1、視頻會(huì)議管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范管理視頻會(huì)議及視頻培訓(xùn)，提高工作效率， 積極穩(wěn)妥推進(jìn)視頻會(huì)議系統(tǒng)及視頻培訓(xùn)系統(tǒng)建設(shè)，特制定本辦法。第一條視頻會(huì)議設(shè)備應(yīng)由機(jī)具組負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。 如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告并維修。第二條視頻會(huì)議設(shè)備管理員必須堅(jiān)持每周一次對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查清理工作。在視頻會(huì)議召開前一天，應(yīng)對(duì) 相關(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。第三條視頻會(huì)議系統(tǒng)只能由設(shè)備管理員操作，嚴(yán)禁其他 無關(guān)人員操作。第四條視頻會(huì)議召開前，主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準(zhǔn)備工作:(一)擬定議題議程;(二)確定主持人、報(bào)告人、記錄人、參會(huì)人員、需要共享或討論的文件以及會(huì)議時(shí)間、程序等;(三)提前一天通知參會(huì)部門或個(gè)人。第

2、五條各參會(huì)部門或個(gè)人接到視頻會(huì)議召開的通知后， 必須在視頻會(huì)議開始前一小時(shí)調(diào)試好系統(tǒng) (視頻會(huì)議流程詳見附件 2)，保證所需儀器設(shè)備提前到位，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。第六條主會(huì)場在會(huì)前半小時(shí)開始對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行點(diǎn)名登記，并對(duì)沒有準(zhǔn)時(shí)登陸系統(tǒng)的人員，將給予行政處罰。參 會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，因故中途離場的人員應(yīng)發(fā)送消息至?xí)h主持人。第七條系統(tǒng)管理員在會(huì)前和會(huì)中必須按正確的方法操 作，會(huì)議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉視頻終端電源等非法操作。會(huì)議召開期間，管理人員要保證隨時(shí)有人監(jiān)控，確保會(huì)議正常進(jìn)行。當(dāng)會(huì)場不需要發(fā)言時(shí)，將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。 作為分會(huì)場，在召開會(huì)議期間，在主會(huì)場呼叫時(shí)應(yīng)迅速回應(yīng)， 不得與其

3、他分會(huì)場互相呼叫。第八條參會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，不得通過語聊、 發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會(huì)議的正常進(jìn) 行。參會(huì)人員要遵守會(huì)議紀(jì)律，服從視頻管理人員安排，愛 護(hù)設(shè)施，不準(zhǔn)擅自調(diào)動(dòng)視頻設(shè)備。第九條各分會(huì)場未得到主會(huì)場允許，不得擅自退出系統(tǒng)。 主會(huì)場應(yīng)準(zhǔn)備視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況登記薄(見附件 1)， 用于記錄視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況及運(yùn)行狀態(tài)(包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、召集單位、參加人員及系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等)。視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況登記薄由綜合部負(fù)責(zé)填寫并簽名。會(huì)議名稱時(shí)間主辦方主持人參會(huì)人員參會(huì)時(shí)間參會(huì)情況全部出席視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況登記薄記錄人(簽名):視頻會(huì)議流程說明一、視頻會(huì)議通知，公司行政會(huì)于視頻會(huì)議前一天將會(huì) 議時(shí)間、會(huì)議議題及會(huì)議相關(guān)文件通過郵箱發(fā)送通知。二、會(huì)議開始前一小時(shí)，分會(huì)場參會(huì)人員必須登陸 QQ， 公司設(shè)備管理員通過 QQ 視頻會(huì)議渠道，將參會(huì)人員 QQ 拉入會(huì)議房間。并對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行調(diào)試。同時(shí)分會(huì)場參會(huì)人員 必須打開電腦攝像頭、音箱、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保設(shè)備正常 運(yùn)作。三、會(huì)議開始前半小時(shí)，公司記錄人員會(huì)對(duì)各分會(huì)場人 員進(jìn)行視頻簽到登記。四、會(huì)議過程中，除討論發(fā)言環(huán)節(jié)，各分會(huì)場應(yīng)關(guān)閉電 腦麥克風(fēng)，確保會(huì)議過程中安靜無干擾。會(huì)議