1、1檔案管理培訓檔案管理培訓 二二一三年一月九日一三年一月九日xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司公司2 檔案：中華人民共和國檔案法將檔案定義表述為：檔案：中華人民共和國檔案法將檔案定義表述為： 是指過去和現在的國家機構、社會組織以及是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個個人人 從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗 教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的 各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案工作的基本內容：檔案工作的基本內容包括檔案的檔案工

2、作的基本內容：檔案工作的基本內容包括檔案的 收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、檢索、編收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、檢索、編 研等研等8 8個環節。個環節。3 企業檔案：是指企業在生產、經營、管企業檔案：是指企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。 檔案載體包括紙張、膠片、磁帶、光盤等。檔案載體包括紙張、膠片、磁帶、光盤等。 企業各種門類各種載體的檔案主要分為：企業各種門類各種載體的檔案主要分為：黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管黨群工作、行政管理、

3、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案、榮器、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案、電子檔案等譽實物檔案、電子檔案等1313個門類。個門類。4 企業開展檔案工作需從四個方面入手：企業開展檔案工作需從四個方面入手： 一、組織建設。一、組織建設。 二、制度建設。二、制度建設。 三、基礎設施建設。三、基礎設施建設。 四、業務建設。（包括檔案的收集、整理、四、業務建設。（包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、檢索、編研等鑒定、保管、統計、利用、檢索、編研等8 8個個環節）環節）5 一、建

4、立檔案工作體制一、建立檔案工作體制 企業應建立有分管檔案工作領導、各部門和項目負責企業應建立有分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網絡。案人員為基礎的檔案管理工作網絡。 1.1.領導職責領導職責 2.2.機構設置機構設置 3 3管理體系管理體系 4.4.管理原則管理原則. . 5.5.管理要求管理要求 6.6.人員配備人員配備6二、制定檔案工作管理制度二、制定檔案工作管理制度 企業檔案工作制度一般分三部分：企業檔案工作制度一般分三部分： 第一部分是工作規章。包括企

5、業檔案工作規定（內容要第一部分是工作規章。包括企業檔案工作規定（內容要 包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追 究制度、檔案管理應急預案。究制度、檔案管理應急預案。 第二部分是管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒第二部分是管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒 定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交 制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔 案保管制度、檔案統計制度、檔案管理系統操作制度、案保管制度、檔案統計制度、檔案管理

6、系統操作制度、 庫房管理制度。庫房管理制度。 第三部分是業務標準規范。包括檔案整理規則、檔案分第三部分是業務標準規范。包括檔案整理規則、檔案分 類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案 管理標準長遠規劃。管理標準長遠規劃。7 三納入、四參加、四同步制度三納入、四參加、四同步制度 三納入：三納入： 1.1.納入企業領導工作議事日程；納入企業領導工作議事日程； 2. 2.納入企業規章制度及工作流程；納入企業規章制度及工作流程； 3. 3.納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制; ; 四參加：四參加：

7、企業檔案部門或檔案人員企業檔案部門或檔案人員1.1.參加產品鑒定；參加產品鑒定；2.2.科研課題審定；科研課題審定； 3. 3.基建項目驗收；基建項目驗收；4.4.設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢 查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統。查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統。 四同步：四同步： 企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步 檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步； 驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；驗收、

8、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步； 項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。8 三、配備檔案管理基礎設施三、配備檔案管理基礎設施 檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案案 人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架（五節鐵柜皮或人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架（五節鐵柜皮或 密集架）檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備密集架）檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備 考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆 等）。等）。 檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光

9、、檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、 防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防八防”設施。設施。9 四、開展檔案業務工四、開展檔案業務工作作 （一）（一） 檔案收集檔案收集 1. 1. 檔案收集檔案收集內容內容 企業檔案的收集工作分兩部分：企業檔案的收集工作分兩部分： 第一部分是管理性檔案的收集。第一部分是管理性檔案的收集。 第二部分是科技檔案的收集。第二部分是科技檔案的收集。 102.2.收集工作的要求收集工作的要求（1 1）、管理類檔案收集工作的要求）、管理類檔案收集工作的要求 歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長

10、期保管的質量要求。保管的質量要求。 歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企業的業務活動。業的業務活動。 要加強收集工作的調查。要加強收集工作的調查。（2 2）、科技檔案收集工作的要求）、科技檔案收集工作的要求 要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則。要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則。 要遵循科技檔案的自然形成規律。要遵循科技檔案的自然形成規律。 要保證科技檔案的完整、準確。要保證科技檔案的完整、準確。11 3 3、收集工作的方法、收集工作的方法 （1 1）、管理性檔案的收集方法）、管理性檔案的收集方法 （2 2）、科技檔案的收集方法）、科技檔案的收集方法

11、 （3 3）、會計檔案、干部人事檔案、）、會計檔案、干部人事檔案、 榮譽實物檔案、電子檔案榮譽實物檔案、電子檔案 的收集方法的收集方法 12 按照歸檔制度進行收集。按照歸檔制度進行收集。 加強對零散文件的收集。加強對零散文件的收集。 明確具體人員職責明確具體人員職責 一是將文件材料的形成積累工作納入有關部門和人員一是將文件材料的形成積累工作納入有關部門和人員 的崗位職責，并與經濟責任制掛鉤的崗位職責，并與經濟責任制掛鉤。 二是對于外出學習或開會的人員，二是對于外出學習或開會的人員，應應規定將帶回的文件規定將帶回的文件 向檔案人員移交后，才能到財務部門辦理報銷手續。向檔案人員移交后，才能到財務部

12、門辦理報銷手續。 三是對于工作變動的人員，應規定只有將手中保管的文三是對于工作變動的人員，應規定只有將手中保管的文 件向有關人員移交后，才能到人事部門辦理調動手續。件向有關人員移交后，才能到人事部門辦理調動手續。 管理性檔案的收集方法管理性檔案的收集方法13 按照歸檔制度的規定接收科技文件歸檔。按照歸檔制度的規定接收科技文件歸檔。 納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。 確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集。確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集。 抓住的重要環節和關鍵的階段進行收集。抓住的重要環節和關鍵的階段進行收集。 科技檔案的收集方法科

13、技檔案的收集方法14會計檔案、干部人事檔案、榮譽實物檔案的會計檔案、干部人事檔案、榮譽實物檔案的收集收集 會計檔案應由會計人員在會計年度終了后按照會計檔案應由會計人員在會計年度終了后按照會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法的規定收集、整理、歸檔。的規定收集、整理、歸檔。 干部人事檔案由主管人事的人員按照干部人事檔案由主管人事的人員按照企業職企業職工檔案管理工作規定工檔案管理工作規定的要求隨時收集、整理、歸檔。的要求隨時收集、整理、歸檔。 企業榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽實企業榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽實物檔案應由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。物檔案應由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。15（

14、二）、檔案整理（二）、檔案整理 1 1、檔案分類、檔案分類 2 2、制定企業檔案保管限期表、制定企業檔案保管限期表3 3、組卷、組卷16 企業檔案一般設置黨群工作、行政管理、經營管理、生產企業檔案一般設置黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、干部職工、聲像、榮譽實物和電子檔案等干部職工、聲像、榮譽實物和電子檔案等1313個一級類目（可根個一級類目（可根據實際情況合并），每個一級類目下設若干二級類目，二級類據實際情況合并），每個一級類目下設若干二級類目，二級類目以下的類目可根據企業實際情況增

15、減。目以下的類目可根據企業實際情況增減。檔案分類檔案分類檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。17 制定企業檔案保管限期表制定企業檔案保管限期表企業檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種企業檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。永久：永久保存永久：永久保存長期：長期：1515年以上至年以上至5050年，含年，含5050年）。年）。短期：短期：（1515年以下，含年以下，含1515年）年）18 歸檔文件的整理單位及質量要求歸檔文件的整理單位及質量要求 歸檔文件的整理單位：歸檔文件的整理單位： 一般應為一般應為“自然件自然件”，即單份，即單份 文件為一文

16、件為一“件件”。 整理時應注意整理時應注意6 6點：點： 1 1、文件正本與定稿應作為一件；、文件正本與定稿應作為一件； 2 2、正文與附件為一件；、正文與附件為一件； 3 3、正文與文件處理單為一件；、正文與文件處理單為一件； 4 4、原件與復制件應作為、原件與復制件應作為一一件；件； 5 5、轉發文與被轉發文為一件；、轉發文與被轉發文為一件； 6 6、報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式，、報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式， 一冊（本）為一件。一冊（本）為一件。19 3 3、組卷、組卷 （1 1）、以件為單位整理的檔案（歸檔文件整理）。）、以件為單位整理的檔案（歸檔文件整理

17、）。 以件為單位進行整理就是按照文件材料形成以件為單位進行整理就是按照文件材料形成 和處理的基本單位進行整理。比如：一份文件材和處理的基本單位進行整理。比如：一份文件材 料，一張圖紙，一本表冊等均為一件。料，一張圖紙，一本表冊等均為一件。 黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術 管理等文件材料按照國家檔案局發布的歸檔文管理等文件材料按照國家檔案局發布的歸檔文 件整理規則的規定按件整理歸檔。件整理規則的規定按件整理歸檔。20（2 2 ）以案卷為單位整理的檔案以案卷為單位整理的檔案以案卷為單位整理就是立卷以案卷為單位整理就是立卷基本建設、科學技術、設備儀器、產

18、品、會計、干部基本建設、科學技術、設備儀器、產品、會計、干部職工、聲像、實物檔案按卷整理職工、聲像、實物檔案按卷整理基本建設檔案基本建設檔案組卷方法組卷方法 按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計( (含初步設含初步設計、技術設計、施工圖設計計、技術設計、施工圖設計) )、工程施工、工程監理、工程、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等分類，按其結構或階段分別組卷竣工驗收等分類，按其結構或階段分別組卷21案卷的編目案卷的編目A A、編寫頁號、編寫頁號單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書文件材料，單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書文件材料，正面

19、在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號在右下正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號在右下方編寫在頁號（標題欄外）。方編寫在頁號（標題欄外）。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。 B B、卷內目錄的編制、卷內目錄的編制序號序號 文件編號文件編號 責任者責任者 文件材料題名文件材料題名 日期日期 頁號頁號 備注備注22 案卷封面的編制填制內容有：填制內容有：檔號、檔案館號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。檔號、檔案館號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。 卷內備考表的編制卷內備考表的編制 卷內情況說明：案卷內科技文件材料的件數、

20、頁數以及在卷內情況說明：案卷內科技文件材料的件數、頁數以及在組組卷和卷和 案卷提供使用過程中需要說明的問題（如缺損、修改、補充、移案卷提供使用過程中需要說明的問題（如缺損、修改、補充、移 動、銷毀等）。動、銷毀等）。 立卷人：應由責任立卷人簽名。立卷人：應由責任立卷人簽名。 審核人：應由案卷質量審核者簽名審核人：應由案卷質量審核者簽名 立卷時間：應填寫整理完畢的時間。立卷時間：應填寫整理完畢的時間。 卷內備考表排列在卷內文件材料之后。卷內備考表排列在卷內文件材料之后。23 編制分類目錄 分類目錄，是以案卷為著錄對象，著錄項目組成的條目按科技檔案實體分類整理的順序進行排列的一種目錄。 分類目錄有

21、檔號、案卷題名、份數、頁數、形成日期、保管期限、原編號、備注組成。 檔案的鑒定、統計、保管、利用、檢索、編研工作見公司檔案工作計劃。24 公司檔案工作計劃 工作目標 第一步：唐山港曹妃甸煤碼頭三期工程項目檔案通過交通部驗收。 第二步：通過中國華電集團公司檔案工作評價驗收，取得A級認證。 第三步：通過河北省企業檔案工作目標管理五星級認證。25 工作任務 一 建立檔案工作體制 二 制定檔案工作管理制度 三 配備檔案管理基礎設施 四 加強基礎業務建設26 建立檔案工作體制 1. 下發文件，明確檔案機構設置。 2. 配備了專職檔案人員 3. 檔案工作實行集中統一管理 4. 檔案工作列入公司發展規劃和年

22、度工作計劃 5. 在檔案管理制度中明確檔案工作分管領導，在 總經理和主管經理的職責范圍中列入檔案工作條 款。 6. 編制公司檔案工作管理體系網絡圖。27 制定檔案工作管理制度1.將“三納入”、“四參加”、“四同步”列入公司檔案工作規章 ，建立檔案工作責任追究制度、制定檔案管理應急辦法（預案）。2.制定歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作管理制度。3.制定整理規范、分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體管理規范。28 配備檔案管理基礎設施 1.檔案室提出檔案用房要求，分設辦公室、閱覽室、榮譽室各一間，設綜合檔案庫房200平米一間，另設人事檔案庫房一間。 2.檔案庫房采取“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染）措施。 3. 案卷采用符合國家標準的檔案盒，庫房 配置密集架，并配備必要的保護設備如溫濕度計、空調機、去濕機、加濕器、吸塵器、消毒滅菌機、防磁柜、火災報警滅火裝置等。 4. 配備計算機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、服務器等現代化辦公設備。29 加強基礎業務建設 1.編制各類文件材料歸檔范圍和保管期限表 2.公司各部門、施工單位、監理單位專兼職檔案人員要認真做好檔案的收集工作并按照歸檔規定將文件材料整理后及時歸檔 3.嚴格按照各類文