1、會計信息系統(tǒng)課程教學課件 第一章：會計信息系統(tǒng)概述 第二章：系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置 第三章：總賬系統(tǒng)基本賬務(wù)處理 第四章：總賬系統(tǒng)輔助賬務(wù)管理 第五章：報表系統(tǒng) 第六章：其他子系統(tǒng)教 學 目 錄第一章：會計信息系統(tǒng)概述 第一節(jié)：會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生與發(fā)展 第二節(jié)：會計信息系統(tǒng)的特征與作用 第三節(jié)：會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 第四節(jié)：會計信息系統(tǒng)的功能及結(jié)構(gòu) 第五節(jié)：會計信息系統(tǒng)的實施與管理會計信息系統(tǒng)課程第二章：系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置 第二節(jié)：基礎(chǔ)設(shè)置 第一節(jié)：系統(tǒng)管理會計信息系統(tǒng)課程第三章：總賬系統(tǒng)基本賬務(wù)處理 第一節(jié)：總賬系統(tǒng)概述 第二節(jié)：總賬系統(tǒng)初始設(shè)置 第三節(jié)：總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理 第四節(jié)：總賬系

2、統(tǒng)期末賬務(wù)處理會計信息系統(tǒng)課程第四章：總賬系統(tǒng)輔助賬務(wù)管理 第一節(jié)：出納管理 第二節(jié)：往來管理 第三節(jié)：部門與項目管理 第四節(jié)：現(xiàn)金流量管理會計信息系統(tǒng)課程第五章：報表系統(tǒng) 第一節(jié)：報表系統(tǒng)概述 第二節(jié)：報表系統(tǒng)初始設(shè)置 第三節(jié)：報表系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理會計信息系統(tǒng)課程第六章：其他子系統(tǒng) 第一節(jié)：薪資管理系統(tǒng) 第二節(jié)：固定資產(chǎn)系統(tǒng) 第三節(jié)：應(yīng)收應(yīng)付款管理系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)課程開講啦一. 會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生（一）會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展 1.手工處理：完全靠人工來處理會計數(shù)據(jù)，使用的工具主要有筆墨、紙張、算盤、計算器等。 2.機械化處理：借助于會計專用機械，采用卡片穿孔技術(shù)來處理會計數(shù)據(jù)。 3.電算化處理：

3、主要利用電子計算機及其輔助設(shè)備來處理會計數(shù)據(jù)。 4.信息化處理：利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信和信息感測等技術(shù)來處理會計數(shù)據(jù)。 （二）會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生 1.標志：1954年10月美國通用電器公司首次利用電子計算機計算職工薪酬的舉動，引起了會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的革新，開創(chuàng)了利用計算機進行會計數(shù)據(jù)處理的新紀元，標志著會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生，它是會計發(fā)展史上又一次重大革命。 可見，會計信息系統(tǒng)屬于一門新興學科、有待于進一步的發(fā)展和完善。 2.含義：有狹義與廣義之分。 （1）狹義會計信息系統(tǒng)：僅指電子計算機技術(shù)在會計工作中的具體應(yīng)用。認為會計信息化是一門技術(shù)，注重實務(wù)操作。 即：會計信息化 = 會計 + 計算機 （2

4、）廣義會計信息系統(tǒng)：包括與會計信息化工作有關(guān)的所有內(nèi)容。認為會計信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)加強組織管理。例如：財務(wù)軟件開發(fā)、會計人才培養(yǎng)、宏觀發(fā)展規(guī)劃、管理制度建設(shè)、軟件市場管理等。 即：會計信息化=會計學+計算機學+管理學+信息學二. 會計信息系統(tǒng)的概念（一）會計數(shù)據(jù) 1.概念：用于描述各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)屬性的數(shù)據(jù)。例如：銀行存款100萬元、固定資產(chǎn)900萬元、注冊資本5000萬元和利潤總額130萬元等。 2.表現(xiàn)形式：數(shù)字、文字、圖表、聲音、影像等。例如：在會計憑證、會計賬簿和會計報表中所記錄的文字和數(shù)字都是會計數(shù)據(jù)。（二）會計信息 1. 概念：加工后有用的數(shù)據(jù)。例如：經(jīng)審核通過的有關(guān)資產(chǎn)、

5、負債、收入、費用和利潤等財務(wù)信息。 2. 種類：會計信息從其加工程度和使用層次來看，可分為以下三大類： （1）財務(wù)信息：是指企業(yè)過去已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟活動信息，例如：貨幣資金期末余額為107萬元等。 （2）管理信息：是指企業(yè)現(xiàn)在管理所需要的特定信息。例如：資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流量比率等。 （3）決策信息：是指企業(yè)為未來決策活動提供的有關(guān)信息。例如：預(yù)測資金需要量、編制生產(chǎn)計劃等。（三）會計數(shù)據(jù)與會計信息的關(guān)系 1.先后之別：先有會計數(shù)據(jù)，后有會計信息。 2.相互轉(zhuǎn)換：會計信息本身也是一種會計數(shù)據(jù)。 3.二者的關(guān)系： 如圖所示：（四）會計信息系統(tǒng) 1. 信息系統(tǒng)：對數(shù)據(jù)進行處理，生成特定信息的一種系統(tǒng)。

6、雖然各種信息系統(tǒng)提供的信息有所不同，但作為一個信息系統(tǒng)都應(yīng)具有采集數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)、存儲數(shù)據(jù)、傳遞數(shù)據(jù)和輸出信息五個基本功能。 2. 會計信息系統(tǒng)：有序的會計工作之間相互依存，環(huán)環(huán)緊扣，與信息系統(tǒng)的基本功能及其順序一一對應(yīng)，充分體現(xiàn)了會計本身就是一個信息系統(tǒng)，其英文縮寫為AIS（Accounting Information System）。 如圖所示：三.會計信息系統(tǒng)的發(fā)展（一）功能結(jié)構(gòu)的發(fā)展：分為以下四個階段 （1）單項業(yè)務(wù)電算化：起步階段（漫長的十幾年） 時間：國外1954-1965年 國內(nèi)1979-1991年 特征：業(yè)務(wù)被局部替代 （繁瑣、簡單） （2）會計核算電算化：本質(zhì)階段（成熟的四五

7、年） 時間：國外1965-1969年 國內(nèi)1991-1995年 特征：財務(wù)核算工作全部電算化（3）會計管理電算化：增強階段（共享會計信息） 時間：國外1970-1980年 國內(nèi)1996-2006年 特征：會計核算、財務(wù)管理全面電算化（4） 財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化：理想階段（建立ERP系統(tǒng)） 時間：國外1980年就開始 國內(nèi)2006年才開始 特征：建立以財務(wù)為核心的大財務(wù)系統(tǒng)，改 變企業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)和運營方式，使得 企業(yè)能夠動態(tài)、實時和準確地獲取所 需要的信息。 （二）社會應(yīng)用的發(fā)展 （以我國為例分為四個階段）1.試點研制階段：時 間：1979年1983年重大事項：1979年財政部給長春“一汽”撥款50

8、0萬元； 1981年8月正式提出“會計電算化”的概念。存在問題：人才缺乏、設(shè)備緊缺、價格昂貴、漢化工 具軟件很不齊全。 2.自發(fā)發(fā)展階段：時 間：1983年1987年重大事項：1983年國務(wù)院成立了“電子振興領(lǐng)導小組”； 1984年開始一些研究院所和高校招收了會計 電算化研究生。存在問題：各自為政，低水平重復(fù)開發(fā)，浪費很大；沒 有形成商品化軟件等問題。3.有計劃發(fā)展階段時 間：19871998年重大事項：1987年成立了“會計電算化研究小組”； 1988年召開了“會計電算化”學術(shù)討論會； 在財政部支持下，成立了一批專業(yè)會計軟 件開發(fā)公司（如安易、用友、萬能等）； 19871996幾年來，財政部

9、頒布了許多關(guān) 于會計電算化的規(guī)定和通知。存在問題：財務(wù)軟件的質(zhì)量和功能還有需要完善和提高。4.競爭提高階段： 時 間：1999年至今 重大事項：專業(yè)財務(wù)軟件公司迅速發(fā)展壯大； 許多經(jīng)濟管理類院校開設(shè)了會電專業(yè)； 會計核算軟件的開發(fā)技術(shù)趨于成熟； 會計管理軟件成功開發(fā)； ERP軟件的研制、試點與推廣； 會計信息化的開展與管理更加規(guī)范等。 存在問題：加強商品化財務(wù)軟件市場的管理。 （三）AIS的發(fā)展趨勢 1.網(wǎng)絡(luò)化：實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理并發(fā)操作、 統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。 2.集成化：建立以財務(wù)管理為核心的企 業(yè)全面管理信息系統(tǒng)。 3.智能化：利用“專家系統(tǒng)” 輔助財務(wù) 管理、提高經(jīng)營決策水平。兩化實現(xiàn)，

10、一化期待！一. 會計信息系統(tǒng)的特征（一）與其他信息系統(tǒng)相比的特征 1.數(shù)據(jù)量非常大：一般占管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)總量的70-80%左右。 2.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜：會計數(shù)據(jù)增減變化使會計科目之間存在網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)；系統(tǒng)內(nèi)部和外部接口比較復(fù)雜。 3.數(shù)據(jù)處理方法規(guī)范：各單位必須嚴格執(zhí)行會計準則和會計制度，且不能隨意更改。 4.數(shù)據(jù)要求標準高：對會計數(shù)據(jù)的全面性、真實性、準確性和及時性要求很高。 5.數(shù)據(jù)安全隱患多：采用各種有效措施，加強防范與管理，保證AIS的安全可靠。 （二）與傳統(tǒng)手工會計相比的特征 特征傳統(tǒng)手工會計會計信息系統(tǒng)處理工具電算化筆、算盤、計算器電子計算機信息存儲隱形化 紙張磁性介質(zhì)賬務(wù)處理程序統(tǒng)一化

11、常用四種（選擇之一）記賬憑證處理程序數(shù)據(jù)處理集中化分散收集、分組核算導致：重復(fù)處理集中收集、統(tǒng)一處理 使用：信息共享內(nèi)部控制全面化試算平衡（3個）、賬務(wù)核對（4個）、等組織控制。還采用“初始設(shè)置、權(quán)限分配、口令設(shè)置等程序控制。二. 會計信息系統(tǒng)的作用 體現(xiàn)在五個方面：即三個提高、兩個推動。（一）減輕會計人員勞動強度，提高會計工作效率 大部分會計工作可由計算機自動、高速地來完成。例如：算賬、記賬、對賬、賬齡分析、編報等。（二）促進會計工作規(guī)范化，提高會計工作質(zhì)量 會計數(shù)據(jù)的處理是在軟件的程序控制下進行的。例如：借貸不平衡的憑證不予保存、有未記賬的憑證不能結(jié)賬等。（三）促進會計職能轉(zhuǎn)變，提高會計人

12、員素質(zhì) 三個職能：核算、監(jiān)督、決策；知識結(jié)構(gòu)：復(fù)合型會計人員。（四）促進會計理論研究，推動會計管理制度改革 對賬務(wù)處理程序、賬簿、憑證和審計程序等方面實質(zhì)和方法產(chǎn)生了深遠的影響，從而對會計工作提出了許多新概念新問題。（五）促進信息化技術(shù)應(yīng)用，推動企業(yè)實現(xiàn)信息化 實施會計信息系統(tǒng)后，單位局域網(wǎng)絡(luò)和廣域網(wǎng)絡(luò)的建立與開通，為整個企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟信息資源共享提供了良好的技術(shù)條件。 一般包括采集會計數(shù)據(jù)、加工會計數(shù)據(jù)、存儲會計數(shù)據(jù)、傳遞會計數(shù)據(jù)和輸出會計信息五個環(huán)節(jié)。一. 采集會計數(shù)據(jù) 是AIS數(shù)據(jù)處理起點，通常有以下三種采集方式。（一）直接采集：用戶把原始憑證上的會計數(shù)據(jù)通過鍵盤以記賬憑證的形式錄入財務(wù)軟

13、件系統(tǒng)中，即人工憑證。（二）間接采集：用戶將將“輔機”卸出的人工憑證，再通過軟盤和網(wǎng)絡(luò)形式傳輸?shù)劫~務(wù)處理“主機”內(nèi)，也屬于人工憑證。（三）自動采集：財務(wù)軟件根據(jù)用戶事先定義和設(shè)置來自動生成記賬憑證，即機制憑證。二. 加工會計數(shù)據(jù) 一般包括分類、計算、核對、變換、合并、更新、檢索、分配和生成等。它是會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的核心環(huán)節(jié)，具體有以下兩種處理的方式。（一）成批處理：是指把采集的會計數(shù)據(jù)，分組或分類或定期一次來進行大量處理，被廣泛應(yīng)用。例如成批機制憑證、審核憑證、憑證記賬、編制報表、計提折舊和計算薪酬等。（二）實時處理：是指會計數(shù)據(jù)在輸入財務(wù)軟件保存的同時，系統(tǒng)就立即進行有關(guān)處理。必不可少的

14、一種方式。例如業(yè)務(wù)發(fā)生后立即制單、日常輔助核算現(xiàn)金流量和及時進行支票登記等。 三. 存儲會計數(shù)據(jù) 主要以數(shù)據(jù)庫文件的形式存放，以備后用。（一）存儲數(shù)據(jù)的功能：會計信息系統(tǒng)只有具備存儲數(shù)據(jù)的功能，才能實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)一次錄入，多次反復(fù)使用。（二）存儲數(shù)據(jù)的形式：在會計信息系統(tǒng)中，大量的會計數(shù)據(jù)需要許多數(shù)據(jù)庫文件來共同保存和管理，例如會計科目庫文件、記賬憑證庫文件、科目余額庫文件、往來客戶庫文件、部門庫文件和對賬單庫文件等，這些相互關(guān)聯(lián)的后臺數(shù)據(jù)庫文件就組成了電子賬套，它將隨著用戶的前臺操作而發(fā)生變動和更新。四. 傳遞會計數(shù)據(jù) 在AIS中，各個子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞主要有三種方式。（一）總賬中心方式:是

15、指各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)以機制憑證的形式傳遞給總賬系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間不能相互獲取數(shù)據(jù)。它是以總賬系統(tǒng)為核心來匯總和交換數(shù)據(jù)，目前的主要方式。 （二）直接傳遞方式:是指各個子系統(tǒng)可相互直接取數(shù)。雖然方便，但數(shù)據(jù)接口較為復(fù)雜，從而加大了會計信息系統(tǒng)開發(fā)和維護的難度。（三）集中傳遞方式:在AIS中，有一個專門自動轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)，來負責和完成其他各子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)。雖然實現(xiàn)了集中傳遞數(shù)據(jù)，但在并發(fā)操作的環(huán)境下，容易出現(xiàn)擁堵而影響傳遞效率。五. 輸出會計信息：主要有以下四種方式。 （一）顯示輸出：是指將存儲在數(shù)據(jù)庫文件中的會計信息，輸出到顯示器上。雖然迅速、準確，但不能長期保存，一般用于隨機查詢信息。（二）打印輸

16、出：是指將存儲在數(shù)據(jù)庫文件中的會計信息，打印在紙張上，分為套打和非套打兩種形式。雖然能夠長期保存取得的會計信息，但成本較高，所以，一般用于重要會計信息的定期輸出。（三）復(fù)制輸出：是指將計算機硬盤上存放的會計信息拷貝到軟盤、優(yōu)盤、光盤等上。方便、準確、能夠長期保存，并且當硬盤上數(shù)據(jù)被破壞時，還可以用來恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）網(wǎng)絡(luò)輸出：通過計算機網(wǎng)絡(luò)將會計信息傳送，雖然方便、快捷，但安全性和保密性相對較差。 AIS的功能結(jié)構(gòu)是指它由哪些子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)要完成哪些任務(wù)，以及各個子系統(tǒng)之間的相互關(guān)系。一.會計信息系統(tǒng)的功能模塊三大塊！二. 會計信息系統(tǒng)的基本職能 （一）財務(wù)子系統(tǒng):主要用于完成會計核算任

17、務(wù)，會計核算是對已經(jīng)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的事后反映，主要包括： 1.款項和有價證券的收付； 2.財物的收發(fā)、增減和使用； 3.債權(quán)債務(wù)的發(fā)生和結(jié)算； 4.資本、基金的增減； 5.收支與成本費用的計算； 6.財務(wù)成果的計算和處理以及其他會計事項等。會計核算是AIS最基本的職能！ （二）購銷存子系統(tǒng):主要用于生產(chǎn)單位的供應(yīng)鏈管理，供應(yīng)鏈管理是對物資采購、庫存和產(chǎn)品銷售等業(yè)務(wù)進行會計核算與實物管理，它是財務(wù)管理與物流管理的有機整合，是單位對物資進行現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容和手段，也是單位進行成本核算與管理的重要數(shù)據(jù)來源。 會計信息系統(tǒng)只有運用財務(wù)軟件提供的供應(yīng)鏈管理模塊，才能使企業(yè)做到經(jīng)濟采購、合理庫存和擴大銷售

18、，從而能夠優(yōu)化現(xiàn)金流轉(zhuǎn)，更好地管理的營運資金，提高資金利用效率。 （三）管理決策子系統(tǒng):主要用于完成會計管理和會計決策任務(wù)，會計管理就是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)和財務(wù)管理的要求，來組織企業(yè)財務(wù)活動和處理財務(wù)關(guān)系。會計決策就是對有多種發(fā)展可能性的經(jīng)濟活動，通過編制計劃(預(yù)算)和量化分析來作出有利的選擇。 會計信息系統(tǒng)只有運用財務(wù)軟件中的會計管理與決策模塊，才能正確匯總和分析財務(wù)信息，適時取得和反饋管理信息，有效監(jiān)督和評估企業(yè)經(jīng)營活動，使企業(yè)的資金運動能夠在可控制的情況下來循環(huán)和周轉(zhuǎn)。三.會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞 （一）數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系好復(fù)雜！1.單向發(fā)送數(shù)據(jù)（二）數(shù)據(jù)傳遞類型2.單向接收數(shù)據(jù)3.雙向傳遞數(shù)據(jù)只向其

19、他子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)而不接收外系統(tǒng)發(fā)來的數(shù)據(jù)，例如薪資管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)等。只接收其他子系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)而不向外部發(fā)送數(shù)據(jù)，例如UFO報表系統(tǒng)等。既向其他子系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)，又接收來自其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，例如總賬處理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)等。 AIS是由計算機硬件、計算機軟件、會計人員、會計法規(guī)和會計數(shù)據(jù)等五個部分組成的一個人機交互系統(tǒng)。即： 會計數(shù)據(jù)會計法規(guī)會計人員計算機軟件（系統(tǒng)與應(yīng)用） 計算機硬件（部件與模式）自下而上一. 配置計算機硬件（一）確定計算機硬件配置模式 主要有單機、多用戶和網(wǎng)絡(luò)三種結(jié)構(gòu)模式。 多用戶：F/S單機結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)1：C/S網(wǎng)絡(luò)2：B/S（二）選購計算機硬件設(shè)備 1.主機：CPU

20、和內(nèi)存儲器是決定主機性能的兩個主要部件。現(xiàn)在CPU主頻已經(jīng)高達3GHZ；目前配置為2-4G。 2.外存儲器：硬盤是計算機最主要的外存儲設(shè)備。目前大部分配置160GB的硬盤。 3.輸入設(shè)備：主要有鍵盤、鼠標和掃描儀。鍵盤和鼠標是不可少的輸入設(shè)備；掃描儀有手持式和平板式。 4.輸出設(shè)備：主要有顯示器、打印機和繪圖儀。顯示器是必備的設(shè)備。 5.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：用于將多個計算機連接成在一起，便于不同計算機之間傳送數(shù)據(jù)，主要包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)適配器、調(diào)制解調(diào)器、網(wǎng)絡(luò)線和交換機（或集線器）等。 （三）建立機房工作環(huán)境 1.不間斷電源：又稱為UPS，它分為后備式和在線式兩種：后備式在斷電時只能作為備用電源；而在線式

21、不但有后備式的作用，而且還對計算機有穩(wěn)壓效果。 2.交流穩(wěn)壓電源：計算機設(shè)備均應(yīng)采用220V、50Hz交流供電方式，電壓范圍為：220V5%，頻率范圍為：50Hz1Hz。 3.空調(diào)、加濕器、除濕器：計算機機房內(nèi)溫度應(yīng)保持在180C280C，濕度應(yīng)在30%75%。 4.防火防靜電設(shè)施：應(yīng)安裝相應(yīng)的防火設(shè)施，例如滅火器、防火栓等。二. 配備計算機軟件（一）配置系統(tǒng)軟件 1.操作系統(tǒng)：操作系統(tǒng)主要有DOS操作系統(tǒng)和Windows操作系統(tǒng)。Windows是主流操作系統(tǒng)，DOS已基本上作為備用系統(tǒng)被安裝使用。 2.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：按性能可分為小型的桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和大中型的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)兩大類。小型的桌

22、面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)如Access、Foxbase、Dbase 、Prodox和FoxPro等。大中型的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)如Oracle、SQL Server、SybaseASE和DB2等，其中SQL Server是目前財務(wù)軟件后臺應(yīng)用最多的數(shù)據(jù)庫。（二）配置應(yīng)用軟件財務(wù)軟件 1.財務(wù)軟件的分類：從四個方面來分。 （1）按職能大小分：核算型、管理型。 （2）按使用范圍分：通用軟件、專用軟件。 （3）按能否在市場上銷售分：商品化和非商品化。 （4）按信息共享程度分：單用戶、多用戶、網(wǎng)絡(luò)。 2.財務(wù)軟件的配備方式：有三種。 （1）購買商品化財務(wù)軟件：主要方式 。 （2）定點開發(fā)財務(wù)軟件：自行、委托和聯(lián)合開發(fā)

23、。 （3）二次開發(fā)會計軟件：實質(zhì)是上述兩種方式的結(jié)合。 3.選購商品化財務(wù)軟件：（1）常見財務(wù)軟件：用友、金蝶、金算盤、管家婆、 速達、浪潮、新興等。（2）選購注意事項：從四個方面考慮。 合法性：評審的正版軟件。 適應(yīng)性：根據(jù)單位需求選購財務(wù)軟件。 售后服務(wù)：日常維護能力、用戶培訓和改版升級。 軟件價格：功能越強銷售價格就越高。三.配備會計人員（一）會計崗位的職責與權(quán)限 1.系統(tǒng)設(shè)計崗：應(yīng)根據(jù)會計制度和核算要求開發(fā)會計信息系統(tǒng)；要結(jié)合經(jīng)濟政策和企業(yè)微觀管理的需要，不斷修正和完善會計信息系統(tǒng)整體功能；負責指導會計人員正確地掌握和使用財務(wù)軟件；及時解決財務(wù)軟件在運行中所發(fā)生的技術(shù)問題，以保全本單位

24、的經(jīng)濟秘密和重要會計數(shù)據(jù)。 2.系統(tǒng)管理崗：應(yīng)全面負責會計信息系統(tǒng)的正常、有效、安全運行，管理財務(wù)軟件運行環(huán)境的建立及各系統(tǒng)初始化工作，包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相對應(yīng)的科目體系、憑證類型、會計核算方式等多方面的信息化建設(shè)；管理電子賬套數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)；監(jiān)督會計信息系統(tǒng)的日常工作；確保系統(tǒng)安全運行；對會計人員進行合理分工與調(diào)配。 3.系統(tǒng)操作崗：應(yīng)負責會計數(shù)據(jù)的錄入與輸出工作,能夠使用財務(wù)軟件統(tǒng)的部分或全部功能；根據(jù)會計信息化制度的要求，嚴格執(zhí)行計算機硬件、軟件的操作規(guī)程和防范計算機病毒的措施；對機內(nèi)審核通過的數(shù)據(jù)進行日常與期末基本賬務(wù)處理和輔助賬務(wù)處理。 4.數(shù)據(jù)審核崗：應(yīng)負責審核已錄入的會

25、計數(shù)據(jù)和輸出的會計數(shù)據(jù)、賬表正確性,能夠使用財務(wù)軟件有關(guān)審核的功能；根據(jù)財經(jīng)法規(guī)、會計制度和會計信息化制度的要求,嚴把審核關(guān)、維護財經(jīng)法規(guī)和制度的嚴肅性，對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還；對不符合要求的憑證和賬表不予簽章確認。 5.系統(tǒng)維護崗：應(yīng)負責系統(tǒng)的安裝與調(diào)試，解決版本升級過程存在的問題與故障，維修與維護系統(tǒng)以保障各項程序正常運行，確保機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的安全與完整。 6.檔案管理崗：應(yīng)負責保管各項會計數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序的備份軟盤；防止本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式隨意帶出或?qū)ν馓峁?以上六個崗位，各單位不一定都一一設(shè)置，可根據(jù)具體進行合并從簡，但最基本的還應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理（合并系統(tǒng)維護、系統(tǒng)

26、設(shè)計）、系統(tǒng)操作（合并檔案管理）和數(shù)據(jù)審核三個崗位。（二）會計人員的分類與培訓 1.會計人員的分類：分為四大類。 （1）系統(tǒng)設(shè)計人員：一般應(yīng)具備較強的財會理論和實踐經(jīng)驗，掌握信息系統(tǒng)分析、設(shè)計和測試等系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)以及計算機硬件、軟件知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)達到會計信息化高級水平。 （2）系統(tǒng)維護人員：應(yīng)了解和掌握計算機硬件、程序設(shè)計技術(shù)、程序設(shè)計語言、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作系統(tǒng)以及各種工具軟件等理論與應(yīng)用知識，應(yīng)達到會計信息化中級或高級水平。 （3）系統(tǒng)管理人員：應(yīng)掌握財會業(yè)務(wù)與生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)知識、計算機基礎(chǔ)與數(shù)據(jù)庫等知識，也應(yīng)具有一定的系統(tǒng)開發(fā)和維護知識，應(yīng)達到會計信息化中級水平。 （4）

27、軟件操作人員：是系統(tǒng)運行的主要組成人員，應(yīng)具備財會、計算機硬件和系統(tǒng)軟件的基本知識，熟練掌握漢字輸入技術(shù)和財務(wù)軟件操作方法，應(yīng)達到會計信息化初級水平。 2. 會計人員的培訓： （1）會計人員的培訓形式：有三種形式。 財政部門組織的培訓：能夠使會計人員系統(tǒng)、全面地學習會計信息化最前沿的知識，了解AIS國內(nèi)外發(fā)展的動態(tài)與趨勢，在會計信息系統(tǒng)發(fā)展過程中起到引領(lǐng)作用。 軟件公司提供的培訓：軟件公司一般都提供用戶培訓服務(wù)，這種形式側(cè)重于具體軟件的操作，其目的是讓用戶能夠正確、熟練地操作財務(wù)軟件，充分軟件的各項功能。 單位自行組織的培訓：有針對性的培訓，主要解決本單位會計信息系統(tǒng)在實施和運行過程中存在的一

28、些問題，相比之下，它組織方便，時間靈活，內(nèi)容具體。（2）會計人員的培訓層次：初級、中級和高級三個層次。 初級培訓：了解財務(wù)軟件的工作原理，掌握計算機和財務(wù)軟件的基本操作技能。培訓內(nèi)容主要包括計算機基礎(chǔ)、辦公自動化和財務(wù)軟件應(yīng)用等。 中級培訓：對AIS進行管理與一般維護，以及為財務(wù)軟件開發(fā)提供業(yè)務(wù)支持。培訓內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、高級財務(wù)會計、財務(wù)管理和會計信息系統(tǒng)分析與設(shè)計等。 高級培訓：能夠進行財務(wù)軟件的分析、設(shè)計、開發(fā)和維護。培訓內(nèi)容包括計算機硬件組成、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、程序設(shè)計語言和計算機網(wǎng)絡(luò)等。 四.建立內(nèi)部管理制度 （一）崗位責任制度：做到事事有人管，人人有專職，辦事有要求，工

29、作有檢查。 （二）操作管理制度：主要內(nèi)容包括操作人員管理、操作權(quán)限管理和操作規(guī)程管理。 （三）維護管理制度：一般包括硬件維護、軟件維護和數(shù)據(jù)維護三個部分管理。 （四）檔案管理制度：主要包括保管期限與銷毀手續(xù)、文檔安全措施和調(diào)閱會計軟件源程序規(guī)定。 （五）機房管理制度：主要包括設(shè)備保養(yǎng)、機房環(huán)境和病毒防止等內(nèi)容。五. 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換管理 只有做好新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的各項準備工作，才能保障新系統(tǒng)順利投入正式使用。 （一）選擇系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時間：系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時間的選擇，直接影響到轉(zhuǎn)換工作量的大小，一般最好選擇在年初轉(zhuǎn)換。 （二）確定會計核算方法：有些會計事項有幾種核算方法，用戶要根據(jù)財務(wù)管理的需要從中選擇并確定。 （三）

30、規(guī)范記賬憑證與賬簿的格式：使記賬憑證和賬簿的格式更適合于計算機處理。 （四）制定編碼規(guī)則：編碼規(guī)則主要包括分級級數(shù)、每級位長和具體編碼。 （五）建立會計科目體系：根據(jù)單位需要和財務(wù)軟件的要求建立適應(yīng)的會計科目體系。 （六）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：必須對手工會計數(shù)據(jù)按照所選財務(wù)軟件的要求進行認真整理，主要包括以下六項內(nèi)容。 1.核對數(shù)據(jù)：進行賬賬、賬證、賬實、賬表核對，及時更正錯亂賬，確保新系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)的正確性。 2.整理科目余額及發(fā)生額：將整理的數(shù)據(jù)通常與建立的“會計科目體系”合編成一覽表。 3.清理往來賬戶：整理成未核銷往來業(yè)務(wù)一覽表。 4.清理銀行賬戶：編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 5.整理人

31、員檔案：將單位所有職工分類別、分部門進行詳細整理。 6.整理固定資產(chǎn)檔案：在AIS中，固定資產(chǎn)折舊采用的是個別折舊，將各個固定資產(chǎn)資料進行分別整理。一.系統(tǒng)管理概述用友ERP-U872財務(wù)軟件是由多個子系統(tǒng)組成，而且之間相互聯(lián)系，共享數(shù)據(jù)，共同服務(wù)于同一個會計主體。“系統(tǒng)管理”模塊為其中各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一操作和維護提供了一個公用平臺。（一）系統(tǒng)管理模塊的主要功能 主要功能是賬套管理和用戶管理。1.對賬套進行統(tǒng)一管理：賬套管理包括建立、修改 、引入 （恢復(fù)）、備份和刪除等。 2.對年度賬進行統(tǒng)一管理：一個賬套包括多個年度賬，賬套是由年度賬組成的。年度賬管理包括建立、修改、引入（恢復(fù)）、備份、刪除

32、、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)和清空年度數(shù)據(jù)等。 3.對用戶及其權(quán)限進行集中管理：主要包括用戶、角色和權(quán)限的設(shè)置。4.設(shè)立統(tǒng)一的安全機制：主要包括上機日志、設(shè)置備份計劃和清除異常任務(wù)等。（二）系統(tǒng)管理模塊的使用者 只有系統(tǒng)管理員和賬套主管可以登錄使用系統(tǒng)管理模塊。二者擁有的操作權(quán)限是有區(qū)別的。1.系統(tǒng)管理員：負責整個會計信息系統(tǒng)的安全運行與數(shù)據(jù)維護。對系統(tǒng)內(nèi)所有的賬套進行建立、引入、備份和刪除，增刪用戶，分工授權(quán)，設(shè)置備份計劃，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程和清除系統(tǒng)異常任務(wù)等方面的管理。2.賬套主管：要確定企業(yè)會計核算的規(guī)則，組織企業(yè)業(yè)務(wù)處理的流程。只負責指定的賬套，對所管賬套進行修改和年度賬管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、

33、備份、刪除），對所管賬套的用戶可以授權(quán)。3二.賬套管理 （一）賬套的實質(zhì) 電子賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件。1.設(shè)置賬套參數(shù)：決定了系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出的內(nèi)容和形式，應(yīng)由系統(tǒng)管理員來具體負責。2.建立賬簿文件：系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的參數(shù)，自動生成該賬套管理數(shù)據(jù)所需的各種庫文件及其索引文件。賬套設(shè)置過程（二）賬套的主要參數(shù)1.已存賬套：提示用戶，避免重復(fù)建賬。2.賬套號：賬套的唯一標志，不能重復(fù)。3.賬套名稱：一般填寫單位的簡稱，用戶操作賬套時系統(tǒng)將自動顯示和調(diào)用，不能為空。4.賬套路徑：新賬套存放的位置，默認或自行設(shè)置。5.啟用日期：手工會計與電算化會計交接（或轉(zhuǎn)換）日期，具體到“月”

34、。一般最好選擇在某年年初1月份，以便減少初始數(shù)據(jù)裝入的工作量。6.會計期間：一般采用公歷制。假如企業(yè)會計的實際核算期間與正常的自然日期不一致，就必須通過“結(jié)束日期”窗口來調(diào)整各月的截止日期。這樣，每月的結(jié)賬日期就可以不同，但各月的起始日期始終是上月截止日期的下一天。7.單位名稱：是賬套使用的會計主體（即企業(yè)工商注冊登記的全稱），在用戶打印賬套證賬表等數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動輸出顯示。8.本幣代碼：用于確定本賬套會計核算時采用的主要幣。系統(tǒng)默認為代碼是RMB的人民幣，如果單位的記賬本位幣不是人民幣就要重新設(shè)置。9.企業(yè)類型：系統(tǒng)默認為工業(yè)，用戶也可根據(jù)實際情況進行選擇。10.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)提供了很多行

35、業(yè)，用戶從中選擇，如工業(yè)企業(yè)、施工企業(yè)和金融企業(yè)等。11.賬套主管：為了便于進行賬套與操作員管理，每一個賬套必須有一名會計主管，即賬套主管。在建賬過程中，系統(tǒng)管理員可臨時指定系統(tǒng)內(nèi)某一現(xiàn)有用戶為賬套主管，也可通過財務(wù)分工來重新調(diào)整。12.是否按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目：如果選擇，系統(tǒng)將在本賬套中自動生成所選行業(yè)的一級科目。也可不選，用戶根據(jù)需要來自行設(shè)置一級科目。13.基礎(chǔ)信息是否分類：主要有存貨、客戶和供應(yīng)商。信息種類較多時可分類，否則沒有必要分。14.有無外幣核算：有外幣業(yè)務(wù)就必須勾選。15.編碼方案：分級級數(shù)、每級位長；群碼即組合碼。 即本級總編碼=上級編碼+本級編碼。16.數(shù)據(jù)精度：默認為2位

36、小數(shù)，用戶也重新設(shè)置。（三）賬套管理的內(nèi)容一般包括建立賬套、修改賬套、備份賬套、刪除賬套和引入賬套等多項內(nèi)容。1.建立賬套：第一項工作，即先為單位建立一套電子空白賬簿。一個財務(wù)軟件能夠建立多個賬套。系統(tǒng)管理員負責建立新賬套，賬套主管負責建立新年度賬。2.修改賬套：更正賬套中錯誤的或過期的信息，如賬套主管變更；單位名稱改變；銀行賬號變動等，有些信息處于使用狀態(tài)下是不能修改的。系統(tǒng)管理員不能修改賬套，賬套只能由主管來修改。 3.備份賬套：以防備硬盤因意外事故造成數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞時使用。用友財務(wù)軟件不僅能夠手動備份，還可自動定時備份。每次備份都要輸出兩個捆綁在一起的文件：一個是UfErpAc

37、t.Lct賬套信息文件，一個是UFDATA賬套數(shù)據(jù)文件。系統(tǒng)管理員負責備份賬套，賬套主管負責備份年度賬。4.刪除賬套：減少磁盤空間占用，提高運行速度。為了防止誤刪除，用友軟件在刪除賬套之前，強制用戶要進行備份。注意：正在使用的賬套不允許刪除，若想刪除，必須關(guān)閉所有應(yīng)用的系統(tǒng)模塊。系統(tǒng)管理員負責刪除賬套，賬套主管負責刪除年度賬。5.引入賬套：把備份的賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)到財務(wù)軟件中。系統(tǒng)管理員負責引入賬套，賬套主管負責引入年度賬。注意：賬套存放路徑不能在“修改賬套”過程中改變，只能在“引入賬套”過程中可以調(diào)整。6.結(jié)轉(zhuǎn)年度賬：每到年末需要建立下一年的新年度賬，以新年度注冊后，將上年度賬中的相關(guān)數(shù)據(jù)要結(jié)轉(zhuǎn)

38、到新年度賬中。 各子系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)順序如下：7.清空年度賬數(shù)據(jù)：用戶如果發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，這時就可使用“清空年度數(shù)據(jù)”功能來清理。注意：清空并不是全部清空年度賬的數(shù)據(jù)，還要保留一些信息以便用戶重新設(shè)置年度賬，主要有基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目報表等等。由賬套主管來負責。8.清理異常任務(wù)：當系統(tǒng)出現(xiàn)死機或網(wǎng)絡(luò)阻塞時，利用“清理異常任務(wù)”功能就可釋放系統(tǒng)資源，恢復(fù)可能被破壞的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和用戶數(shù)據(jù)庫。用友財務(wù)軟件既可手動清除，也可在“U8應(yīng)用服務(wù)器”中,通過“定時服務(wù)”功能設(shè)置自動清除。由系統(tǒng)管理員來負責。9.清除單據(jù)鎖定：用來解除財務(wù)軟件在使用過程中

39、由于不可預(yù)見的原因造成的單據(jù)鎖定，以恢復(fù)單據(jù)功能的正常使用。由系統(tǒng)管理員來負責。10.刷新：系統(tǒng)管理一個很重要的用途就是對各個子系統(tǒng)的運行實施適時的監(jiān)控。系統(tǒng)將正在登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)及其正在執(zhí)行的功能在界面上列示出來，以便于系統(tǒng)管理員或賬套主管進行監(jiān)控。如果需要看最新的系統(tǒng)內(nèi)容，就需要啟用“刷新”功能來適時刷新功能列表的內(nèi)容。11.上機日志：系統(tǒng)隨時對各個子系統(tǒng)或模塊的每個操作員的上下機時間、操作的具體功能等情況都進行登記，形成上機日志，以便使所有的操作都有所記錄、有跡可尋。由系統(tǒng)管理員來負責。（四）賬套子系統(tǒng)的啟用 只允許系統(tǒng)管理員和賬套主管來啟用子系統(tǒng)。賬套涉及的子系統(tǒng)必須先啟用，然后

40、才能使用。1.子系統(tǒng)啟用的方法：有以下兩種。 （1）系統(tǒng)管理員立即啟用：在新建賬套結(jié)束之后，由系統(tǒng)管理員馬上進入“系統(tǒng)啟用”窗口來啟用要使用的子系統(tǒng)。 （2）賬套主管隨后啟用：賬套主管進入“企業(yè)應(yīng)用平臺”，在“基礎(chǔ)設(shè)置基本信息系統(tǒng)啟用”窗口中啟用子系統(tǒng)。2.子系統(tǒng)啟用的要求：一個賬套可以啟用多個子系統(tǒng)，所有的子系統(tǒng)既可同時啟用，也可先后分別啟用，有些后啟用的子系統(tǒng)可能會受到已啟用子系統(tǒng)啟用日期的限制，有些子系統(tǒng)之間還存在先后順序。 三.用戶管理（一）增加操作員：為了實現(xiàn)內(nèi)部控制和防止越權(quán)操作，除了賬套主管以外，還要至少增加兩名操作員。代碼必須唯一，姓名必須是真人實名。只能由系統(tǒng)管理員來增加操作

41、員。（二）設(shè)置口令：每一個操作員都必須設(shè)置設(shè)置口令并要保密，還要不定期更改。一般操作員只有在知道原口令的情況下，才能修改自己的口令。系統(tǒng)管理員不僅能夠自行修改口令，而且在不知道他人口令的情況下，就能修改系統(tǒng)內(nèi)其他操作員的口令。 注意：系統(tǒng)管理員不能進入“企業(yè)應(yīng)用平臺”，只能在“系統(tǒng)管理”窗口修改有關(guān)口令；賬套主管既可在登錄“系統(tǒng)管理”窗口時修改口令，也可在登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺”時修改口令；其他操作員只能在登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺”時修改口令。（三）分工授權(quán) 為了保證會計信息系統(tǒng)能夠安全有序的運行，必須按照人盡其才和便于操作的原則對每一個操作員進行合理分工授權(quán)。目前，對操作員的權(quán)限管理已經(jīng)由“功能”級深

42、入到“數(shù)據(jù)”級以及“金額”級三個層次，使得權(quán)限控制更加靈活，更加有效。數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限實際上是對功能權(quán)限的補充和細化，只能在功能權(quán)限分配之后進行。三個層次相輔相成1.各級權(quán)限的含義： 功能級權(quán)限是對各個子系統(tǒng)的操作權(quán)，它是主要的權(quán)限設(shè)置。 數(shù)據(jù)級權(quán)限是對“業(yè)務(wù)對象”（如科目和用戶等）進行的控制，它可以通過字段和記錄兩個方面進行權(quán)限控制， 金額級權(quán)限是對操作員在制單時某一科目可以使用的金額數(shù)量限制。2.分工授權(quán)的控制：系統(tǒng)管理員對每一個操作員只能進行功能授權(quán)，而不能進行數(shù)據(jù)和金額授權(quán)；賬套主管只能對所管賬套的操作員進行功能、數(shù)據(jù)和金額分工授權(quán)。功能權(quán)限在“系統(tǒng)管理”功能中設(shè)置；數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)

43、限要進入“企業(yè)應(yīng)用平臺”進行設(shè)置。3.分工授權(quán)的方式：有兩種方式。 一種是直接授權(quán)，即把各子系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的有關(guān)功能直接授權(quán)給操作員。 另一種是間接授權(quán)，即先設(shè)定角色及其權(quán)限，再選擇操作員歸屬的角色，所選角色的權(quán)限就自動歸該操作員擁有。4.分工授權(quán)的要求：主要有以下四個方面。 （1）不相容的權(quán)限必須分開授權(quán)：如憑證填制與審核等。 （2）重要的權(quán)限應(yīng)給專人授權(quán)：如記賬和結(jié)賬。 （3）與崗位相關(guān)的權(quán)限可以同時授權(quán)：如填制憑證、建立會計科目和憑證查詢等權(quán)限。 （4）工作量較大的權(quán)限可以分散授權(quán)：如填制憑證權(quán)可授權(quán)給不同的操作員。（四）注銷操作員 對于已注冊但因工作變動等原因不再操作財務(wù)軟件的操作員，目

44、前有兩種注銷方式。1.不能注銷：這類財務(wù)軟件約定，已注冊的操作員一旦進入系統(tǒng)相應(yīng)的功能模塊，就不能從系統(tǒng)中注銷，只能刪除原來擁有的權(quán)限，其目的是為了保全該系統(tǒng)所有的操作員。2.可以注銷：這類財務(wù)軟件約定，凡是不再操作財務(wù)軟件的操作員，當其上機日志全部被清除后，就都可以從系統(tǒng)中注銷，但不會刪除該操作員以前的操作內(nèi)容。基礎(chǔ)設(shè)置就是把通用財務(wù)軟件根據(jù)單位會計核算與財務(wù)管理的要求進行的一系列初始設(shè)置，是其轉(zhuǎn)換為能夠適應(yīng)本單位財務(wù)工作的專用財務(wù)軟件，它是整個會計信息系統(tǒng)日常運行的前提和基礎(chǔ)。用友財務(wù)軟件把各個子系統(tǒng)公用的一些信息統(tǒng)一進行了管理和設(shè)置，以便共享使用。基礎(chǔ)設(shè)置包括了基本信息、基礎(chǔ)檔案、業(yè)務(wù)參

45、數(shù)、個人參數(shù)、單據(jù)設(shè)置、檔案設(shè)置和變更管理等內(nèi)容，其中有些內(nèi)容還可以在使用模塊進行補充和調(diào)整。 下面主要介紹基礎(chǔ)檔案中的一些必要設(shè)置。一.機構(gòu)人員設(shè)置（一）人員類別：為了對人員進行分類管理，就要把所有的人員按照其工作性質(zhì)和內(nèi)容劃分為不同的類別。一般分為在職人員、離退人員和其他人員三大類等。（二）部門檔案：指企業(yè)各個職能部門的信息，它幾乎被所有子系統(tǒng)共享使用。主要從部門編碼和名稱等方面進行管理。 其中：部門編碼必須按照事先設(shè)置的編碼規(guī)則來唯一錄入，不能重復(fù)。（三）人員檔案：指企業(yè)所有職工的基本信息，主要從編碼、姓名、性別、類別、所屬部門、證件類型、證件號碼、出生日期和任職情況等方面進行管理。人員

46、檔案只能在部門檔案的基礎(chǔ)上進行設(shè)置；人員檔案并不是一成不變的。二.客商信息設(shè)置（一）客商分類：客戶是指單位在銷售業(yè)務(wù)過程中形成的往來對象，供應(yīng)商是指單位在采購等業(yè)務(wù)過程中形成的往來對象。 往來客戶和供應(yīng)商較多的企業(yè)，有必要對客商進行分類設(shè)置。一旦選擇要分類，就必須確定其編碼規(guī)則。 注意：如果賬套選擇對客商進行分類，就必須先設(shè)置客商分類，然后才能編輯客商檔案；如果未選擇分類，就可直接編輯客商檔案。（二）客戶檔案：主要是為企業(yè)的銷售管理、庫存管理和應(yīng)收賬管理服務(wù)的，主要用于填制銷售出庫單和銷售發(fā)票，進行銷售結(jié)算和應(yīng)收款結(jié)算。主要從編碼、名稱、簡稱、所屬分類、開戶銀行、銀行賬號和聯(lián)系方式等方面進行管

47、理。（三）供應(yīng)商檔案：主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理和應(yīng)付賬管理服務(wù)的，主要用于填制采購入庫單和采購發(fā)票，進行采購結(jié)算和應(yīng)付款結(jié)算。主要從編碼、名稱、簡稱、所屬分類、開戶銀行、銀行賬號、聯(lián)系方式和供應(yīng)類型等方面進行管理。 注意：對于有些往來單位既是供應(yīng)商又是客戶時，就要在“客戶檔案”和“供應(yīng)商檔案”中同時建立，并且兩邊的名稱要求相同，不僅如此，還要在設(shè)置“客戶檔案”時選擇對應(yīng)供應(yīng)商，在設(shè)置“供應(yīng)商檔案”時選擇對應(yīng)客戶，二者之間必須是一一對應(yīng)的關(guān)系，即不允許一個供應(yīng)商（客戶）有多個客戶（或供應(yīng)商）對應(yīng)。三.存貨信息設(shè)置（一）存貨分類：如果企業(yè)的存貨種類、規(guī)格、品名比較繁多，就需要在賬套中對存貨

48、進行分類。一旦選擇了分類，就要確定其的編碼規(guī)則。存貨一般分為材料和產(chǎn)品兩大類，還可再進一步分類。（二）計量單位：先分組，再設(shè)置具體計量單位。實物計量單位按其之間的換算關(guān)系分，主要有無換算、固定換算和浮動換算三種類別。1.無換算關(guān)系組：其中所有計量單位都是獨立的，相互之間沒有換算關(guān)系，實際上各自都是主計量單位，例如臺、個、件等。2.固定換算關(guān)系組：其中所有計量單位之間存在著固定的換算關(guān)系，其中必須且只能設(shè)置一個主計量單位，其它計量單位作為輔計量單位要換算成主計量單位。3.浮動換算關(guān)系組：其中只能包括兩個計量單位，一個設(shè)置成主計量單位，另一個則是輔計量單位。它們之間雖然存在著換算關(guān)系，但因時因地有

49、可能變化不同。（三）存貨檔案：主要是為企業(yè)的采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨核算等服務(wù)，主要用于填制采購入庫單與采購發(fā)票以及銷售出庫單與銷售發(fā)票等。從編碼、名稱、分類、計量單位、計價方法、收發(fā)類別、屬性和安全庫存等方面進行管理。其中，存貨屬性是從系統(tǒng)預(yù)置的多種屬性（例如內(nèi)銷、外銷、外購、生產(chǎn)耗用和委外等）中選用，同一存貨可以設(shè)置多個屬性；安全庫存設(shè)置的數(shù)字（如甲材料是5000公斤）在庫存管理中用于安全預(yù)警。四.財務(wù)信息設(shè)置（一）外幣設(shè)置：凡是涉及外幣核算的賬套，都應(yīng)在日常賬務(wù)處理之前進行外幣設(shè)置。主要包括代碼、名稱、折算方式、記賬匯率和結(jié)賬匯率等內(nèi)容。1.外幣代碼：不能重復(fù)，國際統(tǒng)一規(guī)定。2

50、.外幣名稱：外幣名稱應(yīng)與外幣代碼一一對應(yīng)。3.折算方式：兩種方式。直接折算：外幣*匯率=本位幣； 間接折算：外幣/匯率=本位幣。4.記賬匯率：兩種形式。固定是指當月1日的匯率； 浮動是指當日的匯率。5.調(diào)整匯率：又稱期末匯率，用于期末計算匯兌損益。（二）會計科目：是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎(chǔ)。1.會計科目的主要參數(shù)：有編碼、名稱、類型、賬頁格式、余額方向和輔助賬類等。（1）科目編碼：編碼規(guī)則設(shè)置，數(shù)字組合碼，不能重復(fù)，一級科目的代碼必須按財政部規(guī)定的來設(shè)置。（2）科目名稱：只輸入本級的，大部分可以自行設(shè)置。（3）科目類型：根據(jù)首位代碼判斷科目類型是否正確。（4）助記碼：可有

51、可無，也可重復(fù)。（5）賬頁格式：有金額式、外幣金額式和數(shù)量金額式等。（6）外幣核算：賬頁格式選擇了“外幣金額式”或“數(shù)量外幣式”時，就要且只能選擇一種外幣。（7）數(shù)量核算：賬頁格式選擇了“數(shù)量金額式”或“數(shù)量外幣式”時，就必須設(shè)置。（8）匯總打印：非末級科目才能設(shè)置。匯總科目一般是該科目的上級科目，只能在打印憑證時應(yīng)用。（9）封存：被封存的科目在制單時不能使用。（10）余額方向：增加在借方登記的科目，余額方向為借方；增加在貸方登記的科目，余額方向為貸方。（11）輔助核算：系統(tǒng)還提供了部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、項目核算、日記賬和銀行賬輔項種類。（12）受控系統(tǒng)：設(shè)置某科目為某一子

52、系統(tǒng)的受控科目時，該科目只能在受控系統(tǒng)使用。如“應(yīng)收賬款”是應(yīng)收系統(tǒng)的受控科目，則應(yīng)收賬款科目只能在“應(yīng)收系統(tǒng)”使用，若要在“總賬”系統(tǒng)中使用，就必須先授權(quán)，不能隨意使用。2.建立會計科目的內(nèi)容（1）增加科目：主要有手工新增、復(fù)制和系統(tǒng)預(yù)置三種方法。復(fù)制科目按來源可分為本賬套復(fù)制和異賬套輔助，按復(fù)制量可分為單個復(fù)制和成批復(fù)制。現(xiàn)行財務(wù)軟件大部分都按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置了財政部頒布的一級會計科目，以供用戶選擇來自動裝入。（2）修改科目：對錯誤、過時和拷貝的會計科目進行修改。當會計科目還未使用時，會計科目的所有參數(shù)都能改，一旦被使用，其編碼、類型和余額方向就不能修改。（3）刪除科目：只有當會計科目及其輔助

53、賬的余額和發(fā)生額均為零時才可刪除。刪除會計科目時，有的財務(wù)軟件只能從末級自下而上逐個刪除，有的財務(wù)軟件能夠?qū)⒈炯夁B同下級科目一起成批刪除。3. 建立會計科目應(yīng)注意的問題：有七個方面。（1）逐級建立科目：自上而下逐級建立。（2）通過修改設(shè)置：匯總打印、封存。（3）減少科目升級：科目升級后，要將原來末級科目的余額和發(fā)生額全部自動轉(zhuǎn)入新增加的第一個明細科目之中，很容易造成賬賬不一致的現(xiàn)象。（4）輔助核算設(shè)置：注意排斥項，末級設(shè)置。（5）沒有多欄式賬頁格式：多欄式只是賬簿的一種輸出格式，不再是存儲數(shù)據(jù)的賬頁格式。（6）區(qū)分日記賬設(shè)置的兩種方法：普通、出納專管。（7）初始必須建立的會計科目：有余額或發(fā)生

54、額的會計科目都必初始建立。（三）憑證類別1. 憑證分類及其設(shè)置2.憑證類別設(shè)置應(yīng)注意的問題：（1）必須設(shè)置一種憑證類別：即使記賬憑證不分類編制，也要事先選擇（或設(shè)定） “記賬憑證”這一通用類別。（2）設(shè)置憑證類別限制科目：只有設(shè)置，系統(tǒng)才能對輸入的每一張憑證根據(jù)其所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)自動進行類型控制。（3）設(shè)置“機制憑證”類型：機制憑證既可單獨分類編號，又可隨人工憑證一起分類編號。如果要對系統(tǒng)機制的憑證進行單獨編號與管理，用戶就必須事先設(shè)置“機制憑證”類型。（4）不能隨意修改和刪除憑證類別：隨意修改或刪除已使用的憑證類別將會造成不同時期憑證類別的混亂。（四）項目目錄：在會計實務(wù)中，企業(yè)對有些經(jīng)濟業(yè)

55、務(wù)需要以項目的形式單獨進行核算與管理，例如在建工程、產(chǎn)品成本、對外投資的具體設(shè)置。（五）常用摘要：把單位經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要預(yù)設(shè)存儲起來，用戶在輸入單據(jù)或填制憑證時就可隨時調(diào)用，它將會大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。1.摘要內(nèi)容：如采購材料、支付料款、銷售產(chǎn)品、提取現(xiàn)金和生產(chǎn)領(lǐng)料等。也可將全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要來設(shè)置。2. 相關(guān)科目：如果某條常用摘要對應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時，也將被一同調(diào)入。五.收付結(jié)算設(shè)置（一）結(jié)算方式：有現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、銀行匯票、銀行本票、匯兌、委托收款、托收承付和商業(yè)匯票等，從編碼、名稱和票據(jù)管理等方面進行管理。某結(jié)算方式如果選擇了“票據(jù)管理”，用戶就可

56、以對該結(jié)算方式下的票據(jù)進行“支票登記簿”管理。（二）付款條件：現(xiàn)金折扣，形式如“5/10、2/20、n/30” 。 （三）銀行檔案：主要是服務(wù)于薪資管理和網(wǎng)上銀行等系統(tǒng)辦理銀行結(jié)算。1.指企業(yè)開戶銀行的總行的編碼和名稱。可從預(yù)置中選用，也可自行設(shè)置。2.設(shè)置銀行檔案時，還可以從賬號定長和賬號長度等指標來設(shè)置“個人賬號”與“企業(yè)賬號”規(guī)則。（四）開戶銀行：一個單位根據(jù)需要可以開設(shè)多個賬戶，按其用途可以分為基本存款戶、一般存款戶、臨時存款戶和專用存款戶四種類型。主要從編號、銀行名稱和銀行賬號等方面進行設(shè)置。一.總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程（一）總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖（二）主要數(shù)據(jù)庫文件 1.臨時憑證庫文件：存

57、放未記賬憑證。非正式會計數(shù)據(jù)，可以進行“無痕跡”修改。 2.正式憑證庫文件：存放已記賬憑證，各種賬簿的重要數(shù)據(jù)源，只能進行“有痕跡”修改。 3.科目匯總庫文件：存放各個級別會計科目的八大數(shù)據(jù)，即初借余、初貸余、本借發(fā)、本貸發(fā)、本年借累發(fā)、本年貸累發(fā)、末借余和末貸余。 4.銀行賬庫文件：存放 “銀行類”會計數(shù)據(jù)，是“銀行對賬”必備庫文件。 5.對賬單庫文件：存放發(fā)生的所有銀行業(yè)務(wù)，其中的數(shù)據(jù)是用戶輸入或引入，是“銀行對賬”必備的另一個庫文件。 （三）總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的特點 在總賬系統(tǒng)中，從記賬憑證輸入到賬證輸出，所有的中間加工過程都是在財務(wù)軟件程序控制下完成的。總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理不僅具有“集中化”

58、和“自動化”特點，而且與手工會計相比，還具備以下四個特點。1數(shù)據(jù)的起點發(fā)生了變化：是以記賬憑證作為數(shù)據(jù)處理起點。2專人負責記賬：集中由一人來負責記賬。3賬項核對可以省略：各種賬簿數(shù)出一門，同一數(shù)據(jù)源，必然賬證、賬賬相符，因而可以省略賬證、賬賬等核對工作。4賬簿的形式發(fā)生了變化：各種賬簿數(shù)據(jù)是臨時取數(shù)生成的，平時在計算機中只存在各種賬簿的格式。二.總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)（一）總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) （二）各功能模塊的主要作用1. 系統(tǒng)設(shè)置：錄入初始余額以實現(xiàn)新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，建立總賬系統(tǒng)會計核算的規(guī)則。2. 憑證管理：是總賬系統(tǒng)重要的數(shù)據(jù)入口，也是整個會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的核心。3. 出納管理：使出納專管日

59、記賬、銀行對賬和支票使用必須登記等管理實現(xiàn)自動化。4. 賬簿管理：是總賬系統(tǒng)為用戶以各種賬簿形式提供財務(wù)信息的一個重要出口。5. 期末處理：實現(xiàn)會計分期核算，能夠自動期末轉(zhuǎn)賬、結(jié)匯、賬賬核對和試算平衡等。6. 輔助核算：是財務(wù)軟件從核算型向管理型逐步過渡需要在總賬系統(tǒng)中嵌套的功能。三.總賬系統(tǒng)的操作流程（一）總賬系統(tǒng)操作流程圖（二）總賬系統(tǒng)操作流程說明1.錄入科目初始數(shù)據(jù)：使用財務(wù)軟件之前，用戶必須先把初始數(shù)據(jù)錄入總賬系統(tǒng)。2.設(shè)置總賬控制參數(shù)：對總賬在賬套管理中設(shè)置的有關(guān)控制參數(shù)還可進一步設(shè)置或調(diào)整。3.編制記賬憑證：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，必須以“記賬憑證”的形式錄入系統(tǒng)。4.審核記賬憑證：確保記

60、賬憑證正確無誤，是記賬的前提條件。5.記賬：自動將已審核的憑證及其數(shù)據(jù)在有關(guān)庫文件之間進行轉(zhuǎn)移、傳遞和更新，以備用戶進行財務(wù)管理。6.賬證表輸出：用戶獲得機內(nèi)有關(guān)賬證表數(shù)據(jù)。7.自動轉(zhuǎn)賬：系統(tǒng)期末自動將用戶定義的“期末類”自動分錄生成機制憑證，并要審核記賬。8.自動結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益：有外匯核算業(yè)務(wù)的單位，應(yīng)進行期末結(jié)匯處理；機制的結(jié)匯憑證也要審核記賬。9.自動結(jié)轉(zhuǎn)期間損益：系統(tǒng)期末將“損益類”賬戶的余額自動結(jié)轉(zhuǎn)為零，機制的結(jié)轉(zhuǎn)損益憑證也要審核記賬。10.試算平衡與對賬：在結(jié)賬前，系統(tǒng)應(yīng)自動進行試算平衡和對賬。11.期末結(jié)賬：本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢后，用戶應(yīng)按期結(jié)賬。結(jié)賬后。12.輔助賬務(wù)處理：用