1、第第六六章章 檔檔案案保保管管第一節第一節 檔案保管工作概述檔案保管工作概述一、保管工作的含義一、保管工作的含義 1 1、庫房管理、庫房管理 2 2、檔案流動過程中的保護、檔案流動過程中的保護 3 3、保護檔案的專門措施、保護檔案的專門措施 二、保管工作的任務二、保管工作的任務 1 1、維護檔案實體的秩序狀態，使其在存放和使用中、維護檔案實體的秩序狀態，使其在存放和使用中始終有序；始終有序； 2 2、防止人為和自然的破壞，延長檔案的壽命；、防止人為和自然的破壞，延長檔案的壽命； 3 3、維護檔案的政治安全、維護檔案的政治安全 ，防止泄密，防止泄密 。簡言之，檔案保管工作應該做到四不簡言之，檔案

2、保管工作應該做到四不：不散（不使檔案分散）；不亂（不使檔案相互混亂）；不丟（檔案不丟失不泄密）；不壞（不使檔案遭受損壞）。三、基本要求三、基本要求 1、以防為主，防治結合、以防為主，防治結合 2、加強重點，照顧一般、加強重點，照顧一般 3、自力更生，勤儉節約、自力更生，勤儉節約 4、立足長遠，保證當前、立足長遠，保證當前 四、意義四、意義 檔案保管工作為檔案管理工作提供物質對象，檔案保管工作為檔案管理工作提供物質對象，其質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重其質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。檔案損毀

3、的原因 l人為因素人為因素故意破壞故意破壞過失損壞過失損壞年久老化年久老化l自然因素自然因素內因內因外因外因第二節第二節 檔案保管的物質條件檔案保管的物質條件一、檔案庫房一、檔案庫房 檔案庫房是為存儲和保護檔案而設計建造的建筑物。庫檔案庫房是為存儲和保護檔案而設計建造的建筑物。庫房地址的選擇，以及防熱、防潮房地址的選擇，以及防熱、防潮( (防水防水) )、防火、防盜等方面、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國家制定有專門的設計規范。應該注均有一定的要求，不少國家制定有專門的設計規范。應該注意的基本問題：意的基本問題：1 1，庫房必須專用，不能與辦公室合用，不能同時存放他物；，庫房必須專用，不

4、能與辦公室合用，不能同時存放他物；2 2，必須堅固，并且是正規的建筑；，必須堅固，并且是正規的建筑；3 3遠離火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等遠離火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等基本要求。基本要求。 檔案庫房檔案庫房 庫房建筑原則：庫房建筑原則：經濟經濟適用適用美觀美觀 四川省檔案館的清代檔案庫房四川省檔案館的清代檔案庫房山東省檔案館的環形走廊山東省檔案館的環形走廊遼寧省檔案館的洞庫遼寧省檔案館的洞庫二、檔案裝具二、檔案裝具 1 1、檔案箱、檔案箱 2 2、檔案架、檔案架 活動式密集架活動式密集架 積層密集架（通天架）積層密集架（通天架） 3 3、檔案柜等、檔案

5、柜等五節柜（戰備箱）五節柜（戰備箱）手動密集架手動密集架底圖密集柜底圖密集柜三、設備 檔案保管的設備一般是指那些具有“固定資產”性質的機械、器具、儀器、儀表等技術設備。如：去濕機、加濕機、空調、通風設備、溫濕度測量及控制設備、防盜、防火報警器、滅火器、裝訂機，復印機、縮微拍照設備以及閉路電視監控設備，消毒滅菌設備、檔案進出庫的運送工具。 四、包裝材料 1 1、卷皮、卷皮 2 2、案盒、卷盒、案盒、卷盒 3 3、檔案袋、檔案袋 4 4、包裝紙等、包裝紙等v五、消耗品五、消耗品v 即用于保管工作的易耗低值物品。如防蟲藥品（毒餌盒），吸濕濟（木炭、生石灰，氯化鈣）以及各種表格及管理性的辦公用品。v注

6、：要本著實事求是的態度合理、有效、實用、節儉的原則進行配置。二、庫房溫度控制l據研究表明，較為適宜的溫度應在1420度之間，濕度應在50%60%之間。l控制和調節庫房溫度的方法: 1.對庫房進行嚴格密封，然后在庫房內使用技術設備調控適宜的溫度；l2、庫房難以做到完全封閉，可采取一系列機械的或自然性的措施對庫房溫度進行調控：la,使用增溫，增濕或降溫、降濕等機械設備進行調控;lb、利用庫內外溫度相互平衡；（時機,時間,長短,強度）lc、采用簡便的人工方法進行調控(濕草墊,木炭,生石灰,氯化鈣) 防 火 防 水 防 光 書 虱 v防潮：與庫房的溫濕度有關。防潮：與庫房的溫濕度有關。v防霉：與防蟲，

7、防潮關系密切，要對檔案防霉：與防蟲，防潮關系密切，要對檔案進行定期的檢查并放置防霉、防蟲藥品。進行定期的檢查并放置防霉、防蟲藥品。v防塵：裝具的封閉性要好，并且要定期打防塵：裝具的封閉性要好，并且要定期打掃衛生，保持清潔。掃衛生，保持清潔。v防盜：庫房要堅固，隨時關門，安裝防盜防盜：庫房要堅固，隨時關門，安裝防盜報警裝置。報警裝置。v注：為了全落實注：為了全落實“八防八防”，節假日也必須安，節假日也必須安排人員值班，檢查庫房狀況。排人員值班，檢查庫房狀況。庫房管理“八防”圖示 庫房與裝具的序化庫房與裝具的序化平 放 豎 放（一）、檔案存放位置索引（一）、檔案存放位置索引 全宗名稱：全宗名稱：

8、全宗號：全宗號： 案卷目錄案卷目錄號號 案卷目案卷目錄名稱錄名稱 目錄中案目錄中案卷起止號卷起止號數數 存存 放放 位位 置置 樓樓 層層 房間房間 檔架檔架（柜）（柜） 欄欄 格格 六、檔案存放秩序的維護與管理（二）、檔案代理卡（二）、檔案代理卡 為了便于庫房管理售貨員掌握流動情況和安全檢查，可為了便于庫房管理售貨員掌握流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是“代卷代卷卡卡”或或“代理卡代理卡”。 （三）裝具所存檔案標識牌八、全宗卷八、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全

9、宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。卷。 是對全宗的重要管理工具和手段，它是全宗是對全宗的重要管理工具和手段，它是全宗的的“檔案檔案”，是檔案的，是檔案的“檔案檔案”。 通常包括：移交和接收全宗的文據，立檔單通常包括：移交和接收全宗的文據，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明，全宗內檔案數量和狀況的檢查登記和報告，明，全宗內檔案數量和狀況的檢查登記和報告，檔案鑒定的報告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利檔案鑒定的報告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利用的重要登記等。用的重要登記等。七、定期檢查、清點

10、第四節第四節檔案使用過程中的維護和保護檔案使用過程中的維護和保護l檔案保管工作基本表現為兩個方面：a.檔案庫房管理；b.使用過程中的維護與保護。l檔案動靜交替 （檔案的使用）l檔案的使用情況：1.社會各界對檔案的使用，即檔案的提供利用；2.檔案館出于管理與開發的需要，對檔案實體及其內容信息的使用。（整理、鑒定、編研檢索工具、縮微復制、編研）l工作要求：一要建立嚴格的管理制度并在實踐中落實；二是要采取各種合理有效的管理方法。一、檔案使用過程中的維護與保護制度v（一）檔案使用登記與交接制度:檔案出入庫登記，清點歸還，責任分明。v（二）檔案使用行為的管理與限制制度 v 1.檔案使用行為的要求（不許吸

11、煙、喝水、吃食物、檔案使用行為的要求（不許吸煙、喝水、吃食物、勾畫、涂抹、撕損剪切勾畫、涂抹、撕損剪切）；）；v2.庫外使用時不許長時間攤放在桌上；庫外使用時不許長時間攤放在桌上；3.不同的利不同的利用者未經允許不準私自交換閱覽；用者未經允許不準私自交換閱覽；v4不準擅自拍照、抄錄，復印；不準擅自拍照、抄錄，復印；v5使用時間和數量的限制。使用時間和數量的限制。安全制度：安全制度：A 非庫房人員未經批準，不得隨便入庫。b. 珍貴或絕密檔案應放入保險柜。c. 出入庫房檔案應進行仔細清點和登記。d 管理人員非工作需要不得談論檔案內容。e.、杜絕一切失密、失盜的可能對入庫人員實行：對入庫人員實行：1

12、、限制人員、限制人員庫房重地，閑人免入庫房重地，閑人免入2、限制時間、限制時間必有檔案人員陪同。必有檔案人員陪同。3、限制行為：、限制行為： 不得吸煙、不得吃零食、不得吸煙、不得吃零食、不得穿拖鞋不得穿拖鞋二、檔案使用過程中的維護與保護方法 （一）量與順序的控制：分批定量提供，且歸還時要保持檔案實體秩序的排列順序。 （二）對利用行為的現場監督與檢查（a.配備人員檢查；b.配置閉路電視監控系統。） （三）利用方式和場所的限制：現場閱覽為基本方式，利用場所應為集中式的大閱覽室，一般不安排單間，以免發生意想不到的問題。 （四）對重要檔案的保護措施：1.嚴格限制利用；2.、即便使用一般不提供原件，只提供縮微品或復印件；3、利用過程中應格外注意監護問題。檔案保護的現代化檔案保護的現代化1 1、入庫前運用真空氮氣消毒、入庫前運用真空氮氣消毒設備對檔案卷宗殺菌消毒。設備對檔案卷宗殺菌消毒。2 2、運用計算機控制系統控制運用計算機控制系統控制溫濕度。溫濕度。3、運用計算機控制系統自動、運用計算機控制系統自動防火防火4 4、運用電子防盜儀系統防盜、運用電子防盜儀系統防盜5 5、運用計算機字褪變、字跡運用計算機字褪變、字跡擴散恢復系統進行檔案保擴散恢復系統進行檔案保護。護。 檔案數字化的風險防范檔案數字化的風險防范 在傳統管理的時代，紙質文件的安全比較容易控制，即使造成檔案文件