1、有效會(huì)議管理行政管理專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)化系列教材 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總居于首位。因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召開。 會(huì)議是一種管理的手段 會(huì)議是管理溝通的方式 會(huì)議體現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)管理能力 會(huì)議是人際交往的平臺(tái) 會(huì)議是一種非程序化解決方案一夫當(dāng)關(guān)的英雄時(shí)代已經(jīng)過去；我們必須與他人愉快合作才能順利成事。會(huì)議是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式，會(huì)議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力；90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的。企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多 開會(huì)頻率越來越高每天都在開會(huì)，您會(huì)開會(huì)嗎？本課程學(xué)習(xí)的目標(biāo)1.了解會(huì)議的目的、種類和體系2.掌握會(huì)議操作流程3.了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策4.掌握

2、有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)5.掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧6.掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧7.學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧會(huì)議常識(shí)會(huì)議管理流程課程回顧開會(huì)的原因會(huì)議的成本效率不高的原因會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中控制會(huì)后追蹤高效會(huì)議清單情景模擬課程結(jié)構(gòu)會(huì)議常識(shí)開會(huì)的原因會(huì)議的成本影響效率的原因會(huì)議常識(shí) 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議是一種群體溝通的方式，是群體成員間思想、情感、信息和行為的交流過程算算看，你一周內(nèi)總共開了幾個(gè)會(huì)？為會(huì)議花掉多少時(shí)間？因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí)？因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？因?yàn)殚_會(huì)加了多久的班？因?yàn)殚_會(huì)失去多少關(guān)鍵時(shí)刻？因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作？人際交往的主要形式是溝

3、通管理的過程控制依賴于溝通溝通是解決問題的手段問題的產(chǎn)生來自于溝通的障礙為什么要開會(huì)？開會(huì)的目的開展有效溝通傳達(dá)重要資訊協(xié)調(diào)員工矛盾項(xiàng)目執(zhí)行追蹤達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣 管理者必須盡早有效的進(jìn)行溝通。他們必須對(duì)組織的未來發(fā)展方向產(chǎn)生共識(shí)。如果他們不能在這些“計(jì)劃”上統(tǒng)一步調(diào)，那么他們就會(huì)向不同方向用力，團(tuán)隊(duì)/組織就會(huì)垮臺(tái)。明茲伯格制定決策 解決問題交流匯報(bào)為什么要開會(huì)？會(huì)議的基本模式觀念情感意向信息行為傳遞者1、編碼2、傳遞通道：甲乙 接受者1、譯碼2、內(nèi)心反映觀念情感意向信息行為 接受者1、譯碼2、內(nèi)心反映個(gè)體甲通道：甲乙傳遞者1、編碼2、傳遞個(gè)體乙干擾變量 包括六個(gè)基本要

4、素：傳遞者、接受者、溝通內(nèi)容、 通道、干擾和反饋為什么要開會(huì)？會(huì)議分類與頻率 按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議會(huì)議類別建議頻率注意事項(xiàng)固定例會(huì)至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。全體會(huì)議至少每季度一次注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會(huì)議隨時(shí)切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日

5、有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對(duì)一會(huì)議按需要可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長度最好不要超過1小時(shí)。無論是對(duì)危機(jī)作出反應(yīng)，還是制定長期計(jì)劃，有效溝通來自于對(duì)聽眾激情的敏銳洞察力開會(huì)讓您小組面對(duì)面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識(shí)分派工作，公平合理但開會(huì)也讓您工作時(shí)間被分割人多口雜，討論耗時(shí)晚上加班沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多耽誤重要工作或客戶會(huì)議成本會(huì)議成本的計(jì)算1.會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議成本的計(jì)算2.會(huì)議的直接成本3.效率損失成本會(huì)議成本的計(jì)算思考：會(huì)議低效的原因？現(xiàn)實(shí)中，僅有49稱得上是有效率的會(huì)議，會(huì)議浪費(fèi)了經(jīng)理人13還多的時(shí)間什么是必要的會(huì)議？ 會(huì)議目的單純化 會(huì)議資料有準(zhǔn)備 會(huì)

6、前先行溝通 書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng) 報(bào)告內(nèi)容有摘要 有負(fù)責(zé)會(huì)后考核的部門 不開會(huì)的五個(gè)如果已按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）必開會(huì)的五個(gè)如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)高效會(huì)議的特征高效會(huì)議的八大特征 只有必要時(shí)才召集 好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時(shí)間 一切按部就班 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席 作出了評(píng)論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人有效會(huì)議溝通的特征準(zhǔn)確：不準(zhǔn)確的典型形式包括：數(shù)據(jù)不足；

7、資料解釋錯(cuò)誤；對(duì)關(guān)鍵因素的無知；沒有意識(shí)到的偏見；夸張清晰：“KISS”原則Keep It Simple and Stupid：邏輯清晰；表達(dá)清晰簡潔：繁瑣的會(huì)議意味著重點(diǎn)不突出活力：應(yīng)該生動(dòng)并易于記憶項(xiàng) 次 原因 具體表現(xiàn) 1時(shí)間 會(huì)議安排在即將就餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆，無心開會(huì)。2地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。3開會(huì)對(duì)象的選擇 必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。5參會(huì)者的技能 參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。6會(huì)議的準(zhǔn)備工作 開

8、會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。會(huì)議低效的原因會(huì)議信息傳遞的歪曲溝通中的參考框架，過去的經(jīng)驗(yàn)和期望的影響傳遞者和接受者差異性知覺的選擇性語義上的差異對(duì)溝通內(nèi)容價(jià)值的判斷多層次的組織過濾溝通的時(shí)機(jī)溝通信息太多、太集中否定反面的意見和先入為主溝通技能溝通氣氛溝通雙方的信任程度德魯克：溝通的四項(xiàng)基本原則溝通是理解力溝通是期望溝通創(chuàng)造要求溝通和信息是不同的，實(shí)際上它們大部分是相對(duì)的會(huì)議管理流程會(huì)中控制會(huì)議前準(zhǔn)備會(huì)后追蹤會(huì)議管理流程有效借助團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成的問題 ,達(dá)

9、到會(huì)議目標(biāo)。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感，發(fā)揮個(gè)人才能。 參與參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健全發(fā)展。 效率當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開會(huì),這就是效率。 學(xué)習(xí)在參與開會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)1.明確會(huì)議舉行的目的2.合理安排會(huì)議時(shí)間3. 邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?. 準(zhǔn)備背景資料5. 設(shè)定會(huì)議議程會(huì)前準(zhǔn)備明確舉行會(huì)議的目的 信息傳播共享 動(dòng)員激勵(lì) 問題解決和決策制定準(zhǔn)備背景資料 有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。 提前發(fā)放會(huì)議資料，讓與會(huì)者做好準(zhǔn)備。 會(huì)議結(jié)束2-3天內(nèi)，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。會(huì)前準(zhǔn)備合理安排會(huì)議時(shí)間不要遲到 浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，

10、浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；還會(huì)導(dǎo)致召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)會(huì)前準(zhǔn)備邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜藚?huì)參會(huì)人員的選擇 知情者 決策參與者 執(zhí)行者 重大關(guān)系人 預(yù)約參會(huì)人員 找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。 會(huì)議通知（目的、時(shí)間、地點(diǎn)）。制定議程 列出團(tuán)隊(duì)會(huì)議的目標(biāo) 為會(huì)議制定規(guī)則 確定與會(huì)者名單 確定會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)和持續(xù)時(shí)長 指定會(huì)議角色會(huì)前準(zhǔn)備5W1H法Where-Who-When-What-Why-How 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7

11、.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂并做好事先通知由重要到不重要會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成

12、挫折感。會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議議程設(shè)計(jì)題目1.前言2.跟進(jìn)上一次會(huì)議的決議/行動(dòng)3.行動(dòng)狀況報(bào)告4.為下星期/月作出計(jì)劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達(dá)到的成果-清楚知道我們今天嘗試達(dá)到的成果和我們?nèi)绾巫龅?了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進(jìn)行修訂-了解每項(xiàng)活動(dòng)根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行的狀況-列出問題和得出建議 時(shí)間（分）101050會(huì)中控制會(huì)議議程會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)后的跟蹤兩個(gè)基本點(diǎn)一個(gè)中心會(huì)中控制會(huì)議基本規(guī)則與注意事項(xiàng)會(huì)議基本規(guī)則1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別

13、人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量會(huì)議注意事項(xiàng)1.要守時(shí),堅(jiān)持到底 2.要做事前準(zhǔn)備 3.針對(duì)主題發(fā)言,簡短扼要 4.對(duì)事不對(duì)人5.予以真誠的肯定及贊美 6.傾聽他人發(fā)言 7.用積極的話代替消極發(fā)言 8.以探詢、謙虛代替主觀論斷會(huì)中控制開場白 歡迎詞 講明會(huì)議背景及目的：除了會(huì)議召開的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽。 宣布會(huì)議議程：會(huì)議中欲討論之事項(xiàng)及其先后順序和預(yù)估時(shí)間。 制定紀(jì)律規(guī)則與會(huì)者行為守則會(huì)前充分準(zhǔn)備；會(huì)后總結(jié)會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持

14、開放心態(tài)，摒除部門之見耐心聆聽，尊重他人意見；盡可能獲取信息勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊；避免出現(xiàn)不當(dāng)肢體語言會(huì)中控制 會(huì)議主持（掌握與控制會(huì)議節(jié)奏）主持人作用鼓勵(lì)發(fā)言：讓大家暢所欲言。分配工作：鼓勵(lì)大家主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)工作。激發(fā)創(chuàng)意：提出觀點(diǎn)，激發(fā)大家創(chuàng)意。提出問題：讓與會(huì)人員了解狀況。 感情支持：創(chuàng)造和諧氣氛。主持人會(huì)前準(zhǔn)備主持人注意事項(xiàng)獨(dú)占發(fā)言 占用大家交流意見時(shí)間。容忍支持 不可情緒化與他人沖突。優(yōu)柔寡斷 對(duì)決議事項(xiàng)要果斷明確。 保持理性 站在中立立場化解沖突。操控議程 應(yīng)以流程引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)行。設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)主持人發(fā)言多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟悉地位最高而且聲音較大負(fù)

15、擔(dān)較多的行政責(zé)任主持人發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%以內(nèi)，保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等，形成互動(dòng)的會(huì)議氛圍。短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對(duì)而反對(duì)離題爭功諉過爭議抱怨常見問題會(huì)中控制會(huì)議中的常見問題會(huì)中控制會(huì)議常見問題的對(duì)策人身攻擊對(duì)雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主體進(jìn)行討論離題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論請(qǐng)他做歸納或替他做歸納事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時(shí)間爭議暫停該項(xiàng)議題，容后再議參與第三者的意見將雙方意見列表比較進(jìn)行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益抱怨同情其不滿的情緒歸納其不滿的原因?qū)で蠼鉀Q的方法獨(dú)占發(fā)言主持人制止其行為。說明規(guī)則強(qiáng)制執(zhí)行嘮嘮叨叨清楚其具

16、體的想法不要粗魯打斷對(duì)發(fā)言予以認(rèn)可爭功諉過主持人應(yīng)制止不當(dāng)發(fā)言,并給予其適當(dāng)肯定。引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn),讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙〞r(shí)間不足選擇重要的議題進(jìn)行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時(shí)間征求與會(huì)人意見，是否挪到下次會(huì)議為反對(duì)而反對(duì)請(qǐng)他提出更好的對(duì)策。引導(dǎo)他思考是否有考慮周全不斷施壓不參與發(fā)言設(shè)置暗樁,帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予以正向肯定與鼓勵(lì)。有效傾聽與良好溝通。會(huì)中控制會(huì)議常見問題的對(duì)策會(huì)中控制會(huì)議常見問題的對(duì)策與“cicada蟬”相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的

17、主要觀點(diǎn)對(duì)于“cicada蟬”的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“shark鯊魚”相遇 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見對(duì)付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法 非語言性打斷 重申會(huì)議規(guī)范 反問法與“donkey驢”相遇 過于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題對(duì)付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法 點(diǎn)名發(fā)言 重復(fù)問題 突出他的貢獻(xiàn)與“crab螃蟹（跑題者）”相遇 開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時(shí)常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處對(duì)“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力 重申會(huì)議規(guī)范

18、帶入別人 短暫沉默會(huì)中控制與會(huì)者的傾聽責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織適時(shí)發(fā)言一次只討論一個(gè)重點(diǎn)口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點(diǎn)處可稍加大音量積極的傾聽不要多說共情目光接觸贊賞性的點(diǎn)頭及恰當(dāng)?shù)谋砬樘?問避免分心的舉動(dòng)和手勢(shì)復(fù) 述避免中途打斷 傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。會(huì)中控制會(huì)議溝通別人行動(dòng)的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通的漏斗自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的金三角 環(huán) 境話題5%20%工作層面80%95%關(guān)系

19、層面溝通的冰山模式會(huì)中控制會(huì)議溝通有效溝通原則 有明確的溝通目標(biāo) 有明確的時(shí)間約束 重視每一個(gè)細(xì)節(jié) 積極傾聽 努力達(dá)成目標(biāo)如何建立信任 找共同點(diǎn) 適當(dāng)展示自己的能力和水平 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方 不必說出所有的真相造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時(shí)間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差會(huì)中控制會(huì)議溝通如何讓大家發(fā)言塑造會(huì)議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對(duì)事不對(duì)人。 不以言立人,

20、不以言廢人。 帶動(dòng)與會(huì)人員的參與。 主動(dòng)、適時(shí)發(fā)問，塑造發(fā)言機(jī)會(huì)，予以正向肯定與鼓勵(lì)。 有效傾聽與良好溝通。提問的技巧封閉性問題：要求進(jìn)行簡單的回答開放性問題：鼓勵(lì)自由發(fā)揮。假設(shè)性問題：用于應(yīng)變、解決問題能力和思維能力。連串性提問：主要在壓力情景下的反映能力引導(dǎo)性提問；主要用于引發(fā)面試人的思考提問題時(shí)常見問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容主持會(huì)議的原則以人為本停止操控目標(biāo)與過程兼得對(duì)事不對(duì)人 感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒會(huì)中控制會(huì)議決策如何達(dá)成決議彼德德魯克決議法： 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提

21、案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。共識(shí)法多數(shù)票通過法權(quán)威決策法決策方式無異議決策法影響群體決策的因素心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移會(huì)中控制會(huì)議記錄會(huì)議記錄要點(diǎn) 時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)人 議題 重要發(fā)言 行動(dòng)方案 會(huì)議決策或結(jié)論 完成時(shí)限 執(zhí)行追蹤檢驗(yàn)會(huì)議記錄技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動(dòng)詞、形容詞 明確數(shù)字

22、運(yùn)用關(guān)鍵詞 列點(diǎn)說明：可了解發(fā)言重點(diǎn)，歸納出主題方向 一言以蔽之 反應(yīng)快、寫字快、 知識(shí)面廣 記憶力特別強(qiáng) 組織能力強(qiáng) 傾聽能力強(qiáng) 總結(jié)能力強(qiáng)記錄者能力會(huì)后追蹤會(huì)議記錄發(fā)放執(zhí)行督促按會(huì)議決議追蹤檢驗(yàn)準(zhǔn)備下階段會(huì)議會(huì)議的結(jié)束討論的主題要有結(jié)論形成會(huì)議記要形成執(zhí)行文件明確未決議的問題明確下一次議題注意處理未被尊重的意見感謝與會(huì)者參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會(huì)后跟進(jìn)請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失課程回顧情景

23、模擬高效會(huì)議清單有效會(huì)議的方法只有必要時(shí)才開會(huì) 會(huì)前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束有意識(shí)把握會(huì)議的方向注意力集中在政策和行動(dòng)上會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定鼓勵(lì)沉默人發(fā)言，闡明糊涂觀點(diǎn)，刪除重復(fù)話題有效的團(tuán)隊(duì)（Team）會(huì)議明確角色有針對(duì)性的目標(biāo)大家已同意的程序成熟的關(guān)系MTEA七種會(huì)議陷阱員工會(huì)議太頻繁 會(huì)議時(shí)間太長 會(huì)前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多 討論結(jié)構(gòu)松散 發(fā)言內(nèi)容重復(fù) 會(huì)議常流于形式 團(tuán)隊(duì)式工作會(huì)議指引有針對(duì)性的目標(biāo)明確角色大家同意的程序成熟的關(guān)系找出每個(gè)人的需要公開 個(gè)人的目標(biāo)-發(fā)展需要-生活方式在小組目標(biāo)上達(dá)成協(xié)議-發(fā)展需要-生活方式分享客戶

24、的目標(biāo)-最后成果-建立技能清楚說明麥肯錫的目標(biāo)-客戶開發(fā)-業(yè)務(wù)發(fā)展在誰做什么工作上達(dá)成協(xié)議厘定工作方面的角色-了解工作和最后成果-把你的技能和發(fā)展需要與工作配合-建立你的工作責(zé)任歸屬設(shè)計(jì)流程中的角色-了解所需角色-觀察是否有人扮演所需角色-愿意采取行動(dòng)重新保持流程的平衡計(jì)劃有效率地運(yùn)用時(shí)間設(shè)定溝通上的期望-就相互交流的方式和頻率達(dá)成協(xié)議-了解驅(qū)使他人參與所需的職權(quán)設(shè)定取得最后成果的限期設(shè)立檢查點(diǎn)-同意檢討流程-制定反饋和指導(dǎo)協(xié)議建立有建設(shè)性的氣氛老老實(shí)實(shí)講-要坦白、直率-提出和接受他人反饋-不要回避確保有平衡的參與-聆聽-尋求意見-測試?yán)斫獬潭?共識(shí)語調(diào)要保持正面-根據(jù)目標(biāo)來連成一體-爭論時(shí)不

25、要作人身攻擊-適當(dāng)時(shí)提供解決方案或選擇，而不是提出問題有效召開會(huì)議的規(guī)則 會(huì)議時(shí)間安排不超過30分鐘，除非是關(guān)鍵的檢討會(huì)或者季度、月度經(jīng)營分析會(huì)。 所有會(huì)議應(yīng)有清晰書面的議程和明確的目標(biāo)（如“會(huì)議結(jié)束時(shí)我們應(yīng)已完成/決定了什么事情？”）。 會(huì)議主持人應(yīng)控制進(jìn)度/議程和需要時(shí)調(diào)整小組的進(jìn)度。 主持人應(yīng)總結(jié)每個(gè)議程項(xiàng)目的重點(diǎn)或就各項(xiàng)目作出決策，帶領(lǐng)小組討論另一題目。 會(huì)議結(jié)束時(shí)，應(yīng)有清晰的決策、列出應(yīng)采取的行動(dòng)、分配好的職責(zé)和時(shí)間表，以及后續(xù)步驟計(jì)劃。有效召開會(huì)議的規(guī)則減少會(huì)議阻力的方法驗(yàn)證根據(jù)我的理解，你的意見是是嗎？站在同一陣線讓我從你的角度去看試探告訴我多一點(diǎn)你關(guān)注的事項(xiàng)針對(duì)某方面我們?nèi)绾闻?/p>

26、力做好，達(dá)到？發(fā)問如要，需做些什么？會(huì)議糾紛的處理 驗(yàn)證基本的假設(shè) 列出有共識(shí)和意見不一致的觀點(diǎn) 根據(jù)可取和不可取的地方進(jìn)行辯論 找出調(diào)解糾紛所需的事實(shí) 把重點(diǎn)放在什么解決方案是不行的 把問題重新交予小組處理有效會(huì)議的預(yù)防措施會(huì)議開始時(shí) 每一節(jié)開始時(shí) 會(huì)議期間爭取對(duì)以下各項(xiàng)的理解和尋求協(xié)議 -目標(biāo)成果 -議程 -流程 -角色 -決策方式 -基本規(guī)則 -參與人士希望進(jìn)行的活動(dòng)察看大家是否理解，并爭取大家對(duì)使用流程上的協(xié)議聆聽；嘗試?yán)斫夤膭?lì)有建設(shè)性的參與避免評(píng)估式的意見爭取協(xié)議，讓大家可向前推進(jìn)提高會(huì)議效率的清單會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議目的明確 與會(huì)人選合適 會(huì)議地點(diǎn)確定 所需會(huì)議資料已經(jīng)準(zhǔn)備就緒并可用 已按時(shí)發(fā)出會(huì)議通知 會(huì)議通知應(yīng)包括如下要點(diǎn)： 會(huì)議目的 待討論的日程要點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議開始、結(jié)束時(shí)間 與會(huì)者應(yīng)作的準(zhǔn)備提高會(huì)議效率的清單會(huì)議主持人 主持會(huì)議 與會(huì)議安排在時(shí)間上保持一致 鼓勵(lì)與會(huì)者 讓與會(huì)者充分交流他們的觀點(diǎn) 確保不偏題 總結(jié)會(huì)議要點(diǎn) 確保已做出了決定（誰？是什么？什么時(shí)候？）與會(huì)人員 按時(shí)到會(huì) 認(rèn)真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言 不要打斷別人的發(fā)言 創(chuàng)造一種開放的、創(chuàng)造性的氛圍 清晰地交流，井井有條、切中要點(diǎn)會(huì)議記錄 計(jì)時(shí)考勤 記下誰在何時(shí)做了何事 會(huì)議結(jié)論，行動(dòng)方案 會(huì)后及時(shí)下發(fā)竅門一：在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)判 竅門二：決