1、.PAGE ：.；PAGE 30如 何 整 理 會 計 檔 案武隆縣財政國庫支付中心 錢素一、會計檔案的概念及管理根據(jù)1概念：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是以貨幣為計量單位，反映的是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面的資料，文書檔案是管理性的文件資料。 2管理根據(jù)：財政部、國家檔案局財會字199832號，從1999年1月1日起執(zhí)行。渝檔發(fā)202126號、(武隆檔發(fā)202130號)。重慶市會計根底任務(wù)規(guī)范實施細(xì)那么渝財會202120號。 二、會計檔案的歸檔范圍 本單位構(gòu)成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)理表等會

2、計核算專業(yè)資料。會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊會計檔案案卷目錄，會計檔案銷毀清冊也屬于歸檔范圍，歸入全宗卷 。全宗卷就是對檔案進(jìn)展管理過程中的一些文件所構(gòu)成的卷宗。 本單位的經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支方案以及各種財務(wù)制度，財務(wù)管理文件資料，納入文書檔案立卷。三、會計檔案的分類1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。2會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿 。3財務(wù)報告類：月報、季報、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字闡明 。4其他類：銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)理表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。四、會計檔案的保管期

3、限1、會計憑證類：保管15年。2、會計賬簿類 ：總賬、明細(xì)賬保管15年；現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬保管25年。行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬卡片 在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年 。3、財務(wù)報告類 ：月報和季報保管5年；年度決算報告保管永久。 4、其他類 ：銀行存款對賬單和余額調(diào)理表保管5年；會計檔案移交清冊保管15年；會計檔案保管清冊會計檔案案卷目錄、會計檔案銷毀清冊保管永久。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：2021年終了日為12月31日，2021年的會計檔案保管期限應(yīng)從2021年1月1日開場計算。各種會計檔案的保管期限按附表一、二執(zhí)行。見本資料P26-28 五、會計檔案的整

4、理會計檔案分類、分保管期限進(jìn)展整理。會計檔案的整理主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他文字資料的整理。會計憑證的整理1、會計憑證的裝訂 普通每月裝訂一次，不是同一月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一同。裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。 *會計憑證裝訂前的預(yù)備任務(wù)分類整理，先將記賬憑證所附的各種原始憑證如發(fā)票、工資表、附件等折疊粘貼整齊、規(guī)范。對于所附票據(jù)較多，且票據(jù)大小不規(guī)范的，如差旅費報銷單等，要在憑證裝訂線外根據(jù)票面金額的大小分類并錯位粘貼；對于規(guī)格大于記賬憑證的費用報銷單等單據(jù)所附的原始憑證，要按照記賬憑證的規(guī)格折疊整理整齊，折疊整理中要留有裝訂位，以便于日常翻閱原始憑證。按記賬憑證的憑證

5、編號順序陳列，防止漏號、顛倒，并檢查能否附件齊全；確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物如訂書釘、回形針、大頭針； 檢查記賬憑證上有關(guān)人員如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等的印章能否齊全。 *會計憑證裝訂時的要求 裝訂憑證的厚度普通不宜過厚，要適度，方可保證裝訂的結(jié)實，美觀大方，每冊憑證普通厚度為12厘米，不超越2.5厘米； 憑證外面要加封面，封面紙用質(zhì)好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； 在憑證包角紙的左上角畫一邊長為4厘米的等腰三角形，用票夾夾好，用裝訂機在等腰三角形的底線上分布均勻地打兩個針眼或用“三針引線法裝訂，即在左上角部位打上三個針眼； 上邊和左邊要對齊，假設(shè)原始憑證大于記賬憑

6、證，右邊和下邊要折疊，如以下圖1，便于翻開。裝訂線在左上角，并訂入一張包角紙，裝訂完成后將包角紙翻過去在反面粘上，將線頭包進(jìn)去，蓋上裝訂人的圖章，以示擔(dān)任。見以下圖2，黃色部分為包角紙，紅色圓點為洞眼，藍(lán)色為裝訂線 裝訂憑證應(yīng)運用棉線如今大家也有用塑釘裝訂會計檔案的，永久保管的不允許用塑釘，如要用，要另穿棉線加固，用針線裝訂時，大針引線繩穿過兩個眼，將線頭子押入中間，向上、向左分別拉緊穿的線。在憑證的反面打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是死的，并放在憑證封皮里面。然后包角，將護(hù)角向左上側(cè)面折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。向上折疊，將側(cè)面和反面的線繩扣粘死。裝訂時盡能夠減少所占部位，使記賬憑證及其附件

7、堅持盡能夠大的顯露面，以便于事后查閱。但不能有未裝訂的會計憑證。詳見以下會計憑證裝訂圖 2、填寫會計憑證封面工程 裝訂完后，粘貼好憑證封簽，在每本憑證封面上填寫好單位稱號、憑證種類、時間、冊數(shù)、起止號碼、憑證張數(shù)，會計主管人員和裝訂人員簽章，裝訂人在裝訂線封簽騎縫處簽名或者蓋章。 3、陳列 會計憑證同一年度按記賬分類，逐月按憑證號順序陳列。 4、編號會計憑證裝訂完成后按照憑證的陳列順序，在每冊脊背的憑證標(biāo)簽上的“冊號欄編寫順序號，普通是跨年度編制，也可以分年度編制。一個目錄內(nèi)案卷號最多不超越三位數(shù)。從本單位產(chǎn)生憑證之日起拉大流水號，從1號開場編號，但不能超越三位數(shù)即999號。如去年本單位憑證尾

8、號是900多號，今年產(chǎn)生憑證100冊，假設(shè)延續(xù)拉號，編號就要突破999號。所以當(dāng)年構(gòu)成的憑證就不能再接900多號的尾號，只能重新另起案卷號即從“1重新編流水號，并且另起目錄號。會計檔案目錄號確實定是由綜合檔案室給的，這個應(yīng)根據(jù)單位實踐情況編定。5、裝盒按案卷號順序依次將會計憑證裝入會計檔案憑證盒內(nèi)。一盒可以裝一卷或數(shù)卷。并填寫憑證盒封面、盒脊相應(yīng)工程。會計檔案憑證盒封面格式新的憑證盒封面相關(guān)欄目的填寫全宗稱號：填寫立檔單位稱號，用全稱或通用簡稱。憑證稱號：填寫可以反映會計憑證用途或內(nèi)容的稱號，如：“收款會計憑證“轉(zhuǎn)賬會計憑證等。憑證起止號：填寫本盒內(nèi)會計憑證的起號和止號。起止日期：填寫本盒內(nèi)會

9、計憑證的起止年月日。全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號。案卷號：填寫本盒內(nèi)會計憑證案卷號，假設(shè)盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上的會計憑證，那么填寫起止案卷號，起號和止號之間用“銜接。會計檔案憑證盒盒脊格式及相關(guān)欄目的填寫 6、編目會計憑證按案卷號逐卷編目。會計憑證案卷目錄的填寫案卷號：填寫本卷會計憑證的編號。題名：填寫本卷會計憑證的稱號，如“收款會計憑證“基建會計憑證等。案卷題名的要求：三要素，即題名構(gòu)造，缺一不可。三要素位置不能顛倒。作者、責(zé)任者單位。內(nèi)容年度內(nèi)容。稱號。例如：武隆縣財政局2021年1月會計憑證；武隆縣財政局2021年現(xiàn)金日記賬；武隆縣財政局2

10、021年年度財務(wù)報告；武隆縣財政局2021年112月財務(wù)報告；武隆縣財政局2021年銀行對賬單等。2021010120210131時間：填寫本卷會計憑證的起止時間，分別用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如圖：憑證起止號：填寫本卷會計憑證的起號和止號。保管期限：填寫本卷會計憑證的保管期限。備注：填寫其他需求闡明的事項。會計憑證目錄應(yīng)加封面 案卷目錄封面格式二會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案的整理 1、裝訂 會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案同一年度內(nèi)區(qū)分類別和保管期限立卷。用線或不銹鋼釘裝訂，訂本會計賬簿堅持原裝訂方式。 1會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年運用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷

11、。 *根本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的運用頁數(shù)核對各個賬戶能否相符，賬頁數(shù)能否齊全，序號陳列能否延續(xù)；然后按會計賬簿封面、經(jīng)管人員一覽表、賬戶目錄、該賬簿的賬頁、備考表、封底的順序進(jìn)展裝訂。詳見以下各種樣表297mm210mm(長寬)會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案封面格式 會計檔案歸檔章格式留意：封面內(nèi)容能提示會計檔案內(nèi)容是指封面內(nèi)容有全宗稱號、會計資料稱號、年度這三項內(nèi)容。會計賬簿經(jīng)管人員一覽表格式單位稱號：填寫構(gòu)成會計檔案的單位稱號，填寫要求與記賬憑證封面上的單位稱號一樣。賬簿稱號：填寫該賬簿所屬的類別，如總賬、明細(xì)賬賬簿頁數(shù)：填寫該賬簿中有內(nèi)容記載的賬簿頁數(shù)空白賬頁除外。啟用

12、日期：普通都是當(dāng)年的公歷第一天算起，如2021年1月1日。姓名：填寫單位內(nèi)管理財務(wù)的擔(dān)任人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。會計賬簿賬戶目錄格式會計賬簿賬戶目錄中總賬科目稱號寫一級科目稱號；明細(xì)賬科目稱號寫到二級科目稱號或底級科目；往來賬、輔助賬寫究竟級；頁號是各個科目在該賬簿中的頁碼位置，前面的都只寫起號，最后一個科目要寫起止號。 會計賬簿、財務(wù)報告卷內(nèi)備考表格式 *活頁賬簿裝訂要求： 保管已運用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一同。 在賬本的封面上填

13、寫好賬目的種類，編好卷號。*會計賬簿的裝訂： 普通都采取三孔一線的方法裝訂。裝訂一概在左側(cè)，結(jié)頭放在案卷后面。裝訂前，要將包背脊的紙附在經(jīng)管人員一覽表前，必需將線包過。裝訂時先從中間穿下去，按圖上標(biāo)的1-2-3-4的順序裝訂。左邊距賬簿邊緣1-1.5cm，上、下邊距賬簿邊緣3 cm。如圖： *賬簿裝訂后的其他要求 會計賬簿應(yīng)結(jié)實、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的景象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整。會計賬簿按保管期限分別編制卷號。 2會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防喪失。 會計報表裝訂前要按編報目錄核對能否齊全，

14、整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完好無缺地裝訂。會計報表裝訂順序為：財務(wù)報告會計檔案封面、報表目錄一致用文書檔案的卷內(nèi)目錄替代、報表包括文字闡明等、備考表、封底。詳見以下各樣表注：卷內(nèi)文件目錄中的“責(zé)任者為報表的填報單位報表目錄格式會計報表的裝訂方法和會計賬簿一樣，用三孔一線法裝訂，可以裝上邊，也可以裝左邊，根據(jù)會計報表內(nèi)容定如何裝訂。裝訂報表的上邊時如以下圖所示： 會計報表按保管期限編制卷號。3其他會計資料的整理 銀行余額調(diào)理表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算資料，要留意分別裝訂。案卷質(zhì)量要求是：按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷；卷內(nèi)按時間順序陳列，編制

15、頁碼、進(jìn)展裝訂，裝訂方法與財務(wù)報告根本一致；案卷封面填寫清楚、規(guī)范。 2、封面要求會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案，裝訂時應(yīng)加封面。會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案封面格式3、陳列會計檔案經(jīng)過規(guī)范整理立卷后，要根據(jù)不同保管期限、不同類別進(jìn)展總體的規(guī)范陳列和編目。永久保管的財務(wù)報告按年度順序依次陳列。 定期保管的會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案按年度順序依次陳列，同一年度內(nèi)按保管期限從高至低陳列；也可區(qū)分保管期限按年度順序依次陳列。按年度順序依次陳列就是每年均從25年的開場陳列，接著排15年、10年、5年的，下一年接上一年的尾號拉通陳列。區(qū)分保管期限按年度順序依次陳列。即保管25年的一個陳

16、列序號，保管15年及其以下的為一個陳列序號，下一年分別接上一年的尾號拉通陳列。 4、編號編頁號一卷進(jìn)展編頁號從“1開場。一本卷內(nèi)不能出現(xiàn)反復(fù)的頁號。賬簿編的位置在正頁右上角，反頁編在左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字編；報表如為裝訂在上側(cè)的，那么頁號編在右下角，裝訂在左側(cè)的編頁號同賬簿 。編案卷號按陳列順序編案卷號，跨年度逐卷編號。一個目錄內(nèi)案卷號最多不超越999。 先排賬簿類，再排月報表，最后排其他類。每年均為此序。 5、裝盒 按會計檔案陳列順序，依次裝入會計檔案盒，一盒一卷或數(shù)卷，盒內(nèi)末放置一張備考表。并填寫相關(guān)工程。會計檔案盒封面、盒脊相關(guān)欄目的填寫全宗稱號：填寫立檔單位稱號，用全稱或通用簡稱。全宗號

17、：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號。年度：填寫本盒內(nèi)會計檔案所屬年度，如“2021。保管期限：填寫本盒內(nèi)會計檔案的保管期限。案卷號：填寫本盒內(nèi)所裝案卷的案卷號,假設(shè)盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上的會計檔案,那么案卷號填起止案卷號，封面起號和止號之間用“銜接；盒脊起號和止號之間用“/銜接，左上角填寫盒內(nèi)第一案卷的案卷號，右下角填寫盒內(nèi)最后一案卷的案卷號。備考表相關(guān)欄目的填寫盒內(nèi)情況闡明：填寫本盒內(nèi)文件缺損、修正、補充、移出、銷毀等情況。整理人: 填寫擔(dān)任本案卷整理的人員。檢查人: 填寫擔(dān)任本案卷質(zhì)量審核的人員。日期：填寫本盒內(nèi)案卷整理完成的時間。 6、編目一切的會計檔

18、案裝訂完成后我們就該編制目錄，將案卷相關(guān)工程分別登記或打印在三本目錄上，即永久、定期25年和15年及以下、憑證各為一本目錄。會計檔案應(yīng)逐卷編目。登記目錄時應(yīng)留意：在登記相關(guān)工程時，賬簿和憑證都是一冊為一個登記工程，賬簿登記在會計檔案“案卷目錄詳見以下圖格式，憑證登記在“憑證案卷目錄憑證案卷目錄格式見本資料P9，目錄上相關(guān)工程填寫的內(nèi)容，與案卷封面和卷內(nèi)目錄內(nèi)容一樣，照實登記即可，以便查閱。案卷目錄應(yīng)加封面，格式如憑證目錄封面格式。案卷目錄封面格式見本資料P10 案卷目錄格式六、會計檔案的保管規(guī)定：“各單位當(dāng)年構(gòu)成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)部門保管一年，期滿之后，原那么上應(yīng)由財務(wù)

19、會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案部門即綜合檔案室一致保管；沒有設(shè)立檔案部門的，該當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。根據(jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：1會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門綜合檔案室時，應(yīng)按以下程序進(jìn)展： 1開列清冊，填寫交接清單；2在賬簿運用日期欄填寫移交日期；3交接人員按移交清冊和交接清單工程核對無誤后簽章。2會計檔案的保管要求。1會計檔案室應(yīng)選擇在枯燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有順應(yīng)的防水器材；2會計檔案室內(nèi)應(yīng)采用防蟲藥物檔案局賣，經(jīng)常堅持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；3會計檔案室堅持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目?/p>

20、間、通道和查閱地方，以利于查閱，并防止潮濕；4編制檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；5會計電算化檔案保管要留意防盜、防磁等平安措施。同時保管打印出的紙質(zhì)會計檔案。3會計檔案的借閱1會計檔案為本單位提供利用，原那么上不得借出，有特殊情況需求經(jīng)上級主管單位或單位指點、會計主管人員同意。2外單位借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式引見信，經(jīng)會計主管人員或單位指點人同意后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位指點人同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)仔細(xì)填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。3借閱會計檔案人員不得在案卷上

21、亂畫、標(biāo)志，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件如有特殊情況，須經(jīng)指點同意后方能攜帶外出或復(fù)制原件。4借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。七、會計檔案的鑒定銷毀1會計檔案保管期滿，需求銷毀時由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)厲審查，編造會計檔案銷毀清冊。A、組織成立指點小組；B檔案人員會同財務(wù)人員共同監(jiān)銷。2機關(guān)、企事業(yè)銷毀時，報本單位指點同意后銷毀。3會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債務(wù)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債務(wù)債務(wù)時為止；不得銷毀。4銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的工程逐一清查核對。

22、銷毀會計檔案時，該當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，該當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參與監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，該當(dāng)由同級審計部門派員監(jiān)銷。會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀字樣和日期，以示擔(dān)任，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位指點，一份歸檔案備查。八、采用電子計算機進(jìn)展會計核算下的會計檔案 1會計電算化檔案主要包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、存儲介質(zhì)等備份的會計數(shù)據(jù)、以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。詳細(xì)可以分為3類：機制會計檔案、機讀會計檔案、計算機系統(tǒng)檔案。2、目前運用的會計軟件大多是建立在數(shù)據(jù)庫根底上的，所以要留意：定期備份與年度備份相結(jié)合；保管會計核算軟件的全套技術(shù)資料；保管相關(guān)的軟硬件平臺資料；還應(yīng)留意電算化會計文檔與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。2021年3月29日附表一： 企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表序號檔案稱號保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證10年2記賬憑證10年3記賬憑證二、會計賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三、財務(wù)報告類包括各級主管部門