1、第一條管理部門：集團人力及公共事務中心或各城市公司均設立檔案室，由專人/檔案管理員負責檔案工作。第二條歸檔范圍：包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料（簡稱文件） ：1、管理文件：集團各單位在經營活動中具有重要依據的各類文件，包括各類公文。2、立項文件：包括可行性報告、合作合同、章程等文件及政府部門關于項目立項的各種批復文件等。3、證照文件：經營活動中產生的各類證、照文件等。4、資信文件：驗資、審計、評估、權屬等報告文件等。5、合同文件：經營活動中產生的各類合同文件等。6、征地建設文件7、規劃報建文件8、竣工驗收文件9、聲像信息類：集團具有重要價值的照片、錄音、錄像、電子文件等。

2、第三條 收集歸檔：1、堅持平時歸檔與年終歸檔相結合的原則。2、凡屬歸檔范圍的文件，經辦人員應在辦理完畢一個工作日內將原件及時歸檔，不得私自留存。3、工程項目文件在各階段形成過程中，有關人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統收集整理，不遺漏，不丟失，保證全套資料能夠真實、完整齊全地向檔案管理部門移交歸檔4、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要的有價值的文件資料， 由主辦部門收集存檔，會議文件由會議主辦部門收集存檔。5、歸檔的文件材料必須完整，層次分明，符合其自然形成規律，保持文件之間的聯 系，科學分類、立卷和編目，便于查找和利用。在一個卷內要按問題或文件形成的時間系統排列，一般批復

3、在前，請示在后；正本在前，副本在后；如有大型圖表或大于十六開的張頁時，要進行技術折疊成A4大小。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應在復文年立 卷，沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；跨 年度總結放在最后一年立卷；跨年度規劃放在第一年立卷；案件文件放在結案年 立卷。擬定案卷標題要簡明、扼要，結構完整，準確反映出案卷的主要內容，一般由責 任者、問題、名稱三部分組成。整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年-50年）、短期（15年以下）三種。確定檔案保管的基本原則是：對公司有長遠利用價值的檔 案應永久保存；對公司在一定時期內

4、有利用價值的檔案分別為長期或短期保存， 介于兩種保管期限之間的檔案，具保管期限一律從長。6、密級的確定：絕密、機密、秘密集團經營發展中，直接影響集團權益的重要決策文件資料為絕密級；集團的規劃、集團經營情況、重要會議記錄為機密級；集團人事檔案、財務報表、統計資料、合同、協議、職員工資性收入、場或尚未 公開的各類信息及其它為秘密級。7、組卷:組具：封皮、封底、卷內目錄、備考表、檔案盒。封面填寫：案卷題名、編制單位。頁號打印：一般在右下角，反面標在左下角，照片檔案背面編號。卷內目錄（附件一）的填寫：一般應按時間順序排列、編號應按文件實際編號填寫。備考表的填寫：注意使用碳素筆填寫。第四條檔案分類編號：

5、1、檔案管理部門應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理，編目歸檔，保證檔案利 用工作的順利進行，分類原則如下：按項目分類按專業性質分類按組織機構分類按時間分類2、檔案分類編號詳見*檔案歸檔明細，任何新增/刪除/變更檔案分類編目等建議, 須經集團編閱后發布為執行版本。為保持系統一致性，各城市公司不可各自制定編目。第五條檔案保存：1、檔案室須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現險情， 須立即向人力行政部報告。2、禁止無關人員進入檔案室。3、資料檔案發生損毀丟失時，根據給公司所造成的損失大小按公司獎懲規定對責任 人進行處罰。4、檔案管理人員應及時做好電子檔案備份工作，所有備份須于

6、每月底最后一個工作日電郵人力行政部，待該部統一更新存檔。第六條 檔案借閱：1、借閱任何文件資料，辦理審批及借閱登記手續，填寫檔案借閱審批表， （附件二） ，并編制檔案借閱登記簿（附件三）歸還存檔時，必須逐卷、逐頁清點和檢查，經雙方核準后，經檢查無誤方可辦理注銷手續。2、借閱非機密性文件（包括復印件），須經相關部門負責人批準；借出原件（密件），須報城市公司總經理/ 主管運營總監審批，借閱者要妥善保管所借資料，如發生泄密情況，借閱者承擔全部責任。3、辦理銀行貸款按揭所需的項目報建文件，證照文件及報建圖、報建審核書、辦理產權所需項目資料，須經城市公司總經理審批。4、所有合同、證照、規劃設計批復、批準

7、書、報建圖、報建審核書等資料原件未經城市公司總經理批準不得借出5、任何人借閱檔案原件，不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改、污損、轉借等。7、借閱檔案者必須嚴守集團機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給集團造成損失者，將對其進行處罰直致追究其法律責任。第七條借閱期限：短期使用資料借閱期不超過一周，長期使用資料不超過15 天，如確需延期應提前辦理續借手續，必須經原審批人批準。第八條檔案移交：1、 如檔案需向政府部門如向城建檔案館移交，需將有關規定及檔案材料報城市公司總經理批準，檔案轉移交由人力行政部負責，各相關部門配合。2、 各部門每年度形成的檔案應于下年度三月份以

8、前移交檔案室，填寫 檔案交接表（附件四） 。3、工程項目于項目結束移交檔案室。4、各城市公司與集團各職能中心對接，集團各職能中心與集團檔案室對接。第九條 檔案銷毀：1、檔案在歸檔一定時期后，由城市公司總經理/COO/CFO 組成的檔案鑒定小組對其中失去保存價值或超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀。2、銷毀檔案應填寫檔案銷毀審批表（附件五），經鑒定小組批準方可銷毀，并編制檔案銷毀清冊（附件六），3、銷毀檔案時必須到指定地點，由相關部門人員及人力行政部經理同時在場監督，以防檔案遺失和泄密。銷毀后，參與銷毀人員需在銷毀清冊上簽字蓋章。4、 會計檔案保管期限滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的

9、原始憑證不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第十條 檔案室管理：1、集團檔案室由專人進行管理，負責借閱、保管等管理工作。2、錄音帶、錄像帶、磁盤等要采取防磁措施，防止資料遭到破壞。3、對超期存檔的資料，由檔案室提出銷毀報告，經有關部門審核和執行總裁批準，在有效監督的情況下進行銷毀。4、 各種檔案應保持清潔衛生，檔案室應通風良好、切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。5、檔案

10、室內嚴禁吸煙或有明火作業及電加熱設備的使用，防止火災發生。第十一條違規責任1、對于不能履行崗位職責的檔案工作人員，兩次以上者予以通報批評。2、對于因工作失誤造成檔案腐蝕、缺損、丟失，為公司造成重大損失的檔案工作人員予以 500元至1000元的經濟處罰。3、 對于由于部門負責人重視不夠引起的檔案工作失誤給公司造成重大損失的，直接其進行警告處分及1000元至2000元的經濟處罰。4、 如檔案借出后因保管不慎將文件遺失則調卷人負全部責任。檔案管理人員有義務協助其責成相關負責人盡快對該文件進行補辦，同時對調卷人處以500元至1000元以內的罰款。5、 、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使

11、用，按期返還，對于借閱期滿未辦理續借手續的，對當事人處以500至 1000元的罰款。6、 對于不能按照規定及時將報送城建檔案館的檔案移交給檔案室的相關部門檔案工作人員，根據其對工程規劃驗收、備案及入住進度的影響程度處以200至 500元的處罰。7、 對于嚴格保密的檔案如出現泄密情況，則視其情節輕重程度追究相關責任人的法律責任。第十二條日常運作所需之工作檔案，由各職能部門各自負責。具體內容參照以下附表：附表1：檔案卷內目錄附表2：檔案借閱審批表附表3：檔案借閱登記簿附表4：檔案交接表附表5：檔案銷毀審批表附表6:檔案銷毀清冊 附表7:檔案案卷目錄附表8:檔案跟蹤檢查表檔案卷內目錄（附表一）第 頁

12、共 頁案卷號案卷題名保管期限起止日期卷內頁數柜號順序號文件編號文件題名日期份數頁數備注1234567891011121314151617181920檔案借閱審批表（附表二）編號借閱人案卷密級件數借閱時間借閱周期最遲歸還時間借閱用途案卷檔號案卷內容借閱人簽字借出經辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經辦人檔案借閱審批表（附表二）編號借閱人案卷密級件數借閱時間借閱周期最遲歸還時間借閱用途案卷檔號案卷內容借閱人簽字借出經辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經辦人檔案借閱登記簿（附表三）廳P日期部門借閱人簽字審批人案卷案卷用途歸還人歸還續借備注題名簽字日期日期檔案交接表（附表四）廳P交接日期案卷名稱張數份數起至日期密級保管期限移交部門移交 人簽 字接受 人簽 字檔案銷毀審批表（附表五）銷毀編號銷毀數量保管期限銷毀申請人銷毀申請時間銷毀內容及原因申請銷毀部門部門領導意見審批說明審批人鑒定小組意見審批說明審批人是否銷毀銷毀批準時間監毀人銷毀人備注檔案銷毀清冊（附表六）銷毀檔 案名稱檔案檔案