1、1 .系統初始化1.1 系統管理系統管理是會計信息系統運行的基礎，它為其他子系統提供了公共的賬套、年度賬及其 它相關的基礎數據，各子系統的操作員也需要在系統管理中統一設置并分配功能權限。具體 包括以下幾個方面：賬套管理、年度賬管理、系統操作員及操作權限的集中管理等。1.1.1 啟動與注系統管理例1-1以系統管理員(admin)的身份啟動并注冊系統管理 。操作步驟(1)執行“開始一程序程序一會計從業資格考試一會計從業資格考試一系統管理”命令，進入“ R系統管理1 ”窗口。(2)執行“系統一注冊”命令，打開“注冊R控制臺1”對話框。(3)輸入用戶名：admin;密碼：(空)。如圖1-1所示。圖1-

2、1注冊系統管理(4)單擊“確定”按鈕，以系統管理員身份注冊進入系統管理。操作演示參見“操作演示11-1.htm”。說 明系統只允許以兩種身份注冊進入系統管理。一是以系統管理員 (admin)的身份，二是以賬套主管的身份。1 .以系統管理員的身份注冊系統管理系統管理員負責整個應用系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。 以系統管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和權限，監控 系統運行過程，清除異常任務等。2 .以賬套主管的身份注冊系統管理賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管 理(包括創建、清空、引入、輸出以及各子系統

3、的年末結轉)，以及該賬套操作員權限的設置。 1.1.2建立企業核算賬套例1-2建立賬套。(1)賬套信息賬套號：800;賬套名稱：陽光有限責任公司；采用默認賬套路徑；啟用會計期：2019年1月；會計期間設置：1月1日至12月31日。(2)單位信息單位名稱：陽光有限責任公司；單位簡稱：陽光公司。(3)核算類型該企業的記賬本位幣為人民幣(RMB;企業類型為工業；行業性質為2019年新會計準則；賬套主管為demo;按行業性質預置科目。(4)基礎信息該企業有外幣核算，進行經濟業務處理時，不需要對存貨、客戶、供應商進行分類。(5)分類編碼方案科目編碼級次：4222其他：默認(6)數據精度該企業對存貨數量、

4、單價小數位定為2。(7)系統啟用“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。操作步驟(1)執行“賬套一建立”命令，打開“創建賬套”對話框。(2)輸入賬套信息，如圖1-2所示。圖1-2創建賬套-賬套信息(3)單擊“下一步按鈕，輸入單位信息。如圖1-3所示。第 31 頁圖1-3創建賬套-單位信息(4)單擊“下一步按鈕，輸入核算類型。如圖1-4所示。圖1-4創建賬套-核算類型(5)單擊“下一步按鈕，確定基礎信息，如圖1-5所示。圖1-5創建賬套-基礎信息(6)單擊“下一步”按鈕，確定業務流程，全部采用默認的標準流程，單擊“完成”按 鈕，彈出系統提示“可以創建賬套了么？”。(7)單擊“是"

5、;按鈕，稍候，確定分類編碼方案。如圖 1-6所示。圖1-6創建賬套-分類編碼方案(8)單擊“確認”按鈕，定義數據精度。如圖 1-7所示。圖1-7創建賬套-數據精度定義(9)單擊“確認”按鈕，系統彈出“創建賬套北京宏遠科技有限公司：333成功。信息提示框，單擊“確定”按鈕，系統提示“是否立即啟用賬套？”。單擊“是”按鈕，打開“系統啟用”對話框。(10)選中“GL-總賬”復選框，彈出“日歷”對話框，選擇日期“2011年1月1日"如圖1-8所示。圖1-8創建賬套-系統啟用(11)單擊“確定”按鈕，單擊“是”按鈕，單擊“退出”按鈕。操作演示參見“操作演示11-2.htm”。說 明建立賬套是企

6、業應用會計信息系統的首要環節，其中涉及很多與日后核算相關的內容。 為了方便操作，會計信息系統中大都設置了建賬向導，用來引導用戶的建賬過程。建立企業 賬套時，需要向系統提供以下表征企業特征的信息，歸類如下： 賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。由于在一個會計信息系統中，可以建立多個企業賬套，因此必須設置賬套號作為區分不 同賬套數據的唯一標識。賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應的關系，共同來代表特定的核算賬套。賬套路徑用來指明賬套在計算機系統中的存放位置，為方便用戶，應用系統中一般預設 一個存儲位置，稱其

7、為默認路徑，但允許用戶更改。賬套啟用日期用于規定該企業用計算機進行業務處理的起點，一般要指定年、月。啟用 日期在第一次初始設置時設定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要 設置企業的會計期間，即確認會計月份的起始日期和結賬日期。 核算單位基本信息：包括企業名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。 賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業性質、企業類型、賬套主管、編碼規則、數據 精度等。行業性質表明企業所執行的會計制度。行業性質的選擇將決定企業用到的一級會計科目。企業從方便使用出發，系統一般內置不同行業的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使 用，在此基礎上，用戶可以根據本單位的

8、實際需要增設或修改必要的明細核算科目。編碼方案，又叫編碼規則，是對企業關鍵核算對象進行分類級次及各級編碼長度的指定， 以便于用戶進行分級核算、統計和管理。編碼方案設置包括級次和級長的設定。級次是指編 碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數。1.1.3 增加操作員例1-3增加如下操作員。編號姓名口令所屬部門201陳力1財務部202馬方2財務部操作步驟(1)執行“權限一操作員”命令，進入“操作員管理”窗口。窗口中顯示系統預設的幾位操作員：demo SYSTEMS UFSOFT(2)單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開“增加操作員”對話框。(3)輸入數據。編號：11;姓名：陳力；口令：1;確認口令：1。如圖

9、1-9所示。圖1-9增加操作員操作員是指有權登錄系統并對系統進行操作的人員。每次注冊或登錄系統，都要進行操 作員身份的合法性檢查。操作員及權限管理提供了按照預先設定的崗位分工進行授權、分權 功能，只有進行嚴格的操作分工和權限控制，才可能一方面避免與業務無關人員對系統的操 作，另一方面對系統所含的各個子產品的操作進行協調，以保證系統的安全與保密。注意事項： 只有系統管理員才有權限設置操作員。 操作員編號在系統中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。 所設置的操作員用戶一旦被引用，便不能被修改和刪除。1.1.4 分配權限例1-4(1)陳力 賬套主管具有系統所有模塊的全部權限。(2)馬方

10、 會計具有“總賬”、“財務報表”的全部權限。操作步驟(1)執行“權限一權限”命令，進入“操作員權限”窗口。(2)選才i 001賬套；2019年度。(3)從操作員列表中選擇陳力，選中“賬套主管”復選框，系統彈出“設置操作員：11賬套主管權限嗎？" ，單擊“是”按鈕。(4)選擇馬方，單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開“權限增加”對話框，雙擊“總賬、 財務報表”權限，如圖 1-10所示。圖1-10分配權限(5)單擊“確定”按鈕。操作演示參見“操作演示11-4.htm”。說 明系統管理員和賬套主管，兩者都有權設置操作員的權限。所不同的是，系統管理員可以 指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也

11、可以對系統內所有賬套的操作員進行授權；而 賬套主管的權限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內，賬套主管默認擁有全部操作權限，可 以針對本賬套的操作員進行權限設置。注意事項：一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。1.2基礎設置基礎檔案是指系統運行必須的基礎數據。基礎檔案的設置包括部門檔案、職員檔案、客 戶檔案、供應商檔案、外幣及匯率、會計科目、憑證類別、期初余額等。1.2.1 啟動并注冊企業門戶例1-5以賬套主管的身份注冊企業門戶。用戶名“101”；密碼為空；賬套“ 900電算化考試練習賬套”；會計年度“ 2019”；日期2011-01-01 。操作步驟(1)執行“開始一程

12、序一會計從業資格考試一會計從業資格考試一信息門戶”命令，打開“注冊【控制臺】”對話框。(2)輸入或選擇數據。用戶名“101”；密碼為空；賬套“ 900電算化考試練習賬套”；會計年度“ 2011”；日期“ 2011-01-01 "。如圖1-11所示。圖1-11注冊企業門戶(3)單擊“確定”按鈕。進入會計從業資格無紙化考試軟件。操作演示參見“操作演示11-5.htm”。1.2.2 設置部門檔案例1-6部門編碼部門名稱部門屬性6人事部人事管理操作步驟(1)執行“基礎設置一機構設置一部門檔案”命令，打開“部門檔案”窗口。(2)在“部門檔案”窗口中，單擊“增加”按鈕。(3)輸入數據。如圖1-1

13、2所示。圖1-12設置部門檔案(4)單擊“保存”按鈕。操作演示參見“操作演示11-6.htm”。說 明部門是指與企業財務核算或業務管理相關的職能單位。設置部門檔案的目的在于按部門 進行數據匯總和分析。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入部門相關信息。部 門檔案中包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。1.2.3 設置職員檔案例1-7職員編碼職員名稱所屬部門102辛紅管理部操作步驟(1)執行“基礎檔案一機構設置一職員檔案”命令，打開“職員檔案”窗口。(2)單擊“增加”按鈕。(3)輸入職員信息。如圖1-13所示。圖1-13設置職員檔案(4)單擊“保存”按鈕。操作演示參見“操作演示11-

14、7.htm”。說 明職員檔案主要用于記錄本單位職員個人的信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人 往來核算和管理等操作。職員檔案包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。1.2.4 設置客戶檔案例1-8客戶編碼客戶名稱客戶簡稱地址003紅星有限責任公司紅星公司北京市西城區幸福路1號操作步驟(1)執行“基礎檔案一往來單位一客戶檔案”命令，打開“客戶檔案”窗口。(2)在“客戶檔案”窗口中，單擊“增加”按鈕，打開“增加客戶檔案”對話框。(3)輸入客戶檔案信息。如圖 1-14所示。圖1-14設置客戶檔案企業如果需要進行往來管理，就必須建立客戶檔案。建立客戶檔案直接關系到企業對客 戶數據的統計、匯總和查

15、詢等分類處理。客戶檔案中包含了客戶的基本信息、聯系信息信用 信息和其他信息。如果用戶設置了客戶分類，客戶檔案必須在末級客戶分類中設置，如果未 進行客戶分類，客戶檔案則應在客戶分類的“無分類”項下設置客戶檔案。客戶檔案信息分為基本、聯系、信用、其他4個頁簽。1.2.5 設置供應商檔案例1-9供應商編碼r供應商名稱供應商簡稱地址003大華股份有限公司大華公司上海市浦東區成平路2號操作步驟(1)執行“基礎檔案一往來單位一供應商檔案”命令，打開供應商檔案”窗口。(2)在“供應商檔案”窗口中， 單擊“增加”按鈕，打開“增加供應商檔案”對話框。(3)輸入供應商檔案信息。如圖 1-15所示。圖1-15設置供

16、應商檔案(4)單擊“保存”按鈕，單擊“退出”按鈕。操作演示參見“操作演示11-9.htm”。說 明企業如果需要進行往來管理，那么必須將企業中供應商的詳細信息錄入供應商檔案中。建立供應商檔案直接關系到對供應商數據的統計、匯總和查詢等分類處理。如果用戶設置了 供應商分類，供應商檔案必須在末級供應商分類中設置，如果未進行供應商分類，供應商檔 案則應在供應商分類的“無分類”項下設置供應商檔案。供應商檔案信息分為基本、聯系、信用、其他 4個頁簽。1.2.6 設置外幣及匯率例 1-10幣符：EUR幣名：歐元；1月份記賬匯率為9.6。操作步驟(1)執行“基礎檔案一財務一外幣設置”命令，打開“外幣設置”窗口。

17、(2)在“外幣設置”窗口中，輸入數據。幣符： EUR幣名：歐元。(3)單擊“確認”按鈕。(4)在“2019年1月的記賬匯率”欄中輸入9.6 ,敲回車確認。如圖 1-16所示。圖1-16設置外幣種類及匯率操作演示參見“操作演示11-10.htm”。說 明如果企業業務結算涉及外幣，那么在“填制憑證”中所用的外幣及匯率應先在此進行定 義，以便制單時調用，減少錄入匯率的次數和差錯。1.2.7 設置會計科目例 1-11科目代碼科目名稱輔助核算100203中行存款銀行賬、日記賬、外幣美兀核算操作步驟(1)執行“基礎設置一財務一會計科目”命令，進入“會計科目”窗口，顯示所有“按新會計制度”預置的科目。(2)

18、單擊“增加”按鈕，進入“會計科目一一新增”窗口。(3)輸入明細科目相關內容。(4)輸入編碼“ 100201”、科目名稱“工行存款”；選擇“日記賬”、“銀行賬”，選擇“外 幣核算”選項，選擇幣種“美元”。如圖1-17所示。(5)單擊“確定”按鈕。圖1-17設置會計科目操作演示參見“操作演示11-11.htm”。說 明會計科目設置的功能是將單位會計核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統，并將科 目設置的結果保存在科目文件中，實現對會計科目的管理。財會人員可以根據會計核算和管 理的需要，設置適合自身業務特點的會計科目體系。會計科目設置的內容如下。科目編碼。科目編碼應是科目全編碼，即從一級科目至本級科

19、目的各級科目編碼組合。其中，各級科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細科目。科目編碼中的一級科目編碼必須符合現行的會計制度。通常，通用商品 化會計核算系統在建立賬套時，會自動裝入規范的一級會計科目。科目名稱。科目名稱是指本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中 文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。科目中文名稱和英文名稱 不能同時為空。科目類型：科目類型是指會計制度中規定的科目類型，分為：資產、負債、所有者權益、 成本、損益。賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。通常系統會提供金額式、外幣金 額式、數量金

20、額式、外幣數量式四種賬頁格式供選擇。助記碼。用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通常科目助記碼不必唯一，可以重 復。科目性質(余額方向)。增加記借方的科目，科目性質為借方；增加記貸方的科目，科目 性質為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科 目的相同。已有數據的科目不能再修改科目性質。輔助核算。也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統除完成一般的總 賬、明細賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項 目核算五種專項核算功能供選用。銀行賬、日記賬核算。一般情況下，現金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行 賬和日記

21、賬。外幣核算。用于設定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算 一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名，數量核算。用于設定該科目是否有數量核算，以及數量計量單位。計量單位可以是任何 漢字或字符，如：公斤、件 、噸等。1.2.8 設置憑證類別例 1-12設置憑證類別。憑證類別限制類型限制科目收款憑證借力必有1001,1002付款憑證貸方必有1001,1002轉賬憑證憑證必無1001,1002操作步驟(1)執行“基礎檔案一財務一憑證類別”命令，打開“憑證類別預制”對話框。(2)單擊“收款憑證、付款憑證、轉賬憑證”單選按鈕。如圖 1-18所示。圖1-18設置憑證

22、類別-選擇憑證類別(3)單擊“確定”按鈕，進入“憑證類別”窗口。(4)單擊收款憑證“限制類型”的下三角按鈕，選擇“借方必有”；在“限制科目”欄輸入 “ 1001,1002 ”。(5)同理，設置付款憑證的限制類型“貸方必有”、限制科目“ 1001,1002 ”；轉賬憑證的限制類型“憑證必無”、限制科目“ 1001,1002 ”。如圖1-19所示。圖1-19設置憑證類別-設置限制類型及科目(6)設置完后，單擊“退出”按鈕。操作演示參見“操作演示11-12.htm”。說 明許多企業為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各企業的分類方 法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。通

23、常，系統提供五種常用分類方式供選擇：記賬憑證收款、付款、轉賬憑證現金、銀行、轉賬憑證現金收款、現金付款、銀行收款、銀行付款、轉賬憑證自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發生額；貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發生額；憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發生額；憑證必無：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發生額；無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。操作注意事項：由于系統中事先設置了憑證類別，因此，設置憑證類別操作在 900賬套中

24、不能進行練習,相關操作可參見設置憑證類別的視頻演示。1.2.9 輸入期初余額例 1-131221其他應收款借4000日期部門個人摘要方向期初余額2010-12-31銷售中心劉會出差借款借40002241其他應付款貸4000操作步驟執行“總賬一設置一期初余額”命令，進入“期初余額錄入”窗口。(2)雙擊“其他應收款”的期初余額欄，輸入其他應收款的明細余額信息。如圖1-20所示。單擊保存按鈕。圖1-20輸入期初余額(3)雙擊“其他應付款”的期初余額欄，輸入貸方期初余額4000。(4)單擊“試算”按鈕，進行試算平衡。操作演示參見“操作演示11-13.htm”。說 明在初次使用賬務處理子系統時，應將經過

25、整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企 業是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發生額，則期初余額就是年初數；若企業是年中 建賬，而又希望查詢結果全面反映全年的業務情況，則應先將各賬戶此時的余額和年初到此 時的借貸方累計發生額計算清楚，作為啟用系統的期初數據錄入到賬務處理子系統中，系統 將自動計算年初余額。若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余 額中錄入。期初余額的錄入分兩部分：無輔助核算科目期初余額錄入、有輔助核算科目期初余額錄 入。(1)無輔助核算科目期初余額錄入余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統 自動計算。如果某科目為數量、

26、外幣核算，應錄入期初數量、外幣余額，而且必須先錄入本 幣余額，再錄入數量外幣余額。若期初余額有外幣、數量余額，則必須有本幣余額。紅字余 額用負號輸入。(2)有輔助核算科目期初余額錄入在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統會自動為其開設輔助賬頁。相應 地，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來，即不能 直接輸入總賬期初數。期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制 憑證；已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”的功能。2日常及期末業務處理在總賬系統中，當初始設置完成后，便能夠進行日常及期末業務處理

27、。日常業務處理的 任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總 分類賬等。期末業務處理主要包括期末自動轉賬、期末結賬等內容。2.1重新注冊企業門戶例2-1以會計王娟的身份重新注冊企業門戶。用戶名“102”；密碼為空；賬套“ 900電算化考試練習賬套”；會計年度“ 2019”；日期 “2011-01-31 ”。操作步驟(1)執行“文件一重新注冊”命令。(2)輸入相關信息。如圖 2-1所示。用戶名“102;密碼為空；賬套“ 900”；會計年度“ 2019”；日期“ 2011-01-31圖2-1重新注冊(3)單擊“確定”按鈕。操作演示參見“操作演示22-1.htm

28、”。2.2填制憑證例2-2填制如下憑證。1月10日，管理部招待客戶，消費 3000元，以轉賬支票支付，票號 ZP101。摘要：招待客戶付款憑證：借：管理費用-招待費3000貸：銀行存款-工行存款3000操作步驟(1)執行“總賬一憑證一填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2)單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3)選擇憑證類型“轉賬憑證”；輸入制單日期“ 2010/01/10”。(4)輸入摘要“購辦公用品”；輸入借方科目“ 660203”，選擇輔助核算部門“管理部” 輸入借方金額“ 3000”，回車；摘要自動帶到下一行，(5)輸入貸方科目“ 100201”，選擇結算方式“轉賬支票”并輸入票

29、號“ZP101"，輸入貸方金額“ 3000”或按“=”鍵。(6)單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框。如圖 2-2所示。圖2-2填制記賬憑證在實際工作中，用戶可直接在計算機上根據審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先由人工制單而后集中輸入。一般來說業務量不多或基礎較好或使用網絡版的用戶可 采用前者，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后一種處理方式。通常，一張憑證中可填寫的行數是沒有限制的，可以是簡單分錄，也可以是復合分錄， 但每一張憑證應該只記錄一筆經濟業務，不可把記錄不同經濟業務的分錄填入一張憑證。憑證填制的內容包括憑證頭和憑證體兩部分。(1)憑

30、證頭：反映憑證編號和制單日期等內容。憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設置的。如果沒有設置憑證類別， 則此處為空。此后，系統將自動生成憑證編號。憑證編號：在憑證編號方式為“系統自動編號”模式下，由系統分類按月自動編制，即每類憑證每月都從 0001號開始。在憑證編號方式為 “手工編號”模式下，則可以手工錄入憑 證編號。制單日期：系統自動取進入賬務處理資系統前輸入的業務日期為記賬憑證填制的日期， 如果日期不對，可進行修改或參照輸入。附單據數：本張記賬憑證應附的原始憑證的張數。(2)憑證體：輸入本張憑證的分錄信息。包括摘要、科目、借貸方向、發生金額等內容。摘要：輸入本筆分錄的業務說明，摘

31、要要求簡潔明了。科目：科目必須輸入末級科目。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱 或助記碼，也可以參照輸入。如果輸入的科目名稱有重名現象時，系統會自動提示重名科目供選擇。輔助信息：對于要進行輔助核算的科目，系統提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果該科目要進行數量核算， 則屏幕提示用戶輸入 “數量”、“單價”。系統根據數量X單 價自動計算出金額。若科目為銀行科目，那么，還應輸入“結算方式”、“票號”及“發生日期”。輸入這些數據的目的主要是便于進行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發生額

32、，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額 以負數形式輸入。操作注意事項：憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科 目在明細賬、日記賬中出現。科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕 選擇輸入。金額不能為“零”；紅字以“”號表示。可按"=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。2.3 修改憑證例2-3修改記賬憑證。將上張憑證中“管理費用-招待費”科目的輔助核算部門改為“采購部”，借貸方金額修 改為4000。操作步驟(1)執行“總賬一憑證一填制憑證”，進入“填制憑證”窗口。

33、(2)單擊“晶1A1出”按鈕，找到要修改的憑證。(3)修改憑證的基本信息(如金額等)，將光標放在要修改的位置就可以直接修改，這里 將借貸方金額修改為 4000。(4)修改憑證的輔助項信息，首先選中有輔助核算的“管理費用-招待費”科目行，然后將光標置于備注欄輔助項，待鼠標變形為“ 必”時雙擊，彈出“輔助項”對話框，在對話框 中修改部門為“采購部”，單擊“確認”按鈕。(5)單擊“保存”按鈕，保存相關信息。如圖 2-3所示。圖2-3修改憑證操作演示參見“操作演示22-3.htm”。說 明雖然在憑證錄入環節系統提供了多種確保憑證輸入正確的控制措施，但仍然避免不了發 生錯誤。為此，系統提供了憑證修改功能

34、，但僅限于對已輸入未審核狀態的憑證。修改憑證時需要在填制憑證狀態下找到需要修改的憑證，直接修改即可。可修改的內容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。未經審核的錯誤憑證可直接修改；已審核的憑證應先取消審核后，再修改。2.4 查詢憑證例2-4查詢記賬憑證。查詢2019年1月“收0001號”記賬憑證并顯示。操作步驟(1)執行“總賬一憑證一查詢憑證”，打開“憑證查詢”查詢條件對話框。(2)選擇“收款憑證”憑證類別，輸入憑證號“0001”。(3)單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多輔助查詢條件。如圖 2-4所示。-圖2-4查詢憑證-輸入查詢條件(4)單擊“確認”按鈕，進入“憑證

35、查詢”的憑證列表窗口。(5)雙擊要查詢的憑證或單擊“確定”按鈕，進入“查詢憑證”的憑證窗口。操作演示參見“操作演示22-4.htm”。說 明總賬系統的填制憑證功能不僅是各賬簿數據的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。具體體現在：(1)豐富靈活的查詢條件既可設置憑證類別、 制單日期等一般查詢條件，也可設置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設置。(2)聯查明細賬、輔助明細及原始單據當光標位于憑證某分錄科目時，選擇“聯查明細賬”命令，系統將顯示該科目的明細賬。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細”命令，系統將顯示該科目的輔助明細賬。若當 前憑證是由外幣系統制單生成，選擇“聯查原始單

36、據”命令，系統將顯示生成這張憑證的原 始單據。2.5 審核憑證例2-5審核已填制的記賬憑證。操作步驟以賬套主管趙偉的身份重新注冊信息門戶。用戶名“101”；密碼為空；賬套“ 900”；會計年度“ 2019”；日期“ 2011-01-31 ”。執行“總賬一憑證一審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框。(2)輸入查詢條件，可采用默認值。(3)單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4)雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進入“憑證審核”的審核憑證窗口。(5)檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓名。如圖2-5所示。圖2-5審核憑證(6)

37、單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字。或執行“審核一成批審核簽字”命令，將其 他憑證成批審核。為確保登記到賬簿的每一筆經濟業務的準確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必 須經過審核員的審核。審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后，再審核。注意事項： 所有填制的憑證必須經過審核。 審核人必須具有審核權。 審核人和制單人不能是同一個人。 憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標記作 廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。 憑證可以單張審核也可以成批審核。2.6 記賬例2-6將已審核憑證全部記賬。操作步驟(1)執行“總賬一憑證一記賬”命令，進入“記賬”

38、窗口。(2)第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。如圖 2-6所示。圖2-6記賬-選擇憑證(3)單擊“下一步”按鈕。(4)第二步顯示記賬報告，如果需要打印記賬報告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印 記賬報告，單擊“下一步”按鈕。(5)第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框。如圖 2-7所示。圖2-7記賬-期初試算平衡表(6)單擊“確認”按鈕，系統開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出 “記賬完畢”信息提示對話框。(7)單擊“確定”，記賬完畢。操作演示參見“操作演示22-6.htm”。說 明計算機賬務處理中的記賬過程首先是一個數據傳遞的過程，把經過審核簽章的、

39、要求記 賬的記賬憑證從錄入憑證數據庫文件中，傳遞到記賬憑證數據庫文件中，這一工作由計算機 自動完成。經過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數據庫文件中的數據是不能修改 的，由此形成了會計核算系統穩定的數據。系統記賬過程：(1)選擇記賬憑證即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時可以單擊“全選”按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續編號范圍如“1-9”表示對該類別第1.9號憑證進行記賬，也可以輸入不連續的編號如“3, 7”表示僅對第3張和第7張憑證記賬。(2)記賬報告系統自動記賬前，需要相應的檢查，檢查完成后，系統顯示記賬報告， 呈現檢驗的結果， 如期初余額不平或

40、哪些憑證未審核或出納未簽字等。(3)記賬記賬之前，系統將自動進行硬盤備份，保存記賬前的數據，一旦記賬過程異常中斷，可 以利用這個備份將系統恢復到記賬前狀態。注意事項： 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未記賬，本月不能記賬。 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。 每月可多次記賬。2.7查詢賬簿例2-7查詢“ 1403原材料”總賬，然后聯查明細賬。操作步驟(1)執行“總賬一賬簿查詢一總賬”命令，打開“總賬查詢條件”對話框。(2)輸入查詢科目“ 1403”。(3)單擊“確認”按鈕，進入“總賬”窗口。如圖 2-8所示。圖2-8查詢總賬(4)單擊本月合計行，單擊“明細”

41、按鈕，查看明細賬信息。操作演示參見“操作演示22-7.htm”。說 明查詢賬簿包括基本賬簿查詢和輔助賬簿查詢。1、基本賬簿查詢基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細賬、日記賬的賬簿的查詢。打開“總賬一賬簿查詢”菜單，可查詢總賬、余額表、明細賬等賬簿。打開“現金一現金管理一日記賬”菜單，可查詢現金日記賬和銀行存款日記賬。2、輔助賬簿查詢輔助核算賬簿包括個人往來、部門核算、客戶往來和供應商往來的總賬、明細賬查詢輸 出。打開“總賬一輔助查詢”菜單，可查詢個人往來、部門核算輔助賬。打開“往來一輔助”菜單，可查詢客戶往來、供應商往來輔助賬。2.8結賬例2-8對本賬套進行結賬。操作步驟執行“總賬一期末一結賬”

42、命令，進入“結賬”窗口。(2)單擊要結賬月份“ 2019.01。(3)單擊“下一步”按鈕。單擊“對賬”按鈕，系統對要結賬的月份進行賬賬核對。(4)單擊“下一步”按鈕，系統顯示“01月工作報告”。如圖2-9所示。圖2-9結賬-顯示工作報告(5)查看工作報告后，單擊“下一步”按鈕。(6)單擊“結賬”按鈕，若符合結賬要求，系統將進行結賬，否則不予結賬。操作演示參見“操作演示22-8.htm”。說 明通用賬務處理子系統都設有結賬功能。根據有關會計制度的規定，結賬主要是計算和結 轉各個會計科目的本期發生額和期末余額，同時結束本期的賬務處理工作。計算機的結賬工 作也應按此辦理，稍有不同的是：計算機每次記賬

43、時均已結出各科目的發生額和余額，因此 結賬工作主要是計算機控制系統改變某些狀態，確定本月的數據已處理完畢，不再增加新的 憑證。結賬工作應由具有結賬權的人員進行。由于結賬工作比較重要，應該確定專人進行結賬 工作。通用賬務系統結賬工作的一般處理步驟：(1)停止本月的記賬工作。(2)進行數據保護：數據保護的過程與記賬基本相同。(3)進行試算平衡。(4)將本月各賬戶的期末余額結轉下月，成為下月的期初余額。期末結賬時應注意的問題：(1)各科目的攤、提、結轉工作必須在結賬以前完成。(2)當月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當月憑證，系統將不能結賬。 結賬后就不能再輸入該月憑證。(3)上月未結賬，本

44、月無法結賬。(4)每月只能結賬一次，因此一般結賬前應作數據備份。操作注意事項：在啟用多個系統的基礎上，必須先對應收應付系統、工資系統、固定資產系統結賬，總 賬系統最后結賬。因此，總賬結賬操作在900賬套中不能進行練習，相關操作可參見結賬視頻演示。3編制財務報表會計報表是綜合反映企業一定時期財務狀況、經營成果和現金流量信息的書面文件，是企業經營活動的總結。作為企業財務會計報告核心內容的會計報表，它為企業內部各管理部門及外部相關部門提供了最為重要的會計信息，有利于報表使用者進行管理和決策。報表系統的主要任務是設計報表的格式和編制公式，從總賬系統或其它業務系統中取得有關會計信息自動編制各種會計報表，

45、對報表進行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預定格式輸出各種會計報表。3.1 財務報表編制概述1、格式狀態和數據狀態報表編制分為兩大部分來處理，即報表定義以及報表數據處理工作。這兩部分工作是在不同狀態下進行的。格式狀態。在報表格式狀態下進行有關格式和公式設計的操作，報表格式如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字，也可進行報表公式的設計，如單元公式（計算公式） 、審核公式及舍位平衡公式等。數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。報

46、表工作區的左下角有一個 “格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。2、單元單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如： C8 表示第 3 列第 8 行交匯的那個單元。 UFO 的單元類型有數值單元、字符單元、表樣單元3 種。數值單元。用于存放報表的數值型數據。數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數值型。字符單元。用于存放報表的字符型數據。字符單元的內容可以直接輸入，也可由單元公式生成。表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字。一旦單元被定義為表樣，

47、那么在其中輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態下輸入和修改。3 .表頁一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。4 .關鍵字關鍵字是可以引起報表數據發生變化的項目。共有六種關鍵字，它們是 “單位名稱 ”、 “單 位編號 ”、 “年”、 “季”、 “月 ”、 “日 ”， 除此之外， 還可自定義關鍵字， 當定義名稱為 “周”和 “旬” 時有特殊意義，可在業務函數中代表取數日期。關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每張報表可以定義多個關鍵字。5 .函數企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或報表系統本身，取自于報表的數據又可以分為從本表取數和從

48、其他報表的表頁取數。報表系統中，取數是通過函數實現的(1)自賬簿取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：函數名(科目編碼”會計期間,方向”，賬套號，會計年度,編碼1,編碼2)科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號括起來。會計期間可以是 年“、季“、月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數字。T向即借”或貸”，可以省略。賬套號為數字。會計年度即數據取數的年度，可以省略。編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。賬務取數函數主要有: 總賬函數期初額函數： 期末額函數： 發生額函數： 累計發生額函數： 條件發生額函數：對方

49、科目發生額函數: 凈額函數：匯率函數：金額式數量式 外幣式QC ( ) sQC ( ) wQC ()FS ()sFS ()wFS ()LFS()sLFS ()wLFS()TFS()sTFS ()wTFS()DFS()sDFS ()wDFS()QM ( ) sQM ( ) wQM ()JE () sJE () wJE ()HL ()(2)自本表本表頁取數的函數。主要有以下幾個:數據合計：PTOTAL ()平均值：PAVG ()最大值：PMAX ()最小值：PMIN ()(3)自本表其他表頁取數的函數。對于取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字, 作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，

50、指定取某張表頁的數據。可以使用SELECT ()函數從本表其他表頁取數。報表.REP ”-單元的(4)自其他報表取數的函數。對于取自其他報表的數據可以用格式指定要取數的某張報表的單元。3.2 啟動財務報表例3-1啟動財務報表，并新建一張空白表。操作步驟(1)執行“財務報表”命令，單擊“確定”按鈕，再單擊“關閉”按鈕，進入財務報表 系統。(2)執行“文件一新建”命令，單擊“確定”按鈕，建立一張空白報表，報表名默認為report1 "。如圖 3-1 所示。圖3-1新建財務報表操作演示參見“操作演示33-1.htm”。3.3 新建財務報表例3-2調用報表模板，行業“一般企業(2019年新會

51、計準則”，報表類型“利潤表”，將報表以 表名“利潤表-2019新準則.rep "，保存在指定文件夾下。操作步驟(1)執行“格式一報表模板”命令，打開“報表模板”對話框。(2)選擇您所在的行業“一般企業(2019新會計準則)”，財務報表“資產負債表”。(3)單擊“確認”按鈕，彈出“模板格式將覆蓋本表格式！是否繼續？”提示框。(4)單擊“確定”按鈕，即可打開“資產負債表”模板。如圖 3-2所示。圖3-2調用模板新建報表(4)單擊“保存”按鈕，在指定的文件夾輸入報表文件名“資產負債表.rep”，再單擊“保存”按鈕。操作演示參見“操作演示33-2.htm”。3.4 定義報表格式例3-3定義如

52、下報表格式。固定資產狀況表X X年X X月 X X日單位：元項目期初數期末數固定資產累計折舊凈值說明：年、月、日設置為關鍵字操作步驟(1)在“格式”狀態下，執行“格式一表尺寸”命令，設置報表為6行3歹U。(2)執行“格式一組合單元”命令，單擊“按行組合” ，將報表第一行單元格合并。(3)執行“格式一區域畫線”命令，將 A3:C6區域畫線。(4)執行“格式一行高、列寬”命令，將第一行行高設置為7毫米，AC列列寬為30毫米。(5)輸入報表項目。(6)執行“格式一單元屬性”命令，將標題行文字居中并設置為黑體14號字。(7)執行“數據一關鍵字一設置”命令，在 B2單元格分別設置年、月、日關鍵字。(8)

53、執行“數據一關鍵字一偏移”命令，設置年、月關鍵字的偏移量分別為-60,-30。(9)單擊“保存”按鈕，將報表保存到指定文件夾下。如圖 3-3所示。圖3-3定義報表格式操作演示參見“操作演示33-3.htm”。說 明報表格式設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定 義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性、設置關鍵字等。報表定義需要在 格式”狀態下進行。1 .設置報表尺寸設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。2 .定義組合單元有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現 這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。3 .

54、畫表格線報表的尺寸設置完成后，在數據狀態下，該報表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和 打印的需要，還需要劃上表格線。4 .輸入報表項目報表的表間項目是指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。5 .定義報表行高和列寬如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的高度或列的寬度。提示：行高、列寬的單位為毫米。6 .設置單元風格單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。設置單元 風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。7 .設置關鍵字關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。 用戶可以根據自己的需要設置相應的關鍵字。8 .調整關鍵字位置如果關鍵字的位置不合適，可通過調整偏移量的方式來調整關鍵字的位置。關鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數表示向左移，正數表示向右移。在調整時，可 以通過輸入正或負的數值進行調整。關鍵字偏移量單位為象素。3.5 定義報表公式例3-4定義如下報表公式。固定資產期初數=QC（ 1601”,月）固定資產期末數=QM（ 1601”,月）累計折舊期初數=QC（ 1602”,月）累計折舊期末數=QM（ 1602”,月）凈值期初數=固定資產期初數-累計折舊期初數凈值期末數=固定資產期末數-