1、 2004 BYE趙華平2012/11/29 2004 BYE流程的概述123流程圖結(jié)構(gòu)說明4流程的作用流程圖符號簡介5流程圖繪制實戰(zhàn)演練6流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE 2004 BYE 2004 BYE 定義：流程是一項活動或一系列連續(xù)有規(guī)律的事項或行為進行的程序。-也可以把流程理解為為了一定的目的去做事情的順序。一、流程的概述 2004 BYE流程的六個主要特性流程的六個主要特性:整體性流程一般是由多個部門或崗位共同完成的。連續(xù)性從起點到終點，包括多個業(yè)務(wù)活動,涉及多個工作步驟，流程開始是信息的輸入，流程結(jié)果是信息的輸出或存儲。目標性所有流程的設(shè)計初衷必須有明確的目的和服務(wù)對象。層次性

2、從公司整體到各部門再到各崗位，流程可以按層級劃分。動態(tài)性流程歸口部門應(yīng)該根據(jù)企業(yè)需要而動態(tài)及時調(diào)整甚至重新設(shè)計流程。重復(fù)性工作具有重復(fù)性的較關(guān)鍵的工作內(nèi)容。1 12 23 34 45 56 6直觀性通過流程可以直觀的了解管理活動的步驟、責任人、輸入輸出等信息。7 7一、流程的概述 2004 BYE職能戰(zhàn)略組織架構(gòu)、部門職責部門內(nèi)部管理規(guī)范企業(yè)文化、價值觀、信息系統(tǒng)公司級跨部門管理規(guī)范制度流程表格附件公司級管理規(guī)范二、流程的作用 2004 BYE制度流程表格附件二、流程的作用 2004 BYE客戶愿意付錢的那部分活動，如計劃生產(chǎn)、提供有價值的服務(wù)等改善有效活動改善有效活動冗余的檢查、監(jiān)督等活動適

3、當減少輔助性活適當減少輔助性活動動 重復(fù)的活動、反復(fù)的審批、活動間的等待等刪除無效活動刪除無效活動提高質(zhì)量 改善客戶滿意度 減少協(xié)調(diào)扯皮 減少成本 提高應(yīng)變能力 提高效率 提高員工士氣明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益二、流程的作用 2004 BYE以職能為基礎(chǔ)兼顧流程需要公司層組織結(jié)構(gòu)設(shè)計公司層組織結(jié)構(gòu)關(guān)鍵管理流程以流程為基礎(chǔ)效率優(yōu)先業(yè)務(wù)層組織結(jié)構(gòu)設(shè)計核心業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)單位層組織結(jié)構(gòu)兩種組織設(shè)計模式交互優(yōu)化組織機構(gòu)部門職責崗位職責跨部門流程跨崗位流程交互優(yōu)化企業(yè)整體流程組織和流程的交互方式二、流程的作用 2004 BYE項目準備策略

4、分析現(xiàn)實流程繪制流程研討會目標流程優(yōu)化軟件功能軟件選擇基于軟件的to-be概念定制開發(fā)Add-on開發(fā)接口程序開發(fā)系統(tǒng)測試軟件實施用戶培訓“上線/切換”組織調(diào)整二、流程的作用 2004 BYE1、文字表達2、表格表達3、圖示表達4、符號表達5、動畫演示 流程的種類 2004 BYE文字表達表格表達圖示表達符號表達 2004 BYE符 號名 稱意 義 準備作業(yè)（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（END） 流程圖終止 路徑（Path） 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 已定義處理(Predefined P

5、rocess） 使用某一已定義之處理程序 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口 批注(Comment) 表示附注說明之用 三、流程圖符號簡介 2004 BYE任務(wù)框或稱活動框，表示流程各環(huán)節(jié)具體的活動/任務(wù)。框內(nèi)用關(guān)鍵文字（動賓結(jié)構(gòu)）描述活動。 表示會有兩種以上的情況輸出。判斷框內(nèi)描述所要判斷/分類的內(nèi)容，輸出不同的情況在輸出的箭線上表示，文字寫在箭線上。判斷框開始/結(jié)束框 表示一個流程的開始點或結(jié)束點。框內(nèi)填寫“開始”或“結(jié)束“。三、流程圖符號簡介 2004 BYE 表示有文件輸入，在流程圖中將關(guān)鍵文件列示出來。文件框不單獨作為一個流程活動/任務(wù)。文檔不允

6、許作為單獨的步驟出現(xiàn)，只能配合流程步驟同時出現(xiàn)；框內(nèi)只填寫文檔名稱。如果出現(xiàn)多個文件或表單，只需在一個文檔符號中順序填列即可，但是每個文檔名稱前需要加編號。 表示需要預(yù)定義的流程。在流程中為了簡潔表達，經(jīng)常將某一系列活動用預(yù)定義流程打包，作為一個單獨的子流程，框內(nèi)填寫預(yù)定義流程名稱。但需要用另外一個流程圖描述預(yù)定義流程的各項任務(wù)/活動的流轉(zhuǎn)關(guān)系。 文件框 預(yù)定義流程表示流程各活動/任務(wù)之間的連接與流轉(zhuǎn)關(guān)系，連接流程中的活動/任務(wù)，展示各項活動/任務(wù)間的邏輯關(guān)系。箭線不交叉。 箭線三、流程圖符號簡介 2004 BYE 責任人框該標識用于指明負責流程具體活動/任務(wù)的責任崗位，要填的是責任崗位名稱，

7、而不是責任崗位的任職人姓名。VISIO圖中該標識是白底、白框。該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。在標識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識與英文大寫字母。 離頁引用 備注框該標識用于備注流程圖中難以展示、需要補充或強調(diào)的信息。比如重要輸入與輸出，要求的時間節(jié)點，特殊要求與規(guī)定等。框內(nèi)文字要求言簡意賅。VISIO圖中該標識是白底、白框。三、流程圖符號簡介 2004 BYE1.整體結(jié)構(gòu)類型-矩陣式流程圖： 2004 BYE2.整體結(jié)構(gòu)類型-序列式流程圖： 2004 BYE1、內(nèi)部流程-循環(huán)結(jié)構(gòu)（1）圖形：

8、（2）意義：處理程序循序進行。（3）語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2處理程序1處理程序2 2004 BYE（4）實例：（5）運用時機： 本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序就是處理程序進行順序。培訓需求調(diào)查形成培訓需求分析報告 2004 BYE2、選擇結(jié)構(gòu)： 2.1 二元選擇結(jié)構(gòu)（基本結(jié)構(gòu)）（1）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。（3）語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2處理程序1條件處理程序2是否 2004 BYE（4）實例：（5）運用時機：1.本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策

9、結(jié)果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有是或否的處理程序。 批準是否計劃內(nèi)駁回是否外訓申請 2004 BYE2.2 多重選擇結(jié)構(gòu)（二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu)）：（1）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。（3）語法：FOR 條件P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 CASE n DO 處理程序n處理程序1條件P處理程序nP=1P=n處理程序1P=2 2004 BYE （4）實例：（5）運用時機： 1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)

10、構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。外聘內(nèi)訓培訓方式選擇E-LearningE-Learning外派培訓 2004 BYE3、重復(fù)結(jié)構(gòu)：3.1 REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu)（1）圖形：（2）意義：重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。（3）語法：REPEAT-UNTIL 條件 DO 處理程序處理程序條件是否 2004 BYE（4）實例： （5）運用時機： 1.本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個流程。 2.

11、本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。課程試講評審?fù)ㄟ^不通過課件制作頒證備案 2004 BYE1. 一致性原則一致性原則2. 完整性原則完整性原則3. 具體性原則具體性原則 流程步驟的繪制要符合公司管理流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來來，不加入任何個人的想法。，不加入任何個人的想法。打破了經(jīng)營管理的打破了經(jīng)營管理的“部門部門”的概的概念，強調(diào)念，強調(diào)業(yè)務(wù)過程本身的完整性業(yè)務(wù)過程本身的完整性，充分體現(xiàn)該項業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處充分體現(xiàn)該項業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和報告的自始至終這樣理、記錄和報告的自始至終這樣一個過程。一個過程。每個

12、每個流程步驟應(yīng)盡量具體流程步驟應(yīng)盡量具體，兩個，兩個不同部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成不同部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成兩個工作步驟，不要合并。兩個工作步驟，不要合并。 2004 BYE 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE規(guī)范二： 盡量表達出流程的六大要素。 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE活動/任務(wù)基本細化到部門及相關(guān)的具體崗位活動/任務(wù)描述格式為：對活動/任務(wù)動作的文字描述 文字描述體現(xiàn)部門/崗位實行的動作和結(jié)果。如“編制出庫單”、“審核費用申請”，一般為動賓詞組，用詞應(yīng)盡量簡潔。 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE

13、五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE流程開始框內(nèi)填“開始”，不是“流程開始”，也不是具體的流程活動/任務(wù)；流程結(jié)束框內(nèi)填“結(jié)束”，不是“流程結(jié)束”，也不是具體的流程活動/任務(wù)。結(jié)束開始 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYEYN 判斷框內(nèi)容描述：判斷框至少有兩個出處：通過、不通過；是、否；或兩種以上情況輸出。雙擊箭線，將“Y”或“N”填在箭線之內(nèi)。上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”。 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYEYN上下兩行的活動框之間盡量保持等距除開始/結(jié)束框之外，活動框不要并排在一行內(nèi) 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE規(guī)范十：開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號

14、則不限。開始開始活動一活動二結(jié)束開始活動一活動二結(jié)束活動二結(jié)束 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE連線交叉斷開符 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE規(guī)范十三、處理程序須以單一入口與單一出口特性繪制。 【實例】 【修正前】 【修正后】1.2.是否1.2.是否 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE規(guī)范十四、同一路徑符號之指示箭頭應(yīng)只有一個。 【實例】 【修正前】 【修正后】1.3.是否2.否是1.3.是否2.否是 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE規(guī)范十五、流程圖中若有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重復(fù)繪制。 【實例】1.填報請購單

15、2.辦理采購. 五、流程圖繪制規(guī)范 2004 BYE六、流程圖繪制實戰(zhàn)演練 2004 BYE流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：-理解流程-編制流程圖-完善流程圖 2004 BYE目錄及模板資料活動組合活動部門歸屬制定流程目錄以及流程標準模板，明確責任人1收集資料、問題，了解現(xiàn)狀以及要求2依次列出流程各項管理活動、控制點，并串聯(lián)3參考部門職責，將活動劃歸相應(yīng)的部門4輸入、輸出編寫、明確相應(yīng)的流程附表、附件5文件討論發(fā)布與各相關(guān)單位討論，改善，發(fā)布流程文件6流程編制的一般步驟 2004 BYE流程描繪及優(yōu)化思考？對于現(xiàn)有流程:我們是如何做的？現(xiàn)在這樣做有哪些問題？怎樣做能解決/改善問題？流程現(xiàn)狀描繪流程分析流程優(yōu)化對于新建流程:我們要做什么？ 明確目標怎樣做最合理有效？ 流程設(shè)計 2004 BYE48C 需要 按實際情況繪制流程C 需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要 與流程牽涉的人員交流C 需要 開始前確認流程的起點和結(jié)束C 需要 高層次的流程圖D 不能 按照自己的想象繪制流程D 不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能 閉門造車，在真空中工作D 不能 在確認流程范圍前繪制流程D 不能 陷入太多的細節(jié) 2004 BYE49 2004 BYEVisio軟件基本功能簡介 2004 BYE內(nèi)部講師評選流程：1.人力資源部根據(jù)公司需要組織成立內(nèi)部講師評審委員會。2.在公司