1、目錄總公司公文處理辦法簡要學習總公司公文處理辦法簡要學習公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識正文的寫作規律（通知）正文的寫作規律（通知）標點符號的規范用法標點符號的規范用法總公司公文處理辦法簡要學習總公司公文處理辦法簡要學習20102010年年1212月底，總公司下發了月底，總公司下發了中國人壽保險股份有限公司公文處中國人壽保險股份有限公司公文處理辦法理辦法（國壽人險發（國壽人險發20105862010586號）；號）； 2011 2011年年1 1月月1919日，省公司通過國壽人險粵辦發日，省公司通過國壽人險粵辦發201118201118號文轉發了號文轉發了省公司省公司586586號文，并要求各

2、市分公司嚴格按照新的公文處理辦法行為號文，并要求各市分公司嚴格按照新的公文處理辦法行為及處理文件。及處理文件。以下內容均按總公司最新公文處理要求以下內容均按總公司最新公文處理要求撰寫，如與以往不同，請以此為撰寫，如與以往不同，請以此為準！準！公司系統公文基礎知識公司系統公文基礎知識1.1.公文是公司在日常工作中形成的具有公文是公司在日常工作中形成的具有約束力約束力和和特定效力特定效力以及以及規范體規范體式式的文書，是公司開展工作、實施管理的重要工具。的文書，是公司開展工作、實施管理的重要工具。特點：特點：政策性、規范性、權威性、約束力。政策性、規范性、權威性、約束力。2.2.公司的公文包括公司

3、的公文包括3.3.公文處理堅持的原則：公文處理堅持的原則：4.4.公文處理要做到：公文處理要做到：公司系統公文基礎知識公司系統公文基礎知識公司系統公文基礎知識公司系統公文基礎知識5.5.公司常用公文的種類（公司常用公文的種類（1111種）：種）：6.6.我們在日常工作中最常用的：我們在日常工作中最常用的：一、關于一、關于“標題標題” ” 1. 1.公文標題應當公文標題應當準確簡要準確簡要地概括公文的主要內容，并標明地概括公文的主要內容，并標明公文的公文的種類種類。 2.“ 2.“標題標題”基本格式為基本格式為3.3.標題的標點標題的標點除法規、規章名稱或轉發文件、印發領導講話等特殊情況除法規、

4、規章名稱或轉發文件、印發領導講話等特殊情況外，外，標題一般不用標點符號標題一般不用標點符號。公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識關于佛山分公司開展舊版直銷業務自省自查自糾活動的情況報告關于佛山分公司開展舊版直銷業務自省自查自糾活動的情況報告關于佛山分公司開展關于佛山分公司開展“誠信誠信溝通溝通維權維權”活動情況的總結報告活動情況的總結報告關于申請對詹關于申請對詹* * *挪用保費案進行墊付的請示挪用保費案進行墊付的請示關于關于* * *所屬支公司繼續使用分公司財務收付印章請示的批復所屬支公司繼續使用分公司財務收付印章請示的批復案例分析案例分析關于佛山分公司開展舊版直銷業務自省自查自糾活動的關于佛山

5、分公司開展舊版直銷業務自省自查自糾活動的情況情況報告報告關于佛山分公司開展關于佛山分公司開展“誠信誠信 溝通溝通 維權維權”活動情況的活動情況的總結總結報告報告關于關于申請申請對詹對詹* * *挪用保費案進行墊付的請示挪用保費案進行墊付的請示關于關于* * *所屬支公司繼續使用分公司財務收付印章所屬支公司繼續使用分公司財務收付印章請示請示的批復的批復案例分析案例分析關于佛山分公司個險銷售部兌現關于佛山分公司個險銷售部兌現“開門紅開門紅”業務推動進行旅業務推動進行旅游招標的請示游招標的請示 關于中國人壽保險股份有限公司中山分公司印刷品廣告合法關于中國人壽保險股份有限公司中山分公司印刷品廣告合法性

6、自查清理的工作報告性自查清理的工作報告案例分析案例分析關于佛山分公司關于佛山分公司個險銷售部個險銷售部兌現兌現“開門紅開門紅”業務推動業務推動進行旅游進行旅游招招標的請示標的請示 關于佛山分公司兌現關于佛山分公司兌現“開門紅開門紅”業務推動招標的請示業務推動招標的請示 關于關于中國人壽保險股份有限公司中國人壽保險股份有限公司中山分公司印刷品廣告合法中山分公司印刷品廣告合法性自查清理的性自查清理的工作工作報告報告 關于中山分公司印刷品廣告合法性自查清理工作的報告關于中山分公司印刷品廣告合法性自查清理工作的報告案例分析案例分析公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識二、關于二、關于“主送單位主送單位”1.

7、1.主送單位指公文主要受理單位，即需按照公文內容答復事項、辦理工作的單位；主送單位指公文主要受理單位，即需按照公文內容答復事項、辦理工作的單位；2.2.主送單位必須使用主送單位必須使用全稱全稱或或規范化簡稱、統稱規范化簡稱、統稱（1 1）我們在日常工作中，用到的名稱通常有：我們在日常工作中，用到的名稱通常有：向省公司：省公司向省公司：省公司向向 全全 轄：各支公司轄：各支公司( (營業區營業區) )、本部各部、本部各部個險渠道：各綜合性支公司、個險專業化營業區個險渠道：各綜合性支公司、個險專業化營業區銀保渠道：各支公司、第一營業部銀保渠道：各支公司、第一營業部團險渠道：各綜合性支公司、城區團險

8、營業區團險渠道：各綜合性支公司、城區團險營業區三大渠道：分公司個險銷售部、銀行保險部、團體業務部三大渠道：分公司個險銷售部、銀行保險部、團體業務部公文寫作基礎知識（2 2）日常工作中，各單位的順序）日常工作中，各單位的順序：A.A.營業單位：先綜合、后專業營業單位：先綜合、后專業; ;先個險、再銀保、后團險。先個險、再銀保、后團險。大瀝支公司、順德支公司、大瀝支公司、順德支公司、西樵支公司、龍江支公司、容桂支公司、三水支公西樵支公司、龍江支公司、容桂支公司、三水支公 司、高明支公司司、高明支公司; ;禪城營業區、禪城營業區、南海營業區、石灣營業區、城區收展營業區南海營業區、石灣營業區、城區收展

9、營業區; ;南海支公司、第一營業部南海支公司、第一營業部; ;城區團險營城區團險營業區。業區。B.B.本部各部門：本部各部門：先主辦再其他，先業務再后臺。先主辦再其他，先業務再后臺。 個險銷售部、銀行保險部、團體業務部、客戶服務中心、教育培訓部、人力資源個險銷售部、銀行保險部、團體業務部、客戶服務中心、教育培訓部、人力資源部、財務會計部、監察部、綜合管理部。部、財務會計部、監察部、綜合管理部。C.C.各崗位：各崗位：按職級、職務、類別排列按職級、職務、類別排列。 總經理、副總經理（主持全面）、副總經理、總經理助理、主管、員工。總經理、副總經理（主持全面）、副總經理、總經理助理、主管、員工。公文

10、寫作基礎知識公文寫作基礎知識3.3.注意事項：注意事項：在日常工作中，分公司各職能部門向省公司對應職能部門的請在日常工作中，分公司各職能部門向省公司對應職能部門的請示、報告等，主送單位為示、報告等，主送單位為省公司省公司而非省公司對應職能部門；而非省公司對應職能部門；發文單位為發文單位為佛山分公司佛山分公司而非佛山分公司某某部。而非佛山分公司某某部。公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識三、關于附件1.公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。2.

11、附件在正文下空正文下空1 1行，左空行，左空2 2字，用字，用3 3號仿宋字體號仿宋字體標識附件，后標全角冒號全角冒號和名稱。3.附件如有序號，應使用阿拉伯數碼阿拉伯數碼。4.附件名稱后不加標點符號，附件名稱也不加書名號注意：如果公文本身是專門印發或轉發某一文件，則正文之后不必注明“附件”。有一個附件時有一個附件時有多個附件時有多個附件時正文格式正文格式（一）引題：必備的內容，說明文件的目的、意義、依據等（一）引題：必備的內容，說明文件的目的、意義、依據等相關要素。文字要求簡練扼要。相關要素。文字要求簡練扼要。（二）全文格式：（二）全文格式： 段落：行距設置為段落：行距設置為“單倍行距或單倍行

12、距或固定值固定值3030磅磅” 字體：仿宋三號字，其中：字體：仿宋三號字，其中： 一、一、（一級小標題，用黑體三號字，（一級小標題，用黑體三號字，不加粗不加粗） 1. 1. （二級小標題，用仿宋三號字）（二級小標題，用仿宋三號字） 或者：或者： 一、一、（一級小標題，用黑體三號字，（一級小標題，用黑體三號字，不加粗不加粗） （一）（一）（二級小標題，用仿宋三號字，（二級小標題，用仿宋三號字，加粗加粗） 1. 1. （三級小標題，用仿宋三號字（三級小標題，用仿宋三號字，加粗加粗） （1 1）（四級小標題，用仿宋三號字（四級小標題，用仿宋三號字，加粗加粗）（三）結束語。一般情況下我們會用到以下這四

13、句：（三）結束語。一般情況下我們會用到以下這四句： “特此通知特此通知”、“特此通報特此通報”、“特此報告特此報告”、“妥否，請批妥否，請批示。示。”1. 1. 沒有沒有“標題標題”、“發送對象發送對象”、“發文單位發文單位”、“發文時間發文時間”，只，只需要需要“正文（包括附件提示）正文（包括附件提示）”。正文格式正文格式2. 2. 正文文字格式：正文文字格式：文字：文字：一級大綱一級大綱“一、一、”用三號黑體，二級以下大綱用三號黑體，二級以下大綱“（一）（一）1. 1. （1 1）”用三號仿宋粗體，其他正文（包括附件提示）用三號仿宋體用三號仿宋粗體，其他正文（包括附件提示）用三號仿宋體3.

14、3.正文中的表格：正文中的表格： （1 1）表格盡量用）表格盡量用四號四號以上仿宋體（以上仿宋體（“項目名稱項目名稱”用粗體，用粗體，“單位：單位：”用三號仿宋體）；用三號仿宋體）； （2 2）不能使用插入圖片貼入表格；不能使用插入圖片貼入表格； （3 3）“單位名稱單位名稱”要求用標準全稱；要求用標準全稱； （4 4）要標注金額的單位；要標注金額的單位； （5 5）表格的寬度和高度盡量不要）表格的寬度和高度盡量不要 超過頁面（頁面不能顯示表格全貌）。超過頁面（頁面不能顯示表格全貌）。4.4.段落：段落：首行縮進首行縮進 “ “2 2 字符字符”（減少用空格符、制表位等格式）（減少用空格符、制

15、表位等格式）; ;正文格式正文格式標題、正文標點符號的規范用法1.1.標題：除了標題：除了書名號書名號、括號（）、引號、括號（）、引號“”“”、破折號、破折號之外，盡量不使用其他符號，例之外，盡量不使用其他符號，例如，、如，、，可用空格號代替。，可用空格號代替。2.2.正文：正文：（1 1）大綱：）大綱：一級大綱：一級大綱： 一、統一思想，明確目標，全力以赴實現一、統一思想，明確目標，全力以赴實現“時間過半，任務過六時間過半，任務過六”二級大綱：二級大綱： （一）進一步提高認識，樹立信心。當前，距離（一）進一步提高認識，樹立信心。當前，距離“半年沖刺半年沖刺” （一）進一步提高認識，樹立信心（

16、一）進一步提高認識，樹立信心 當前，距離當前，距離“半年沖刺半年沖刺”三級以下大綱：標題末尾必須加三級以下大綱：標題末尾必須加“。”（2 2）正文：注意段落末尾、段落中每句話）正文：注意段落末尾、段落中每句話“；”“”“。”的使用。的使用。公文標點符號的使用公文標點符號的使用3.3.結束語結束語“特此通知特此通知”、“特此通報特此通報”、“特此報告特此報告”后面不用任后面不用任何標點；何標點；“妥否，請批示。妥否，請批示。”中間必須用中間必須用“，”，末尾必須用，末尾必須用“。”公文標點符號的使用公文標點符號的使用幾點注意事項幾點注意事項1.1.公文中的人名、地名、數字、引文一定要準確公文中的

17、人名、地名、數字、引文一定要準確（1 1）引用公文應當先引用標題，后用圓括號引發文字號。）引用公文應當先引用標題，后用圓括號引發文字號。Eg:Eg:根據省公司根據省公司轉發關于下發轉發關于下發 的通知的通知（國壽（國壽人險粵發人險粵發20111462011146號）號）注意：引用公文的標題必須是完成的全稱。注意：引用公文的標題必須是完成的全稱。（2 2）日期應當寫明具體的年、月、日，不能寫）日期應當寫明具體的年、月、日，不能寫“去年去年”、“今年今年”、“昨天昨天”等，等，也不能只寫月、日不寫年。年份的表述要完整，如也不能只寫月、日不寫年。年份的表述要完整，如20092009不能寫成不能寫成0

18、909。Eg:2009Eg:2009年年8 8月月5 5日日（3 3）文字內使用非規范簡稱，必須先用全稱并注明簡稱。）文字內使用非規范簡稱，必須先用全稱并注明簡稱。Eg:Eg:根據省公司根據省公司轉發關于下發轉發關于下發 的通知的通知（國壽（國壽人險粵發人險粵發20111462011146號，號，以下簡稱以下簡稱146146號文號文）幾點注意事項幾點注意事項2.2.公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數字。具有修辭色彩語句中作為

19、詞素的數字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數字。Eg:Eg:“七上八下七上八下”不得寫為不得寫為“7 7上上8 8下下”；“三心二意三心二意”不得寫為不得寫為3 3心心2 2意；意； “2020世紀世紀9090年代年代”錯成錯成“二十世紀九十年代二十世紀九十年代”。3.3.公文中的姓名、職務并用時，一般是姓名在前，職務在后，姓名、職務之后不再公文中的姓名、職務并用時，一般是姓名在前，職務在后，姓名、職務之后不再加加“同志同志”字樣。字樣。Eg:Eg:“佛山分公司陸建明總經理佛山分公司陸建明總經理”，而非，而非“佛山分公司總經理陸建明同志佛山分公司總經理陸建明同志”4.4.公文結尾的日期應寫漢字。公

20、文結尾的日期應寫漢字。Eg:Eg:二一一年八月五日，不得寫作二一一年八月五日，不得寫作20112011年年8 8月月5 5日，也不得寫作二日，也不得寫作二0 0一一年八月五日一一年八月五日公文寫作常見錯誤公文寫作常見錯誤1.1.自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種。常見的有：自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種。常見的有：“請示報告請示報告” “情況報告情況報告” 、 “申請請示申請請示”、“工作思路工作思路”、“情況分析情況分析”、“匯報匯報”、“申申請請”、“鄭重聲明鄭重聲明”等；等；2.2.年號不全年號不全。如：將如：將“19971997”省略為省略為“9797”

21、；3.3.錯別字多。錯別字多。主要表現：（主要表現：（1 1）因粗心大意，將）因粗心大意，將“宏觀宏觀”錯成錯成“客觀客觀”，“撥款撥款”錯成錯成“拔拔款款”，“突擊突擊”錯成錯成“突出突出”；（；（2 2）因辨析不準，將）因辨析不準，將“淡薄淡薄”錯成錯成“淡簿淡簿”， “嚴厲嚴厲”錯錯成成“嚴勵嚴勵”4.4. 標點符號錯誤標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用書名號與引號混用；公文寫作常見錯誤公文寫作常見錯誤5.5.隨意使用字體、字號（正確的是使用隨意使用字體、字號（正確的是使用3 3號或號或4 4號仿宋體）；號仿宋體）；6.6.隨意設定字距行距；隨意設定字距行距；7.7.附件錯誤：有附件不標注；附件名稱未標全稱；標注不規范；將附件寫為附注或附件錯誤：有附件不標注；附件名稱未標全稱；標注不規范；將附件寫為附注或附等；附等；8.8.在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件。印發、轉發、批轉件是公文的組成部分，無需作為附件標注。印發