1、金蝶智慧記操作說明一、關于智慧記智慧記簡介金蝶智慧記是深圳市金蝶友商電子商務服務有限公司專門為個體工商戶開發的一款用于管理商品價格和庫存的免費管理軟件；它簡單易用、方便智能，是個體工商戶管理店鋪的利器；金蝶智慧記主要支持：1、查報價：快速查找貨品庫存及價格，方便報價；2、銷售單：售出貨品時開銷售單，可打印；3、進貨單：購進貨品時開進貨單，可打印；4、庫存查詢：即時了解貨品的庫存數量和成本金額，便于有效管理庫存；5、應收查詢：即時了解客戶欠款（應收款）情況，有效避免壞賬發生；6、應付查詢：即時了解欠供應商貨款（應付款）情況，合理安排付款資金；7、收支統計：即時了解資金收支情況，便于有效管理資金及

2、增收節支；金蝶智慧記特別適合于個體商戶和單體門店，包括個體批發商戶、個體零售商戶、個體貿易商戶、網店主等等，功能簡單智能，無需繁雜的初始設置，安裝之后即可正常管理日常業務。二、快速瀏覽智慧記登錄后，主界面如下：界面左邊是功能區：報價、銷售、進貨、庫存、應收、應付、收支、利潤等；界面下方是資料區：貨品資料、客戶資料、客戶價格資料、供應商資料、收支項目資料。界面上方是輔助區：店鋪頭像、設置心情、論壇、應用、提問、幫助、鎖定、設置；界面中央是報價區：根據關鍵字或字母快速查找貨品；第一次使用智慧記的用戶，按如下順序操作：1. 在資料區的“貨品”資料中增加將您目前有結存的貨品名稱及結存數量；2. 在“客

3、戶”、“供應商”資料中增加與您有業務往來的客戶、供應商名稱及當前欠款金額；注：以上資料的增加方式有手工錄入和EXCEL導入兩種方式，詳見下文“基礎資料”中的介紹；如果你的貨品資料、客戶資料、供應商資料特別多，又沒有EXCEL文件可以一次性導入， 你也可以不用手工錄入，直接在功能區的銷 售或進貨中錄入單據，單據保存時，貨品資料、客戶資料及供應商資料會自動增加到相應的基礎資料中，這就是智慧記軟件的優越性。3. 可以通過功能區的“報價”查詢您的所有貨品名稱、庫存及相關價格；4. 通過“銷售”和“進貨”兩個單據錄入你日常的銷售單和進貨單；（您錄入的銷售單保存之后會自動減少相應貨品的庫存，進貨單保存之后

4、會自動增加相應貨品的庫存）；5. 錄入完您日常經營所發生的銷售單及進貨單之后，在功能區的“庫存”、“應收”、“應付”及“收支”四大賬本中，可以查詢到您的庫存貨品的結存數量及金額、客戶的應收款金額、供應商的應付款金額及您的資金收支金額。 還可以點擊界面上方輔助區的“論壇”，看看別的用戶提過同樣的問題及相應的解決方案，如果還是沒有找到您的問題答案，你還可以點擊界面上方輔助區的“提問”，提出您的問題，我們會及時對您的問題給出準確的答復。三、下載與安裝請打開網頁，在出現的如下界面中點擊“立即下載”按鈕即可。雙擊下載的安裝文件，彈出如下畫面：點選“下一步”，顯示如下畫面：您可以使用默認安裝路徑，也可以改

5、變路徑（為避免數據丟失，建議您不要安裝在C盤下）。點選“下一步”，顯示如下畫面點選“下一步”，顯示如下畫面：點選“下一步”，顯示如下畫面：點選“安裝”開始安裝，顯示如下畫面：完成安裝之后，出現如下界面：四、登錄智慧記在桌面上雙擊“金蝶智慧記”快捷圖標，顯示如下畫面：該界面為登錄界面，則操作員默認“老板”，初始密碼為空；如果您需要修改操作員，請點擊“修改名稱”；如果您需要修改密碼，請點擊“修改密碼”；點擊“登錄”按鈕，如果非首次登錄即可進行智慧記主界面。如果您首次登錄，則會出現配置界面，如下：選擇經營方式，然后點“下一步”，界面如下：選擇經營的行業，然后點“下一步”，界面如下：選擇經營商品類型，

6、然后點“下一步”，界面如下：可以選擇“下載行業產品庫”，也可以不選擇下載，行業產品庫助您更快速建立貨品資料，也為您提供網絡參考價，選擇下載界面如下：下載完成后立即進入金蝶智慧記主界面。五、貨品資料貨品資料1、貨品類別主要是對貨品進行分類管理，可以新增、修改、刪除等操作;2、新增貨品指建立新的貨品資料，品名規格不能為空;3、修改貨品指對已有的貨品資料進行修改，包括修改品名規格、庫存數量、價格等;4、刪除貨品時，如果此貨品已經發生業務(包括銷售或進貨業務)則不能刪除;5、查找是從品名規格或品名規格首字母中包含查找條件的所有貨品，如果條件為空則顯示全部;6、停用是指貨品已經停售，查找時不顯示已停用貨

7、品，如果選中“顯示全部”則顯示已停用貨品;7、貨品資料編輯界面如下：六、客戶資料1、新增客戶指建立新的客戶資料，客戶名稱不能為空;2、修改客戶指對已有的客戶資料進行修改，包括修改客戶名稱、應收款、聯系人、聯系電話等;3、刪除客戶時，如果此客戶已經發生業務(包括銷售或收款業務)則不能刪除;4、查找是從客戶名稱或客戶名稱首字母或聯系電話中包含查找條件的所有客戶，如果條件為空則顯示全部;5、停用指客戶已經停止業務，查找時不顯示已停用客戶，如果選中“顯示全部”則顯示已停用客戶;6、客戶資料編輯界面如下： 七、客戶價資料1、客戶價指設定某貨品銷售給某客戶批發價格;新增客戶價指建立新的客戶貨品價格資料;2

8、、修改客戶價指對已有的客戶貨品價格資料進行修改，只能修改價格、更新日期;3、刪除客戶價指把已經建立的某筆客戶貨品價格資料刪除;4、查找是從客戶名稱、品名規格或拼音首字母中包含查找條件的所有客戶價，客戶名稱必須在客戶資料已存在;5、當某客戶新建批發類型銷售單時，所選貨品及價格自動更新到客戶價格資料中;6、客戶價格資料編輯界面如下：八、供應商資料1、新增供應商指建立新的供應商資料，供應商名稱不能為空;2、修改供應商指對已有的供應商進行修改，包括修改供應商名稱、應付款、聯系人、聯系電話等;3、刪除供應商時，如果此供應商已經發生業務(包括進貨或付款業務)則不能刪除;4、查找是從供應商名稱或供應商名稱首

9、字母或聯系電話中包含查找條件的所有供應商，如果條件為空則顯示全部;5、停用指供應商已經停止業務，查找時不顯示已停用供應商，如果選中“顯示全部”則顯示已停用供應商;6、供應商資料編輯界面如下：九、收支項目1、項目分類只分收入、支出，不能變更;2、新增收支項目指建立新的收支項目資料，項目名稱、項目類型不能為空;3、修改收支項目指對已有的收支項目進行修改，包括修改收支項目名稱、項目類型;4、刪除收支項目時，如果此收支項目已經發生收支業務則不能刪除;5、停用指收支項目已經停止業務，查找時不顯示已停用收支項目，如果選中“顯示全部”則顯示已停用收支項目;6、收支項目編輯界面如下： 十、查找自已的商品報價錄

10、入搜索條件（品名規格或品名規格的拼音首字母），點“查價格”搜索品名規格包含此搜索條件的所有貨品，顯示在搜索結果中，主搜索界面如下：查找結果顯示如下圖：十一、查找商品的互聯網報價如果勾選“查詢行業價格”時，查找結果包含行業產品庫下載到商品，界面如下：對查詢結果可以即時進行修改，雙擊查詢出的任何一行數據，界面如下：十二、新增銷售單新建銷售單主要步驟：1、 選擇單據類型-錄入客戶-錄入貨品-錄入數量-錄入單價-保存并新增；2、 銷售單分“批發”與“零售”兩種類型，不同的類型，單據中的“單價”字段取數會不同；3、 在“客戶”后面的空白字段中錄入客戶名稱，對已存在的客戶，系統自動過濾出來供選擇，不存在的

11、客戶，保存單據會自動創建一條客戶資料，即客戶資料無需初始化；4、 在“品名規格”下面的空白字段中錄入輸入貨品的品名規格，對已存在的貨品，系統自動過濾供選擇，不存在貨品，保存單據會自動創建一條貨品資料，即貨品資料無需初始化；5、 “品名規格”中如果是貨品資料已存在的貨品，則計量單位自動帶出，且不可再修改；“品名規格”中如果是貨品資料不存在的貨品，則計量單位可直接填寫；6、 單據中的數量及單價字段分以下幾種情況處理： A、 編輯單據時如果品名規格為新增的貨品，則數量默認為1、單價默認為0，都可手工修改，如果數量修改為負數，則表示銷售退貨； B、 編輯單據時如果品名規格為選擇的已存在貨品，數量默認為

12、1，單價會自動帶出： 如果單據類型是“批發”，則優先帶出客戶價，不存在時則帶出貨品資料的批發價； 如果單據類型是“零售”，則選擇已存在貨品時自動帶出貨品的零售價； C、 保存單據時進行價格回填： 如果單據類型是“零售”且貨品資料零售價為空或零，將單據中的單價回填到貨品資料的“零售價”中； 如果單據類型是“批發”，系統會按客戶與貨品更新客戶價；7、 金額自動等于數量乘以單價，金額合計自動等于金額之和，二者都不能修改；8、 單據類型為“零售”的銷售單，本次收款自動等于金額合計；單據類型為“批發”的銷售單，本次收款默認0；可以修改；單據保存時，如果（金額合計-本次收款）絕對值大于0，保存時差額自動增

13、加客戶的應收賬款。9、 打印時，系統會自動保存當前數據再打印單據；十三、查找/修改/刪除銷售單“查看以往單據”用于查看已保存的銷售單，一張單顯示一行數據；銷售金額即是單據的金額合計、收款金額即是單據的本次收款；1、查找：按照客戶和日期范圍進行單據查找，客戶為模糊查找；2、修改、刪除：選中一筆單據可以修改、刪除；3、導出明細：把列表中的進貨單明細導出到Excel，包括單據信息和貨品明細；4、打印：打印當前界面中列出的銷售單數據；十四、查找/修改/刪除進貨單 “查看以往單據”用于查看已保存的進貨單，一張單顯示一行數據;進貨金額即是單據的金額合計、付款金額即是單據的本次付款;1、查找：按照供應商和日

14、期范圍進行單據查找;2、修改、刪除：選中一筆單據可以修改、刪除;3、導出明細：把列表中的進貨單明細導出到Excel，包括單據信息和貨品明細;4、打印：打印當前界面中列出的銷售單數據;十五、新增進貨單 1、 新建進貨單主要步驟：錄入供應商-錄入貨品-錄入數量-錄入單價-保存并新增;2、 在“供應商”后面的空白字段中錄入供應商名稱，對已存在的供應商，系統自動過濾出來供選擇不存在的供應商，保存單據會自動創建一條供應商資料，即供應商資料無需初始化;3、 在“品名規格”下面的空白字段中錄入輸入貨品的品名規格，對已存在的貨品，系統自動過濾供選擇，不存在貨品，保存單據會自動創建一條貨品資料，即貨品資料無需初

15、始化;4、 “品名規格”中如果是貨品資料已存在的貨品，則計量單位自動帶出，且不可再修改;“品名規格”中如果是貨品資料不存在的貨品，則計量單位可直接填寫;5、 單據中的數量及單價字段分以下幾種情況處理：A. 編輯單據時如果品名規格為新增的貨品，則數量默認為1、單價默認為0，都可手工修改，如果數量修改為負數，則表示退貨;B. 編輯單據時如果品名規格為選擇的已存在貨品，數量默認為1，單價會自動帶出貨品資料中的“進貨價”：C. 保存單據時，貨品資料中的“進貨價”如果為空或零，將單據中的單價回填到貨品資料的“進貨價”中;6、金額自動等于數量乘單價，金額合計自動等于金額之和，二者都不能修改;7、本次付款默

16、認0，可以修改;單據保存時，如果(金額合計-本次付款)絕對值大于0，保存時將差額自動增加供應商的應付賬款。9、打印時，系統會自動保存當前數據再打印單據;庫存匯總表庫存匯總表庫存賬本就是全部或部分貨品的庫存報表，通過進貨單與銷售單，庫存賬本數據自動生成。界面如下： 1、 設置查找條件：A. 貨品類別與品名規格如果空表示查找全部貨品，若非空則對貨品類別與品名規格模糊查詢;B. 查找條件中，查找日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“統計”按條件把查找結果顯示在上面列表中;3、每一貨品顯示一行數據，數據來源：A.期初結存數量、金額表示起始日期之前結余的貨品數量和成本金額

17、;B.日常進貨數量、金額表示查詢日期范圍的進貨數量和成本金額總和;C.日常出貨數量、金額表示查詢日期范圍的銷售數量和成本金額總和;D.期末結存=期初結存+日常進貨-日常出貨;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末結存金額除了通過表格查看，也可以通過圖表查看，界面如下： 庫存明細表庫存明細表在“庫存匯總表”選中一行貨品雙擊或點擊“明細賬”即能查看此貨品的明細數據，界面如下： 1、查找：可以改變查找的日期范圍對此貨品重新進行查找明細賬;2、顯示單據：根據選中數據行切換對應的銷售單或進貨單;3、上一貨品、下一貨品：查看上一貨品或下一貨品的庫存明細表;4、打印：打印列表數據

18、;應收統計表應收統計表應收賬本即是客戶欠款統計報表，界面如下： 1、 設置查找條件：A. 如果空表示查找所有客戶，若非空則對客戶名稱模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“統計”按條件把查找結果顯示在上面列表中;3、每一客戶顯示一行數據，數據來源：A.期初應收款表示起始日期之前結余的應收欠款總和;B.增加應收款表示查詢日期范圍的應收欠款總和;C.收回應收款表示查詢日期范圍的收欠款總和;D.期末應收款=期初應收款+增加應收款-收回應收款;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末應收款除了通過表格查看，也可以通過圖

19、表查看，界面如下： 應收明細表應收明細表選中一行客戶雙擊或點擊“明細賬”即能查看此客戶的欠款明細數據，界面如下： 1、修改：根據選中行修改對應的銷售單或收款單;2、刪除：根據選中行刪除對應的銷售單或收款單;3、上一客戶、下一客戶：查看上一個客戶或下一個客戶的應收明細表;4、打印：打印列表數據;收款登記(沖應收款)收款登記(沖應收款)收款登記指收到貨款，登記并沖減應收款，界面如下： 付款登記(沖應付款)付款登記(沖應付款)付款登記指付給供應商一筆款，登記并沖減應付款，界面如下： 應付明細表應付明細表選中一行數據雙擊或點擊“明細賬”即能查看欠此供應商的貨款明細數據，界面如下： 1、上一供應商、下一

20、供應商指查看上一供應商或下一供應商的應付欠款明細數據;2、打印指把查找出的數據清單打印出來;3、修改指根據選中行修改對應的進貨單或付款單;4、刪除指根據選中行刪除對應的進貨單或付款單;應付統計表應付統計表應付賬本即是欠供應商貨款統計報表，界面如下：1、 設置查找條件：A. 如果空表示查找所有供應商，若非空對供應商名稱模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“統計”按條件把查找結果顯示在下面列表中;3、每一供應商顯示一行數據，數據來源：A.期初應付款表示起始日期之前結余的應付欠款總和;B.增加應付款表示查詢日期范圍的應付欠款總和;C.收回應

21、付款表示查詢日期范圍的付欠款總和;D.期末應付款=期初應付款+增加應付款-收回應付款;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末應付款除了通過表格查看，也可以通過圖表查看，界面如下： 收支流水收支流水 1、 設置查找條件：日期范圍可以選今日、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“查找”按條件把查找結果顯示在下面列表中;3、查找結果按日期順序并且先收入后支出的排序方式顯示，默認情況下“銷售收入”與“進貨支出”兩項目分別匯總每日顯示一行，此時“業務編號”與“往來單位”顯示為空;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、修改指根據業務編號調出相應的銷售單或進貨單或收款

22、單或付款單;6、刪除指根據業務編號刪除相應的銷售單或進貨單或收款單或付款單;7、圖表模式指查詢出的數據除了通過表格查看，也可以通過圖表查看所有支出項目結余總額，界面如下： 收支流水明細收支流水明細如果選中“按業務單據展開”即把匯總的“銷售收入”與“進貨支出”展開顯示成明細數據，“業務編號”與“往來單位”也一并顯示，界面如下： 收支登記收支登記收支登記指除正常業務生成數據以外的其它收支，記錄下來用，界面如下： 客戶利潤統計表客戶利潤統計表 1、 設置查找條件：A. 如果空表示查找所有客戶，若非空則對客戶名稱模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置

23、后，點“統計”按條件把查找結果顯示在下面列表中;3、查找結果按客戶統計，每個客戶顯示一行;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、顯示單據指根據業務編號調出相應的銷售單;6、圖表模式指查詢出的數據除了通過表格查看，界面如下： 客戶利潤明細表客戶利潤明細表統計表中，如果選中某一個客戶雙擊或點“明細賬”按鈕，則只查看此客戶的利潤明細; 統計表中，如果不選中某個客戶雙擊或點“明細賬”按鈕，則查看統計表中所有客戶的利潤明細; 貨品利潤統計表貨品利潤統計表 1、設置查找條件：A. 如果空表示查找所有貨品，若非空則對品名規格模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“查找”按條件把查找結果顯示在下面列表中;3、查找結果按客戶統計，每個貨品顯示一行;4、打印是指把查找出的數據清單打印出來;5、顯示單據指根據業務編號調出相應的銷售單;6、圖表模式指查詢出的數據除了通過表格查看，界面如下： 貨品利潤明細表貨品利潤明細表統計表中，如果選中某一個貨品雙擊或點“明細