1、辦公室管理試題庫0501一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1 分，共 10 分）1. 在使用復印機的過程中，以下哪些內容是不恰當的（）。A 接通電源可立即復印操作 B. 選定復印紙后要抖松消除靜電C.選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D.復印完畢應取下復印品和原稿2. 以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的（）。A 現金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B 把每一次支岀的數額都記在零用現金單據中C.標準的零用現金單據有一個簽名D 不允許任何人從零用現金基金里借錢3. 文員按照“優先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的（）。A 先將自己想做的工作以重

2、要程度為標準分類B 其次以緊急程度和重要程度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率D 可以按照文員自己的習慣進行工作4. 文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的（）。A 傳達可以根據上司主要意思，加進自己的意見B 必要時可形成文字材料，照本宣科C.不可再普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D 重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記。5. 以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的（）。A 考慮打電話的時間是否合適B 打岀電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D 對待投訴電話先安撫，以友善的

3、態度表達歉意，并告知一定馬上調查此事6. 以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的（）。A 應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B 白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優雅的香水C.未用完一道菜時，應將刀叉平行排放在盤子右上側，叉尖向上，刀刃向內D 文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意7. 以下關于預定工作的行為中，哪一項是不適宜的（）A 與人聯系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人B 首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求C.如果預定需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結賬之前打電話D 不一定要弄到確認

4、旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明8. 文員協助舉行宴會時，不用考慮（）A 宴會的形式與氣氛B.交通是否方便C 有無停車場D.有無休息室9. 以下關于說話的要領中，哪一項不適宜（）A 語句要簡短B 由過程先說C 利用重復的效果D 說話時考慮時間、地點、場合、對象因素、使用模糊語言10. 將同文多頁沿邊取齊后，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成， 以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ ）A 騎邊章B.封存章C.騎縫章D.證見章二、判斷題（正確打“/,錯誤打“X ”。每小題1分，共10分）（）1. 文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財務管理及

5、其他活動。（） 2. 凡是單位撤銷，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（） 3. 值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（） 4. 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 5. 辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、 請示報告制度和安全、 保密制度， 但沒有崗位責任制度。（） 6. 合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（） 7. 受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決

6、定。（ ） 8. 宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（） 9. 無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。（） 10.拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。三、簡 答題（每小題 10 分，共 20 分）1. 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？2. 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？四、設計題（每小題 10 分，共 20 分）1. 文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？2. 文秘人員在單獨或隨同上

7、司旅行結束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題 20 分，共 40 分）1. 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3 月 5 日至 3 月 12 日，預定 12 日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經 理辦公室收件三封， 其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定 于 3月 12 日下午的研討會，小王想，總

8、經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12 日他正好回來，一定會參加的。 于是小王打印了接受邀請的回信， 明確告知對方總經理將參加會議， 并替總經理簽了名。 拆開第二封信， 拿出信紙， 里面還有兩張產品樣品的照片。 小王看了信的內容， 附件里說明有三張照片， 小王不知道如何處理， 她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小 王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心 的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？2. 請將下列文件分別組合成三

9、至四個案卷，并擬制案卷標題：（ 1 ）市教委關于 2003 年招生工作的通知；（ 2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（ 3）東方學院 2003 年招生工作計劃；（ 4）東方學院關于 2003 年招生工作的請示（呈市教委）；（ 5）市教委關于東方學院 2003 年招生工作的批復；（ 6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（ 7）東方學院關于調整系主任的通知；8）東方學院寡欲做好開學工作的通知；9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；12）東方學院 2003 年度工作總結；試題答案及評分標準一、 單

10、 項選擇題1. A 2. C3. D4. A5. B6. C 7. D8. D9. B10. A、判斷題1. V2. X3. V4.X5. X6. X7. V8. X9. V10. V三、簡答題1. 文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？（1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（ 1 分）（2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信， 要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要 一并裝訂。

11、（ 2 分）（3）認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱 某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。（ 2 分）（4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信 單位（人）以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。（1 分）（5）認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。（2 分）（6）及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人（單位） 復信，或承辦人（單位）復信兩種方式進行。

12、（2 分）2. 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？（1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時 先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。（ 2 分）（ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人（上司）報告；（2 分）.。”（1分）（3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，女口：“結果是這樣，理由有三個，一是（ 2 分）（ 4 ）一定要簡短、扼要、流暢；（ 1 分）（5）如報告過于復雜，應事先以的原則檢查是否有遺漏。（2 分）（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時

13、，可以制作“報告備忘錄”提出來。（ 1 分）四、設計題（每小題 10 分，共 20 分）1. 文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？（ 1）在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、 生日、結婚、榮升、升遷，或者圣誕節、 中秋節等：分）（ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（2 分）（ 3）在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。（1（ 4）還應熟知一下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。 （ 1 分）（5）要看對方的實際情況選擇利平，做到恰如

14、其分，適合對方。 （1 分）（ 6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（1 分）（7）文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出的 一些其他的意見、以及標明價格范圍。（ 1 分）（8）文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一 些其他的意見，以及標明價格范圍。 （1 分）（9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（1 分）2. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？（1）整理好旅行過程中所有的單據、 憑證， 送上司審閱

15、、 簽字后向財務部分報銷， 或者結算預支的出差費用。 （ 2 分）（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始 記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（ 2 分）（ 3）盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。（2 分）（4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（2 分）（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（2 分）五、案例分析題1. （1）河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；（3 分）（2）把上司親啟信件先保存下來，并通

16、知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復（3 分）（3）12 日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；（3分）（4）在回信上應簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發出前復印一份，留待上司過目；（3 分）（5）發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；（ 3 分）（ 6）沒有訂購的東西不能簽收；（2 分）（ 7）在移交郵包里的物品時， 要先打印一份清單， 注明收到的日期， 請接受人員在上面簽字， 并保存好； （3 分）2. 答： 案卷一：（ 3 分）（ 1）市教委關于 2003 年招生工作的通知；（ 4）東方學院關于 2003

17、 年招生工作的請示（呈市教委）；（ 5）市教委關于東方學院 2003 年招生工作的批復； 標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復（ 2 分）案卷二：（ 4 分）（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（7）東方學院關于調整系主任的通知；（8）東方學院寡欲做好開學工作的通知； 標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 （2 分） 案卷三：（ 3）東方學院 2003 年招生工作計劃；（ 12）東方學院 2003 年度工作總結； 標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結 （ 2 分） 案卷四：（9）東方學院各

18、系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告； 標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告 （2 分）0507一、單選題1. 以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的（ ）。A 安置窗簾遮擋室外光線B. 與其他設備正確連接C 投影機要遠離熱源D.應設置電腦的桌面屏幕保護功能2. 文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的（）。A 準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條B 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D 下班前要

19、整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3. 以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的（）。A 錄音時需將監聽開關至于“ ON ”位置B 想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C 機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30-150厘米D 錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音4. 文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的（）。A 定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B 盡量控制外來干擾，把需要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C 每天把工作安排得超岀工作時間，給自己壓力D 對每一項工作作出安排，定好最好期限5. 以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的（）。A .

20、電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，B 文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C 應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D 如果已經回電，但沒打通，切記要再聯系6. 以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的（）。A 以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B .上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃C 如果會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D 會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好7. 文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的（）A 準備旅行計劃和旅館信息B. 代

21、替上司制定約會計劃C 為商務洽談收集資料D.把上司商務旅行時需要帶的行李列岀清單8. 以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的（）。A 用后跟著地走路B 正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C 男性在任何場合都可戴著手套握手D 穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后退虛跪上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰9. 以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的（）。A 雞尾酒會一般以邀請夫婦同時岀席為好B 茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C 工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D 午宴一般不設固定席位，以便于客人社交10. 上司決定參加某個會議時，文員不應該（）。A 只在便

22、箋上寫好會議名稱B 除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C 如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D 和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯系的不便二、判斷題（） 1. 同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（） 2. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（） 3. 文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己傳達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（） 4. 當上司要求文員協助私人事務時，

23、就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（） 5. 文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（） 6. 面對突發事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（） 7. 注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（） 8. 即使客觀形勢發生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（） 9. 女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ） 10. 文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。三、簡答題1. 文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為

24、發文處理過程。請說明這一系列過程。2. 文員受上司指示，向對象要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？四、設計題1. 文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？2. 某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？五、案例分析題1. 公司經理在周一早上告訴文員小劉，周四上午9：00到 11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業務部門 ，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。 接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。直到周三下午，經理問她會議通

25、知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于周四 上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。”周四上午 8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會 就走了。 9：00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客戶在10：00 見面。到了 10 點，只剩下 4位銷售員， 也談不出什么東西， 會議草草結束。 經理很不高興。 公司一共有 12 位銷售員， 事后去問另外 4 為，他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確 的做法應該是怎樣的？2. 請將下列文件分別組合成

26、三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司 2003 年 2 月份經理會議記錄； （ 2）利華公司 2003 年銷售計劃；（ 3 ）市工商局關于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司 4 月份經理會議記錄；（ 6 ）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函； （ 8）利華公司 2003 年 6 月份經理會議記錄； （9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（ 10）利華公司 2003 年 8 月份經理會議記錄； （11）市稅務局關于稅務自查的通知；（ 12）利華公司 2003 年銷售工作總結。 標準答案試題答案及評分標準一、

27、1單項選擇題5. CD2. C3. A4. C6A7. B8. D9. C10. A二、判斷題12. V3. X4. V5. X67. V8. X9. V10. X三、簡答題1. 文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文處理過程。請說明這一系列過程。 答：（ 1）擬稿。（ 1 分）（2）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（2 分）（ 3）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。（1 分）（4）編號。已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。（1 分）（5）繕印。對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（1 分）（ 6）校對，指將文件的謄寫稿、打印

28、稿或清樣按定稿核對校正。（1 分）（ 7）用印，是指在完成的文件上加蓋機關印章。（1 分）（8）登記。（ 1 分）（9）分發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。（1 分）2. 文員受上司指示，向對象要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：（ 1）要獲得上司的許可；（ 1 分）（ 2）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認。（1 分）（3）要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會）、所需要的時間 等等；（ 1 分）（ 4）約定好以后， 一定要向上司匯報， 并填寫在日程安排計劃表上。 還應準備約會所需要的文件資料。

29、（ 1 分）（5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；（1 分）（6）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；（1 分）（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；（1 分）（ 8）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、 是否需要保密、 是否需要就餐等因素。 （ 2分）四、設計題1. （ 1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點，是乘飛機還是汽車、火車或輪船， 出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2 分）（2）制定約會計劃。約會計劃包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名）， 日期和時間，與上司

30、約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（ 2 分）（3）為商務洽談收集資料。（ 1 分）（4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（1 分）（ 5）考慮行李問題。 通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息， 為每件行李準備識別標簽。 （ 1 分）（6）安排差旅費。（ 1 分）（7）建立旅行旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。（1 分）（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。（1 分）2. （ 1）客人的選擇。確定名單，再請上司核定。（1 分）（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重 大節假日

31、。（ 1 分）（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質，客人的數目，以及預算費用等。考慮宴會的形式與氣氛、交通是 否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（1 分）（ 4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 分菜單，供上司挑選。（ 1 分）（ 5）寄發請柬。宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、 方式、時間、 地方，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發出；（ 2 分）（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是： 男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客

32、間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的 右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（ 2 分） 五、案例分析題1. 答：（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（3 分）（2）打印好書面通知；（ 3 分）（ 3 ）在三天內，當面發放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等）到名單上的每個人；（ 3 分）（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（2 分）（5）通知上應寫清會議的時間（開始到結束時間）、地點；（3 分）（ 6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；（3 分）（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作；（3 分）2.

33、答案案卷一： （ 4 分）1. 利華公司 2003 年 2 月份經理會議記錄；5. 利華公司 4 月份經理會議記錄；8. 利華公司 2003 年 6 月份經理會議記錄；10. 利華公司 2003 年 8 月份經理會議記錄；標題：利華公司 2003 年經理會議記錄 （2 分）案卷二：（ 2 分）2. 利華公司 2003 年銷售計劃；12. 利華公司 2003 年銷售工作總結；標題：利華公司 2003 年銷售工作計劃、總結（2 分）案卷三：3. 市工商局關于年檢工作的通知；6. 市物價局關于物價檢查的通知；11. 市稅務局關于稅務自查的通知； 標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查

34、的通知 （2 分） 案卷四：4. 利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；7. 香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；9. 利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要（2 分）0601一、單項選擇題1. 以關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的（ ）A 伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm 左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B .辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C .各種類型的文件柜要分門別類安防文件、資料和物品，并貼上標識D 紙張和較重的東西放在架子下民幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍

35、高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方2. 以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的（ ）A 定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B 想辦法加快處理郵件、信件和其他反復岀現的事務C 開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D 把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做3. 文員在接打電話時，正確的做法是（）A 電話鈴響一聲就應接聽B 在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C 文員接聽業務電話時，應首先讓對方報岀姓名、單位D 文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻傳達4. 文員在拆郵件時，不正確的做法是（）A 拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用

36、手撕開B 應該把郵件分成最急件、次急件和普通件C 經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃岀，提醒上司注意有關問題D 在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好5. 以下關于握手的禮節，不正確的是（）A 上級先伸手后，下級才能相握B 一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下C 雙方有很多人時，可以交叉握手D 握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好6. 文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（）A 拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂B 對寫信人的各項情況逐項登記C 處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，

37、進行轉辦、交辦或自辦D 對問題復雜、調查處理的時間較長的信件，應復信作解釋和答復7. 文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（）A 文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便B 什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C 會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D 文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作8. 文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（）A 歸檔內容、歸檔時間、保密要求B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求C 收集范圍、歸檔時間、管理制度D.歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求9. 上司岀差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確（）A 首先搞清楚上司想做

38、什么樣的安排B 辦理預訂飛機票手續之前材料要備齊C 與人聯系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D 不必提前在取票前或岀發前再用電話予以確認10. 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（）A 有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B 到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐C 對上司的健康管理包括預防、治療、病后調理各階段D 應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助二、判斷題（） 1. 即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（） 2. 如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并

39、行，則在中間。（） 3. 文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側右后側，膝蓋與大腳可分開。（） 4. 雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（） 5. 用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（） 6. 口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（） 7. 受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再做決定。（） 8. 監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（） 9. 列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文

40、機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 10. 文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條 款歸入卷內，即為年終歸卷工作。三、簡答題1. 文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？2. 提高會議效率可以有哪些做法？四、設計題1. 總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？2. 某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考 慮哪些因素？五、案例分析題1. 為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查， 某局要召開迎接衛生檢查動員大會， 局長要秘書小萬寫

41、一份通知。 小萬一邊寫一邊想， 有些部門的領導一向不重視衛生問題， 如果他們知道召開的是衛生工作會議可能自己不來 而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經局領導決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準 時出席。小萬將通知下發后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽 完報告后，進入小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討

42、論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎 虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？2. 皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理 秘書陳珍妮在一起游玩。 兩家都進行皮革進出口貿易。 雖然兩人的性格完全不一樣， 李麗熱情開朗， 樂于助人， 陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得

43、茶飯不思，并且常常 把氣處在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節心情。我們公司的成績倒不錯，我 們經理在今天上午就簽訂了一個合作意向書，有上千萬。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告 訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不 見代表團的影子。后來德國某公司常駐中國的代表打來電話說： “代表團已于昨天回國，就在昨天上午與貴市 的羅浪斯公司簽訂了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。”皇朝貿易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提

44、醒總經理及時采取快速行動，也責怪自 己沒有時時注意德國代表團的動向。 令她百思不得其解的： 羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（ 1 ）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密工作？答案一、單選題BDBAC ACBDD二、判斷題W X XX W XV X三、簡答題1. 文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？ 有電子提示系統和人工提示系統（ 2 分） 電子提示系統的做法：在電腦中設置日程表、報警系統、

45、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況 的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 3 分）人工提示系統的做法：設置基本辦公日程表（ 1 分）、固定活動日期一覽表（ 1 分）、使用提示性備忘錄 （1分）、準備約會表（ 1 分）、準備特殊提示卡（ 1 分）、準備交往提示文件（ 1分）。2. 提高會議效率可以有哪些做法？遵循法律法規（ 1 分）、合理確定會議目標（ 1 分）、確定必要的與會者（ 1 分）、減少會議數量（ 1 分）、 縮小會議規模 （1 分） 、簡化會議程序（ 1分）、縮短會議時間（ 2分）、控制會議經費（ 1 分）、分析會議成本 （ 1 分）。四、設計題1. 答案：小付應把印章放在辦公

46、室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙隨身攜帶（ 2 分）；每次用畢應將印章加鎖 存放，隨印隨鎖（ 1 分）；如因事外出，須經批準交他人代管。（ 2 分）加蓋單位公章，須經總經理批準，并 審核簽名；（ 2 分）并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記（ 2 分）。加 蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整（ 1 分）。2. 答案：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等（ 2 分）；征求上司意見或同意，在允許的錢款額 度范圍內選購禮物（ 2 分）；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品（ 2 分）；贈送 的禮物應去掉包裝上的標價， 并應請商店用精美包裝紙重

47、新包裝一下 （ 2 分）；附上賀卡寫上中國公司的名稱， 讓上司親自送給德方總經理（ 2 分）。五、案例分析題1. 答案：問題一：會議通知缺少主題（議題）（ 2 分），時間上缺少從幾點到幾點（ 2 分），請哪些人出席 不明確（ 2 分），發放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。（ 2 分）如本人不在，應請代收人 （或秘書）簽字，打電話確認是否出席。（ 2 分）問題二：會前準備工作的每個細節問題都應認真對待。（ 2 分）小萬沒有認真校對教材（ 2 分），最后也沒 能仔細審查所有會議材料，加以改正。（ 2 分）補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特 邀代表身邊，耳語了幾句，

48、又拿出底稿解釋了一番，做了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按原來小組 劃分展開了討論。（ 4 分）2. （1） 李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。（ 1 分）。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業道德。（3）企業的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在 考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發生的事故、人事爭端、內部失竊、 經濟糾紛等。（ 3 分）（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容用專用記錄本記

49、并妥善保管，機密 文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等。0607、單選題1. 文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在（ ）A 右下角 B. 左上角 C. 右上角 D. 左上角2. 在辦公室里，（ ）的位置是上座。A 離入口最遠 B. 離入口最近 C. 靠近門口 D. 靠近窗戶3. 文員如果誤拆了非本公司的信，應該 （ ）A. 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C 在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D 寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4. 文員遇到對方遞送的名片上較罕見的字，應

50、該（ ）A 不作聲，等無人時查字典 B. 作判斷，用同偏旁的字音讀C 不用讀，只稱呼姓即可 D. 請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”5. 會議中有時有人會要求把他發言的一段不作記錄處理，這時文員應（ ）A 不理睬 B. 不征求主持人意見，停止筆錄C 征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D 征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機6. 在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，），了解要求約會者的心理說話的技巧 聽寫的能力 ） 送禮 查證消息的可靠性）B. 用來擦刀叉 塞入衣服領口里了解業務的輕重緩急；另一是具有（ A 社交的能力B.7. 當文員

51、獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（C 聽話的能力D.A 向上司報告 B.C 寫信 D.8. 以下餐巾的使用方法是正確的（ A 中途離座，把餐巾放在椅子上 C 用來擦嘴唇嘴角 D.自己到上司家里去拿 去買新的服裝）和歸檔要求歸檔憑證9. 上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A 通知上司家人把衣服送達 B.C 讓上司自己去家里更換 D.10. 文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、 A 歸檔時間 B.C. 歸檔模式 D.歸檔歷史二、判斷題（） 1. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（） 2. 文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經

52、完成任務了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同。（） 3.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（） 4.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離座時，都要招呼一聲。（） 5.文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（） 6.如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（） 7.如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（） 8. 如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢

53、地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ） 9. 會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前 有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（）10. 上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突， 解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。三、簡答題1. 文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？2. 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？四、設計題1. 文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節 ?2. 上海某企業欲與德國某企業合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產 國內緊缺的產品。 德國代表團一行 9

54、 人將于 8 月下旬來訪， 商議合作的具體事宜， 辦公室主任請小李做好準備。 假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？五、案例分析題1. 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她 讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把 所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而 把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她意識到 拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了

55、幾封信，其中有一 封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址 的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的 上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。2. 文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理， 小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親 近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答案一、單 選題BAADD BDCAA二、判斷題XXX W XW XX三、簡答題1