30年5.其他30年附件3.歸檔資料文件目錄歸檔資料文件目錄序號檔號題 名資料文件日期頁數備注 附件4.背脊和備考表樣式全宗號年 度保管期限分 類 號起 止 件 號（件號）（件號）