1、寧波天偉汽車部件有限公司單證審核優化方案設計說明書 摘要：當前國際貿易迅猛發展，商品交易數量、品種和金額等不斷擴大，多數的進出口貿易都是由經辦國際結算業務的銀行，通過票據、單據等結算工具轉移和傳遞的，并借助某種結算方式清算國際間的債權、債務，從而實現貿易的最終完成。由此可見，單證作為一種貿易文件，它的流轉環節就構成了貿易程序。單證工作貫穿于企業的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了外貿公司內部各部門之間的協作配合外，還必須與銀行、海關、交通運輸部門、保險公司、商檢機構以及有關的行政管理機關發生多方面的聯系，環環相扣，互有影響，互為條件。本文介紹了外貿單證的工作程序

2、，同時提出本方案設計任務要解決的問題。針對提出的問題，對各類不同單據的審核要點進行分析，最后根據分析進行總結性評價。關鍵詞：審核；單據；信用證1引言外貿實際業務中，當出口商按照合同或信用證的要求制單后，通常會在向銀行交單前對所有的單據，包括對單據的名稱、內容及份數，做一次全面、細致的審核，以便確認單據的合格性、確保收款安全。信用證中的指定銀行為避免差錯、減少風險，特別是防止開證行的借口拒付，在承擔議付、承兌、即期付款或延期付款的責任之前，同樣必須審單。開證行和開證申請人收到單據后，為確保自身安全，應進行嚴格審單。信用的受益人為保證收款，也必須對銀行的審單標準、審單要點有一定的了解。本人現在一家

3、外貿公司實習，主要工作崗位是一名單證員。單證工作一般分為三個環節，分別是制作、審核和提交。而本人的工作職責是繕制發票、裝箱單、報關單等報關所需的各類單據；對發現有差錯的單證提出錯誤并修改，改完后再次審核；審核無誤后，分理出結匯、流轉、核銷及留底單據并蓋章簽署；記錄好各個業務科進出口單證；在規定的時間內向議付銀行提交全套單據。在一般人看來，單證在整個外貿行業中是最簡單的工作。可正是這個簡單的工作，在外貿中起著非常重要的作用。例如：制作單據不仔細，尤其是制作發票的不仔細，會導致那些依據發票所填寫的單據全部失效。再如：如果出口商在提交單據到銀行前審核不仔細，即使是提單上收貨人地址一個字母的錯寫或漏寫

4、，也會使其在銀行審核時不能順利通過，隨之而來的就是對單據的再次修改、審核和提交，而后面的工作流程也同時受到了影響。因此單證這個看似簡單的工作，其實是不容忽視的。正確的制單、審單和提交對于企業的影響是毋庸置疑的。而本人認為單證審核不但可以考驗一個新人對于專業知識的掌握程度，還能使他養成工作耐心、仔細、認真的良好工作作風，對自己以后的成長是十分有好處的，而且現在社會上需要的也可以吃苦耐勞，全面發展的復合型人才。2設計任務分析根據實習或工作崗位的特點與要求，以及上述引言中所明確的本次設計的目的，完成單證審核方案設計任務要解決以下幾個問題：(1)單證審核的內容包括哪些？(2)單證審核的主要單證包括哪些

5、？(3)主要單證的審核要點匯票的審核要點；發票的審核要點；提單的審核要點。(4)其他單據的審核要點保險單的審核要點；產地證的審核要點；重量單/證書的審核要點；包裝單的審核要點；檢驗證書的審核要點。(5)審核單據時需要注意哪些事項？3方案初選對于解決外貿公司的審證問題，本人設計了以下兩個方案，以供分析和討論：方案一（1）要想正確的審核各類單證，首先要從根本上了解各類單據的不符點。只有了解不符點是怎樣的，才能在審核單證時發現并避免同樣的錯誤發生。（2）審核單證無非就是檢查單據的份數、日期、各類條款等。審證時應該認真仔細，避免錯誤產生。越是細小的地方，越需要仔細檢查、核對是否正確。（3）針對審核出現

6、的問題，要及時進行修改，并再次審核，最后提交銀行審單。方案二（1）審核單證采用縱橫審單法：即先將信用證從頭至尾的看一遍，對于其中提到的單據做一下記號，以確保提交單據時是齊全的，份數是正確的。（2）根據信用證中對單據的要求，逐一對提到的單據進行審核，以確保“單證一致”。（3）上述審核結束后，再以發票為中心，與其他單據進行核對，特別是在日期和商品描述等這些共有項目上要審核得尤為認真、仔細，做到“單單一致”。（4）在審單的過程中，每發現一個不符點，應立即做一下筆記，注明“改”、“加”、“補”等字。每修改一個不符點，就把相對應的不符點劃去，全部劃去后，單據才可交至銀行審單。以上兩個方案，在目的上并沒有

7、產生太多分歧，他們的目的都是解決同一個問題。但在實施上本人認為第二種方案的準確率較高。首先，第一種方案屬于比較傳統的方案。它的前提是單證員對于各種單據的不符點非常熟悉。這就要求單證員要有一定的工作經驗，但在實際工作中，公司招收的單證員不一定是有工作經驗的。在這種情況下，就需要有一種方法，它可以讓即使是沒有工作經驗的單證員也能處理好審證問題。因此，第一種方案并不可行。相比之下，第二種方案就比較好。采用的方法比較科學系統，同時對于那些沒有工作經驗的單證員也可適用。他們可以充分運用自己所學，根據方案二提供的方法，獨自完成單證審核。同時，由于修改不符點時，采取的方法是每修改一個不符點，就把審單時發現的

8、相應的不符點劃去，這就在一定程度上避免了發現不符點最后卻忘記修改的情況發生。4方案詳細設計在進行方案的分析和討論后，本部分將具體展開，對如何審核各類單證進行詳細設計。單據是辦理貨物的交付和貨款的支付的一種依據。單據可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口商品以單據作為提取貨物的貨權憑證，有了單據，就表明有了貨物。4.1 單證審核的基本要求及時審核有關單據可以對一些單據上的差錯做到及時發現，及時更正，有效的避免因審核不及時造成的各項工作的失誤。應當從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據的審核工作，一方面，本人們應對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點；另一方面，要善于處理所發

9、現的問題，加強與各有關部門的聯系和銜接，使發現的問題得到及時，妥善的處理。按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。單單相符，單證相符是安全收匯的前提和基礎，所提交的單據中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。4.2單證審核基本方法單證縱向審核法是指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎對規定的各項單據進行一一審核，要求有關單據的內容嚴格符合信用證的規定，做到“單，證相符。”縱向審核法是指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎對規定的各項單據進行一一審核，要求有關單據的內容嚴格符合信用證的規定，做到“單證相符”橫向審核法在縱向審核的基礎上，以商業發票為

10、中心審核其他規定的單據，使有關的內容相互一致。4.3分類審核的要點4.3.1匯票的審核要點（1）確保匯票有正確的信用證參考號（2）它有當前的日期 。（3）匯票的出票人簽字和/或名稱與受益人的名稱一致（如系轉讓信用證，可以是第二受益人或稱作為受讓人所簽發的匯票）。（4）匯票有正確的受票人，注意不應以申請人為匯票的受票人。（5）匯票的大小寫金額一致。（6）匯票的期限與信用證的要求一致。（7）收款人的名稱已被驗明。（8）如果需要背書，做好正確的背書。（9）沒有限制背書。（10）它包含信用證所要求的必要條款。（11）匯票金額不能超過信用證允許的金額。（12）匯票金額與發票金額相符。（13）除非信用證授

11、權，不開立“無追索權”的匯票。4.3.2發票的審核要點（1）確保發票是由信用證的受益人出具。（2）除非信用證另有規定，發票的抬頭應為信用證的申請人。（3）不能冠名“形式發票”或“臨時發票”（4）貨物的描述必須與信用證的貨物描述一致。（5）沒有額外的、可能導致對（貨物）狀態和價值產生疑問的描述。（6）信用證中提及的貨物、價格、條款和條件等細節必須包含在發票中。（7）發票中顯示的其他事項，如嘜頭、數量、運輸信息等須與其他的單據一致。（8）發票上的貨幣必須與信用證貨幣一致。（9）發票的金額必須與匯票金額一致。（10）發票金額不能超過信用證允許金額。（11）如果不允許分批裝運，發票必須包括信用證要求裝

12、運的全部貨物。（12）如果信用證要求，發票須經簽字、公證、履行法律手續及認證等。（13）有關裝運、包裝、重量、運費及其他相關的信息應與其他單據所顯示的一致。（14）提交正確的正本和副本份數。4.3.3運輸單據的審核要點（1）確保提交的是全套的正本單據。（2）除非信用證另有授權，不能提交“租船合約”。（3）應符合UCP600相關運輸條款的一切其他條件。（4）運輸單據的收貨人必須符合信用證的規定。（5）運輸單據如果需要背書，應做好正確的背書。（6）運輸單據上載明托運人或其代理人的名稱。（7）確保運輸單據的通知方的名稱、地址（如果有的話）按信用證要求填寫。（8）貨物的描述應總體上與信用證的一致：嘜頭

13、、數量以及其他的規格（如果的話）必須與其他單據上的相同。（9）運輸單據上的“運費預付”或“運費到付”的顯示必須與信用證的條款相符。（10）運輸單據上沒有能夠使其成為“瑕疵”或“不清潔”的條款。（11）全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發日期章。4.3.4保險單據的審核要點（1）確保提交與信用證規定相符的保險單、保險憑證、保險聲明書。（2）提交簽發的全套正本保險單據。（3）保險單據由保險公司、保險商或他們的代理人簽發。（4）保險單的簽發日期或保險責任的生效日期最遲應在已裝船或已發運或接受監管之日。（5）保險金額必須符合信用證的規定或者符合UCP600相關條款的規定。（6）除非信用證另有規定，保險單

14、據必須使用與信用證相同的貨幣出具。（7）對保險貨物的描述必須與發票上的貨物描述相符。（8）承保的責任應是從指定的裝運港或接受監管點起到卸貨港或交貨點為止。（9）已經投保了信用證規定的險別，并且險別都明確表示。（10）貨物的描述、數量等內容必須與運輸單據上的相關內容相符。（11）如果被保險人的名稱不是保兌行、開證行或進口商，則應進行相應的背書。（12）保險單據上的所有其他資料必須與其他單據上所載明的一致。（13）如果有任何更改，應被適當地證實。4.3.5產地證的審核要點（1）確認它是單一的單據，沒有與其他單據聯合。（2）已按信用證的要求進行簽字、公證、合法化、簽證等。（3）產地證上的信息與其他單

15、據上的記載一致。（4）產地證上的產地國家被指定，并且符合信用證的要求。4.3.6重量單/證書的審核要點（1）確保它是單一的單據，沒有與其他單據聯合。（2）如果信用證要求證明書，或信用證有其他規定時，應經過簽字。（3）所有在重量單/證書上的信息應與其他單據記載的相一致。4.3.7包裝單的審核要點（1）確認它是單一的單據，沒有與其他單據聯合。（2）必須符合信用證的要求。一張詳細的包裝單應列出每件包裝、紙箱等內容的清單以及其他有關資料。（3）所有在包裝單上的資料須與其他單據上的一致。4.3.8檢驗證書的審核要點（1）確認由信用證上指定的檢驗機構（如果有的話）出具檢驗證書。（2）確認已經簽字。（3）檢

16、驗證書應符合信用證的檢驗要求。（4）除非信用證另有規定，檢驗證書不能包括有關貨物、規格、品質、包裝等不利的描述。4.3.9單據審核需要注意的事項（1）如果信用證要求“證明書”的單據時，則單據必須經簽字。（2）檢查各類單據的正副本份數是否符合信用證要求。（3）保險單據一般應作為可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人進行本書。（4）提單的審核要尤為認真仔細，要做到逐行逐字母一一核對。因為提單不像別的單據，更改時比較麻煩。對于提單的修改要及時，要注意交單議付的時間。（5）產地證日期不能早于發票日期，不能晚于提單簽發日期。（6）受益人證明，船公司證明，要照抄信用證的證明原句，然后再做必要修改。（7）

17、檢查那些應該蓋章和簽字的單據上是否有蓋章和簽字。4.4常見問題（1）匯票大、小寫金額打錯； （2）匯票的付款人名稱、地址打錯； （3）發票的抬頭人打錯； （4）有關單據如匯票/發票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規定； （5）發票上的貨物描述不符合信用證的規定； （6）多裝或短裝； （7）有關單據的類型不符合信用證要求; （8）單單之間商品名稱/數量/件數/嘜頭/毛凈重等不一致； （9）應提交的單據提交不全或份數不足； （10）未按信用證要求對有關單據如發票/產地證等進行認證; （11）漏簽字或蓋章； （12）匯票/運輸提單/保險單據上未按要求進行背書； （13）逾期裝運； （14）

18、逾期交單 5總結評價在此次方案設計中，本人回顧了自己在實際工作中遇到的各種與單證審核有關的問題，設計過程中及設計完成后，本人將本設計的思想及具體操作方法運用在自身的實習工作實踐中。另外，本人的一些同事也采用了本設計。經過本人及一些同事的實踐，給出了如下總結評價:5.1本設計比較合理本設計包括了單證審核的各個方面，如審單時應注意的一些問題、常見的審單要點等。基本上可以解答審單過程中遇到的各種問題，且本設計目的明確，內容較全面。5.2本設計實用性強本設計經一些同事及本人的實踐，符合崗位的專業需求。本設計對單證行業中的審單有很強的適用性，能解決一般情況下審單時所遇到的各種問題，但對一些特殊的單據還沒有談及，在內容上存在一定的不足。5.3本設計充分提高了工作效率通過本設計，在短時間內提高了本人對于單證的熟悉程度，對今后工作的開展具有很深遠的意義，同時也改掉了本人粗心，耐心不夠的缺點，相信不論是對本人今后的工作還是生活都有很大的好處。綜上，本設計達到預定目的。參考文獻【1】 張芝萍.外貿單證實務M.上海交通大學出版社，2007，260，265，267-273【2】 張麗芳，楊立佳.外貿單證M.機械工業出版社，2007，4-7【3】 胡書金，程穎慧.外貿單證實務M.東北財經大學出版社，2006,