1、 采購流程管理制度采購流程管理制度文件編號：公司ZD-022發行版次：01修訂次數：0頁數：1/1編制人：供應中心修訂人：制度建設小組批準人：總經理日期：2021-11-15日期：2021-11-16日期：2021-11-25一、目的為了提高公司采購效率，明確崗位職責，提供公司采購工作的方案性、科學性，有效降低采購本錢，滿足公司對優質資源的需求，進一步標準物資采購流程，加強與各部門間的配合，保障公司生產和經營活動的正常進行，根據公司實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司一切采購行為；各部門工作所需的生產資料和輔料、小型機械和設備、備品備件、辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用

2、品、印制表格標牌以及工程所需的配件、耗材等。三、職權和職責1.供應中心負責對各類物資的采購工作。 2.審計部派專人負責需采購物資的復審工作。四、管理標準和管理要求1. 請購及其規定1請購的定義請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物資，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物資的單子的整個過程。2請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：1請購的部門；2請購物品所屬工程；3請購的用途；4請購的物品名稱；5請購的物品數量；6請購的物品規格；7請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；8請購的物品的要求時間；9請購如有特殊需要請備注；10請購單填寫人；11請購部門負責人；12請購單審核人；13分管領

3、導審核；14財務審核人；15公司總經理。3請購單及其提報規定1請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報供應中心；2請購部門在提報請購單是應要求供應中心簽字接收人請購部門備份；3涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；4遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以 或其他形式請示，征得同意后提報供應中心，簽字確認手續后補；5如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明；6請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報供應中心。4公司物資請購單的提報部門1公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他

4、工程由生產部門提報；2公司生活及辦公的物資、固定資產、效勞或其他生活及辦公工程由行政部提報；3公司各部門專用的物資由各部門自行提報。2.請購單的接收及分發規定1 請購的接收要點1供應中心在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；2接收請購單時應遵循無方案不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原那么；3通知倉儲部管理人員核查請購物資是否有庫存；4對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2請購單的分發規定1對于請購單供應中心應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；2對于緊急請購工程應優先處

5、理；3無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；4重要的工程采購前應征求公司相關領導的建議。3采購周期的規定1單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購工程或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；2單次采購金額預算在1萬元以上的工程比價采購，采購周期不應超過15天；3請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單供應中心如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因；4遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。3.詢價及其規定1詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中

6、打包采購；3對于緊急請購工程應優先處理；4所有采購工程上必須向生產廠家或效勞商直接詢價，原那么能不通過其代理或各種中介結構詢價；5對于請購部門需求的物資或設備如有本錢較低的替代品可以推薦采購替代品；6詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；7在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。4.比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產品或效勞質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要工程應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如

7、通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。5.比價、議價結果匯總1比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意前方可匯總；2比價、議價結果匯總應按照比價/招標匯總表的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。6.合同的簽訂及其規定1合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。2合同正文應包含的要素1合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2

8、采購物品/工程的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的局部；3包裝要求；4合同總額應含稅，特殊情況應注明；5付款方式；6工期；7質量保證期；8質量要求及標準；9違約責任和解決糾紛的方法；10雙方的公司信息；11其他約定。3合同簽訂及其規定1如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；5質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期；6詳細約定發票的提供

9、時間及要求；7與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；8違約責任一定要詳細、具體；9比價匯總表巡簽完畢前方可進行合同的簽訂工作；10合同簽訂應對合同初稿進行巡簽審查；11合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；12簽訂的所有合同應及時報送財務部門。7. 付款及合同執行1付款規定1按照進度付款的采購工程必須確保質檢合格方可付款；2按照公司規定和合同約定到達付款條件的合同在付款時應填寫資金支出審批單，該審批單在簽批后提交財務部門付款；3財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況延期付款的應及時通知供應中心并匯報公司領導。2合同執

10、行1已簽訂合同由供應中心工程負責人負責跟進，由供應中心負責人進行監督，如出現問題，供應中心應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；2已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并催促其保質保量，按時履約；3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。8.報驗與入庫1報驗1供應單位已經履行完畢的合同，供應中心應及時的通知質量管理部進行驗收；2對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質量管理部的相關規定執行；3到達質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質量管理部進行質檢、驗收；4 質量管理部在接到供應中心報驗

11、通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質量管理部應負主要責任；5用于公司生活和辦公的物資不在公司質量管理部質檢范圍之內。2入庫1公司所有的生產物資、設備及外協加工件入庫前均應通過質量管理部的檢驗或驗收；2合同標的物在運達公司后供應中心應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；3質量管理部未及時驗收的合同標的物，倉儲部在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；4質量管理部已經驗收的產品倉儲部應及時的入庫，并及時出具入庫清單；5質檢合格后的固定資產及效勞按照公司財務規定入庫。五、管理規定1.各部門每月5日前將所需常規或急購物料按照品名、數量、規

12、格、型號等項填列于?月度采購申請表?內，申報部門負責人初審簽字后，轉報分管領導簽字核準，再經總經理簽署批示后，由供應中心及時與相關的業務單位聯系,落實物料、質量和價格, 并進行比較后，再及時組織物品的購入,物料到位后,及時發放有關部門或現場或通知有關部門領用，接收或領用人員必須簽字；需入庫的及時入庫，并辦理入庫手續。 2.對急購物品,使用部門可提出并填寫?臨時采購申請表?，供應中心要按使用部門?臨時采購申請表?要求的時間及時采購.(特殊情況可先購后批，并按采購流程補辦手續),確保公司及各現場的正常運轉。3. 對一些規格、型號、技術要求高的特殊配件和物資的購置,可請示總經理批準,委派工程、技術人

13、員共同外出配合購置,以便確認規格、型號、鑒別質量。4.嚴格選擇采購渠道,無論是否采用招標方式，均應選擇至少三家以上供應單位，進行生產資質、質量、價格及供貨期限等比較，不得擅自變更。5. 對一些單一品種物資的選擇,也要本著質量好、價格合理、效勞優良的原那么,簽訂供應意向,以保證長期穩定的關系。6.對常規物品盡可能參照周期使用需求量,做到方案購置,防止庫存積壓。7.對一些大宗物資要索取“三包手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款。 8.對大宗物資的采購,必須由二人操作,并由審計部安排一人參與，從詢價到落實,從質量到價格均由三人共同負責完成。 9.供應中心采購人員要負責對物料使用

14、隨時回訪,了解物料的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供方聯系退換,對確不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作。10.為提高資金利用率,便于質量低劣物品的退換,對采購的物品盡可能采取延期付款的方式來制約。11.庫管人員要對物資質量把關,對手續、證件不齊或不合格的產品，有權拒絕入庫或者在入庫單上注明質量不合格的情況，確保對不合格物品的退換起到監督作用。12.供應中心采購人員要及時報帳,核銷物品采買的手續,不許拖拉壓票影響財務部門結帳。 13.對采購工作要有高度的責任感和事業心,對所分配的采購任務要認真負責、吃苦耐勞，提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否那么一經發現嚴肅處理。14.采購人員要刻苦鉆研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,把握市場脈搏，做到心中有數、業務熟練，以保證最大限度的降低采購單價和本錢。 15. 采購人員要認真填報?物料結算統計表?。 16.庫管人員應認真填寫?物料入庫單?，并經采購