1、一、城建檔案保管工作（一）檔案保管工作的內容1.檔案的庫房管理，即庫房內檔案科學管理的日常工作。2.檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環節中，一般的安全防護。3.檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。一、城建檔案保管工作（二）、城建檔案保管工作的含義 城建檔案保管工作就是采取有效的保護技術和保管方法，集中統一地保管好城建檔案，保護黨和國家機密的安全，延長檔案的壽命，以便更好地發揮城建檔案的作用，為加快城市建設和科學管理城市服務，為社會主義事業服務。一、城建檔案保管工作（三）、檔案保管工作的意義1.檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的

2、工作環節。2.檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環節。3.檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平具有重大影響。一、城建檔案保管工作（四）、檔案保管工作的任務與基本要求1.防止檔案的損毀。 2.延長檔案的壽命。 3.維護檔案的安全。 保管檔案的基本要求：（1）.以防為主，防治結合。（2）.相互協調，密切配合。（3）.加強重點，照顧一般。（4）.立足長遠，保證當前。一、城建檔案保管工作（五）、城建檔案保管工作的產生原因 （1）人為原因。 由于檔案工作人員或利用檔案、接觸檔案的有關人員玩忽職守，不遵守規章，以及缺乏檔案學知識等等，導致管理或使用不善造成檔案的丟失、損壞

3、或檔案系統的紊亂，在檔案管理過程中檔案的流動和利用難以避免地加速檔案的老化。（2）自然原因.內因 。檔案本身，即文件制成材料如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。 外因。檔案所處的環境和保管檔案的條件，如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲鼠、水、火以及機械磨損等因素對檔案的破壞。一、城建檔案保管工作（六）、城建檔案保管工作與其它工作環節的聯系 城建檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與檔案工作其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而單獨存在和獨立進行。如果沒有檔案的收集和提供利用，就不會有城建檔案保管工作；沒有整理工作

4、，保管城建檔案難以有條理；沒有鑒定工作，保管的檔案將會龐雜而無重點，珍貴檔案的安全也難保證；沒有統計，保管城建檔案就心中無數。要做好城建檔案的保管工作，必須與城建檔案工作的各個環節密切配合，掌握城建檔案工作各環節對保管工作的促進和制約作用。二、庫房管理（一）檔案架（柜）的排放和編號（1）排列一致，橫豎成行。（2）有窗庫房的架（柜）排列，應與窗戶垂直，以避免強烈光線直射，無窗庫房架（柜）子的排列，縱橫均可，但注意不要有礙通風。（3）架（柜）子排列應注意最大限度地利用庫房的地面與空間，但是也要便于檔案的搬運和取放，不宜太松太緊，架（柜）子之間的主要通道的寬度應便于檔案小型搬運工具（如手推車）的通行

5、，一般可在一米至一米二之間。（4）編號方法。二、庫房管理（二）調節庫房內溫濕度 不適宜的溫濕度能直接影響圖樣的線條、印跡和加速紙張的損壞過程。為保持庫房內正常溫濕度，應該經常注意庫房內溫濕度調節，可以采用空調、暖氣、加濕器、抽濕機等設備。必要時，可以采取自然通風的方法來調節溫濕度，檔案管理人員要每天記錄庫房溫濕度的變化情況。二、庫房管理（三）保持庫房清潔衛生，防止灰塵 灰塵對檔案的破壞作用表現在： 灰塵落在城建檔案上會把城建檔案弄臟，帶有棱角的灰塵顆粒會磨損紙張。 在濕空氣中，灰塵與水分一起會使城建文件的紙張粘連在一起揭不起來，形成“檔案磚”。 有的灰塵帶有強烈的腐蝕性，如蘇打、水泥或其他化工

6、廠中飛出來的灰塵，常常帶有酸性或堿性，它們像有害氣體一樣可以破壞城建文件材料。 灰塵是微生物寄生與繁殖的場所，也是各種菌類的傳播者，許多城建文件材料的霉爛與灰塵傳播菌類是有關的。二、庫房管理（四）殺蟲、滅菌 有害昆蟲和菌類種類很多，活動范圍很廣，城建檔案文件的損壞和霉爛常常是害蟲和菌類破壞的結果，為防止害蟲和菌類的滋生，應保持庫房內清潔衛生，空氣清新，控制溫濕度，一旦庫房內發現害蟲和菌類時，采取各種有效方法來殺菌和滅蟲， 在選擇殺菌、滅蟲方法時，必須充分考慮到城建檔案制成材料的特點，以防城建檔案本身的破壞。 青島市城建檔案館采用檔案柜中放置樟腦精(防霉驅殺蟲藥天然植物芳香)，入庫之前檔案用微波

7、殺菌滅蟲機進行殺菌滅蟲消毒。二、庫房管理（五）防光 光的照射會發生各種光化作用，促進紙張字跡的變化，影響城建檔案的壽命，太陽光譜的紫外線部分，具有特別強烈的光化作用，它對紙張纖維素、非纖維素有很大的破壞力，致使紙張強度降低，尤其是藍圖上的感光藥液遇到這種光線易于退色，使線條印跡逐漸消失，紙張變黃變脆，底圖則會降低機械強度，極易破裂。因此，要設法避免光線直接照射在城建檔案上，更不要在烈日下曝曬城建檔案，通常，庫房的窗子要小，有遮光窗簾，檔案柜排列應與窗戶垂直。二、庫房管理（六）防火 火災對城建檔案破壞極大，而且不可彌補。因此，防火問題在保管中必須引起注意。庫房內嚴禁吸煙，定期檢查電器、照明設備，

8、消除隱患，為防止火災，檔案庫房內應設有防火裝置，如自動報警器、滅火器等。（七）檔案庫房設備1、空氣調節 空氣調節的目的是使庫內空氣的溫度、濕度、潔凈度等等符合一定的要求。 要調節庫內空氣的溫度、濕度和潔凈度，就要對空氣進行適當處理（如加熱、冷卻、加濕、干燥、過渡等）和輸送分配。目前，社會上有多種方式的空調系統，檔案庫房使用何種空氣調節系統，要視具體情況而定。（七）檔案庫房設備2 、 防火、滅火設備（1）滅火劑。水。泡沫滅火劑。二氧化碳滅火劑。干粉滅火劑。鹵代烷滅火劑。（2）滅火裝置。人工滅火。半自動滅火系統。全自動滅火系統。（七）檔案庫房設備 3、檔案裝具檔案裝具是指用于存放檔案的各類柜、架、

9、箱以及包裝檔案的卷盒、卷皮、卷夾等。（1）裝具用材要求。（2）裝具類型及特點。檔案柜是比較傳統的保存檔案的裝具，使用起來比較靈活，便于挪動，有利于防塵、防火、防盜等。 活動式密排檔案架減少了通道的面積，使庫房的容量提高了一倍以上，并在防火、防盜、防塵等方面集一般檔案架和檔案柜的優點。密集架是一種具有發展前途的檔案裝具。三、檔案庫房排架及存放位置索引排架編號1.分類排架法2.固定排架法3.檔案存放位置索引四、城建檔案檢索工作 （一）、城建檔案檢索工作的內容和發展趨勢（1）內容。 檢索系統的建立，以及檢索工具的組織和積累，這部分內容稱為編目。 根據利用者和管理的需要，通過目錄索引等各種檢索工具，從

10、龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案，利用檢索系統進行檢索。（二）、檢索工具的職能、內容結構（1）職能存貯：把有關檔案的特征著錄下來，成為一條條查找檔案的線索，并把它們系統的排列，這就是檔案線索的存貯。檢索：提供一定的查尋手段，讓人們按照一定的檢索方法，借以檢出所需要的檔案，這就是檔案的檢索過程。（二）、檢索工具的職能、內容結構（2）城建檔案檢索工具的內容結構。包括說明、目次、主體部分、簡圖或示意圖、城建檔案管理特征的標準和附錄等。說明。目次。主體部分。簡圖或示意圖。城建檔案管理特征的標注。附錄。（三）檢索工具的形式（1）卡片式檢索工具。包括保管單位卡片、工程卡片、專題卡片、人物卡片、數據卡片等。

11、保管單位卡片工程卡片專題卡片人物卡片數據卡片（三）檢索工具的形式（2）簿冊式檢索工具。包括城建檔案總目錄、分類目錄、專題目錄城建檔案總目錄。城建檔案分類目錄。（三）檢索工具的形式（3）專題目錄。 總登記號。條目的流水順序號，反映城建檔案保管單位的總庫藏數量，即每一個總登記號都反映截止登記時的城建檔案的總庫藏數量，最后的總登記號則反映城建檔案的庫藏總量。歸檔進館日期。可以反映出城建檔案歸檔入庫的大體時間，同總登記號結合起來，便于進行庫藏統計。 （三）檢索工具的形式（四）、評價檢索系統的標準查全率:是用來描述檢索系統檢出相關檔案能力的一種尺度。查準率:是用來描述檢索系統拒絕不相關檔案的能力或檢索精

12、確度的一種尺度。查全率和查準率結合起來，描述了檢索系統的檢索成功率。五、城建檔案的分類（一）分類依據和目的 依據中國檔案分類法、國家建設部頒發的城建檔案分類大綱（修訂稿），結合城建檔案接收范圍和館藏檔案實際情況制訂。對城建檔案實體進行科學分類，編制分類檢索工具和組織分類目錄。 五、城建檔案的分類（二）分類原則 1、 采用實體分類，以檔案來源為主的原則。以檔案編制單位的性質為分類的主要依據，同一單位移交的檔案盡量集中。 2 、下級類目服從上級類目的原則。分類實施時，應按大類、屬類、小類的順序依次選類。 3 、對難以確定產權歸屬的建筑以及難以按單位性質歸類的城建檔案，按房屋性質確定分類。五、城建檔

13、案的分類（三） 編號方法 采用英文字母與阿拉伯數字混合編號，大類號用英文字母“A、B、C R”表示，屬類、小類、案卷號均用阿拉伯數字表示，在屬類與小類之間用“、”隔開，在小類與案卷號之間用“”隔開。五、城建檔案的分類 （四）編號形式 1、基本檔號格式 大類 + 屬類 +（小類）+案卷號 2、 有形成年代的特殊性的檔號結構 大類 + 屬類 +（小類）+ 形成年代 + 案卷號 3、 有地形圖圖幅號的檔號結構 大類 + 屬類 +（小類）+ 圖幅號 五、城建檔案的分類 （五）建設部城建檔案分類大綱 本分類大綱設置18個大類，105個屬類，小類是在考慮館藏檔案的基礎上結合各類城建檔案的特殊需要和未來發展

14、而設定的。具體類目設定六、城建檔案著錄工作 （一）城市建設檔案著錄規范GB/T 503232001 由中華人民共和國建設部、國家質量技術監督局2001年3月5日聯合發布，2001年7月1日實施。六、城建檔案著錄工作 （二）城建檔案著錄的意義 城建檔案著錄是城建檔案館（室）編制檢索工具時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。1、著錄是建立檔案檢索系統的基礎和前提。2、著錄為查找檔案材料提供依據。3、著錄是決定檢索效率和質量的重要因素。六、城建檔案著錄工作 （三）著錄級別1、工程（項目）級著錄是對一個工程（項目）的所有檔案的內容及形式特征進行分析、記錄。2、案卷級著錄是對一個案卷的檔

15、案內容和形式特征進行分析、記錄。3、文件級著錄是對一份文件的內容和形式特征進行分析、記錄。六、城建檔案著錄工作 （四）著錄文字要求1,著錄用文字必須規范化。 2、文件編號、時間項、載體與數量項、專業記載項、排檢與編號項的數字一律用阿拉伯數字。 3,其他語種文字檔案著錄時必須依照其語種文字書寫規范。六、城建檔案著錄工作 （五）著錄信息源1、著錄信息來源于被著錄的檔案。2、單份文件著錄時，主要依據文頭、文尾。3、一個案卷著錄時，主要依據案卷封面、卷內文件目錄、備考表等。4、被著錄的檔案信息不足時，參考其他有關的檔案、資料。六、城建檔案著錄工作 （六）著錄格式 1、表格式著錄格式2,段落符號式著錄格

16、式 形式為卡片式時，卡片尺寸一般為12.5cm7.5cm，著錄時卡片四周均應留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續著錄。 城建檔案的提供利用一、城建檔案利用工作的內容與意義 城建檔案利用工作的內容基本上包括兩個部分：一是準備檔案檢索工具，編輯介紹和報道檔案館（室）保存檔案的內容和成份，為提供利用作好準備。二是通過各種方式和手段提供檔案資料為社會各項工作服務，這是目前城建檔案利用工作的核心內容。第一，城建檔案利用工作是城建檔案業務工作中最富有活力的環節 城建檔案工作者通過向社會提供檔案與社會各界發生直接聯系，充分發揮檔案的作用，滿足多方面的需求，擴大檔案工作的社會影響。事實證明，利用工作

17、開展得好的檔案部門，工作就有生氣、有活力，就會得到領導和社會的重視，就會獲得自身發展的良好條件。從檔案工作的發展看，進一步加強檔案利用工作，是搞活檔案工作的重要手段，也是今后一個時期的重點。第二、做好利用工作是帶動整個城建檔案工作發展的關鍵步驟 通過檔案利用工作能夠比較客觀地發現檔案工作其他業務環節中存在的問題和不足，如收集是否齊全完整、整理是否規范、檔案鑒定是否科學、檢索工具是否適用等等。同時，隨著檔案利用工作的不斷發展，會對其他業務工作提出許多新的要求，在利用工作的帶動和促進下，這些工作就會得到相應的發展。第三、搞好利用工作能夠促進檔案工作由被動變主動，做好做活檔案工作 檔案工作是一項服務

18、性工作，只有通過積極優質的服務，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動為主動。而且利用工作也是做活檔案工作的關鍵環節，利用工作有了靈活性，能夠很好地滿足各個方面的需求，能夠吸引社會各方對檔案工作的關注，就會使整個檔案事業充滿活力。第四，檔案利用工作是城建檔案事業為社會主義現代化建設服務的基本措施，是檔案工作的中心任務。 檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管等工作在很大程度上是為利用工作提供基礎和條件，只有利用工作才能真正把檔案工作與社會直接地聯系起來，使檔案的價值得以實現。 二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （一）有正確的服務觀念，良好的服務態度檔案工作是一項服務性很強的工作。檔案工作重點從

19、政治、行政等方面的需要，發展到為經濟建設、科學研究、精神文明建設服務等方面上來。檔案人員在服務觀念上應堅持以“一個中心”、“兩個基本點”為重點，要破除落后保守的“重藏輕用”的思想束縛，積極開展利用，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案，要認真研究檔案利用工作所面臨的新情況、新特點，解決好利用工作中的新問題。在觀念更新的同時，還要求檔案工作者有良好的敬業精神，有高度的責任感，有熱情周到的服務態度。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （二）充分研究和了解社會需求，熟悉館(室)藏檔案檔案利用工作的對象是十分廣泛的，利用者的情況千差萬別，利用需求也帶有自身的特點，而且隨著時間的推移，利用需求也在發生

20、變化。熟悉檔案的內容，是做好利用工作的另一必要條件。只有對檔案部門保存的檔案內容、數量、保存狀況、存貯地點十分清楚，真正做到如數家珍，才能為利用者及時、準確、迅速地提供檔案，對利用者進行必要的參考咨詢幫助，收到好的效果。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （三）正確處理基礎工作與利用工作的關系在整個檔案業務工作中，利用工作是目的，是主導工作，但利用工作必須建立在良好的基礎工作之上。應該在重視利用工作的同時，狠抓基礎工作，以利用工作促進基礎工作，以基礎工作保障利用工作，做到相互結合，共同發展。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （四）正確處理利用與保密的關系檔案由于其自身的特點，往往有些內容是需

21、要保密的，就是要在一定范圍內控制使用，但保密是動態的，也是有一定的時間性的。嚴格地說，堅持保密原則與更好地開展檔案利用是一致的。在處理保密和利用的關系時，應該堅持以黨和國家的利益為重，嚴格按照有關的法令法規和規章制度進行。從發展趨勢看，應該逐步擴大檔案的利益范圍，擴大檔案利用對象，適時調整檔案密級，減少利用審批手續，更好地服務利用者。 三、城建檔案提供利用的方式 （一）、提供檔案原件1、既能保證利用者對檔案的利用，又有利于檔案保護。2、有利于檔案的利用效益的發揮，提高檔案原件的周轉率和利用率，方便利用者系統大量地利用原始檔案。3、有利于保守機密，在檔案閱覽室內利用檔案能夠較好地掌握檔案的利用范

22、圍。 4、利用者還可以借助檔案閱覽室能夠提供的參考工具，包括一些現代化的利用手段、輔助設施提高利用效果。三、城建檔案提供利用的方式 （二）、提供檔案復制件1、制發檔案復制本 檔案復制的方法是很多的，主要有復印、攝影、手抄等。向利用者提供檔案復制件可以使利用者能夠比較方便地獲得與檔案原件內容一致的材料，能夠起到保護檔案原件的作用，有助于延長檔案壽命；另外，由于復制件可以大量復制，有助于充分發揮檔案的作用。2、檔案證明 檔案證明是檔案部門根據利用者的要求，在復制件上加蓋檔案館（室）的公章方能生效，證實此檔案在館（室）藏檔案中有記載而提供的證明材料。三、城建檔案提供利用的方式 （三）、檔案展覽1、檔案展覽既是檔案宣傳的手段也是檔案利用的手段。它是指檔案部門根據工作的需要，按照一定的目的和要求，系統地陳列檔案材料，以滿足社會的利用需求。2、可以舉辦多種形式的檔案展覽，檔案館（室）可以根據自己的條件和需求情況設立專門的檔案陳列室，陳列本單位保存的珍貴文件和各種檔案史料。3、檔案展覽作為一種比較好的檔案宣傳和利用的方式，有著突出的作用。三、城建檔案提供利用的方式 （四）、檔案參考咨詢 檔案參考咨詢主要是由檔案部門根據館（室）藏檔案，通過個別解答的方式，向利用者提供檔案信息、檔案檢索線索、檔案專業知識，進行必要的檔案利用輔導和指導的工作。1、檔案咨詢的種類 檔案咨詢從形式上可分為口頭咨