1、秘書技能大賽的試題及答案秘書基礎一、決賽題分為現場問答和即興演講兩種形式，事先由選手從競賽命制的試題中抽題二、現場問答：3道題，現場作答，時間3分鐘三、即興演講：1道題，現場演講，時間3分鐘號題一、現場問答:(1)仔細查看下面這份電話記錄單，請回答它的基本要素是否完備？電話記錄單 來電時間：20xx年11月日時分來電單位：北京市公司來話人姓名: 電話號碼：010-88992 通話內容：該公司將派2名業務員來我單位 商洽購銷事宜 電話記錄人:(2) 大型會議活動的善后工作主要有哪些？(3) 開展檔案利用工作的方式有哪些？參考答案：(1) 缺領導簽批意見(或擬辦意見)、辦理結果(2)安排與會人員返

2、程、會議文件資料的立卷歸檔、經費結算、總結等(3)開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發目錄、舉辦檔案展覽二、即興演講：一天，總、經理辦公室秘書小呂和幾個同事相約一起吃飯。席間， “家談到了公司馬總經理和錢副總經理最近鬧矛盾的事，有的說是馬 總對，有的說是錢副總對。同事要小呂就此發表看法，你認為此時此 刻小呂該如何應答？要點提示：背后議論上司的是非不妥。小呂作為總經理辦公室秘書，更不宜參與其中，可另換話題巧妙避開。(言之成理即可酌情給分)二號題一、現場問答:(1)公文眉首部分(文頭)的構成要素有哪些？(2)請以此次秘書職業技能大賽為例，談談會議經費預算方案的主要

3、內容有哪些？(3)明知領導拍板的這個方案存在重大缺失，但領導一再堅持, 這個時候，你作為秘書該怎么辦？參考答案:(1)公文份數序號、密級程度、緩急時限、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線(2)文件資料印制費、通訊費、設備用品費、場所租用費、會議交通費、食宿費等(3)作為秘書要及時勸諫，陳說利害，提出修正建議。如果領導仍然堅持，則應提前準備應急預案，以備后用。二、即興演講：秘書應如何處理好與異性上司的關系？要點提示：忠于職守，維護上司權威；潔身自好，不被誘惑所困保持距離，不過分親密接觸。(言之成理即可酌情給分)三號題一、現場問答:(1) 撰寫會議紀要應把握哪些要點？(2) 常見的會議座位順

4、序安排有哪幾種？(3)領導將你撰寫的且你認為十分滿意的文稿退回給你，讓你作大的修改，而你認為無處下手予以修改。此時，你該怎么辦？參考答案：(1)高度的概括性，如實記錄，突出會議的中心議題，主次分明、條理清晰(2)領導身份座位排法、專家身份座位排法、單位序列座位排法、榮譽待遇座位排法、靈活穿插座位排法等(答出4項即可)(3)及時與領導溝通交流，了解領導的意圖并提出自己的想法；換位思考，站在領導的角度重新審視原稿；如果雙方看法仍難一致，則 按領導要求重寫。二、即興演講:200 年初，某公司總經理在醫院用移動電話與本公司辦公室秘書 ，某通電話，問及近來學習情況，李秘書在通話中談及中央領導同志 在某次

5、重要會議上的講話要點(屬機密級)中的部分內容。事后，秘書 李某因泄露國家機密而受到處分。請你就此談談秘書如何做好保密工 作？要點提示：熟悉有關保密法律法規；自覺增強保密觀念和自我防范意識；嚴格遵守保密規定四號題一、現場問答:(1)公文按行文方向可分為哪幾類？(2) 影響會議效果的主要因素有哪些？(3) 某公司總經理在會上批評了銷售部吳經理，吳經理因想不通 鬧情緒。秘書小鄭了解到總經理批評不夠客觀，在這種情況下，小 鄭應該主動做些什么？參考答案:(1) 上行文、下行文、平行文(2)是否有開會的必要；是否準備充分；議程是否合理；主持人能力水平高低；環境狀況(3)利用適當時機，向總經理說明事實真相；

6、積極為雙方化解矛盾提出好的建議二、即興演講：一個心理健康的秘書應具有哪些基本特征 ？要點提示：智力正常；性格沉穩；工作專注；心態平和；人際關系和 諧。(言之成理即可酌情給分)五號題一、現場問答：(1) 對公文主題的要求有哪些？(2) 會議通知主要有幾種形式？(3)秘書小張經常為一些雞毛蒜皮的小事與周圍同事發生口角,人際關系非常緊張。作為同事，你該如何勸導小張？參考答案：(1) 正確、深刻、新穎、集中(2) 口頭通知、電話通知、書面通知、發電子郵件、廣播、登報等(答對4項即可)(3)指出小張的優缺點；克制自己，寬容他人；不斤斤計較，樂于與人相處二、即興演講:秘書小丁正在辦公室埋頭寫文件。突然間，

7、一位怒氣沖沖的男士 .直朝董事長辦公室沖去，說是公司賣出的產品不符合質量要求，要內退貨賠償損失，并聲稱如果不退貨、不賠償，就要把事鬧大。此時 秘書小丁該如何辦呢？要點提示：不能以急應急、以硬碰硬，也不能推諉回避。應想法 。靜客戶的心情，詢問客戶反映的問題，給客戶一個解答問題的承諾(言之成理即可酌情給分)六號題一、現場問答：(1) 公文承辦過程中催辦有哪些具體方法 ？(2)邀請會議嘉賓有哪些程序？(3)上司要你去車站代他去接多年未見面的鄉下老父親。當你與上司的老父親見面后，首先該說點什么 ？參考答案：(1) 電話催辦、發函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報(2)確定嘉賓名單，制發請柬，逐一聯系確

8、認出席情況，在會議 正式召開之際再次與嘉賓聯系并確認如何接送。(3)作自我介紹，同時解釋上司不能親自來車站迎接的合理理由二、即興演講:某企業最近下發了關于調整員工津貼補助的方案 (討論稿)，論中引起部分員工的不滿。針對這種情況，如果你是該企業辦公室秘書，將如何協助領導處理此事？要點提示：深入調查研究，廣泛聽取各方意見；對津貼補助方案中不合理處提出調整修改建議；積極協助領導向全體員工做好宣傳、解釋工作。(言之成理即可酌情給分)七號題一、現場問答:(1)一份完整的商務旅程表應包括哪些主要內容 ？(2)引導會議進程有哪些方法？(3)在外賓抵達前應做好哪些接待準備工作？參考答案：(1)六項內容：日期(

9、某月、某日、星期幾)；時間(出發、返回及 中途活動時間)；本次旅行的目的地；交通工具；具體事項(活動內容)； 備注(提醒旅行者注意的事項)(2)會前研讀文件材料，了解議程和議題；明確開、散會時間；平 等參與討論等。(3)弄清來訪外賓或代表團的基本情況；了解外賓的飲食、愛好、宗教禁忌以及是否有其它生活習慣；擬定來賓接待計劃二、即興演講:秘書工作做的都是小事，出了問題就是大事，請就此談談你對秘書工作的認識？要點提示：事務性、服務性強，事情繁雜瑣碎，但崗位重要，一旦出現差錯就有可能影響全局。因此，必須謹小慎微，耐心細致。(言之成理即可酌情給分)八號題一、現場問答:(1)常用的檔案分類有哪些方法？(2

10、)針對執行多年的此頁無正文格式取消后，新的規定是什么(3)正在接電話時有客人來訪怎么辦？參考答案：(1) 年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。(2) 印章與正文必須同處一面。(3)示意客人先坐下稍候，盡快結束通話；向受話方道歉，說明有 客人來訪，約好下次通話時間并結束通話；然后起身向客人致歉。二、即興演講：近年來，一些秘書人員因違法亂紀而受到黨紀國法的制裁，請你談談秘書人員應如何做到嚴潔自律？要點提示：擺正位置，服務為本；自尊自重，克制貪欲；清白做人,公道正派。（言之成理即可酌情給分）九號題一、現場問答:（1） 會議日程表與會議議程表的區別是什么 ？（2） 會議準備工作協調的任務是什么？（

11、3）單位只有三部車，但當天有五個人要用車，應當按什么原則來派車？參考答案:（1）會議議程是議題的順序安排，會議日程是根據議程逐日作出 I的具體安排。（2） 會議的議題、時間、地點、日程、與會人員、設備、場地等（3） 先急（事）后緩（事），先大（事）后小（事），先上（級）后下（級）,先高（位）后低（位）。二、即興演講：如果你的一個上司經常在你面前說起另一位上司的壞話，你作為秘書該怎么辦？要點提示：不參與議論、不隨聲附和。（言之成理即可酌情給分）十號題一、現場問答:(1) 公文校核的內容主要包括哪些？(2) 會議進行過程中可能出現的問題有哪些 ？(3)總經理與副總經理正在辦公室吵架(火藥味很重)，

12、你突然闖了進去，此時你該怎么辦？參考答案:(1)校核報批程序、是否需要行文、有無政治政策性錯誤、是否 .法、是否協調會簽、是否具有可行性、文字把關、公文格式是否正確等(2)人員問題、場地問題、設備問題、資料問題、健康與安全問題、行為問題。(3)先弄清情況，如果是因為工作上的問題而發生爭論，可以考慮回避；如果是其他事則可分散他們的注意力，或借故將其中一位上 司喚離現場二、即興演講:有時，上司在正常上班時間之外指派一些工作任務給你，你對此抱以何種態度？要點提示：愿意接受任務，并積極做好。(言之成理即可酌情給分)十一號題一、現場問答:(1) 公文有效選擇材料的標準是什么？(2) 會中服務工作的基本內

13、容有哪些？(3) 我國的速記方式主要分為幾類?1十二號題一、現場問答：(1) 函的正文一般由哪幾個部分組成？(2) 會議常見的座次排列方法有哪些？(3)如果會議需要攝影，事前秘書應做好哪些準備工作參考答案：(1) 緣由、事項、希望請求(2) 橫排法、豎排法、左右排列法(3)聯系好攝影單位和攝影師；選擇好合影場地；確定合影時間；及時通知攝影師攝影二、即興演講:秘書人員如何提高自身能力素質？要點提示：加強學習，調查研究，總結積累經驗，大膽創新，勤于實踐。(言之成理即可酌情給分)十三號題一、現場問答:(1)述職報告包括哪些基本內容？(2)召開新聞發布會，事前需做好哪些服務工作 ？(3)調查研究應遵循

14、哪些基本原則？參考答案：(1) 標題、稱謂、正文、落款(2) 對其必要性進行調查研究、確定主持人和發言人、選定會場、邀請記者(3)實事求是、不先入為主、充分占有材料、堅持正確的調研方法二、即興演講:秘書如何處理好與領導集體的關系？要點提示：擺正角色位置；按職責分工請示匯報；一視同仁，不厚此薄彼；不在背后議論領導。(言之成理即可酌情給分)十四號題一、現場問答:(1)公文銷毀需遵循哪些原則？(2) 會議證件主要有哪幾種？(3) 信件拆封時需注意哪些方面？參考答案：(1) 須經過鑒別和領導批準、有專人監督、到指定的銷毀場所、當場銷毀(2) 出席證(代表證)、列席證、來賓證、簽到證、選舉證、工作人員證

15、等(列出其中4種即可)(3)盡量避免誤拆、使用專門的拆封工具、檢查有無附件、加蓋收訖章或標注收到日期二、即興演講:有人說，秘書工作既辛苦又清苦，付出與所得不成正比，你怎么看待？要點提示：言之成理即可酌情給分十五號題一、現場問答:(1)使用印章除須有領導簽批、蓋印、留存材料、不攜帶外出使用、不蓋空白憑證以外，還有哪些要求 ？(2) 室內會議會場準備工作主要包括哪些 ？(3) 辦理信訪事項應注意哪些方面？參考答案：(1) 審閱了解用印內容、登記(2)會標、會徽、音響、座位、花卉、空氣、安檢等 (列出前4項即可)(3)實事求是，按政策辦事，努力為他人排憂解難，講究工作方法二、即興演講:某市下了一場大

16、雪，市政府要求各單位及時清掃門前和道路上的 ，雪，否則進行通報并處罰款。某企業老板對此很反感，并告訴辦公室不予實行。如果你是該企業秘書，該怎么辦 ？要點提示：不應僵化地執行老板的指示而與政府部門硬頂，要靈 活處理，耐心做上司的工作，并與政府部門積極協調，妥善處理事情。(言之成理即可酌情給分)十六號題一、現場問答:(1) 歸檔文件整理有何要求？(2) 會議生活服務具體包括哪些內容？(3) 秘書答復記者有哪些技巧？參考答案：(1) 以件為單位、隨辦隨歸、保證文件質量(2)住宿服務、膳食服務、交通服務、衛生及環境服務、醫療保健服務、郵政通訊服務、文化娛樂服務、購物服務等(3)多講事實，少加議論；講述

17、成績日t要謙虛；多講過去和現在, 少描述未來；不和記者較勁二、即興演講:公司老總與供貨商劉經理就進貨問題談了幾個回合了。這天劉經 理來公司準備簽合同，但公司老總又提出了供貨中的問題，一上午無 人而終。劉經理回去的時候，老總讓秘書小劉送他到電梯口。劉經理 ，笑著對秘書小劉說：你們老總今天怎么變得這么婆婆媽媽的，沒有 一點男子漢大丈夫的氣魄？面對這種情況，小劉應該如何應對？請你談談語言表達在秘書職業中的重要性。要點提示：語言表達是秘書的一項基本功，掌握各種不同場合的語言表達技巧，就能夠始終占據主動，獲得對方好感。(言之成理即可酌情給分)十七號題一、現場問答:(1)發文辦理程序除文稿草擬、審核、簽發

18、、復核、分發、公布外，還有哪些主要程序？(2)會議活動通常會根據規模、任務需要將會議人員進行編組，編組的原則是什么？(3) 扭轉錯誤報道有哪些具體步驟？參考答案：(1) 繕印、用印、登記(2)適量原則、界別原則、屬地原則、交流原則(3)列舉申訴的理由，在與媒體方交涉前先平靜自己的情緒，平靜地重述所有的錯誤二、即興演講:一天早晨，老總眉頭緊鎖、一言不發地進了自己的辦公室，秘書小劉跟他打招呼早上好！他也愛理不理的。小劉心想：老總平時和藹 產親，常常跟下屬開玩笑，今天肯定遇到煩心事了。請你就此談談秘 分應如何為領導分憂解難。要點提示：多一些理解、關心和支持，多從上司的角度思考問題并提出建議，主動做一些力所能及的實事(言之成理即可酌情給分)十八號題一、現場問答:(1) 決定有哪些類型？(2) 會議期間，發放會議材料一般采用哪些方式方法？(3)當值班人員接到自然災害的情況報告后，應及時做好哪些工作？參考答案:(