1、外貿公司出口管理制度一、出口貿易統計制度第一條出口貿易統計是一項反映公司經營業績、影響公司發展決策、出口計劃以及有關配額、許可證、審批證能否得到批準的重要工作。第二條要專人負責出口貿易的統計工作。統計人員應按業務管理部的要求如實填報各項統計數據,并報公司業務管理部備案。第三條統計報表以及時、準確為原則。各種報表應嚴格按下列規定的時間報送:1.周報內容為一周內貨物實際出口情況,應于每星期六下午報至主管。2.季報內容為季末月28日到本季末月的27日的實際出口情況,月報應于每季末的28日報至總公司業務管理部。3.年報應于每年12月25日報至總公司業務管理部,業務管理部累加整理后,于12月30日前報至

2、市政府經濟發展局統計處。第四條已上報表如遇節假日影響,不能當期完成的,影響應提前填報。第五條商品名稱應規范具體,數量和金額應整數填寫;金額一律以美元為統計單位。第六條統計人員若未能按照上述規定填寫報表或漏報、延期填報而造成不良后果,應由統計人員負責。業務經理有權對其通報批評,責令其按照要求填報。二、出口報關管理規定(一目的第一條為加強貨物出口報關管理,提高工作效率,特制定本規定。(二出口報關第一條總公司各部門及下屬企業虛辦理一般貿易出口貨物報關的,須憑其財務部門開出的調撥單到業務管理部門辦理有關手續,無調撥單的,業務管理部有權拒絕報關。第二條在一般情況下,星期日和節假日停止報關出貨。如影情況緊

3、急確需報關出貨的,須由業務部門經理于星期三提出書面申請,經業務管理部及主管副總裁同意后,方能報關出貨。第三條報關員在報關出貨后,須妥善保管蓋有海關印章的報關單,并由報關員到代理報關單位辦理報關手續,其他人不得直接到代理報關單位辦理報關手續。其他人員直接辦理報關的,公司不付報關代理費。三、一般貿易出口收匯核銷管理規定(一目的第一條為加強出口收匯管理,健全出口收匯制度,提高經濟效益,特制定本規定。(二核銷單的領用及管理第一條公司的一般貿易出口收匯核銷單由外貿經理統一向外匯管理局申領,集中保管。第二條各有關出口企業應配備核銷單領用登記本,登記本由財務部保管。第三條領取核銷單須憑財務部開具的調撥單及核

4、銷單領用登記本到總公司業務管理部領用,由業務管理部在核銷單領用登記本上對領用情況登記后,由領用人將領用登記本交還財務部。(三核銷期限第一條個出口企業財務部應根據核銷單領用登記事項,督促、檢查核銷工作辦理情況。第二條核銷期規定為:即期信用證及本票出口項下的核銷單,原則上一個月內核銷完畢。遠期信用證及托收出口項下核銷單,原則上一個半月內核銷完畢。第三條過期未核銷的,財務部發出催辦通知。催辦后仍不辦理,又無特殊原因的,業務管理部有權暫時不發核銷單,直到辦完過期核銷單為止。(四核銷單的核銷第一條核銷單的核銷,公司有業務經理負責辦理,下屬各有關出口單位由各自單位的財務人員負責辦理。第二條核銷單的核銷手續

5、時應提供下列材料:核銷單、報關單、匯票副本、發票以及結匯水單正本及復印件。第三條如結匯水單金額中已扣除押匯利息、傭金、保險費等,應提供相應的發票單據及銀行付款通知單。四、信用證及附屬單據審核規定第一條公司業務管理部在收到信用證后,應將信用證對照合同加以審核。審核無誤后,開出一式三份的審證記錄單,兩份留底,一份交業務部門,在出貨前,由業務管理部對照信用證項下已收客戶單據情況,加簽“同意出貨”意見后。由業務經辦人員交財務部門。審核信用證工作一般在一個工作日內完成。第二條各部門應按業務管理部的審核意見執行。需要修改時,業務部門應在出貨日3天前,要求客戶通過開證銀行修改完畢,夠則一切后果由承辦人負責。

6、第三條業務管理部門應對擬出貨的信用證經常查閱。對已過裝期、效期的信用證,及時與業務部門聯系,業務部門應向業務管理部門提出書面的繳證證明,以便及時通知銀行辦理撤證手續。第四條在提交銀行議付單據中,如有客戶出具的單據,業務部門應要求客戶在出貨前1天,將單據傳真給業務管理部門,或將單據正本送公司業務管理部,以便核對或修改,不延誤出貨和結匯工作。凡出貨當日客戶出具的單據正本未能送達業務管理部的,或有不符點的,不予出貨。不按此規定執行的,業務部門應付相應的責任。第五條單證審核相符的,在出貨時,由財務部門根據業務管理部門在出口貨物關審批單上簽署的審核意見,開具內部貨物調撥單,憑此出口報關。第六條出貨后當天

7、,業務部門應將出貨裝箱等詳細資料提交給業務管理部門,以便及時制單。業務管理部門應根據信用證得時間要求,及時審核,制作好結匯單據,并將一份商業發票交給財務部備案。五、出口貿易作業標準化手冊(一業務流程1.新產品開發(樣品收集。2.客戶開發。3.客戶詢價(電報、信件、電話處理。4.報價。5.訂單確認。6.開立生產部訂單。7.出貨。8.客戶付款。(按具體合同規定,要求客戶付款(二業務處理細則第一條新產品開發(樣品收集1.業務科取得新樣品后,應填寫產品卡,寫明以下資料:(1臨時編號。(2品名、規格、包裝。(3負責人的聯系方式(4開發成本。(5預估生產成本。(6實際成本審核報價。(7可能銷售對象及地區。

8、(8預估售價。(9預估毛利。2.業務科于每周業務匯報時,就前項新產品提出討論,經逐項評估,按開發價值分為A、B、C三類,A類為極具開發價值,B類為有開發價值, C類為無開發價值。3.經評估列為A、B類之產品,賦予正式產品編號,列入產品檔。樣品拍照存檔,樣品存放樣品室,并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為C 類之產品,產品卡列入次品檔,樣品存放次品室。4.業務科每月就現有產品,選擇過時產品,于每月第一周業務匯報時,提出檢查,經評定已無開發價值者,產品卡列入次品檔,樣品移入次品室。第二條客戶開發:1.業務科于每月最后一周業務匯報時,提包下個月的客戶開發計劃,計劃內容包括:(1制作公司簡介,產品目錄

9、(注明交貨期限及付款條件。（2）產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。 （3）介紹新產品（郵寄新產品目錄） 。 （4）刊登廣告、郵寄開發信。 （5）其他。 2.客戶開發應選擇 A 類產品，并配合季節性需求。 3.經研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月的營業計劃， 并按職責列入個人工作計劃。 第三條 客戶詢價（電報、信件、電話處理） 1.業務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文 日期，并依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及 處理情況，登記于收文簿，將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函 或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔。

10、 2.處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電 報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單，粘附 處理。 3.客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內 回函。 4.接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上，呈經理批閱，并依 指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成后，第 一聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。 第四條 報價： 1.業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽 詢廠商后，挑選產品 ITEM，呈經理核可后，打報價單，必要時修剪樣品照 片，貼于報價單上。 6 2.報價單一式兩聯，第一聯寄

11、客戶，第二聯存客戶檔。 第五條 訂單確認： 1.業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡交專業人員，讓廠 商確認買價及交貨期后，打 SALES CONFIRMATION(S/C，S/C 一式五聯， 第一、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，并將 訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。 第六條 開立生產部訂單： 1.訂貨單一式四聯，第一聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第 三聯交專業人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售方簽 認后存廠商檔，并將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。 2.業務科依據 S/C 及訂貨單填寫產品表。 第七條 出貨： 1.出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡 專業人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨拖到制定地點，以備 裝柜。 2.裝船預計表一式三聯，第一聯交