1、 公文寫作規范與技巧 趙冬梅第一章黨政機關常用公文寫作一、公文寫作的特點 公文寫作的對象是公務活動，是黨政機關在管理中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法管理和進行公務活動的重要的工具。 其特點： （1）由法定作者制發，具有法定的權威性； （2）具有法定的現實執行效用； （3）具有規范的體式； （4）必須履行法定的生效程序。二、常用公文的種類及類型 2012年4月16日頒布實施的黨政機關公文處理工作條例規定的公文種類，共15種。 主要是： （一）決議 （二）決定 （三）命令（令） （四）公報 （五）公告 （六）通告 （七）意見 （八）通知 （九）通報 （十）報告 （十一）請示 （十二）批

2、復 （十三）議案（十四）函 （十五）紀要 文種適用范圍：（一）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項；（二）決定：適用于對重要事項做出決策和部暑、獎懲有關 單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項；（三）命令（令）：使用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員；（四）公報：適用于公布重要決定或者重大事項；（五）公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項；（六）通告：適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項；（七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法；（八）通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單 位周知或者執行的事項，批轉、轉發

3、公文。（九）通報： 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況；（十）報告： 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問 ；（十一）請示 ：適用于向上級機關請求指示、批準；（十二）批復：適用于答復下級機關請示事項；（十三）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項；（十四）函 ：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項；（十五）會議紀要： 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 三、常用公文體式公文的一般體式包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關、發文日期、印章、抄送機關、發文字號、機密級

4、、緩急程序、閱讀范圍等。 文頭部分 行文部分 文尾部分公文的規范體式：一指撰寫公文所采用的語體（現代漢語語體）；二指格式，即公文結構與公文各組成部分的文字符號在載體排列上的規定形式。公文的擬制必須遵循規范化的體式，其目的是為了維護公文的法定效力和機關的權威性，也是為了實現公文工作標準化，提高工作效率。1.公文的作者:公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權和擔負義務的機關或組織。撰寫和制發公文不是個人行為，所代表的是機關或組織。因此，它的內容受法律、工作需要和領導人指示的制約，其法定作者的制發公文的權利和名義受法律的保護。需要注意的是，在機關中起草公文的工作人員和簽發公文的領導人都不能

5、稱為公文的作者。2.文頭:文頭是通俗的說法，指出公文頁面的眉首部分。公文的眉首部分包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等項。3.份號:份號，稱為公文份數序號。它將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，應用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。4.密級:密級指公文的秘密等級。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中絕密、機密級公文還應標明份數序號。如需同時標識秘密等級和保密期限，它們之間用“”號隔開。5.緊急程度:緊急程度指對公文送達和辦理的時間要求，分特急和急件。緊急程度要頂格標識在版心左上角。6.發文機關標識:發文機關標

6、識指在文件眉首部分中印制的“發文機關全稱或規范化簡稱并加文件”。例如：“機關文件”。7.發文字號:發文字號由機關代字、年份、序號組成。機關代字，指用一到兩個漢字表示發文的機關。例如：“國辦發”表示國務院辦公廳制發。年份表示制發文件的紀年，應標全稱，用六角括號“”括入。 例如：2011表示文件是2011年制發的。序號表示某年依次制發的文件的號碼，不能編虛位，不能加“第”字。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。 桂教資助2011224號 8.受文機關:受文機關指主送機關和抄送機關。9.主送機關:主送機關指公文的主要受理機關，即答復或辦理公文事項的機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。其位于標題之下

7、、正文之上，要求左頂格書寫。10.抄送機關:抄送機關指除主送機關外應知曉公文的內容其他機關，應當使用全稱或是規范化簡稱、統稱。抄送機關如有多個，它們之間要用逗號隔開。四、公文寫作技巧 （一）明確主旨 公文的主旨就是公文作者為了寫作目的的需要，通過公文的全部內容所表達的主要觀點、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的“靈魂”和“統帥”。在寫作過中主旨一經確立，即對材料的組織、結構的布局、語言的運用以及表達方式等起到制約和調控作用。因此，正確確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關鍵。主旨”像其他文章的主題、中心思想、中心論點一樣，是公文的“靈魂”和“統帥”，也同樣應該貫穿首尾，統攝全文。但公

8、文作為一種獨立的文體，其主旨有其獨特之處。公文作為一種獨立的文體，其特點是： 公文主旨反映的對象是公務活動 。 公文主旨的表達方式比較直接 。 公文主旨具有直接的社會價值 。 公文主旨具有惟一性 。公文主旨的提煉： 根據黨和人民的根本利益錘煉主旨。 從全局出發提煉主旨。要正確、要鮮明、要集中、要新穎、要一致 （二）材料準備 所謂材料，指作者從實際生活和工作中搜集、提取以及寫入公文中的事實和論據。公文寫作離不開材料，它是構成公文的基本要素一。 具體地講，公文材料是指公文作者為了表現公文主旨，從現實工作、學習和生活中攝取并寫入公文中的一系列內容，包括情況、背景、目的、根據、辦法、措施、意見、規定、

9、時問、數字等的統稱。它是提煉公文主旨的基礎和依據。 有什么樣的材料，就可以提煉出什么樣的主旨。主旨能否做到正確、鮮明、集中，關鍵取決于材料的優劣。 公文寫作離不了材料，離開材料的公文，就喪失了實際意義上的公文資格。公文材料的選擇真實性現實性典型性新穎性系統性 （三）開頭和結尾1、開頭 起因式 一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于”、鑒于”或“隨著”等開頭。 目的式 開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了”、“為”。 根據式 一開始先說明制作公文的依據，多用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。 時間式 一開始先

10、點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的則“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“之后”句式 引文式 一開始先引用公文或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。 事情式 一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。 就公文的種類而言，不同的公文也有些相應的習慣性的開頭。比如請示，一般應首先陳述請示的原因、理由；通知一般是以“根據”、“茲定于”等開頭。布告則是先說明發布告的原因、依據和目的。會議紀要的開頭則有比較固定的格式，即依次寫出會議時間、地點、主持者、出席者、列席者，有的座談會紀要還要寫明開會的原因和目的。批轉、批復等多用“引文式開頭”。總之，公文的開頭都

11、離不開根據、目的、原因、事件、時間等要素。 2.公文結尾 公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。結尾通常采用下述形式： 使用專用詞語，總結全文 比如請示結尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥當，請批示”、“當否，請指示”等。意見和決定的結尾，一般要提出落實的要求，如“望各地各部門貫徹執行”、“把落實情況盡快上報”等。許多公文結尾可以套用“特此+文種”的句式，如“特此報告(批復、函復、通知、函告)”等等。 概括與深化主題，幫助讀者進一步理解全文 調查報告使用較多的結尾有：總結性寫出報告的主要觀點 再

12、次強調行文目的或陳述具體要求 如通報的結尾“特通報表揚，以資鼓勵”。 發出號召，提出希望與要求 說明公文生效、施行時間或宣布原公文廢止以及處罰措施等有關事項如規章性公文規定的結尾“本辦法自發布之日起施行”，“本規定自發布之日起執行，原某某公文同時廢止”。總之，結尾的方法豐富多彩，不拘一格。它可以語義含蓄，耐人尋味；可以深入分析，指明方向；可以集中反駁，深入論證。用哪種寫法，要依照公文的具體內容和體裁。 公文的組段有三種情況： 以相對完整的一個個意思組成不同的段落，常用段旨句領起。每段都有段旨句領起，圍繞段旨句做了內容上的闡述和說明，構成了單一而又完整的段落。 按條項組段。即一條一項為一個方面的

13、內容，并用序碼標明。這種組段方式用得 很普遍，不僅在條例、規定、辦法、細則、規則等文種中使用，決定、決議、通 知等文種的事項和要求部分也常常用這種方式組段。 篇段合一。即全篇為一段，一段是一篇。其中有的只有一個意思，無段可分。 四、公文語言與修辭 1.公文語言的特點 準確貼切： 一是避免產生歧義；二是防止褒貶失當；三是排除疏忽錯漏； 四是注意措詞得體。 平實易懂：用詞就必須規范、樸實 、 通俗。 簡潔精煉： 一是把握主旨； 二是力戒重復；三是簡捷明快。 莊重嚴肅 。 嚴謹規范。 2.公文語言的表述方式 公文語言的表述方式，主要是說明、敘述和議論。這是就公文總體而言，如果具體到某一篇公文，也可能

14、采取其他表述。方式或同時使用幾種表述方式。為了提高公文的寫作水平，敘述、說明、議論等方式都要學習掌握。 3.公文的修辭格 消極修辭 消極修辭又稱“規范修辭”，但在修辭范圍內所起的作用決不是消極的。公文的性質和特點決定消極修辭是公文中一種基本的、普遍使用的修辭方法。它多跟抽象思維相 聯系，強調抽象性、概括性和準確性，以使語言表達得更加明白、通順、準確、得體。公文中常用的消極修辭格有：賓語提前 即用介詞“將”把賓語提前，以突出所要強調的表達對象。如“現將市招商引資獎勵辦法印發給你們。”又如“現將市2001年農業和農村經濟工作意見印發給你們。”這種寫法在發布、轉發性公文中，已形成較為固定的模式。重點

15、后置 即把表述的重點放在句末，用以強調，達到增強表達效果的目的。 詞語簡縮 即把較多音節詞語節縮成較少音節的詞語，使語言表達簡單明了。如“第十個五年計劃”簡縮為“十五”，“城市和鄉村”簡縮為“城鄉”，“基本建設”簡縮為“基建”，“人民代表大會”簡縮為“人大”，“政治協商會議”簡縮為“政協”等。這些減縮詞語，已約定俗成，十分規范，被人民長期廣泛使用。但大量多音節詞語不可減縮，否則會出現歧義。 積極修辭 積極修辭又稱“藝術修辭”，多采用具體、形象的表達方式，公文中根據需要也適當地采用。常用的積極修辭格有： 引用、比喻、借代、排比、反復 4.公文特殊詞語的應用 專用詞語：公文專用詞語，是在公文寫作實

16、踐中形成一些有約定俗成的特殊含義、使用高的詞語。這些詞語，詞形確定，詞義明確，用途固定，并為從事公文寫作人員所熟悉。 稱謂詞：是在公文中表示稱謂關系的詞。一種是指代表性稱謂詞，第一人稱的有“我 “本”，第二人稱的有“貴”、“你”，第三人稱的有“該”。還有一種是帶敬意的涉外稱謂詞，如“陛下”、“殿下”、“夫人”等。 領敘詞：是在公文中領敘來文時的用語，作為行文的依據。主要有“近接”、“前接”、“近悉”、“驚悉”、“欣悉”、“謹悉”、“均悉”、“查”、“奉”等。 。 追敘詞：是公文中表示追加敘述的用詞。如“前面”、“前一段”、“如前所述”等。 補敘詞：是公文中承接上文進行補充敘述的詞語。主要有“另

17、外”、“還有”等。 承轉詞 是在公文中承上文、轉下文的過渡用語。主要有“為此”、“據此”、“故此”、 “綜合上述”等。 祈請詞 是在公文中向受文者表示期望或請求的敬辭。主要有“請”、“敬請”、“謹請 、“務請”、“煩”、“希”、“敬希”、“望”等。 商洽詞 是公文中用于征詢對方意見的用詞。主要有“商”、“商請”、“當否”、“可否”、淄否”、“是否可行”、“是否恰當”等。 受事詞 是公文中表示接受事情的用詞。如“收悉”、“收到”、“接到”等。 感盼詞 是公文中表示感謝盼望的用詞。如“為盼”、“期盼”、“期望”等。令知詞 是公文中強制性要求受文者知道、辦理的用詞。主要有“令”、“通知”、“通報”、

18、“通告”等。 告誡詞 是公文中上級對下級的警告勸戒用詞。如“為誡”、“引以為戒”等。 見解詞 是公文中表明自己見解的用詞。常用的有“認為”、“應該”、“宜”等。 辦理詞 是在公文中說明工作辦理過程的時態、表明辦理時間及經過情況的用詞。主要有“經”、“業經”、“已經”、“前經”、“茲經”、“即經”、“并經”等。 判定詞 是在公文中表明對某一事物作出判斷定論的用詞。主要有“同意”、“不同意”、“照辦”、“可行”、“擬同意”、“原則同意”、“準予”等。 時態詞 是在公文中用來表示時間、狀態的用詞。主要有“據查”、“據反映”、“根據”、“依照”、“通過”、“對照”、“參照”、“以”等。目的詞 是公文中

19、表示行文目的的用詞。主要有“為”、“為了”、“為著”等。結尾詞 是公文結尾時使用的詞語。一般函件、公用介紹信以及有些通知、批復、通報的結尾，常用的有“為盼”、“為荷”、“為要”、“特此通告”。第二章公文格式1、標準化的基本概念定義： 為了在一定的范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用的和重復使用的一種規范性文件。 注：標準宜以科學、技術和經驗的綜合成果為基礎，以促進最佳的共同效益為目的。含義： 標準的本質屬性是一種“規范性文件”。 制定標準的對象的特征重復性。 標準產生的基礎科學、技術和經驗的綜合成果以及協商一致。 標準文件有著自己的一套格式和制訂頒發的程序。2、標準的分

20、級國家標準（GB,GB/T；GB/Z）。行業標準（QB，HG；QB/T，HG/T）。地方標準（DB45/ ；DB45/T，45為廣西行政區域代碼）。企業標準（Q/，企業代號：用數字或企業名稱漢語拼音第一個字母表示，廣西用企業名稱漢語拼音第一個字母表示）。標準編號：由代號、順序號、年號組成。例： Q/NYJFL 012002 3、 標準的性質強制性標準（上三級標準第一個代號），分全文、條文強制。推薦性標準（上三級標準第二個代號）。4、標準的適用范圍主題內容：本標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則，并給出了公文的式樣。適用范圍：本標準適用于各級黨政機關

21、制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。5、術語和定義 字 ：橫向距離的尺寸長度。行 ：縱向距離的尺寸長度。6、公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m280 g/m2的膠版印刷紙或者復印紙。QB/T 10122010膠版印刷紙中優等品（pH為7.0）。QB/T 26932005彩色膠版印刷紙（無pH ，橫向耐折度12次 ）GB/T 249882010復印紙（無pH）。 QB/T 23422006 復印紙。7、公文用紙幅面尺寸及版面要求 幅面尺寸 公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm297 mm。 幅面尺寸（mm）為A0：84111

22、89,A1：594841，A2：420594，A3：297420，A4相當A0分成4份。 用GB/T 1471997印刷、書寫和繪圖用原紙尺寸。對A4紙，原紙可用規格為8801230的紙頁邊與版心尺寸 公文用紙天頭（上白邊）為37 mm1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28 mm1 mm，版心尺寸為：156 mm225 mm。字體和字號 如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。行數和字數 一般每面排22行，每行排28個字，每面共計616個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。文字的顏色 如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。（發文機關為紅色）8、印制裝訂要求

23、 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm.黑色油墨應當達到色譜標準。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求 公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm,裁切后的成品尺寸允許誤差2 mm，四角成90。，無毛茬或缺損。騎馬裝訂或平訂的公文應當： 訂位為兩釘訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差4 mm； 無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固； 騎馬訂釘均訂在折縫線上，平訂釘與書脊間的距離為3 mm5 mm。公文格式各要素的劃分 本標準將版心的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記

24、三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。 頁碼位于版心外。9、公文格式要素編排規則版頭 份號：如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。 密級和保密期限：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版 心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。緊急程度： 如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。 發

25、文機關標志 由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。 發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。 發文字號 編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。 上行文的發文字號居左空一字編排

26、，與最后一個簽發人姓名處在同一行。 簽發人 由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。（全角“：”，半角“:”） 如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。 版頭中的分隔線 發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（線寬0.35 mm0.55 mm）。主體 標題 一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，

27、標題排列應當使用梯形或菱形。中共中央辦公廳 國務院辦公廳 關于印發黨政機關公文 處理工作條例通知 中共中央辦公廳關于印發中國共產黨黨內法規和規范性文件備案規定的通知 中共中央關于印發黨內法規制定條例的通知主送機關 編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。 如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。 正文 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體

28、字標注。 附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。 如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。 發文機關署名、成文日期和印章 加蓋印章的公文 成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。 單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。 聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文

29、機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。成文日期中的數字 用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。特殊情況說明 當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。附注 如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。 附件 附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在

30、版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。 印發機關和印發日期 印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。 版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。 頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。（9）公文中的橫排表格 A4紙型的表格橫排時，