1、第二章 采購業務流程 本 章 學 習 目 標 了解采購的基本程序 了解采購手冊概念； 掌握采購運作流程； 采購流程分析與改進；第一節 采購的基本程序采購基本程序會因采購物資的來源（國內、國外）、采購方式（議價、招標）及采購對象的（物料、工程發包）等不同而在作業細節上略顯差異，但基本程序有相似之處。活動編號活動編號采購活動內容采購活動內容1確定采購需求確定采購需求2制定采購計劃制定采購計劃3選擇供應商選擇供應商4簽訂采購合同簽訂采購合同5發出采購訂單發出采購訂單6訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨7貨物驗收入庫貨物驗收入庫8不符與退貨處理不符與退貨處理9結案結案10記錄與檔案維護記錄與檔案維護其他采購

2、流程示例其他采購流程示例1.1.確定采購需求確定采購需求需要什么、需要多少、何時需要。采購的成功始于采購要求的確定，企業應制定正確的制度來保證供應商能完全理解采購方的需求。這些辦法通常包括這些辦法通常包括：制定規范、圖樣和采購訂單的書面程序；發出采購訂單前與供應商的協商；在采購文件中提供描述所訂產品或服務的數據，如產品的精確等級、檢查規程、應用的質量標準等。所有檢查或檢驗方法和技術要求應指明相應的國家和國際標準。需求確認過程就是采購部門收到采購申請、制訂采購計劃的過程。在很多企業中，物料單是描述需求的最常用的單據。（ 采購申請文件通常還有：1.采購申請（單）；2.請購單；3.請購計劃（表）；4

3、.物料需求計劃（表）等多種稱謂）第一節 采購的基本程序編號編號年年 月月 日日第第 頁頁共共 頁頁FXJ0202項次料號品名規格單位單位金額備注企業物料請購單采購申請的內容1.需求單位（或需求者）；2.物料說明書、需求品種、規格、型號；3.需求數量、計量單位（包括申請數量、領導審批數量）；4.需求時間、地點；5.品種的用途；6.特別要求；7.主管審查同意的意見；8.應計入的成本項目。等第一節 采購的基本程序物料單樣式1第一節 采購的基本程序物料單樣式2第一節 采購的基本程序物料單樣式3第一節 采購的基本程序2.2.制定采購計劃制定采購計劃采購人員在接到采購任務單后，要制定具體的采購工作計劃。首

4、先是進行資源市場調查，包括對商品、價格、供應商的調查分析；其次是選定供應商；三是確定采購方法、采購日程計劃、運輸方法及貨款支付方法等。3.3.選擇供應商選擇供應商也稱為“供應源搜尋與分析”。對供應商的選擇和評價是很關鍵的一環。具體包括：供應商的實力；以往在產品設計上表現、質量承諾、管理水平、技術能力、成本控制、送貨服務、優化流程和開發產品的技術能力等。第一節 采購的基本程序4.4.定價定價確定價格的方法有多種，其中最常見的有競爭性報價和談判兩種。競爭性報價是由買方向意愿合作的供應商發出詢問。詢價單格式如下例所示：產品詢價單（示例）_單位_先生：1.本公司有業務需要擬向貴公司洽購下列物品（見附件

5、），請速予報價以作進一步聯系。2.來函或來電請洽本公司采購部電話，并請惠示貴公司聯絡人員與電話。3.附件（含物品名稱、數量及品檢說明）。*公司采購部年 月 日第一節 采購的基本程序4.4.定價定價對可能參與合作的供應商的要求是：有能力根據買方的要求制造產品并且能夠在預定的日期前發貨；作為供應商，在其他方面應該是有足夠的可靠性。競爭性報價適用于下列情況： 采購量足夠大，值得進行競爭性報價 供應商很清楚細節和要求，有能力準確估計生產所需的成本 競爭性的市場環境，即有足夠多的合格競爭者 買方沒有優先考慮的供應商第一節 采購的基本程序4.4.定價定價下列情況適合選擇談判：前述任何競爭性報價的標準都不存

6、在時當采購要求諸多績效因素（如價格、質量、交貨、風險分攤以及產品支持等方面）必須達成一致時當買方要求供應商早期參與時當供應商不能確定風險和成本時當供應商需要很長時間來開發和生產采購方采購的物品時（這通常會使預測供應商的采購成本變得很難）談判是價格確定中最復雜也是成本最高的一種方法。第一節 采購的基本程序5.5.簽訂采購合同簽訂采購合同采購員工作的核心步驟。選定供應商后，采購方一般要通過與供應商進行反復的磋商和談判，討論包裝、運輸、價格、質量、送貨、服務及風險賠償等各種限制條件，最后簽訂正式的采購合同。合同具有法律效力。采購合同沒有標準的格式。第一節 采購的基本程序采購合同形成過程示例采購合同形

7、成過程示例1 1采購合同形成過程示例采購合同形成過程示例2 2采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同生效采購合同生效6.6.發出采購訂單發出采購訂單采購合同并不等同于訂貨。對于小型的采購，采購方簽訂了合同就相當于下了訂單；而對于大型采購或有長期合作的供應商，采購方要選擇在適當的時候發出訂貨單。第一節 采購的基本程序訂單處理流程示例訂單處理流程示例7.7.訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨企業在采購訂單發出時，同時會確定相應的的跟蹤催貨日期。在一些企業中，甚至會設有專職人員跟蹤和催貨。跟蹤是對訂單所做的例行追蹤，以確保供應商能夠履行其貨物發運的承諾。催貨是對供應商施加

8、壓力，使其按期履行最初所做出的發運承諾、提前發運貨物或加快已延誤和訂單所涉及的貨物的發運。第一節 采購的基本程序確定檢驗時間地點確定檢驗部門及人員時間地點貨物檢驗不合格貨物處理填寫采購物品驗收報告8.8.貨物驗收入庫貨物驗收入庫驗收（核對發貨單、核對貨物種類、數量、品質是否與合同相符）；檢查各類單據是否齊備（裝箱單、發票等）；檢查外觀是否完好，入庫時是否需另行包裝。以上幾項檢查無誤后，就可卸貨、清點、入庫，同時由倉儲部門經手人填寫貨物入庫單或將該信息輸入倉儲管理信息系統。接收及移庫流程示例接收及移庫流程示例9.9.不符與退貨處理不符與退貨處理 退貨或自行處理退貨或自行處理10.10.結案結案對

9、驗收合格的貨物按合同規定支付貨款對驗收不合格的貨物退回供應商或根據合同約定處治所有情況均辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高級管理層或權責部門核閱批示。11.11.記錄與檔案維護記錄與檔案維護經過結案批示后的采購項目，應列入檔案登記編號分類保管。檔案具有一定的保管期限的規定。第一節 采購的基本程序5R5R原則原則1.適價原則多渠道獲得報價比價議價定價2.適質原則3.適時原則4.適量原則5.適地原則供應商離企業越近，所需運費就越低，機動性越高，協調溝通越方便，成本越低，同時有助于緊急訂購時的時間安排。“群聚效應”注意：上述原則中存在“效益背反”情況（如品質與價格），往往只能

10、側重其中最為關心的一兩個方面。要求采購決策人員的全局觀。第二節 采購的基本原則采購的基本原則第三節 采購手冊制定采購手冊制定為了使采購標準化、規范化、專業化和高效化，公司（組織）為了使采購標準化、規范化、專業化和高效化，公司（組織）會制定采購手冊，用以指導公司（組織）的采購行為。會制定采購手冊，用以指導公司（組織）的采購行為。3.13.1采購手冊的概念采購手冊的概念企業（組織）為了使內部各單位在執行采購作業時有規則所遵循，通常都會制定“采購管理手冊”或“物料管理手冊”或“采購作業規定”或“采購管理規則”等名稱的文件，以促進采購活動的制度化與合理化，并能達到適質、適時、適量、適價的目標。其本質是

11、交通信息的媒介，用來闡明采購政策、步驟、指令和規定等內容。采購手冊一般包括政策、步驟、指令和規定等框架內容。第三節 采購手冊采購手冊第三節 采購手冊制定采購手冊制定3.23.2采購手冊的作用采購手冊的作用（1）使采購政策、步驟、指令和規定等內容變得簡潔明了；（2）為采購與其他部門的溝通提供了機會，使他們能夠建設性地看待現存的政策和步驟，并在需要的地方對其進行修改;（3）手冊上的步驟是針對采購所承擔或管理、控制的業務活動來制定的，因此能促進工作的一致性，從而減少對日常工作進行具體監督；（4）手冊有益于對員工的培訓和指導；（5）手冊有助于年度審計；（6）手冊協調了政策和步驟的關系，并確保采購原則和

12、操作的一致性和連貫性；（7）可為采購工作評估提供參考依據；（8）提升采購工作地位；（9）在計算機及網絡系統環境下，細致、完整的文件記錄體系，對采購手冊的編寫和使用理為迫切。第三節 采購手冊制定采購手冊制定3.33.3采購手冊的內容采購手冊的內容完整的手冊應該包括組織架構、職務、權責、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、批示、規范及有關公司特殊事項的指導原則。每一個企業或機構的手冊，都是依據組織的特定需要來設計的。從主要方面講，采購手冊一般包括：組織機構、政策和步驟。（1）組織機構p組織機構的結構圖p采購部門每個職位的工作職責p員工應知道行政管理的規定，如考勤、工作時間、差旅費用等。（2）政策

13、p采購的目標、責任和采購職能的權力；p政策中說明的內容還可以擴充到有關價格、質量等總原則中去。p采購條款和條件p與供應商的關系，尤其有禮物、款待和娛樂等方面p供應商的選擇方法p雇員直接采購的方式p向管理層匯報的制度第三節 采購手冊制定采購手冊制定3.33.3采購手冊的內容采購手冊的內容（3）步驟p用文字結合圖表來說明采購步驟p關于拒收和退貨的步驟p關于廢料、廢棄物或過剩產品的處理步驟p與采購及其輔助業務有關的所有文件單證的圖解說明，并附有它們的用途和周詳的文字說明p有關采購記錄的查考和保存維護第四節 采購業務流程的改善采購業務流程的改善4.14.1傳統采購流程的缺點傳統采購流程的缺點p 一系列沒有增值作用的文書工作p 過