1、word2003應用基礎（2）學電腦 2009-10-04 10:46:41 閱讀3607 評論0 字號：大中小 訂閱 三、文 檔 管 理 1、新建word文檔的幾種方法 方法一：打開Word。Word啟動之后自動建立了一個新文檔，這個文檔的名稱是“文檔1.doc”。 方法二：在“文檔1.doc”窗口單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，就又新建了一個空白的文檔，名稱叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現了“文檔3”。這是新建文檔最常用的方法。 方法三：依次選擇【開始】【所有程序】【 Office2003】【新建 Office 文檔】。在【新建Office文檔】對話框

2、中選擇【空白文檔】（如圖），然后單擊【確定】，就建立了一個新的Word文檔 方法四：使用快捷鍵來新建文檔，即在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。 方法五： 在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立新的空白文檔。 方法六：在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立新的空白文檔。 方法七： 在桌面空白處單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中單擊【新建】項，從彈出的子菜單中選擇【Microsoft Word文檔】，桌面出現一個新建文檔圖標。雙擊此圖標，就會出現一個新文檔。 2、快速打開多個文檔 打開多個文檔，一般的方法是一個一個地依次打開，速度較慢。比較快的方法是： 依次

3、選擇【文件】【打開】，彈出【我的文檔】對話框。 如果要打開順序相連的多個文檔，可以選中第一個文檔后按住 Shift鍵，再用鼠標單擊最后一個文檔，則所有文檔會一次被選中。 如果文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標依次選定需要打開的文檔。 3、快速顯示多個文檔 依次選擇【窗口】【全部重排】。這樣就會將所有打開了但未被最小化的文檔顯示在屏幕上。每個文檔寬度未變，垂直面呈折分重疊狀態。文檔之間可以切換，點擊一下后面的窗口就會自動轉換到前面來。還可以用鼠標按住某窗口的標題欄拖動該窗口，也可以將鼠標放在窗口邊界上拖動鼠標調整窗口的大小。 4、快速關閉多個文檔 屏幕上已經打開了多個文檔，如果要快

4、速保存和關閉這些文檔，可采取以下辦法： 按住Shift鍵，然后單擊【文件】菜單。 在彈出的子菜單中根據需要選擇 【全部關閉】或【全部保存】。 如選擇【全部保存】，屏幕上所有文檔沒有什么變動；如選擇【全部關閉】，所有文檔全部關閉，但留有一個黑底空白文檔，刪除此文檔即可。 5、修改Word文檔的默認保存路徑 一般來說，Word文件默認的保存路徑是C:My Documents文件夾。如果要修改這個默認保存路徑，可用以下方法： 依次選擇 【工具】【選項】命令。 在“選項”對話框中打開“文件位置”選項卡。 在“文件類型”中選擇【文檔】，然后單擊【修改】按鈕。 在【修改位置】對話框的【查找范圍】欄內點擊下

5、拉按鈕，然后在彈出的清單中選擇一個保存文件的位置。 6、調整文檔的寬度 在打開文檔時，有時會發現因為文檔過寬，屏幕上顯示不全，因此，看一行文字，就拖動一次水平滾動條，很不方便。為解決這個問題，可以重新調整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。 方法一： 依次選擇 【工具】 【選項】。 在【選項】對話框中打開【視圖】選項卡。 在【大綱視圖和普通視圖】欄內選定“窗口內自動換行”復選框即可。 （此法適用于大綱視圖和普通視圖） 方法二： 依次選擇【視圖】【顯示比例】， 在【顯示比例】對話框中，選擇“頁寬”。然后在百分比欄中將百分數調整為100。如果工具欄內有顯示比例框，則可在其中將比例數調整為100。 此

6、外，還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。 7、讓Word不再記憶曾經打開的文件 在Word中編輯過的文件雖然已另外保存到其他文件夾了，但在Word中還是保留著這些文件。這是Word記憶功能的反映。但是，這樣不僅造成重復，也使Word顯得冗腫。取消Word這種記憶功能的方法是： 依次選擇 【工具】 【選項】命令，在【選項】對話框中打開【常規】選項卡，在【常規】選項卡中取銷【列出最近使用文件】復選框，就可以讓Word不再記憶曾經打開的文件。 8、統計文檔字數 Word “字數統計”功能，可以統計整個文檔或文檔一部分的字數。 （1）統計整個文檔的字數： 依次選擇【工具】 【字數統計】， 打

7、開【字數統計】對話框。在【統計信息】欄內顯示出【頁數】、【字數】、【段落數】、【行數】等項目及其具體數值。 （2）統計文檔中的部分字數 先選中要統計字數的文字，然后依次選擇【工具】【字數統計】命令，【統計信息】欄內同樣會顯示出【頁數】、【字數】、【段落數】、【行數】等項的數值。 9、自由放大和縮小頁面顯示比例。 在工具欄上有一個顯示比例按鈕（100%），但其放大、縮小都有一定的控制數。如果想自由放大或縮小，可用以下方法： 方法一： 如果你的鼠標有滾輪，在Word文檔中可以使用它來放大和縮小 頁面顯示比例。 在按住“Ctrl”鍵的同時，向前滑動鼠標滾輪，可以放大頁面顯示比例。 在按住“Ctrl”

8、鍵的同時， 向后滑動鼠標滾輪，就會縮小頁面顯示比例。 放大縮小的幅度可以在工具欄的【顯示比例】框中看到.如果要恢復原來的大小,在工具欄的【顯示比例】框中選擇【100%】即可.方法二： 依次選擇【視圖】【顯示比例】。 在【顯示比例】對話框的【百分比】欄中將百分數調整到需要的數字，然后單擊【確定】即成。 如果要恢復到原來的狀態，就將百分數調整為100%。 10、取消Word文件菜單下保存的文檔 在Word中的【文件】菜單下，通常能保存一些最近輸入或復制的文檔，如果不想在【文件】菜單下保存這些文檔，可用以下辦法刪去： 在菜單中依次選擇【工具】【選項】。 打開【常規】選項卡。 在【常規】選項卡中取消【

9、列出最近所用文件】復選框。 11、自動保存文檔單擊【工具】【選項】【保存】選項卡。 選中“自動保存時間間隔”復選框(如圖)。 在【分鐘】框中，輸入時間間隔。保存文檔越頻繁，出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息就越多，一般輸入35分鐘就可以了。（注“自動保存”不等同于正常的文檔保存。“自動保存”是指文檔在編輯或瀏覽過程中按照指定的時間間隔不斷地對文檔進行保存。其目的是為了一旦遇到突發事故（如突然斷電）造成文檔丟失，可以及時恢復。一旦停止編輯或停止瀏覽文檔，“自動保存”功能也同時停止了。因此，不能用“自動保存”代替正常的文檔保存。否則，會造成文檔丟失。）12、設置文件備份功能，恢復丟失文件 在 W

10、ord中設置文檔備份功能，使其在每次保存文檔時自動保留一個備份。該備份就是所保存文檔的副本。每次保存文檔時，新的備份都會替代已有的備份。這樣，原文檔一旦被損壞或丟失，保留的備份可使文檔恢復。設置和使用備份功能的方法如下： （1）設置備份功能 依次選擇【工具】【選項】【保存】。 在【保存】選項卡中選取【保留備份】復選框，然后單擊【確定】，設置保留備份功能。 （2）使用備份功能恢復丟失文件 設置備份功能后，文檔如果丟失，可用以下方法恢復。 依次選擇【開始】【搜索】。 在【搜索】對話框中輸入“.wbk”，點擊【立即搜索】。 在【搜索結果】對話框中可以看到所有的備份文件的圖標，其名稱形式都是【備份屬于

11、“X”】（“X”是原文件名稱）。 找到并雙擊丟失文件的備份圖標，就可以打開該文件。 13、WORD文件強制恢復 在WORD中，依次選擇【文件】【打開】。 在【打開】對話框的【文件類型】文本框中選擇【所有文件*.*】 打開【查找范圍】下拉列表，從中選中你要恢復的文檔， 單擊【打開】按鈕右側的下拉箭頭， 在彈出菜單中選擇【打開并修復】。 14、恢復Word中被誤刪的菜單命令 Word中的菜單命令有時被誤刪了。如何恢復，可使用以下方法：在依次選擇【工具】【自定義】。 在【自定義】對話框中打開【工具欄】選項卡，然后單擊【重新設置】。 在彈出的【重新設置工具欄】對話框中選擇【Normal dot】并單擊

12、【確定】，這樣系統就會恢復為默認值，那些被誤刪的菜單命令即可恢復。 15、怎樣解決文檔存盤受阻問題 文檔存盤時頁面提示：【磁盤已滿或打開文件過多，不能保存】，另開新窗口重存也不管用。對此問題可試用以下辦法解決。 依次選擇【編輯】【全選】 選擇【復制】。 關掉word，電腦提示：“你粘貼板上有東西，要不要用于別的程序？”單擊【是】。 重新打開word，然后依次選擇【粘貼】、【保存】。 16、 修復變成亂碼的Word文檔 有時候打開Word文檔可能會看見文檔變成了一堆亂碼。可以試用下面的兩個方法來恢復文件。 方法一：替換格式法 替換格式法就是把損壞的Word文檔存為另一種格式。 打開被損壞的文檔，

13、單擊【文件】【另存為】菜單，在 【保存類型】列表中，選擇【RTF格式】，然后單擊【保存】按鈕，并關閉word。 打開剛才保存的RTF格式文件，再次使用 【另存為】將文件重新保存為【Word文檔】。現在打開這個word文件就可以發現文件已經被恢復過來了。 如果在轉換成RTF格式后文件仍然不能被恢復，可以將文件再次轉換為純文本格式(*.txt)，再轉換回Word格式。 （注：在轉換為txt文件的時候其圖片等信息會丟失掉。） 方法二：刪除格式信息法 Word文檔的最后一個段落符號記錄著全篇文檔的格式信息，有時刪除這些格式信息就可以恢復變成亂碼的文件。 在打開損壞的文檔后，依次選擇【工具】【選項】菜單

14、，打開【編輯】選項卡，取消 “使用智能段落選擇范圍”復選框的“”，然后單擊按鈕。這樣就可以修復文件了。 選定最后一個段落符之外的全部內容，然后將這些內容粘貼復制到新的word文件中即可。 四、查 閱 文 檔 1、設置文檔結構圖 【文檔結構圖】是word文檔中的一個獨立窗口，它由文檔各等級標題組成，顯示著整個文檔的層次結構。單擊該圖中的某一標題，就可以直接在頁面頂部顯示該標題及其全部內容。這樣可以大大節省查閱文檔的時間。因此，它不但能顯示整個文檔的層次結構，而且具有與目錄同樣的功能。 要制作文檔結構圖，首先必須安排好整個文檔的層次結構，分等級設置好標題（假設按章節體設置標題，則“章”為【標題1】

15、；“節”為【標題2】；“目”為【標題3】），然后按以下步驟進行： 依次選擇【視圖】【文檔結構圖】，打開窗口左格。 在文檔中選擇一個標題。 依次選擇【格式】【段落】，打開段落對話框。 在【縮進和間距】選項卡的【大綱級別】文本框下拉列表選擇上述標題的級別。 單擊【確定】，該標題就進入窗口左格文檔結構圖 在【文檔結構圖】中插入標題.要注意按文檔中的標題順序逐一進行。 2、怎樣使用文檔結構圖 （1）通過【文檔結構圖】查閱文檔 在【常用】工具欄中單擊【文檔結構圖】（按鈕）。 單擊【文檔結構圖】中要跳轉的標題。該標題及其內容就會顯示在頁面頂部。（2）調整【文檔結構圖】的大小 先將鼠標指針指向窗格右邊，當指

16、針形狀變為時，向左或向右拖動即可。 如果標題太長，超出文檔結構圖寬度，不必調整窗格大小，只需將指針在標題上稍作停留，即可看到整個標題。（3）展開或折疊上一級標題下的所有子標題 凡是隱藏了子標題的上一級標題，前面會有一個展開符號“+”，單擊“+”即可展開所有子標題。同時“+”號變成“-”號，即折疊符號。 如果要隱藏某一標題下的子標題，則單擊標題旁的 “-”號， 所有的子標題即被折疊隱藏起來。 （4）顯示某特定級別下的標題 可在【文檔結構圖】的標題上單擊鼠標右鍵，然后單擊快捷菜單中的一個數字（例如，單擊【顯示至標題3】可顯示標題級別1 至3）。 （5）關閉文檔結構圖 單擊【文檔結構圖】（按鈕）或雙

17、擊窗格右邊。 （6）刪除文檔結構圖 在【文檔結構圖】中選擇要刪除的標題， 依次選擇【格式】【段落】。 在【段落】對話框的【大綱級別】下拉列表中選擇【正文文本】，然后單擊【確定】就可刪除所選標題。逐一刪除了全部標題，【文檔結構圖】就不存在了。 如果需要刪除的不是標題而是正文中的某一段文字，則在正文中找到這段文字并刪除它，【文檔結構圖】中相應的文字就會同時被消除。如果正文中需要這段文字就在原處重新輸入。但不能使用單擊工具欄中【撤消鍵入】命令的辦法來恢復這段文字。 3、光標快速返回上次編輯點 編輯或修改文檔有時需要切換編輯點。 “Shift+F5”組合鍵可以快速執行這一任務：在當前編輯點按“Shif

18、t+F5”組合鍵，可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置。 再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當前的編輯位置。 修改文稿時因故終止，下次繼續修改時卻不知道上次已修改的位置處于何處。可以在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，就會將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。 4、建立文檔與文檔之間的超級鏈接 在Office各應用程序中編輯的各種文檔，存放在不同的位置，由于時間太長，經常連文件的名字也不記得了，再次使用時，查找很不方便。可以用Word提供的超級鏈接功能來解決這一問題。也就是建立文檔與文檔之間的超級鏈接。方法如下： 在當前文檔選取作為顯示鏈接的文字，如視頻音頻簡介，或在Word空白文檔中輸入并選擇上述文字。 依次選擇【插入】【超鏈接】。 在【插入超鏈接】對話框中選擇【當前文件夾】或【瀏覽過的頁】、【近期文件】，然后在右側清單中找到并選定需要查閱的文件（如視頻音頻簡介，然后單擊【確定】。原設置的文字變為藍色并加上了下劃線（在有文字的當前文檔中不一定會有下劃線和變色）。 點擊該名稱，在彈出的對話框中單擊【是】，需要查閱的文件就會顯示