1、時間管理、步驟和任務要求認識時間障礙 認識時間的重要性認識時間的本質特征樹立卓越時間管理理念明確時間管理的五個步驟確認和區分不同類型的任務制定有效的日程表課程目標向卓越的企業家學習向優秀的職業經理人學習向優秀的輔導員學習EDWARD W CARTET 是BROADWAY HALE連鎖店的創始人及現任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經在“FORTUNE”（財富雙周刊）上談到有關時間管理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說，我就不會將自己的時間花在需要很多生產勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，

2、只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做。”墨西哥城推銷中心技術總監維克托米爾克 1、 我使用的最重要方法是制訂每天工作計劃。現在我根據各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號事項，然后再去進行第二號事項。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項延至有空的時候去做。我沒有認識到次要的事項竟占用了我的全部時間。現在我把次要事項都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔憂。我感到非常滿意，同時，我能夠按時下班而不會心中感到不安。 3、 我認為，研討會后出現的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項目標。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優先次序。我發現，這樣做使我對各項目標有了明確認

3、識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。 4、對我有極大幫助的另一點是現在就辦的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現了極大的變化。實際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費時間因素。 美電腦業著名企業家庫拉特美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關鍵在于授權。他聘用一些退休的主管來擔任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權

4、別人替代他到外界去演講。因為他有授權，所以他才有更多的時間。 時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要名人管理時間的秘密 一、時間的本質1、時間是最稀缺的資源 “時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了。”-彼得杜拉克（Peter Drucker)2、時間是慷慨而公平的資源金錢、勞動力和其他資源在這個世界上是不均等的金錢對所有管理者是慷慨的和平等的每個人每星期共擁有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時由個人支配的（每天13小時）3、時間價值啟示不同能夠的對象時間價值是不同的，時間管理的偏好也有所不同分析一：計算時

5、間價值年薪每天價值每小時價值每分鐘價值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小時，每年242個工作日價值啟示你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費多少時間，就會浪費多少錢規劃時間，讓有限的時間產生最大的效益和收益4、時間自然法則總結（表三）5、時間

6、浪費分析工作日寫實參見案例時間浪費分析表（1）浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重任務目標不清信息不足領導決定拖延同事拖延溝通有去無回機械工作太多需要閱讀的資料太多別人的打斷干擾電話缺乏時間計劃習慣開會秘書太漂亮人員能力不足授權不足自我紀律不夠來訪客人太多培訓新員工缺優先順序時間浪費分析表（2）浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重“救火”現象臨時會議要找人時找不到垃圾電子郵件檔案管理太差疲勞缺流程照顧辦公室內同事關系缺工作焦點缺管理工具找我幫忙的人太多缺人手身體不夠好同時有太多目標太喜歡說話，話匣子常開個性無法拒絕別人做決定太倉促辦公室士氣太低時間浪費分

7、析表（3）浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重常犯錯常犯一樣的錯誤返工太多秘書工作不夠嚴謹有責無權同事員工個人問題太多大家講關系，不能就事論事人來瘋，好熱鬧凡事自己來凡事大家來越級匯報聆聽習慣不夠時間浪費分析哪些是外在（別人、環境）造成的？哪些是內在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內在因素是你可消滅的？6、時間的 管理切入點重要結論（一） 時間難管，因為它是由個人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動機一樣，時間運用的主導權在個人。組織無法把它由個人身上取走，集中再分配。 組織可以通過手段強迫一個人的身體，但無法強迫一個人的時間運用。 時間是個性化的 個人時間價值與

8、組織時間價值存在巨大落差時間怎么管？時間的唯一管理杠桿 時間與情緒、注意力、動機同屬管理“高抗體”，但是，時間有一項其他高抗體所不具備的特性： 時間是可度量的，度量的標準是人類一致的：每個人都有表；每個人的一小時都是60分鐘；每個人的一分鐘都是60秒。重要結論（二） 時間的唯一管理方式，就是把時間的絕對度量性，與組織的目標掛鉤，然后去管理這個掛鉤。 時間本身是管不住的-無論你高興與否，手表都在走動； “時間管理”或“管理時間”用語誤導，正確的說法是： 用時間的絕對可度量性作杠桿，管理一切其他的事務。時間如何與目標掛鉤？企業資源金錢人力腦力設備辦公場地產品企業部門財務 市場 技術 產品生產 人力

9、資源 法務 行政企業目標盈利成長市場占有率二、認識時間障礙時間殺手的分類時間殺手的分類您的問題是什么？1.2.3.4.5. 明確你的價值觀 確定你的目標 對你的目標按優先級排序 明確你的任務 對任務按優先級排序三、有效的時間管理步驟價值觀是我們想和做的基本原則，是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個性的基礎，也是進行時間管理的基礎。工作？家庭？友誼？愛情？健康？價值觀決定目標排序 目標是行動的導航燈!為什么需要目標？成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩崔西語為什么需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智力、學歷、環境都差

10、不多的年輕人，調查發現 ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標為什么需要目標？25年后調查發現 ：27%的人沒有目標 60目標模糊 10有清晰但較短期的目標 3有清晰且長期的目標 為什么需要目標？社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面安穩地生活與工作成為各行業的專業人士成為社會各界的頂尖人士長期目標:個人目標- 是否有關于健康, 休閑和營養等的目標?事業目標長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己!短期目標項目計劃( 例如推行 新系統)日常運作計劃 ( 編寫每月生產報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標應該是現實的!MBO法“ 剝洋蔥法”“多叉

11、樹法”分 解 目 標Specific - 明確的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以達成的Realistic - 實際可行的Time Bound - 有時間性的計劃目標命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標時間管理樹形圖核心價值目標設置次要任務主要任務區分優先工作花時間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事沒有壓力第三象限的日常事務會響的轱轆有油喝高效時間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時間的主動權，保持生活的平衡，減少未來可能出現的危機發展任務與維持任務發展任務指：如果成功完成此項任務，你現在的情況將得到改善。如：學生干部培訓、樓的

12、文化建設維持任務指：完成這些任務可以維持你現在的情況。例如，每個月向學工部門上報困難學生情況、繳水電費和辦公費用發展任務通常由你的目標衍生而來可以作為一項挑戰需要多加考慮最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲學家 施格蘭你是怎樣安排任務及編排時間計劃？一、年度計劃甘特圖二、周計劃執行事項清單 史蒂芬 柯維博士“與時間有約”TO DO LIST - 執行事項清單TO DO LIST - 執行事項清單每天做每天同一時間做將優先次序寫下由最重要的事情寫下

13、四、怎樣可以增加你的生產力? 1. 你的辦公桌你的工作環境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環境2. 歸檔所有的文件和書信應只分成三類: 馬上處理只作參考歸檔歸檔系統一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FIL

14、E 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS3. 如何處理電話/ 電郵如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件 自設時限4. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應 鼓勵發言和要求言之有物 , 要避免發言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各人安排工作5. 授權授權的定義

15、和原因委派授權是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經理的責任以及決策權利有關 委派授權可以幫助你節約時間的有力武器 委派授權可以增強一個經理的聰明才智 授 權 應 有 的 心 態 ? 把工作授權給下級, 應該存在一個給下屬發展的機會 它不是用來懲罰下級 不是讓經理擺脫自己不喜歡做的事情授權的形態主要可以分成兩種形態： 下達指令 充分信任委派授權技巧預期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果詢問下屬的意見及疑問應守的規則訂出下屬的權利范圍及規定達到完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人

16、有機會也可以做其他人應該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做委派授權技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果訂出下屬的權利范圍及規定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣6. 要懂得說不 說不應該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 7. 處理拖延心態為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后改善拖延方法問題文件洗牌著手工作時間行動每次只處理一項工作- 即時去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備, 才會把事情做好時間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時間 與運動同行 避開繁忙時間 車上觀察構思 車上看書出差外游 收集情報 計劃構想 寓工作于娛樂8、主動拖延當我們疲倦、沮喪、憤怒的時