1、公文寫作與處理知識結構一、公文寫作公文的概念類別和功能概念是公務文書、公務文件的簡稱，是文件的一個主要門類是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形 成和使用的書面文字材料中國共產黨機關公文處理條例第二條規定：“黨的機關的公文，是黨的 機關實施領導、處理公務具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨 的路 線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的 工具”國家行政機關公文處理辦法第二條規定：“行政機關的公文，是行政機 關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行 公務活動的重要工具”特點其制作者是依法成立的組織它具有

2、特定效力，用于處理公務它具有規范的結構和格式違反或不執行公文規定，要負責任或鮮明的政治性和政策性由法定作者制發法定的現實執行效用具有規范的體式履行法定程序分類可分為正式公文和非正式公文根據具體公務活動領域的不同，可分為通用公文和專用公文根據內容涉及國家秘密程度，可分為對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密等六類根據制發公文的機關的行文方向，可分為上行文、下行文、平行文和通行文根據處理時限，可分為平件、急件、特急件根據公文的性質，可分為規范性公文、指令性公文、指導性公文、知照性公 文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文和記錄性公文等八類根據文件的來源，可分為收文和發文文種：通用公文的文

3、種主要有規范性文件：如條例、規定、辦法、決定等領導指導性文件：如命令、指示、批復、通知、通報等公布性文件：如公告、通告等呈請性文件：如議案、請求、報告、調查報告等商洽性文件：函會議文件：會議紀要功能領導、指導功能規范、約束功能宣傳、教育功能溝通、聯系功能依據、憑證功能或用于傳達貫徹黨和國家的方針政策和各項指令，起領導指導作用是下級機關請示報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯系的基本手段， 起溝通聯系作用發布行政法規與規章，起規范約束作用公文具有較強的政策性、理論性，起宣傳教育作用公文是社會活動的真實記錄，起依據、憑證作用公文的文體結構格式和稿本(1)文體文體即文章的體裁，指公文的表達方式它屬

4、應用文體，兼用說明、敘述、議論三種表達方式公文的表達具有直接性、現實針對性、全面真實性、事與理有機結合、符號 系統通用（2）結構黨的機關公文一般由17個部分組成。中國共產黨機關公文處理條例第八 條規定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、 標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、 主題詞、抄送機關、印制版記組成”國家行政機關公文一般由18個部分組成。國家行政機關公文處理辦法第 十條規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文 字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附 件、主題詞、抄送機

5、關、印發機關和印發日期等部分組成”黨政機關通用公文的結構一般分為三個部分A公文版頭部分：包括版頭（發文機關標識）、份號、密級、緊急程度、發文字 號、簽發人等六項B公文本體部分：包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日 期、印章等七項C公文文尾部分：包括印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等四項（3）格式概念：是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定。主要 是對載體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、 文字符號的形體及尺寸等予以規范通用公文的一般格式A公文紙采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型B公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖

6、形等符號的圖文區和不允許出現任何 符號的白邊區兩個區域。上白邊（天頭）和左白邊（訂口）應分別寬于下白邊（地腳） 和右白邊（翻口）C所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排（少數民族可按其習慣書寫， 排版）。正文的行長應與圖文區寬度相等（即通欄排）D左側裝訂E在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性 要求(4)稿本草稿：是供討論、征求意見、修改審核、審批用的原始的非正式文稿，內容 未正式確定，不具備正式公文的效用定稿：是內容已確定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的 效用正本：是根據定稿制作的供主要受文者(主送機關)使用的具有法定效用的正 式文本試行本：即

7、試驗推行本，在規定的試驗推行期間具有正式公文的法定效用暫行本：即暫時推行本，在規定的暫行期間具有正式公文的法定效用修訂本：是已發布生效的公文，經實踐檢驗重新予以修正補充后再發布的文 本(試行本、暫行本、修訂本都是規范性公文正本的特殊形式)副本：是指再現公文正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的 復份不同文字稿本常用公文文種及其選用文種：也叫做公文名稱，是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限 及制發公文目的要求的黨的機關公文種類：主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、 報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14種行政機關公文種類：主要有命令(令)、決定、公告、通告

8、、通知、通報、議 案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種我國行政系統的常用公文規范性文件條例：用于對某一方面的行政工作比較全面、系統的規定，國務院各部門和 地方人民政府的規章不得稱“條例”規定：用于對某一項行政工作比較具體的規定決定：用于對重要事項或者重大行動作出安排領導指導性文件命令(令)：用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大 強 制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定指示：用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則批復：用于答復下級機關的請示事項通知：用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發 布規章；傳達要求下級機關辦理和有關

9、單位需要周知或者共同執行的事項；任免 和聘用干部通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況公布性文件公告：用于向國內外宣布重要事項或法定事項通告：用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項陳述呈請性文件議案：用于各級人民政府按法律程序向同級人代會或其常務委員會提請審議 事項請示：用于向上級機關請求指示、批準報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級 機關的詢問調查報告：用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律商洽性文件：函，用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關 主管部門請求批準等會議文件：會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政

10、黨 的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布公文文種的選擇選擇的主要依據A發文機關與主要受文者間的工作關系B發文機關的法定或規定權限C行文目的、行文要求和表現公文主題的需要選擇的原則和方法A根據發文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種：就是要求明確雙方間本 來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種B根據作者的權限選擇文種：就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相 符合的文種C根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種公文寫作的基本要求符合黨和國家的路線方針政策和法律法規符合上級機關的有關指示同現行有關公文銜接完整準確地體現發文機關的意圖全面準確地反映客觀實際情況提出的政策、措

11、施切實可行表述準確嚴密文字精確簡練文種使用恰當公文結構和格式規范或符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規以及有關規定，具有合法性實事求是，講求實效主題明確、結構完整、格式規范用語莊重嚴謹，簡明通順，平實得體行文規則概念：指國家制定的控制行為及行文方向、行文方式的有關規定基本內容根據機關之間的工作關系準確行文選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文正確選擇主送機關與抄送機關堅持“黨政分開”的原則聯合行文時，作者應是“同級機關”行文前必須對有關問題協商一致嚴格控制公文數量，簡化行文手續6.公文寫作的語言運用公文語言的主要特點莊重：是指語言端莊，格調鄭重嚴肅樸實：是指語言平直自然，是非清楚，明白曉暢

12、，恰如其分，通俗易懂；無 浮華夸飾，無渲染，無形象描繪，無矯揉造作；忌堆砌華麗詞藻，忌濫用辭格， 講求于平淡之中見神奇嚴謹：是指語言含義確切、文句嚴謹、細致周密、分寸得當，忌模糊含混、 語意多歧規范:是指各級語言單位的構成及組合不僅應符合現代漢語(少數民族地區 使用的本民族文字的公文則為民族語言)的語法規則和一般的邏輯規則，而且應 合乎公務活動所提出的特殊規范性要求公文詞語的選擇認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實行注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則注意公文具體使用場合詞語風格的要求，維護公

13、文的嚴肅性及強制執行性注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”，便于理解和執行注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得鮮明直接的表達 效果注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性注意詞語的規范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍對公文語句的基本要求含義明確、清晰、完整，便于準確理解、無歧義句子成分搭配得當句子成分完整語序安排妥當合乎事理，合乎邏輯規律句式內部結構合乎規范，力爭有最佳表達效果二、公文處理公文處理概念：主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互 關聯、銜接有序的工作基本任務：是及時、準確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務

14、活 動提供適用的信息具體任務A創制公文：包括擬稿、會商、審核、簽發、繕印、核對直至用印或簽署，形 成正式公文B傳遞公文C辦理公文：包括分辦、批辦、擬辦、承辦、傳閱等環節D處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、銷毀、暫存E管理公文：包括公文的收發、傳遞、登記、清理分類、用印、簽注，建立檢 索體系，提供查閱；對公文運轉過程的組織與監控，以及公文機密與安全的維護 等基本原則:法制原則實事求是原則全面質量原則時效原則集中統 一原則黨政分工原則保密原則簡化原則公文辦理程序(1)收文處理程序公文的收受與交流：簽收；外收文登記；啟封；內收文登記、摘編；分辦辦具理體收包文括A擬辦：由部門負責人或有關工作人員經過對

15、公文的認真閱讀分析，提出建議 性的處置意見，供有關領導者審核定奪B批辦：機關領導者或部門負責人對公文(包括擬辦意見)進行認真閱讀分析之 后，提出處置意見C承辦：有關工作人員按批辦意見承接處置公文所針對的事務和問題D注辦：由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查組織催傳辦閱查辦A組織傳閱：指獨份或份數很少的公文需經多個部門或多位工作人員閱處時， 使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動B催辦：由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實 施的催促檢查C查辦：由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行 的核查協辦工作處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等(2)

16、發文處理程序文稿的形成A擬稿：即撰擬公文文稿B會商：指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍， 需征得其同意或配合時所進行的協商活動C核稿：指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門 負 責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作D 簽發a正簽：指簽發人在自身法定職權范圍內簽發公文b代簽：指根據授權代他人簽發公文c核簽：又稱加簽，指上級領導人簽發下級機關或部門的重要公文d會簽：指兩個或兩個以上機關聯合行文時，由各機關的領導人共同簽發公文公文制作A注發：指在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動B繕印：從譽錄抄寫、印刷等方式制作供應出的公文C用印或簽署

17、：在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者 在 公文正本上簽注姓名公文的對外傳遞：包括分裝、發出等環節處置辦畢公文：包括立卷、歸檔、暫存、銷毀等公文處理責任(1)機關領導的公文處理責任親自參與對重要公文的撰擬工作審定簽發以本機關名義制發的重要公文并承擔其法律或行政后果閱處重要來文并指示處置原則與方法直接承辦最重要的來文審定公文處理方面的計劃、規章和標準，確定對公文處理系統的重大改造方 案，指導解決機關內公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等(2 )綜合辦公部門負責人的公文處理責任親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文審定簽發以本部門名義制發的公文并承擔其相應的法律或行政后果親自審核重要的對外

18、發文經機關領導明確授權代為審定簽發機關名義制發的公文閱處或經機關領導明確授權代為閱處部分來文并指示處置原則與方法直接擬辦和承辦重要的來文制定機關公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規章 制度和標準并督促檢查實施情況，組織規劃公文處理流程，建立公文處理質量與 效率保障體系，協調機關內外的行文關系，指導解決機關內公文處理中的一般隨 機事件，指導下級機關的公文處理工作業務部門負責人的公文處理責任親自撰擬一部分比較重要的公文審定簽發以本部門名義制發的公文并承擔相應的法律和行政的后果審核由本部門承辦、以機關名義發出的公文閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案直接擬辦和承辦重要來文協

19、調與其他部門間的行文關系督導本部門的公文處理工作，解決部門內部公文處理活動中的矛盾和問題公文處理工作機構負責人的公文處理責任草擬由領導交辦的公文審核文件擬辦、承辦部分來文組織公文處理工作人員集中完成一部分公文處理工作作業具體協調解決機關內部、外部的一般性具體矛盾關系具體組織控制部門公文的流程從多種渠道了解公文處理工作具體情況，直接指導解決或提請領導解決有關 具體問題公文處理人員的公文處理責任分類集中承擔一部分公文處理工作作業，特別是其中具有管理性質的作業組織公文的具體運轉過程輔助設計制訂公文處理工作制度、標準和規程等一般業務人員的公文處理工作責任：按質量要求和規定的時限閱讀處理文 件，提出擬辦

20、意見，具體承接辦理文件，解決其中所涉及的問題，起草和修改公 文，參與審核一部分公文等公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發的方法要點(1)擬辦概念A是一項輔助決策活動B是辦文人員發揮參謀助于作用的重要途徑C是由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的 方案，供領導審核定奪的活動方法要點A弄清文件的意圖、問題的性質與實際情況B意見要簡明、準確、具體、得體C如所提方案有兩個或兩個以上，應將傾向性意見排在前D在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期E對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪請辦注批件A概念：即直接注“請某某同志批示”的文件

21、B方法要點a對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協調、補充說明的，要注請領導 同志批示b對于注請領導批示的請辦件，應同時分送有關領導和主管部門閱看，以便相 互通氣，加快辦理速度c對于一些特殊件，如確需直接注請領導批示，可先同領導同志的秘書聯系協 調，然后再注請辦理注辦件A概念：就是注“請某某部門研辦”的文件B方法要點a注意“研辦”與“研究提出意見”的區別b請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭 承辦c注辦件的分送范圍要得當函辦件A概念：就是用函的形式通知有關部門研究提出辦理意見的文件B方法要點a請示件中的內容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部 門承辦的，辦公廳（室）可分別發函b辦公廳（室）領導同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用 發函的形式，并可以把“此件是領導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過 去c 一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內辦完，用函的形式可以說清楚（3）批辦概念：是指有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見方法要點A不越權批辦B嚴格控制批辦范圍C批辦意見明確、具體、切實可行D采取措施保證批辦意見執行E如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦F填“公文處理單”4.公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發的方法要點承辦概念A是指具體承接處置文件內容所針對的事務與問題的活動B是公文