1、XXXXXXXXXX有限公司費用報銷管理辦法第一章 總則-2 -第二章報銷流程及審批職責 -2 -第三章招待費報銷原則及標準 -3 -第四章交通費報銷原則及標準 -4 -第五章差旅費報銷原則及標準 -6 -第六章物料采購報銷原則及標準 -10 -第七章會議（培訓）費報銷原則及標準 -11 -第八章業務推動費報銷原則及標準 -12 -第九章其他事項報銷原則及規定 -12 -第十章 填報規定及票據要求 -14 -第十一章 附則-16 -第一章總則第一條 為加強公司成本管控力度，提升費用支出管理水平，規范和 確立費用開支標準及流程，保證各項支出的合理性、合規性，特制定本辦 法。第二條本辦法作為公司財

2、務支出審批授權管理辦法具體操作細 則，在財務支出審批授權管理辦法效力內執行。第三條 本辦法旨在規范公司報銷支出流程及填報規定，并重點對交 通、招待、差旅、會議等日常費用的具體報銷原則及支出標準做出規定。第四條 本辦法適用于董事會、監事會、經營管理層、公司各部門以 及各分公司，控股子公司費用報銷管理參照本辦法的規定。第五條 各分公司可參照本辦法，結合當地的實際情況及稅務、監管 要求，制定切合本單位實際情況的報銷管理實施細則， 但各項費用標準不 得高于本辦法規定，且執行力度不得低于本辦法所設定要求。第二章報銷流程及審批職責第六條 公司財務支出分為財務費用、管理費用、銷售費用、資本性 支出和稅務支出

3、，依據管理要求不同，各費用項目對應不同的支出審批流 程。第七條 未經審批人審核批準的預算動支申請，以及應執行但未執行 事前預算動支申請流程的支出，不得支付。第八條 報銷流程為公司支出流程中的一個“子流程”，公司支出流程主要包含“內請流程（含合同）”“費用申請流程”及“費用報銷流程”， 前兩項流程為事前控制流程，報銷流程為事后審核流程。事前控制流程非每項支出的必須流程，報銷人需依據不同的費用項目 而選擇不同的支出流程。對于需要立項的費用項目，應提前進行“內請”， 涉及合同及協議的，需同時完成“合同審批流程”（財務支出項目審批流程詳見附件1）。第九條 費用報銷必須按財務支出審批授權管理辦法規定的報

4、銷 審批流程簽批方為有效。凡需要兩個或兩個以上審批人簽批的支出項目， 只有在所有審批人全部簽批后該申請方可支出。第十條 根據支出審批程序，經辦人需打印“費用報銷單”及相關附 件，與粘貼好的原始單據交由部門負責人 （或指定第一責任人）手工簽批 后送交財務部門。第十一條部門負責人對報銷支出的真實性、必要性及預算額度的充 足性負責并審批。第十二條財務部門對發票的真實合規性、金額的準確性、費用填報 的合理性進行審核，對報銷事項的合理性、必要性負責。第三章招待費報銷原則及標準第十三條公司招待費分為一般招待和加班誤餐津貼兩類。一般招待 是指公司舉辦內部活動、會務及與外部往來單位工作業務交流時發生的交 際性

5、支出；加班誤餐津貼指公司給予員工因加班產生的誤餐費，員工因公出差享受的誤餐津貼在“差旅費”項目列支。第十四條 公司招待工作應堅持“統一安排、對口接待、有利工作、內外有別、熱情儉樸”的原則，各部門招待費支出在下達的預算額度內統 籌安排。第十五條 招待費報銷時應同時提交招待費明細表（詳見附件2-1），招待費發票需與明細表中列示的招待時間、招待地點及金額保持 一致。第十六條 部門及個人單次招待消費1000元以上的需提供消費小票 或報銷人銀行卡刷卡記錄。第十七條 公司員工在符合公司規定的情況下周末加班或工作日加 班至晚上7:30以后的可以報銷誤餐津貼，誤餐標準為 30元/餐/人。當 月加班誤餐津貼隨加

6、班交通費在次月 30日前提交報銷，過期視同放棄。 報銷時須提供部門主管簽字確認的交通費及誤餐津貼報銷清單（詳見附件 2-2）。第十八條 員工在異地發生的招待支出應隨差旅費一同提交報銷，報 銷時應同時提供差旅費用明細表（詳見附件2-3）及招待費明細表 （詳見附件2-1），計入部門“招待費”預算項目。第十九條員工出差期間按規定可享受誤餐津貼，計入“差旅費”預 算項目，與差旅費包含的費用項目一并填列差旅費明細表（詳見附件2-1）報銷。誤餐津貼標準參照第五章“差旅費報銷原則及標準”規定執 行。第四章 交通費及車輛使用費報銷原則及標準第二十條交通費包含市內交通費及車輛使用費。第二十一條 市內交通費包含市

7、內公交費、出租車費；車輛使用費包含過路過橋費、停車費及燃油費（不包含業務條線發生的租車費用）。第二十二條 員工出差期間由出發地或目的地往返于機場、車站、碼 頭以及異地乘坐市內交通工具所發生的費用，計入“差旅費”預算項目， 與差旅費包含的其他費用項目共同填列差旅費明細表申請報銷。第二十三條 員工在以下情況可以報銷交通費：1）員工例行公事市內外出及參與組織公司職場外活動或培訓需要攜帶大量物品或貴重物件情況下乘坐出租車的費用。2）員工工作加班至晚上六點以后由公司返回住地發生的交通費。3）需要調用行政車輛但辦公室不能予以調配安排，使用私有車輛出行 發生的市內交通費，具體標準參照第二十五條規定執行。第二

8、十四條 車輛使用費分為公司車輛使用費和私車公用使用費二 種。公務車輛報銷要求寫明出行日期、出行事由、出發地、目的地、里程 數、費用明細（過路過橋費、停車費、燃油費、維修保養費、洗車美容費、 每百公里耗油率等）。過路過橋費發票日期應與出行期間一致，燃油費發 票日期可在出行日前十日起至出行結束當日內有效 （發票付款人名稱必須 為公司名稱），且不再報銷其往返公司與出行地的其他交通費用。第二十五條員工確因公務外出需要使用車輛，但公司不能滿足相應 需求的情況下，經部門負責人及分管領導批準，填寫私有車輛公務出行 審批表（詳見附件2-4），可使用自有車輛安排出行。第二十六條 私有車輛用于公務外出按規定程序報

9、經批準者，憑車輛 燃油費、過路過橋費發票報銷既定路程的合理費用。 市內及周邊地區發生 費用的可報銷總額以乘坐出租車所發生的費用為上限， 異地發生費用的可 報銷總額按乘坐出差交通工具（參照第三十四條規定）發生的費用為上限。過路過橋費發票日期應與出行期間一致，燃油費發票日期可在出行日前十 日起至出行結束當日內有效（發票付款人名稱必須為公司名稱），且不再報銷其往返公司與出差地的其他交通費用。第二十七條員工私有車輛用于市內公務出行的費用使用部門“交通 費”預算額度，用于異地出差的使用部門“差旅費”預算額度。第二十八條車輛出行發生的違章行駛相關罰款及經濟糾紛，應由駕 駛人自行負責，公司不承擔任何責任。第

10、二十九條當月加班交通費隨加班誤餐津貼在次月 30日前一并提交 報銷，過期視同放棄。報銷日常公出市內交通費時須提供上級主管簽字同 意的員工外出申請單（詳見附件2-5 ）。第三十條普通員工報銷的非加班產生的市內交通費及車輛使用費應 與加班產生的市內交通費分開填列，發票也應分開粘貼，報銷時須提供經 部門主管簽字確認的交通費及誤餐津貼報銷清單 及經部門主管和辦公 室簽字確認的公務車輛費用報銷清單（詳見附件2-6 ）。第五章差旅費報銷原則及標準第三十一條 差旅費指員工因公務需要在外埠出差期間發生的相關 費用，包括交通費、住宿費、誤餐津貼及出差雜費。第三十二條 員工出差應事先在人力資源管理系統中提交出差申

11、請， 經批準后方可公出。第三十三條 員工預支差旅費，需填寫個人借款申請單，審批后 至財務部領取借款需同時提交審批的出差申請單。第三十四條 事項完成后一周內辦理報銷還款手續，歸還借款時由出納開具收款收據核銷借款。上次借款未清還原則上不得再次借款第三十五條借款額度職位等級借款額度副總經理及以上高級管理人員40元（含）以下部門負責人/分公司負責人30元（含）以下部門副總經理/部門總助分公司副總經理/分公司總助20元（含）以下其他人員10元（含）以下備注：超出以上各項額度的特殊事項由總經理最終審批。第三十六條差旅費報銷時須提供出差審批表及差旅費明細表。 發票日期、往返地必須與實際出差日期、出差地一致，

12、單據上如登記旅客 姓名的，該姓名必須與實際出差人一致。第三十七條 差旅費中的交通費指出差期間往返于辦公地點、住所、 酒店、機場、車站及碼頭之間乘坐交通工具所發生的費用。其中普通員工單次出差在出發地及目的地往返于機場、車站及碼頭之間的交通費總額應 不超過200元，出差目的地發生的往返于酒店及辦公地點之間的交通費 每天最高不得超過100元，報銷時憑有效票據在差旅費用明細表中 詳細列明乘車時間、起訖地點以及具體事由等信息。第三十八條 員工出差往返出發地和目的地乘坐的交通工具依職位 等級、路程遠近決定，具體規定如下：（1）交通工具選擇標準：原則上，出差目的地距出發地500公里 （含）以內且有火車直達的

13、，應選擇火車出行；500公里至1000里（含） 以內，如有高鐵直達或換乘的，應選擇高鐵出行，如無高鐵直達或換乘的， 可選擇飛機出行；超過1000公里的，可選擇飛機出行。（2）飛機艙位選擇標準：董事、監事及高級管理人員可乘坐商務 艙，如乘坐的航班無商務艙則可乘坐頭等艙；其他人員需乘坐經濟艙。（3）火車席位選擇標準：部門負責人及以上職級人員、分公司負 責人可以乘坐軟臥或一等席位，其他人員需乘坐硬臥或二等席位。（4）特殊情況如攜帶大額現金、支票或重要文件等，經分管領導 事先批準可選擇適宜的出行方式。第三十九條 出差交通工具選擇飛機出行的應由辦公室統一訂票，機 票低于六折以內或選擇其它交通工具出行的，

14、 可自行訂票，由辦公室統一 訂票的需在差旅費明細表中注明交通工具費用由辦公室統一報銷。第四十條 員工以自駕車方式發生的交通費，參照第四章“交通費報 銷原則及標準”規定執行。第四十一條 住宿費指出差期間入住酒店或旅館發生的相關費用，不 包括桑拿、迷你酒吧等娛樂性非必須支出。住宿費發票必須是出差期間內 的當地發票，報銷時需提供住宿費清單。員工出差在三日以上的，可以報 銷在酒店的洗衣費用，但總體費用不應超出住宿標準。住宿期間發生的食 品（飲料）等費用從差旅誤餐津貼中相應扣減。第四十二條 住宿費標準依職位等級分別設定，詳見下表:職位等級住宿費標準/間副總經理及以上高級管理人員40元（含）以下部門負責人

15、/分公司負責人30元（含）以下部門副總經理/部門總助 分公司副總經理/分公司總助20元（含）以下其他人員10元（含）以下第四十三條 除部門負責人/分公司負責人（含）以上職級員工外,其他員工出差時必須安排同性別員工入住標準間。第四十四條 以上標準適用二線城市，出差前往一線城市的，住宿標 準上浮20%，其他城市下浮10%。城市標準見附件4第四十五條 出差參加會議（培訓）的，若住宿由主辦方組織安排的 （不承擔住宿費用），住宿費用可按組織方安排的酒店標準憑發票據實報 銷，報銷時需提供會議（培訓）邀請或通知。第四十六條 員工同一次出差前往多個地點的，其住宿相關費用可按 總額控制原則核定（即發生的住宿費按

16、出差天數計算，總計不超過額度即 可）。出差人在同一地點出差期間超過 1個月（不含）以上的，需安排短 租或選擇入住經濟型酒店，其住宿費用按出差住宿標準的70%內核定報銷。第四十七條任何人員不論何種原因住宿相關費用超出正常標準的， 需事先報經部門負責人及分管領導批準。第四十八條 員工出差期間發生的誤餐津貼，在差旅費用明細表中按出差期間分項填寫，具體標準如下：（1）總公司部門負責人/分公司負責人（不含）以上人員出差期間 的發生的餐費支出需請示上級批準，并隨差旅費報銷時提交招待費明細 表。（2）總公司部門負責人/分公司負責人（含）以下人員出差，過夜 誤餐津貼標準為100元/人/天，不過夜誤餐津貼標準為

17、80元/人/天。（3）出差期間由對口單位接待的以及參加會議或培訓活動由組織 方統一安排食宿的，不得申請出差誤餐津貼。第四十九條 出差雜費包括出差期間的訂票費、機場行李打包費等，需與火車票、機票一起報銷。退票費及升艙費等原則上不予報銷， 有特殊 原因的需寫明情況報部門負責人審批同意后方可報銷。第五十條員工出差期間的誤餐、交通津貼報銷應提供出差期間對應 的餐飲（食品發票）及交通費發票。第五十一條員工出差期間發生的招待事項，參照第三章“招待費報 銷原則及標準”規定執行。第五十二條 單次出差的全部費用應一次性提交報銷，不允許分次報 銷，沒達到標準按實報實銷原則。第五十三條 國（境）外出差費用標準按照一

18、事一請示方式，經總公 司總經理審批同意后方可執行。第六章物料采購報銷原則及標準第五十四條 物料采購包含辦公用品、低值易耗品、會議用品、宣傳 用品等零雜物資的購置。第五十五條 購買辦公耗材，如硒鼓、墨盒等，報銷時應選擇“辦公 用品”下的“電子類低值易耗品”費用項目。第五十六條 物料采購款項應盡量選擇對公支付，5000元以上的采 購支出必須選擇對公支付。預付款后經辦人要在兩周內收回發票報銷。 分 批次預付款要列明總價款、已付款、本次付款金額，以及收回發票時間， 能先行收回已付款部分的發票要及時收回報銷，采購合同有相關規定除 外。第五十七條 物料采購報銷時需提供入庫單（詳見附件2-7）及出庫單（詳見

19、附件2-8）、供應商蓋章的送貨清單或購貨小票；單筆采購銷金額在5000元以上的，須提供對方蓋章的報價單或采購訂單； 單 筆采購金額在20000元以上的，須提交正式采購合同及采購訂單。第五十八條 公司配備個人使用的低值易耗類辦公設備，采購時應提 交經辦公室簽批的申請單、入庫單及出庫單，作為公司財產統一管理。第七章會議（培訓）費報銷原則及標準第五十九條 會議（培訓）分為外部會議（培訓）與內部會議（培訓）。（1） 外部會議（培訓）是指外部單位組織的各種會議（培訓）活動, 如行業內組織的會議（培訓）等。（2） 內部會議（培訓）是指公司內部組織的各種會議（培訓），如 公司級別會議、渠道系列會議、部門級別

20、會議、公司員工培訓、各銷售渠 道組織的內、外勤培訓班等。第六十條 會議（培訓）費報銷時應根據會議（培訓）的性質選擇對 應的報銷類型。渠道與外部單位之間的溝通會、答謝會、表彰會、培訓會應選擇“業務推動費”或“業務培訓費”預算項目。第六十一條 總公司部門以現場方式召集的會議，包括各類管理干部 和內勤員工的培訓會議、系統工作會議應根據公司會議管理辦法規定履行 會議申請審批。第六十二條 內部會議（培訓）報銷時須提供內請、會議（培訓）費用預算/結算明細表（詳見附件2-9）、會議（培訓）通知、會議議 程（或培訓課程表）、會議（培訓）參加人員簽到表（簽字版）、會議（培 訓）舉辦酒店協議（或與旅行社簽訂的代辦

21、合同）、會議費用明細清單、 會議（培訓）現場全景照片1張以上。第六十三條 外部會議（培訓）報銷時需提供參加會議（培訓）的邀 請函（或相關通知）、會議議程（或培訓課程表）。因會議發生的交通、住 宿及伙食等相關費用由組織單位統一安排的，根據組織方開具的發票據實 報銷。未統一安排的，應參照第五章“差旅費報銷原則及標準”規定執行。第八章業務推動費報銷原則及標準第六十四條業務推動費指公司業務渠道以獲取銷量、達成業務計劃 為目的的具體方案發生的費用，包括贈送費用、渠道啟動會、高峰會、表 彰會、慶功宴、產品說明會及其他產品推廣支出。第六十五條 業務推動費報銷時，應提供內請、競賽方案、項目費用 預算申請表、經

22、批準的獎勵計算表、物品采購合同或采購訂單及其他財務 要求的相關支持性或說明性材料。第六十六條 獎勵現金、實物或宣傳贈品的應附獎品領用簽收表，以 旅游方式兌現的應有旅游合同及旅游名單，以上獎勵方式均需合并納稅， 報銷時應附納稅情況報告；對公司以外人員獎勵或隨機發放公司贈品的， 報銷時應予以代扣代繳稅金。第九章其他事項報銷原則及規定第六十七條探親費用：總公司外派干部及分公司外派干部享受探親 假費用報銷；探親假費用報銷原則及標準參照公司外派干部待遇暫行規定 的通知執行。第六十八條 關于代扣代繳稅金的規定：支付獎品、禮品、紀念品、 旅游、消費活動費、軟件使用費等需代扣代繳稅金的，具體操作按資金部工作通

23、知書執行（代扣代繳申請表詳見附件 2-10 及附件2-11 ） 第六十九條廣告（宣傳）費報銷規定（1）廣告（宣傳）費指用于公司形象宣傳、產品推廣并且能取得 正式廣告業務發票的支出，不包括人事招聘廣告項目。（2）廣告（宣傳）費報銷時，應提供內請、廣告制作合同及制作 清單、廣告發布的圖文資料（廣告效果圖）、廣告業專用發票或當地稅務 機關認可的廣告業務發票及其他與廣告相關的必要資料。第七十條租賃費報銷規定（1）租賃費包括房屋租賃費及車輛租賃費。（2）租賃事項必須在租賃合同簽訂前報批，租賃合同須經相關部門及法律合規部（標準協議除外）審批后簽訂，在合同期內的租金支付無 須再報批，續租時按第一次租賃時提供

24、的資料重新上報。（3）租賃費報銷時應提供內請、租賃合同、租賃發票、付款通知 書及其他財務要求的支持性或說明性材料。第七一條 資產購置費用報銷時，應提供內請、資產購置申請清單、 采購合同或采購訂單、簽收單、資產入庫單等。固定資產的采購、驗收、 日常管理等事項，應根據公司固定資產管理辦法規定執行。第七十二條 裝修費報銷時應提供內請、裝修合同、工程驗收報告及 裝修發票；尾款結算時須提供完工結算清單、裝修驗收證明及其他財務要 求的支持性或說明性材料。第七十三條 印刷費報銷時應提供內請、印刷費發票、印刷合同（協 議）、印刷品訂單、簽收單等。業務宣傳內容須經相關部門審核。第十章填報規定及票據要求第七十四條

25、費用報銷必須一事一報，不得將非相關事項列入同一報 銷單之內，亦不得將同一報銷事項拆分若干項目分別報銷。第七十五條 支出事項及提供的原始單據必須真實、完整、有效。各 類支出事項應提供必要的支持性附件 （報銷附件要求詳見附件3）;對于 內部制作的表格、文字說明等支持性附件，應經相關責任人簽字確認。第七十六條 支出事項對應預算中心、成本費用中心和預算科目須填 報完整正確，相應金額應合理、準確的分配到各對應的預算及成本費用中 心，需要費用分割的項目應填寫發票分割單（詳見附件2-12，成本中心見附件4）。經預算動支申請批準的支出事項報銷時，內容必須與預算動支申請相 符，且報銷金額不得超過已批準的預算動支

26、申請金額。 對于超出原預算動 支申請內容或金額的任何支出，經辦人須結束原預算動支申請，重新提交 與實際支出相符的預算動支申請。對公轉賬收款方應與發票開具單位一致， 不一致時，需有發票開具單 位提供的“收款委托書”，“收款委托書”上應明示委托收款方的戶名、開 戶行、賬號、委托收款金額等信息，“收款委托書”應有發票開具單位蓋 章。第七十七條 報銷摘要撰寫需完整清晰，報銷單上部摘要說明應簡明 扼要地填寫支出事項，描述應與發票內容基本一致；報銷單下部說明則須 就支出事項進行詳細描述，不能為空。第七十八條 不得使用稅務機構已注銷或停用的過期、作廢發票。發票使用有效期為3個月，超出3個月以上的發票視同過期發票，不再允 許使用；因特殊原因超過報銷時限的，需提供分管領導簽字的情況說明作 為報銷附件。為保證預算進度統計的準確性、 防范稅務風險，當年開具的 發票，必須在次年三月份之前報銷完畢，不得遞延使用。第七十九條報銷發票必須真實、合法、有效，填寫規范，嚴禁各類 常用票據之間互相替代。（1）發票抬頭必須為“富德（白山）麥礦泉有限公司（XX分公司廠 （簡稱應遵照當地稅務機關要求），不得出現個人姓名（需實名制的除外）或其它單位名稱。（2）發票的