1、XX同仁堂股份有限公司辦公自動化系統詳細需求分析書 目 錄291目 錄 42前 言 43組織機構 433.1同仁堂公司組織機構樹 54功能模塊組成 54.1個人辦公 54.1.1個人通訊錄 64.1.2內部郵件 64.1.3內部論壇 74.2文檔管理 74.2.1公文傳遞 74.2.2收文管理 114.2.3發文管理 114.2.4檔案管理 134.3日常辦公 134.3.1公司值班管理 144.3.2費用管理 154.3.3人力資源報表上報 154.3.4部門工作匯報 164.3.5工資更改通知 174.3.6個人存工管理 184.4資源管理 184.4.1用章、用證申請管理 204.4.2

2、車輛管理 224.5會議管理 224.5.1會議通知 234.6信息發布管理 234.6.1簡報管理 234.6.2簡報發布 234.6.3黨委信息發布 234.6.4信息發布專欄 244.7業務管理 244.7.1藥品信息管理 244.7.2客戶投訴管理 244.7.3專項資金管理 244.8電子公告 244.8.1政策法規 244.8.2規章制度 254.8.3員工學習天地 254.9內部論壇 254.10相關鏈接 254.11系統界面 254.11.1用戶logo及banner設置 275同仁堂公司各部門需求 275.1.1經理辦公室 275.1.2黨委工作部 275.1.3團委 275

3、.1.4工會 285.1.5人力資源部 285.1.6品質保證部 285.1.7技術工裝部 295.1.8財務部 295.1.9投資管理部 295.1.10生產制造部 295.1.11經營公司 305.1.12藥材采購部 305.1.13安全保衛部 316其他技術要求 316.1領導遠程辦公 316.1.1授權委托，設置工作代理 316.2公司與駐外單位文件的傳遞 316.3手寫體簽名 316.4運行環境與條件限制 327產品功能說明 328關于本需求書的一些說明 前 言經XX浪潮通軟科技有限公司與XX同仁堂股份有限公司協商，經浪潮通軟實施人員調研后，雙方制定本需求分析書。本系統共分為以下幾個

4、部分：組織機構樹、各模塊詳細功能需求、各部門需求匯總等幾個組成部分。組織機構同仁堂公司組織機構樹根據同仁堂公司的組織機構及每個部門的人員，構建系統組織機構。XX同仁堂股份有限公司公司領導經理辦公室黨委工作部人力資源部品質保證部工會財務部證券部物業管理公司技術工裝部生產制造部采購部安全保衛部新品經營公司投資管理公司商務部經營質量管理部銷售服務內務部財務二部功能模塊組成根據XX同仁堂股份有限公司、XX浪潮通軟科技有限公司協商，結合浪潮技術人員具體的調研及同仁堂公司目前的實際情況，經雙方認可，浪潮公司為同仁堂公司提供以下功能模塊。同時為了充分發揮辦公自動化的效用，提高采用辦公自動化后的工作效率，對于

5、那些對繁瑣、冗長的工作流程與方式在本次實施中不予采用。本次項目實施在功能模塊的設計時宗旨是：簡單、實用、易操作。個人辦公個人辦公的事務主要有三項：個人通訊錄、內部郵件與內部論壇。這部分功能全公司內部人員都可使用。目的是為了給全公司人員提供一個方便的個人辦公平臺。個人通訊錄通訊錄屬性的設置個人通訊錄包括聯系個人信息項的設置，如聯系人名稱、辦公電話、住宅電話、手機、電子郵件地址、聯系地址、郵政編碼、傳真等信息，可以根據用戶的需求進行更改。需要說明的是，全公司人員所用個人通訊錄表單是統一的，這部分內容是完全私人管理的，其它人無法查看其中的內容。個人通訊錄需由本人進行輸入，也只有本人才可以查詢與修改。

6、聯系人的增加、修改、刪除與查詢用戶可以在其個人通訊錄中增加、修改、刪除與查詢聯系人信息。內部郵件內部郵件為企業用戶提供一個內部聯系的平臺，。對于發件人，既可以一次將文件發給一個人，也可以發給許多不同的人，其流程如下： 本OA產品的內部郵件系統的使用方法與國際互聯網上的電子郵箱功能相差無幾，唯一的區別就是無法與國際互聯網的郵件互相通訊，只能在企業內部網上使用，其詳細操作方法在此不再做描述。說明：此“內部郵件”功能只是為了方便職工之間互相傳送郵件，并不是正式的辦公程序。建議大家凡是工作中正式的文稿采用“公文傳遞”而不要采用“內部郵件”。內部論壇內部論壇主要是實現企業內部員工自由發言的平臺，在內部論

7、壇中設有一個權限最高的論壇管理員，他可以管理所有的發表言論，他可以設置論壇內的所有欄目的名稱與該欄目的管理員等權限。除了論壇管理員之外，每個欄目還可以分配一個欄目管理員，這樣就能實現論壇的分塊管理，每一個欄目的管理員僅可以管理自己權力范圍內的文件，無法越權刪除其它不在他管轄范圍內的文件。論壇中還支持個人圖片的上傳、用戶呢稱、匿名發言等功能。文檔管理根據日常的辦文習慣，把公文管理分為公文傳遞、收文管理、發文管理以及檔案管理四個組成部分。公文傳遞公文傳遞是日常辦公當中最常用的功能之一。在以前傳統的辦公模式中，各部門之間要互相傳遞公文，只能由一個人手拿著公文，滿棟大樓內到處找人發送，這樣公文傳遞不及

8、時，效率低下，而且浪費紙張。而目前，同仁堂內部的公文基本上已實現了電子化，文件格式已經統一為Word 或Excel ，這就為網上傳遞電子公文打下了良好的基礎，在使用的本OA系統以后，各個部門可以隨意給相關部室發送公文，數量與容量均不受限制，能最大程度上滿足同仁堂的機關大樓內日常公文的傳遞需求。公文發送人在選擇接收人員時，可以發給某一個部門的所有人員，還可以同時選取多個部門的任意人員，這樣就很容易實現將一個公文一次群發到各個相關部門，公文的接收部門越多，效果越明顯。尤其是在OA項目掛上國際互聯網時，同仁堂機關與下屬的各經營分公司、零售藥店、制藥廠等電子公文的傳遞的效率將會被大大提高。投訴登記投訴

9、登記是專為品質保障部的人員設置的應用，分為用戶咨詢記錄與投訴記錄兩個模塊。品質保障部的人員可以在其中登記、管理用戶的咨詢或者投訴記錄，并可以生成一個分類統計報表，以方便領導查詢某一種產品的哪一類投訴比較多，從而可以了解到用戶的反饋意見，及時對產品的質量問題做調整。這就要求品質保障部的人員要及時的添加用戶投訴的記錄，每一個電話都要有記錄，系統會自動生成相關的報表。報表在使用一段時間以后，可以將記錄導出成Excel文件另外進行保存。收文管理收文管理主要是進行外單位來文辦理過程，行政來文需由同仁堂公司經理辦公室的人員啟動流程，黨委來文需由黨委工作部的人員啟動流程。根據同仁堂公司的實際辦文情況，一般分

10、為來文登記、來文生成的掃描件可以進入系統、擬辦（辦公室主任）、批辦（公司經理級領導）、承辦（各部室領導和具體承辦人），辦理完畢后直接歸檔到檔案室中進行保管，以方便以后進行查閱。收文流程圖來文登記來文登記是收文管理的第一個環節。來文登記人員主要做的事情有以下幾項：填寫來文登記表；填寫文件處理表；完成原件的上傳工作(如果是電子件原件，可以直接上載到系統中進行流轉；如果是紙質件，須借助掃描儀完成紙質件的掃描工作；如果把掃描的圖像文件轉化為可識別的文本文檔，須購買具有OCR識別功能的掃描儀)。填寫文件處理表后上發送給下一環節審批人員進行辦理。文件辦理無論是公司領導審批還是其它領導審批，其辦理過程的操作

11、是完全一樣的。主要是分為對表單的審批及對原件的審批。對于收文來講，主要是對表單的審批。環節審批人可以查看前面環節的辦理意見，在表單相應位置填寫本人的辦理意見，系統根據用戶的登錄身份，自動生成個人簽名及辦理時間，保證該環節人員的辦理意見不被其它環節人員所改動。在收文管理中對原件的審批主要是進行瀏覽。審批人員可以打開原件進行瀏覽。需進行批示時，填寫在審批欄。本環節人員審批完畢后，可以把文件發送給下一環節人員進行辦理。審核可以由多個人員進行，在同仁堂公司發文管理中，主要是擬稿人的部門領導審核操作主要也是對原件的審批及對表單辦理意見的填寫。原件的審批每個用戶可以把原件從服務器下載到本機進行審批，包括直

12、接修改或排版等，辦理完畢后再利用界面上的一個按鈕上載到OA系統中。該份文檔標識為當前審批人辦理的文檔。表單中意見的填寫審批人可以查看發文處理表中各項信息及前面環節的審批意見，在發文處理表中相應位置填寫本環節的辦理意見,系統提供常用的批示選項設置。當前環節人員辦理完畢后，可按流程圖發送到下一環節繼續進行審批辦理工作。公司領導審核或會簽會簽是把文件發送給多位公司領導進行審核，該環節審 批的可能是多個人員。每位領導都可以在發文處理表中填寫的自己的審核意見。文件會簽完畢之后發送給文書定文號。收文流程說明 擬稿文書在本機上完成擬稿工作后，把原件上載到OA系統中，填寫發文處理表單，把文件發送給下一環節進行

13、審核。（應填項目：來文日期、來文單位、來文編號、來文標題、收文日期、來文單位類別、收文編號、文書、附件） 經理辦公室主任審核經理辦公室主任收到文件后，對文件進行審核，審核完后填上自己的審核意見及簽字，將文件發送回文書。（審批意見可以是同意，也可以是不同意）（應填項目：主任姓名、主任意見） 通知文書（1）文書收到經理辦公室主任發送回的文件后，將文件先發送給公司高管審批，在受到公司高管的審批后再將文件發送給總經理審批。（應填項目：無） 總經理與公司高管審批總經理與公司高管在接到文書發送來的文件后，對文件進行審批，審核完后填上自己的審核意見及簽字，將文件發還給文書。（審批意見可以是同意，也可以是不同

14、意）（應填項目：高管意見、總經理簽名、總經理意見） 通知文書（2）文書在收到總經理及公司高管的審核文件后，確認總經理、公司高管、辦公室主任的簽字齊全后，將文件發送給執行部門。（應填項目：無） 執行部門由執行部門負責執行文件，同時結束流程。（應填項目：承辦人意見）收文登記說明收文登記與傳統的辦公思路一致。主要是為了在收文管理的處理結束以后，可以有收文記錄可查詢。收文登記的權限設在辦公室的文員張麗娜，只有她一個人有權限將總經理辦公室的文件分類登記。將收文登記用OA解決比傳統方法有幾個明顯的好處，那就是查詢方便、快捷。由于同仁堂的外收文全部是紙介質文件，所以外收文歸檔仍然必須交檔案管理員歸檔，收文登

15、記只做為歸檔前的文件備查時使用。發文管理在發文管理中，公司任何一人都可以啟動該流程，但最后發文的權限在經理辦公室，即經過一系列審批之后，文件最后需由經理辦公室文書發送，發送完畢后由打字員打印并交檔案員歸檔保存。 打印打印環節權限在經理辦公室的打字員。打字員可以根據領導簽發的版本進行排版工作，并在排版結束之后將正式文件上載到OA系統中，進行文件下發工作。對于公司大樓內部的部門，本系統提供電子發文方式，若需要發文到駐外單位，仍應將簽發完的附件下載到本地,然后打印出正式文件的紙質件，并將紙質件下發到相應的部門。說明：由于目前所有的外收文與外發來文均是紙質文件，要實現在網絡上處理收、發文審批流程，必不

16、可少的工作是把紙質文件掃描成電子形式的，這就會造成收文處理人員的工作量大增加，甚至于比傳統的辦公方式還要繁瑣，在與辦公室的文件管理員多次交流以后，一致認為，收、發文處理暫仍采用原傳統方式處理，本OA系統只處理收、發文件的目錄登記工作。檔案管理檔案管理模塊，由檔案管理員進行管理。檔案管理模塊主要是為了與公文流轉部分相銜接，實現電子歸檔與計算機查詢。但目前同仁堂公司的檔案軟件尚無法與OA系統進行連接。所以如何與真正的檔案管理軟件進行無縫銜接將放在同仁堂公司辦公自動化的二期建設中進行考慮。本期主要提供檔案借閱申請的網上審批流程。檔案借閱申請檔案借閱，公司任何人都可以啟動該流程，經過一系列審批后，最終

17、處理權在檔案管理員，系統實施方為同仁堂規范的檔案借閱流程如下： 檔案借閱申請流程說明 申請人申請人填寫完“檔案借閱申請單”后，將申請單發送給部門領導審批。如果部門領導較忙，申請人也可以將申請單發送給公司高管審批，如果公司高管同樣較忙，申請人也可以直接將申請單發送給檔案管理員。（應填項目：借閱人、借閱說明、借閱人部門、申請日期、檔案名稱） 部門領導部門領導在收到“檔案借閱申請單”后，如果同意該申請，則填上自己的審批意見及簽名，將申請單發送給公司高管，如果公司高管較忙，也可將申請單發送給檔案員。如果不太陽該申請，部門領導也可將該申請單用“退回上一環節”按鈕退還給申請人。（審批意見可以是同意，也可以

18、是不同意）（應填項目：是否同意、部門領導意見、部門領導簽名） 公司高管公司高管在收到部門領導發送來的申請單后，對申請單進行審批，如果同意，則填上自己的審批意見及簽名，將申請單發送給檔案管理員。如果不同意，也可將該申請單用“退回上一環節”按鈕退還給部門領導。（審批意見可以是同意，也可以是不同意）（應填項目：是否同意、公司高管意見、公司高管簽名） 檔案管理員 檔案管理員在收到“檔案借閱申請單”后，根據具體情況決定是否同意借閱檔案，同時將處理意見及自己的簽名填寫，再將“檔案借閱申請單”發送給申請人。（應填項目：檔案室同意、借閱日期、檔案室意見、檔案室簽名） 通知申請人 申請人接收檔案管理員發送來的“

19、檔案借閱申請單”，并結束流程。（應填項目：無）申請人接到這個通知書以后，如果檔案管理員同意申請人的請求，則會與申請人約定檔案查閱的具體時間。如果檔案管理員不同意申請人的請求，則直接通知申請人本次申請失敗。日常辦公簡報管理 簡報管理主要功能是為了方便普通員工網上投稿，流程圖如下所示： 投稿人在OA主頁面的下載專區里的公文模板下載欄目中先下載簡報模板，然后在本機上進行編輯工作，在編輯完成以后，將文件當作附件，并填寫好發件人姓名、發送人部門等內容，提交到黨委工作部，可以提交給一個人，也可以提交多個人，黨委工作部的每一個工作人員均可以處理上傳的簡報。公司值班管理公司值班管理包括值班信息的錄入、值班情況

20、登記、值班費用的統計三部分。此功能模塊主要由安全保衛部負責。值班表的錄入與發布安全保衛部相關人員可以在系統中錄入本單位下月的值班表，并發布在網上（信息發布欄目），公司所有人員均可查閱，并且值班人員在相應的時候收到通知，了解最新的值班安排情況。值班情況登記根據值班信息表的情況，值班員在值班后應向值班表單中輸入本次值班情況， 由于值班情況要作為以后值班的一個記錄長期保存。所以值班員應審慎填寫，因為一旦填寫完畢并保存后，任何人均無法自行修改，也無法刪除，包括填寫者本人也無法修改或刪除。碰到這種情況，請填表人對安全保衛部去要求做修改，此時應向安全保衛部的相關人員說明情況，在安全保衛部人員的監督下完成值

21、班記錄的修改。值班情況的統計根據值班員錄入的值班情況，安全保衛部可以統計某個月每個值班員的值班費用情況，并且能自動生成一個報表，可導出成一個EXCEL表格。費用管理費用管理包括值班費、高溫費、塵毒費、飯費的上報與申領等組成部分。各種不同費用的上報與申領最后落實到不同部門的負責人手中。值班費由安全保衛部負責，高溫費、塵毒費由技術工裝部負責審批，飯費由物業管理公司負責審批。費用申請流程的設置、啟用與審批可以在服務器端中，由系統管理員設置費用申領上報表及圖示化申請流程。系統實施方提供的規范流程圖如下：費用申請流程說明 承辦人申請人填寫完“費用申請單”后，將申請單發送給部門領導審批。（應填項目：費用類

22、別、上報人、上報部門、上報日期、相關說明） 部門領導 部門領導收到“費用申請單”后，進行審批，并將自己的審批意見及簽名填寫，將“費用申請單”用“退回上一環節”按鈕發送回申請人。（審批意見可以是同意，也可以是不同意）（應填項目：是否同意、部門領導意見、部門領導簽名） 承辦人申請人在收到部門領導的審批后，再將“費用申請單”發送給職能部門處理。（應填項目：無） 職能部門職能部門收到申請人發來的“費用申請單”后，進行處理，同時結束流程。（應填項目：無）人力資源報表上報每月月初，各部門將本部門上月的考勤報表上報到人力資源部。考勤報表以附件形式掛在表單上。其它如獎金表、一次性獎勵、季度獎等需報往人力資源部

23、的相關報表，也在此應用中進行上報。人力資源部考勤負責人將報表下載到本地即可。流程如下：人力資源表上報流程說明 上報人公司各部門考勤員填寫完“人力資源報表”后，將人力資源報表發送給人力資源部審批。（應填項目：部門名稱、上報人、上報日期、備注、標題、費用類別、附件） 人力資源部 人力資源部對上傳的人力資源報表進行審批，同時結束流程。（應填項目：是否同意、接收人簽名、人力資源部意見）部門工作匯報每月月初，各部門領導可在此將本部門的工作情況匯報到公司高管領導。工作情況以Word文檔形式，掛于附件上，然后將文件傳送至各分管領導即可。流程如下： （普通員工） （部門領導）部門工作匯報分為兩種情況：一是公司

24、普通員工，二是各部門經理。部門工作匯報（普通員工）流程說明 上報人上報人將“部門工作匯報表”填好之后，發送給部門領導。（應填項目：上報人、上報部門、備注、附件） 部門領導 部門領導收到“部門工作匯報表”后，可將“部門工作匯報表”的附件（即工作情況）保存至本地，然后再將“部門工作匯報表”發送給經理辦公室。（應填項目：無） 經理辦公室 經理辦公室收到部門領導發來的“部門工作匯報表”后，可將可將“部門工作匯報表”的附件（即工作情況）保存至本地，然后再將“部門工作匯報表”發送給公司高管。（應填項目：無） 公司高管公司高管收到“部門工作匯報表”后，進行審閱，并結束流程。（應填項目：無）部門工作匯報（部門

25、領導）流程說明 部門領導 部門領導將“部門工作匯報表”填好之后，發送給公司高管。（應填項目：上報人、上報部門、備注、附件） 公司高管公司高管收到“部門工作匯報表”后，進行審閱，并結束流程。（應填項目：無）工資更改通知此功能模塊僅涉及人力資源部與財務部，由人力資源部下發變更通知到財務部。人力資源部可以將要變更的情況以EXCEL或WORD的形式掛靠在此處，財務部收到文件后下載即可。流程如下：工資更改通知流程說明 人力資源部人力資源部將要變更的情況以EXCEL或WORD的形式添加到附件欄后，將工資更改通知發送給財務部審批。（應填項目：發件部門、標題、備注、發件日期、附件） 財務部財務部在收到人力資源

26、部發來的“工資更改通知”后，將附件下載到本地，再進行處理，同時結束流程。（應填項目：無）個人存工管理個人存工和請假管理的權限由公司各部門專人負責。個人存工信息的錄入系統提供一個表單，由各部門指定專門人員將本部門人員的存工情況依次錄入。（按小時）個人存工信息的統計在存工情況錄入后，各部門人員可以在此查詢個人的存工情況。系統根據錄入的存工情況，自動提供一個報表，并可導出成一個EXCEL表格，下載到本地。資源管理用章、用證申請管理印章管理涉及同仁堂股份公司印章、同仁堂制藥廠印章兩個公章。這兩個公章的審批權限在經理辦公室，申請人員為業務員。建議經理辦公室指定專人進行審批。證照管理涉及同仁堂股份公司證照

27、、同仁堂制藥廠證照兩個證照。這兩個公章的管理權限在經理辦公室。建議由經理辦公室專人進行管理。申請人員主要是經營部門的業務員。用章、用證申請流程的設置可以在系統管理端中設置用章、用證申請表及圖示化處理流程。流程如下：用章、用證申請流程說明 申請人 申請人填寫完“用章、用證申請表”后，將申請表發送給部門領導審核。（應填項目：用章部門、申請人、用途、所申請證章） 部門領導部門領導在接收到“用章、用證申請表”后，對申請單進行審批，如果同意，在身單上填寫上自己的審批意見及簽名，并將申請單發送給經理辦公室審批；如果不同意，可以將申請單用“退回上一環節”按鈕退回給申請人。（應填項目：是否同意、部門領導意見、

28、部門領導簽名） 經理辦公室（1）經理辦公室在接收到“用章、用證申請表”后，對申請單進行審批，將自己的審批意見及簽名填在申請單上。審批完后將申請單發送給主管副總審批。（應填項目：管理員意見） 主管副總主管副總收“用章、用證申請表”后，對申請單進行審批，并將自己的審批意見及簽名填在申請單上，發送給經理辦公室。（審批意見可以是同意，也可以是不同意）（應填項目：是否同意、主管副總意見、主管副總簽名） 經理辦公室（2）經理辦公室在收到主管副總的審批后，再將“用章、用證申請表”發送給總經理審批。（應填項目：無） 總經理總經理在收到“用章、用證申請表”，對申請單進行審批，并將自己的審批意見及簽名填在申請單上

29、，發送給經理辦公室。（審批意見可以是同意，也可以是不同意）（應填項目：是否同意、總經理意見、總經理簽名） 經理辦公室（3）經理辦公室在收到主管副總的審批后，確認部門領導、主管副總、總經理意見及簽名后，對所申請證、章進行編碼，再將“用章、用證申請表”發送給申請人。（應填項目：使用日期、管理員同意、各申請證章編碼） 申請人接收經理辦公室發來的“用章、用證申請表”，同時結束流程。（應填項目：無） 用章、用證申請流程的啟用、審批申請人在系統中啟用申請流程，填寫印章申請表并發送給相關人員。流程中每一審批人員都可以看到前面環節的審批意見，并在申請表相應位置填寫本人的審批意見，發送給其它相關人員進行審批。用

30、章、用證申請資料的查詢經理辦公室的印章管理人可以在此查詢以往的印章辦理記錄，支持兩種查詢方式，一種是按業務流水號進行查詢，所查詢的是這一個完整的業務信息的相關內容。也可以按業務生成的用章的編碼來查詢，這樣可以查到任何一個想要查詢的用章代碼的信息以及申請人的所有相關信息。車輛管理車輛管理包括車輛信息的錄入、用車申請及車輛使用情況統計等三個組成部分。這部分功能模塊主要涉及經理辦公室與車隊隊長。公司其它部門人員如需用車可以申請向經理辦公室申請，車輛管理人員根據情況予以回復。公司高管人員用車不在此列。車輛信息的錄入車輛管理員可以在系統中錄入本單位所有可供使用的車輛資料，方便進行車輛的管理。用車申請需要

31、用車的用戶在系統中填寫用車申請表，填寫完畢后發送給相關人員進行審批。流程中相關人員在審批過程中可以查看前面環節的審批意見，在用車申請表中填寫本人的審批意見，并發送給下一審批環節。工作人員能看到現有車輛的使用情況，即外出時，應有記錄。系統實施方為同仁堂規范的用車申請流程如下： 用車申請流程說明 申請人 申請人填寫完“用車申請表”后，將申請表發送給部門領導審核。此時，申請人也可以將申請單直接發送給車管人員審批。（應填項目：目的地、用車事由、用車方式、用車周期、擬乘人數、申請人、發車時間、出發地點、申請部門） 部門領導部門領導在收到“用車申請表”后，對申請表進行審批，在申請單上填上自己的審批意見及簽

32、名，如果同意，就將申請單發送給車管人員審批；如果不同意，可用“退回上一環節”按鈕退回給申請人。（應填項目：是否同意、部長簽名） 車管人員車管人員在收到部門領導或申請人發來的“用車申請表”后，對申請單進行審批，并將自己的審批意見及簽名填上，再將申請單發送給車隊隊長。如果當時沒車可派，將申請表退還給申請人。（應填項目：是否同意、車管人員意見、車管人員簽名） 車隊隊長車隊隊長在收到申請表后，對申請單進行處理，并將自己的處理意見及簽名填上，將申請單發送給申請人。（應填項目：是否同意、車隊隊長意見、車隊隊長簽名） 申請人接收已審批的“用車申請表”，并根據審批結果處理，并結束流程。（應填項目：無）車輛使用

33、情況錄入在審批過程當中，車輛管理員如同意申請人的申請，應在系統中填寫相應的記錄表單，作為該申請人使用車輛情況的統計。若不同意，則退回。車輛預訂情況修改在車輛申請審批流程流轉到車隊隊長時，車隊隊長通過選擇司機外，系統自動選出車型和車牌號，同時系統自動修改車輛預訂情況表。以方便公司其它人員申請車輛時，知道車輛的預訂情況。車輛派出情況查詢全公司人員都可以查詢到當前車輛的派出情況，可以一目了然的看到哪些車還在樓下停車場，哪些車已經派出去了。可以輔助申請人判斷當前時刻申請車輛成功的可能性，免去一些不必要的盲目定車申請，減輕車管人員的負擔。車輛使用情況統計車輛管理員可以查詢某一個時期某輛車的使用情況或某個

34、部門的用車情況。會議管理會議管理主要是會議通知的發放。會議通知用戶可以利用電子郵件的形式把會議通知發送給與會人員。公司會議通知的使用權限在經理辦公室。流程如下：其中由于會議的性質不同，參加人員也就相應不同。當會議是“業務會”時，參加人員為全體人員，當會議是“行政會”時，參加人員是公司高管及各部門（分公司）副部長（副經理）以上級領導（包括副部長及副經理）。會議通知流程說明 發布人會議發布人將“會議通知單”填好之后，將其發送給應該參加會議人員。（應填項目：開會時間、會議地點、主辦部室、主持人、會議主題、備注、參加部室、人數、發布日期、發布人、會議地點、會議編號、會議內容） 參加會議人員參加會議人員

35、接收“會議通知單”，并結束流程。（應填項目：無）信息發布管理簡報管理簡報上報流程說明各部室將需發布簡報上報黨委.系統實施方規范的流程如下： 擬稿人擬稿人將“簡報材料上報單”填好之后，發送給黨委辦。（應填項目：簡報標題、上報人、上報部門、上報說明、附件） 黨委辦黨委辦接收“簡報材料上報單”，將“簡報文件”下載到本地，再進行發布，并結束流程。簡報發布由黨委工作部在此進行簡報發布，具體內容為各部門上報到黨委工作部，并經黨委工作部報批公司高管領導審批后，準予發布的簡報內容，公司其它人員可以瀏覽發布的簡報內容。黨委信息發布由黨委工作部在此進行相關信息的發布，如“公示”、“人事任免通知”等，公司其它人員可

36、以瀏覽發布的信息內容。信息發布專欄公司其它各部門均可在此進行信息發布，信息維護遵循“誰發布、誰維護”的原則，其它部門對該信息均只能進行瀏覽。業務管理藥品信息管理財務二部在此處可以把有關的藥品品種信息輸入到系統中來，由財務二部根據需要決定公司哪些部門可以查詢，具體操作權限需協同系統管理員一起進行。客戶投訴管理品質保證部在此處可以對客戶打來電話進行的投訴或反應的情況以及處理的結果輸入OA系統中，以備將來進行查詢，公司高管領導可在此按類別查詢到相關的情況。專項資金管理技術工裝部可將工程、專項資金的有關信息的進行上載，以供領導查詢等。如需要將專項資金的使用情況上報公司高管領導，可以通過內部郵件來實現。

37、電子公告政策法規系統管理員可以在系統中進行政策法規信息的發布工作。系統中用戶可以瀏覽所發布的政策法規信息。系統實施方在實施過程當中將發布國家最近頒布的一些藥品法規、安全保衛法規以及一些重大的政策（黨委工作部提出的黨員的學習內容可在此發布、權限在系統管理員）。規章制度系統管理員可以在系統中進行規章制度的發布工作，系統中用戶可以瀏覽所發布的規章制度信息。如人力資源部的新人調入或調配需知，安全保衛部的管理制度以及公司其它方面的一些重大規章制度。員工學習天地員工學習天地，主要是將各部門需要讓員工學習的內容掛靠在網上，為統一管理權限，僅限系統管理員將各種學習資料掛靠在網上。比如，黨委要求黨員學習的“三個

38、代表”方面的內容、團委要求發布的“團章”的內容、安全保衛部要求的“安全保衛”方面的學習內容等。內部論壇內部論壇，提供一個員工自由發表言論的場所，在此處，所有員工都可以就某件事情發布觀點，其它人員可以進行回復。論壇設管理員一名，由系統管理員在服務器端指定。相關鏈接系統提供鏈接功能，可以鏈接到單位內部網站或外部網站。（注：系統鏈接到外部網站需要相關物理環境的支持）系統界面提供個性化的系統界面。根據使用方的要求，開發單位進行系統界面的設計。用戶logo及banner設置由同仁堂公司提供公司電子版的logo企業標示及banner頁面，作為系統主界面的logo及banner。同仁堂公司各部門需求經理辦公

39、室收文、發文管理 (見3.2.1、3.2.2)車輛管理 (見3.4.4)印章、證照管理 (見3.4.1、3.4.2)會議通知(見3.5.2)簡報發布、簡報匯編及上報(見3.7.13.7.3)黨委工作部黨委收文轉發(見3.2.1)黨委信息發布(見3.7)人事任命通知(見3.7)黨委簡報發布(見3.7.1)公示(見3.7.1)黨員學習內容發布(采用“員工學習天地”解決，見3.10.5)公司內部投稿(用內部郵件解決，見3.1.2)外地下屬機構文件傳遞(整體規劃)黨委蓋章申請(整體規劃)團委青年文明號的宣傳、團章的信息公布（見3.7，采用信息發布）優秀團員名單公布(見3.7，采用信息發布)工會可在網上

40、及時公布工會的人員組織情況（見3.7，采用信息發布）及時發布全國總工會最新公布的消息（見3.7，采用信息發布）與基層各工會之間互相交流文件。（整體規劃）對困難職工的幫助情況可以在網上發布。（見3.7，采用信息發布）先進工作者可以在網上通報表揚，先進事跡供大家學習。（見3.7，采用信息發布）工會的各種活動（運動會、書法比賽等）的情況、比賽結果在網上公布。（見3.7，采用信息發布）及時在網上公布各種意外傷害賠償法、保險法、勞動合同法等與職工的切身利益密切相關的法律條款。（采用“政策法規”一欄實現，見3.10.1,由系統管理員管理）人力資源部全公司職工的人員情況一覽表。（可采取“超鏈接”實現，權限在

41、系統管理員）在本大樓內各部門月底上報本單位的人員考勤表格。（見3.3.4）各下屬基層單位能上報本單位的人員編制情況、人員變動情況。（整體規劃）將工資變動情況及時通知財務部門。（3.3.6）下面基層單位的養老保險、失業保險金、醫療保險金的上報。（整體規劃）有人事變動時，可以及時在網上發布消息。（見“信息發布管理”）人員臨時借調申請。（見3.4.3）職工培訓信息的發布。（見“信息發布管理”）品質保證部客戶服務中心，對用戶的來電內容進行登記。（見3.9.2）藥品批號的審批流程。（整體規劃）藥品信息的公布，可以在網上公布，以供員工隨時查閱。（見3.9.1）技術工裝部固定資產管理，固定資產的采購流程。（

42、見“3.9.5”）固定資產報廢流程。（見“3.9.5”）固定資產的盤點，建立一個固定資產一覽表。各基層單位上報固定資產表。（整體規劃）專項資金的使用情況可以發送給領導審閱。（可用“內部郵件”）固定資產管理辦法可在網上發布。（可在“規章制度”一欄發布）設備調撥管理。（見3.6.3）財務部成藥價格的網上發布，包括內部結算價與銷售價格兩種。（用“信息發布管理”）基層單位的藥品價格上報。（整體規劃）高管領導可以查閱財務報表。（見3.9.3）財務部的文件管理，財務檔案的管理。（整體規劃）投資管理部各投資公司可以互傳文件，年報、季報等內容。（整體規劃）發布各投資公司的基本情況，供全公司員工查詢。（在“信息發布管理”中實現）各投資公司的審計情況可供相關人員查詢。（在“信息發布管理”中實現）生產制造部貨號的報批流程，從生產基地上報到生產制造部。（整體規劃）各基地的生產計劃上報。（整體規劃）生產基地上傳的產品包裝的審訂。（整體規劃）經營公司與財務二部的文件共享。（見財務部“成藥價格的網上發布”）通過網上直接發送公司文件到下屬各經營公司，以后不再轉發公司文件。（見“收文”、“發文”，或采用內部郵件方式）網上發送與接收會議通知。（見“會議管理”）公文的屬性分為急、特急、一般等幾種。（在公文中加一字段，設置這三個屬性即可）藥材采購部工作