1、1Microsoft Word 2010 Microsoft Word 2010 培訓培訓教程教程2目錄一、文件基本操作一、文件基本操作 Word 2010應用程序窗口 如何快速選擇文本 查找和替換功能全攻略 如何在文檔中輸入數學公式 如何將文檔轉換為PDF格式 如何創建WORD文檔的水印（如公司絕密、內部資料） 如何將數字金額快速轉換為大寫金額二、使用表格二、使用表格 如何實現表格位置的快速調整 跨頁表格如何完整地顯示和打印 如何對表格內容進行排序 如何在表格內進行計算3目錄三、使用圖像三、使用圖像 方便快捷的屏幕截圖 如何裁剪圖片 使用圖形（形狀、文本框、藝術字） 使用SmartArt圖示

2、四、使用四、使用WordWord自動化排版自動化排版 使用樣式 創建目錄 使用主控文檔完成大型排版任務 對文檔內容進行批注和修訂五、域和郵件合并五、域和郵件合并 使用域 域在排版中的應用 使用郵件合并批量制作文檔4一、文檔基本操作一、文檔基本操作快速訪問工具欄快速訪問工具欄標題欄標題欄窗口控制按鈕窗口控制按鈕功能區功能區編輯區滾動條滾動條狀態欄WORD2010應用程序窗口56WORD2010應用程序窗口word2010的工作界面主要由標題欄、快速訪問工具欄、 【文件】按鈕、功能區、窗口控制按鈕、編輯區、滾動條及狀態欄八個部分組成。標題欄標題欄：顯示Office應用程序名稱和文檔名稱。快速訪問工

3、具欄快速訪問工具欄：提供默認的按鈕或用戶添加的按鈕，可以加速命令的執行。相當于早期Office應用程序中的工具欄。【文件文件】按鈕按鈕：相當于早期Office版本中的【文件】菜單，執行與文檔有關的基本操作（打開、保存、關閉等），打印任務也被整合到其中。7WORD2010應用程序窗口功能區功能區：提供常用命令的直觀訪問方式，相當于早期Office應用程序中的菜單欄和命令。功能區由選項卡、組和命令三部分組成。命令組選項卡對話框啟動器8WORD2010應用程序窗口窗口控制按鈕：窗口控制按鈕：調整窗口的不同狀態，包括最大化、最小化、還原、關閉。編輯區編輯區：編輯數據的主要區域。不同的Office組件，

4、其編輯區的外觀和使用方法也不相同，例如Excel的編輯區由縱橫交錯的單元格組成，而Word則由一個空白頁面組成。滾動條滾動條：調整文檔窗口中當前顯示的內容。狀態欄狀態欄：顯示當前文檔的工作狀態或額外信息（切換文檔視圖按鈕、調整窗口比例按鈕）。9選擇連續的文本（整行、整段、整文檔）選擇連續的文本（整行、整段、整文檔）選擇文本10選擇連續的文本（整行、整段、整文檔）選擇連續的文本（整行、整段、整文檔）選擇文本運用鍵盤選取文本運用鍵盤選取文本（1）將光標置于被選文本的前（后）面，按住鍵盤中Shift鍵的同時，敲擊鍵盤中的或方向鍵，可向后或向前選定文本。（2）如果要實現文本的豎向選擇，按住鍵盤中Shi

5、ft鍵的同時，敲擊鍵盤中的或方向鍵。（3）敲擊鍵盤中的Ctrl+A鍵，或執行【編輯】/【全選】命令，可選取整篇文檔。11多向選擇（不連續文本、縱向多向選擇（不連續文本、縱向文本）文本）選擇文本（1）按住Ctrl鍵，然后拖動鼠標來任意選擇文檔中不連續的文本。（2）按住Alt鍵，然后拖動鼠標進行選擇，即可豎向選擇文本。（3）擴展選擇文本12查找和替換文字（1）單擊【開始】/【編輯】/【查找】按鈕（或Ctrl+F鍵），在文檔窗口左側出現【導航】窗格；（2）在窗格的搜索框中輸入待查找的文字，Word將自動在文檔中查找與輸入文字相匹配的內容，并以黃色標記；（3）點擊【導航】窗格下部的上下按鈕依次定位查找

6、文字；（4）點開搜索框右側的下拉菜單中的“替換”，在“替換為”空格中輸入替換后的文字，可實現單次或者全部替換。13查找和替換指定的格式（1）執行【編輯】/【查找】命令（或Ctrl+H鍵），彈出【查找和替換】對話框。（2）查找和替換特定格式的文字在“查找內容”框中，搜索帶有特定格式的文字：輸入文字，在“搜索選項”對應勾選（如需），再單擊“格式”按鈕選擇所需格式；在“替換為”框中輸入帶有格式的替換文字，點擊“替換”或“全部替換”來實現單次或全部替換。（3）查找和替換特定的格式在“查找內容”框中，無需輸入文字，在“搜索選項”對應勾選（如需），單擊“格式”或“特殊格式”按鈕，選定所需格式。在“替換為”

7、框中無需輸入文字，在“格式”或“特殊格式”按鈕中點擊替換后的格式，點擊“替換”或全部替換來實現單次或全部替換。14查找和替換特殊字符去掉手動換行符：去掉手動換行符：（1）打開【查找和替換】對話框，單擊“特殊字符”按鈕；（2）在“查找內容”框中單擊，從“特殊字符”下拉列表中選擇“手動換行符”，然后在“替換為”框中單擊，從“特殊字符”下拉列表中選擇“段落標記”；（3）執行單個替換或全部替換。去掉空格：去掉空格：（1）打開【查找和替換】對話框，在“查找內容”框中輸入空格（按下鍵盤上的空格即可），在“替換為”框中什么也不輸入；（2）執行單個替換或全部替換。 去掉句首的問號去掉句首的問號：（1）打開【查

8、找和替換】對話框，在“查找內容”框中輸入？在“替換為”框中什么也不輸入；（2）為避免替換掉句尾的問號，執行單個替換。在文檔中輸入數學公式15（1）將插入點定位到要輸入公式的位置，單擊【插入】/【符號】/【公式】按鈕；（2）在彈出的菜單中選擇【插入新公式】命令，在文檔中自動插入了公式編輯器；（3）激活功能區中的【設計】選項卡，在該選項卡中顯示了可用的公式編輯工具。16將文檔轉換為PDF格式打開將要轉換的Office文檔，單擊【文件】按鈕并選擇【保存并發送】命令，然后雙擊【創建PDF或XPS】選項，在對話框中選擇保存位置并輸入一個文件名，單擊【發布】按鈕當前文檔即轉換成了PDF格式。或者保存文件時

9、，在文件類型中選擇“PDF（*.pdf）”，點擊保存即可。17如何創建WORD文檔的水印（1）執行菜單欄中的【頁面布局】/【頁面背景】/【水印】按鈕；（2）選用水印的模板，或選【自定義水印】選項，插入圖片背景或文字背景；（3）在【自定義水印】對話框中，選擇“無水印”，即可取消水印效果。18如何將數字金額快速轉換為大寫金額在Word中輸入12345后選中;點擊【插入】【編號】命令，在彈出的“編號”對話框“數字類型”欄里選擇中文數字版式“壹、貳、叁”，單擊“確定”；則12345就變成中文數字“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。19二、使用表格二、使用表格如何實現表格位置的快速調整調整表格與文字之間的位置調整表

10、格與文字之間的位置（1）光標放在要調整的表格中，點擊【布局】/【自動調整】命令：單擊【根據內容調整表格】命令，表格將根據輸入的文本內容來設定行高與列寬。當在表格中編輯文本時，表格會隨其變化。單擊【根據窗口調整表格】命令，會根據當前文檔的頁面設置來自動調整表格的寬度，當對頁面邊距進行修改時，表格會自動隨著頁面的變化而變化。單擊【固定列寬】命令，會設定表格中列的固定寬度。當輸入的文本超出列寬時，文本會自動隱藏，而不會增加列寬，此時需要手動調整列寬。或單擊鼠標右鍵，在彈出的右鍵菜單中單擊以上三個命令。（2）光標放在要調整的表格中，點擊【布局】選項卡：單擊【平均分布各行】命令，可保持表格高度不變，選取

11、行的行高一致；單擊【平均分布各列】命令，可保持表格寬度不變，選取列的列寬一致。20如何實現表格位置的快速調整文字環繞表格文字環繞表格（1）光標放在要調整的表格中，點擊【布局】/【屬性】，在彈出的【表格屬性】對話框中，選擇【表格】選項；（2）在對話框中，單擊【環繞】圖標，單擊“確定”按鈕，文本便環繞在表格周圍。文本在單元格中的對齊方式文本在單元格中的對齊方式（1）將光標放置在需要對齊文本的單元格中，單擊鼠標右鍵，在彈出的子菜單中單擊【單元格對齊方式】命令，可彈出九種對齊方式，根據需要可選取任意一種對齊方式；（2）光標放在要調整的表格中，點擊【布局】選項卡，在“對齊方式”組里選擇相應的對齊方式。2

12、1跨頁表格如何完整地顯示和打印如果一個表格行數很多，可能橫跨多頁，需要在后續頁重復表格標題，可按以下步驟進行：（1）選中要作為表格標題的一行或多行文字，選定內容必須包括表格的第一行；（2）點擊【布局】/【數據】/【重復標題行】按鈕，Word會自動在跨頁表格的第一行重復表格標題。22對表格內容進行排序排序分為升序和降序兩種，Word可以對列方向上的數據進行排序，不能對行方向上的數據進行排序，具體操作如下：（1）選中表格內任一單元格，單擊【布局】/【數據】/【排序】按鈕，或單擊【開始】/【段落】/【排序】，打開【排序】對話框；（2）從【主要關鍵字】、 【次要關鍵字】等下拉列表中選擇要作為排序依據的

13、列標題，在右側選擇排序類型，單擊【確定】后，將以所選列為排序基準對整個表格中的數據進行排序 。23在表格內進行計算在表格中進行計算的操作如下：（1）單擊要放置計算結果的單元格，單擊【布局】/【數據】/【公式】按鈕，打開【公式】對話框；（2）在 【公式】文本框中自動輸入了求和公式，也可以修改其中的函數名稱或引用范圍，或在【粘貼函數】下拉列表中選擇函數，確定后單元格中即可顯示計算結果。2425在表格內進行計算表格中單元格的引用方式表格中單元格的引用方式Word表格中的每個單元格有一個單元格地址，列以英文字母表示，行以自然序數表示。單元格地址如下圖所示：ABC1A1B1C12A2B2C23A3B3C

14、34A4B4C45A5B5C526三、使用圖像三、使用圖像屏幕截圖屏幕截圖的操作如下：屏幕截圖的操作如下：（1）在word中新建一個文檔，點擊【插入】/【屏幕截圖】按鈕；（2）在下拉菜單中可看到當前所有已開啟的已開啟的窗口縮略圖，點擊其中一個，即可將該窗口完整截圖自動插入到文檔中。快捷鍵截圖：快捷鍵截圖：按 Ctrl+Alt+A 可實現當前窗口當前窗口的快捷截圖。2728通過裁剪保留圖片的有用區域裁剪圖片的操作如下：裁剪圖片的操作如下：（1）雙擊圖片，激活功能區的【格式】選項卡，單擊【裁剪】按鈕，進入圖片的裁剪模式；（2）將鼠標置于想要裁剪位置的黑線上，當鼠標形狀有所變化時，按住鼠標左鍵拖動，

15、拖動經過的區域即被裁剪掉。也可以右擊圖片，從彈出的快捷菜單中選擇【設置圖片格式】命令，在【裁剪】選項卡中輸入剪裁值，關閉即可。使用圖形（形狀、文本框、藝術字）29繪制形狀：繪制形狀：（1）單擊功能區中的【插入】/【插圖】組/【形狀】按鈕，在打開的列表中選擇所需的圖形；（2）在文檔中按住鼠標左鍵拖動，即可繪制一個指定大小的圖形。改變形狀：改變形狀：（1）選擇形狀并單擊功能區中的【格式】/【插入形狀】組/【編輯形狀】按鈕； （2）在彈出的菜單中選擇【更改形狀】命令，然后在打開的列表中選擇其他形狀；或選擇【編輯頂點】命令，通過拖動頂點來改變圖形形狀。使用圖形（形狀、文本框、藝術字）30快速對齊多個形

16、狀：快速對齊多個形狀：選擇待對齊的多個圖形，然后單擊功能區的【格式】/【排列】組/【對齊】按鈕，在彈出的菜單中選擇圖形的對齊方式。在形狀中添加文字：在形狀中添加文字：（1）右擊形狀，從彈出的快捷菜單中選擇【添加文字】命令，然后輸入文字即可;（2）選中文字，單擊【開始】/【字體】組，可設置添加文字的字體等。使用圖形（形狀、文本框、藝術字）31將多個形狀組合成一個整體：將多個形狀組合成一個整體：選中待組合的圖形，點【格式】/【排列】組/【組合】命令，所選的多個圖形即可組合成一個整體 。設置文本框隨文字自動縮放：設置文本框隨文字自動縮放：（1）右擊文本框的邊框，在彈出的快捷菜單中選擇【設置形狀格式】

17、命令，打開【設置形狀格式】對話框；（2）選擇【文本框】選項卡，在右側勾選【根據文字調整形狀大小】復選框，并取消勾選【形狀中的文字自動換行】復選框，【確定】后改變文本框內文字大小，即可觀察效果。使用SmartArt圖示創建創建SmartArtSmartArt圖示：圖示：單擊文檔中要放置SmartArt圖示的位置，單擊【插入】/【插圖】組/【 SmartArt 】按鈕，打開對話框，在其列表中選擇圖示類型，確定即可。調整調整SmartArt SmartArt 圖示的結構：圖示的結構：選擇新的布局：選中插入的SmartArt 圖示，在【設計】/【布局】下拉列表中選擇新的布局；更改現有形狀的等級：單擊要

18、改變等級的形狀，單擊【設計】/【創建圖形】組/【升級】或【降級】按鈕，即可升級或降級所選擇的形狀。32使用SmartArt圖示調整調整SmartArt SmartArt 圖示的結構：圖示的結構：添加新形狀：選擇SmartArt圖示中的一個形狀，然后單擊功能區中【設計】/【創建圖形】組/【添加形狀】按鈕，在彈出的菜單中選擇形狀添加的位置，即可添加新形狀。在在SmartArt SmartArt 圖示中添加內容：圖示中添加內容：單擊功能區中的【設計】/【創建圖形】組/【文本窗格】按鈕，打開顯示在SmartArt 圖示的左側的文本窗格；單擊對應輸入內容的文本框，在其中輸入所需的內容后，按下方向鍵接著輸

19、入其他形狀中的內容。也可以選擇形狀，右擊選擇“編輯文字”，在形狀中輸入文字。33使用SmartArt圖示設置設置SmartArt 圖示的外觀：圖示的外觀：單擊選中SmartArt圖示，激活功能區中的【設計】/【 SmartArt 樣式】選項卡，即可以在【 SmartArt 樣式】 選項卡中為SmartArt圖示選擇整體外觀設計方案。也可以右擊SmartArt圖示，選擇“設置對象格式”對SmartArt圖示進行自定義設置。3435四、使用四、使用Word自動化排版自動化排版36樣式樣式就是應用于文檔中的文本、表格和列表的一組格式。當應用樣式時，系統會自動完成該樣式中所包含的所有格式的設置工作，可

20、以大大提高排版的工作效率。Word包含字符、段落、鏈接段字符、段落、鏈接段落和字符、表格及列表落和字符、表格及列表五種樣式。Word允許用戶自定義上述類型的樣式。同時還提供了多種內置樣式，如標題1標題3、正文等樣式。樣式樣式37樣式的重要性樣式樣式是指一組已經命名的字符和段落格式。它規定了文檔中標題、題注及正文等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣式應用于某個段落，或段落中選定的字符上。所選定的段落或字符便具有這種樣式的格式。如果用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。如：標題1樣式為“四號、宋體、兩端對齊、加粗”，如果用戶希望標題1樣式為“三號、隸書、居中、常規”，

21、此時不必重新定義標題1的每個實例，只需改變標題1樣式的屬性就可以了。使用樣式可以使文檔的格式更容易統一文檔的格式更容易統一。使用樣式可以構筑大綱構筑大綱，使文檔有條理，更容易編輯和修改。使用樣式還可以用來生成目錄用來生成目錄。38使用自帶樣式在Word文檔中，有自帶的“標準”樣式，可以直接應用在輸入的文稿中。選中待設置樣式的文本，點擊【樣式】組中的下拉菜單，選擇Word自帶的某種樣式即可。或者右擊包含目標格式的文本內部，在彈出的快捷菜單中選擇【樣式】，在如下的樣式列表中選擇某種樣式。39將現有格式創建為樣式將現有格式創建為樣式的具體操作如下：（1）右擊包含目標格式的文本內部，在彈出的快捷菜單中

22、選擇【樣式】/【將所選內容保存為新快速樣式】命令，在打開的對話框中輸入一個易于辨識的名稱，預覽中顯示樣式包含的格式效果，單擊【確定】即可創建新樣式；（2）也可以單擊【修改】對與樣式相關的選項進行調整；（3）創建新樣式后，在【樣式】窗格中可以看到新建的樣式。40大綱所謂大綱，是指文檔中標題的分級列表，它在每章出現的各級標題內容都有描述。不同級別的標題之間也都有著不同的層次感。創建大綱，不僅有利于讀者的查閱，而且還有利于文檔的修改。（1）執行【視圖】/【大綱視圖】命令，進入大綱視圖；（2）在【大綱】工具欄中，單擊【顯示級別】右側的黑三角按鈕，彈出下拉菜單，單擊【1級】選項，在文檔內只顯示“級別1”

23、以上的內容；（3）根據需要，可在此列表中，任意選取級別樣式，查看文稿內容。41設置大綱級別（1）將光標放置在需要創建大綱級別的段落。（2）執行【開始】選項卡中【段落】選項組右下方的縮放按鈕 ，彈出【段落】對話框。（3）在對話框中，單擊【大綱級別】命令右側的列表框，彈出下拉列表。在下拉列表中，選取級別選項即可。（4）如果要刪除大綱級別，可在下拉列表中選取【正文文本】選項。42編輯大綱（2）單擊工具欄的雙左按鈕，光標位置的段落級別會變成“1級標題” ；（3）單擊工具欄的左按鈕，光標位置中的段落級別會提升1級；（4）在彈出下拉列表中，選取某級別，段落文檔即可設置為所選取的級別；（5）單擊工具欄的單右

24、按鈕，光標位置中的段落文檔級別會降低1級。（6）單擊工具欄的雙右按鈕，光標位置的段落設置為“正文文本”；（7）單擊工具欄的向上按鈕，光標位置中的段落文檔移動到前一級文檔的上方；（9）單擊工具欄的向下按鈕，光標位置中的段落文檔移動到后一級文檔的下方。（1）點【視圖】/【大綱視圖】按鈕，彈出【大綱】工具欄；43創建目錄（1）確保要作為目錄的文字段落都已設置了正確的大綱級別；（2）單擊【引用】/【目錄】按鈕（3）可在打開的列表中選擇Word預置的目錄樣式，也可以選擇【插入目錄】命令，打開目錄對話框，進行相應的設置和修改。44更新目錄如果修改了與目錄標題對應的文檔內的標題內容時，只需右擊目錄，從彈出的

25、快捷菜單中選擇【更新域】命令，然后在打開的對話框中單擊【更新整個目錄】單選按鈕，即可將修改結果更新到目錄中。45將一個大型文檔拆分為多個文檔（1）打開文檔并切換到大綱視圖，單擊【大綱】/【主控文檔】/【顯示文檔】按鈕，將功能區中的【大綱】/【大綱工具】/【顯示級別】設置為1級，這樣只顯示文檔中一級大綱的文字。（2）按住Shift，單擊標題左側的加號，選中文檔的所有標題；（3）單擊功能區的【大綱】/【主控文檔】/【創建】按鈕，每個標題被一個灰色邊框括起，說明每個標題已做為一個單獨的部分處理；（4） 保存原文檔即可在原地址文件夾中看到以源文件最高級別標題命名的拆分后的文檔。46在獨立的窗口中編輯子

26、文檔單擊【大綱】/【主控文檔】/【顯示文檔】/【展開子文檔】按鈕，即可在大綱視圖中顯示子文檔中的所有內容，也可以在主控文檔中編輯子文檔。47切斷主控文檔與子文檔間的鏈接關系切換到大綱視圖，單擊將要斷開的子文檔范圍內的任意位置，單擊【大綱】/【主控文檔】/【取消鏈接】按鈕，即可切斷主控文檔與子文檔的鏈接。48對文檔內容進行批注對內容進行批注：對內容進行批注：選擇要添加批注的內容，單擊功能區中【審閱】/【批注】組/【新建批注】按鈕，在文檔右側顯示一個紅色方框，在其中輸入批注內容即可。瀏覽文檔中的批注：瀏覽文檔中的批注：單擊功能區中的【審閱】/【批注】組/【上一條】或【下一條】按鈕，Word會自動從

27、當前插入點開始向上或向下查找批注并自動進入批注的編輯狀態。刪除批注：刪除批注：右擊批注，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】命令，將該批注從文檔中刪除；單擊功能區中的【審閱】/【批注】組/【刪除】按鈕，在彈出的菜單中選擇【刪除文檔中所有批注】命令。49對文檔內容進行修訂修訂文檔內容：修訂文檔內容：單擊功能區中【審閱】/【修訂】組/【修訂】按鈕，即可進入修訂模式。接受或拒絕修訂：接受或拒絕修訂：右擊某個修訂，在彈出的快捷菜單中選擇【接受格式更改】或【拒絕格式修改】命令確認或取消對文檔內容的修改。單擊功能區中的【審閱】/【更改】組/【接受】或【拒絕】按鈕，在彈出的菜單中選擇【接受對文檔的所有修訂】或

28、【拒絕對文檔的所有修訂】命令，可實現接受或拒絕文檔內的所有修改。50五、域和郵件合并五、域和郵件合并51使用域域的類別：域的類別：單擊要插入域的位置，點擊功能區中的【插入】/【文本】組/【文檔部件】/【域】命令，打開【域】對話框。 域對話框由“請選擇域”、“域屬性”、“域選項”三部分組成，前者是域對話框中必有的元素，后兩者因域名的不同而不同。 用戶可以通過編輯域代碼來修改域，也可以在域對話框中修改域。52使用域運用運用【日期格式日期格式】命令插入域：命令插入域：（1）單擊要插入域的位置，點擊功能區中的【插入】/【文本】組/【文檔部件】/【域】命令，打開【域】對話框；（2）根據需要從下拉菜單中選取需要的類別選項及其域名。（3）單擊【Date】選項，在【日期格式】選項框中選取一種格式。（4）單擊對話框中“域代碼”的按鈕，會顯示出被定義日期樣式的域代碼。（5）單擊“確定”按鈕，文檔中便插入了日期和時間域。修改域：修改域：右擊域，從彈出的快捷菜單中選擇【編輯域】命令，打開【域】對話框，重新選擇域名或在當前域名下重新設置【域屬性】和【域選項】部分中的內容，單擊【確定】按鈕即可。53使用域更新域：更新域：方法1：右擊域內部，從彈出的快捷菜單中選擇【更新域】命令；方法2：單擊域內部，按F9鍵；方法3：按 Ctrl+A 組合鍵，再按F9鍵，可更新文檔內所有的域；方法4：進入打印預覽視圖，域