1、記錄控制程序1 目的建立有效運行的記錄管理系統,為質量/環境/職業健康安全/產品有害物質減免過程管理體系的有效運行提供客觀證據;通過統計分析為產品質量符合規定要求、環境/職業健康安全績效達到預期目標要求的持續改進提供依據。2 適用范圍本程序文件適用于家用空調所有與質量/環境/職業健康安全/產品有害物質減免過程管理相關的記錄。3 職責3.1 品質管理部負責編制匯總表格總覽表(第二、三層文件引用,內容應包括:各種記錄表格的編號、版次、名稱、保管責任部門及記錄保存期限等;負責本程序文件的歸口管理。3.2 各相關部門負責本部門有關記錄的編制、正確使用、維護和各項記錄的處理流程的管理工作。3.3 各部門

2、主管負責本部門作廢記錄的處理的批準,處理方式與部門作廢文件相同,必要時部分作廢記錄的處理由管理者代表批準。4 工作流程4.1 記錄的范圍凡是質量/環境/職業健康安全/產品有害物質減免過程管理體系要求(含供方的記錄、報告、檢驗和驗證報表等均屬記錄范疇。包括:a 與質量/環境/職業健康安全/產品有害物質減免過程管理體系有關的記錄:管理評審記錄、內部審核記錄、文件控制記錄、糾正和預防措施記錄、人力資源培訓記錄、基礎設施和工作環境管理記錄、產品和過程監視和測量記錄、法律與其它要求的記錄等管理體系相關記錄;b 與質量/環境/職業健康安全/產品有害物質減免過程活動有關的記錄:與產品有關要求的評審記錄、設計

3、開發評審/驗證/確認和更改記錄、供方評價記錄、產品標識記錄、監視和測量設備檢定記錄、不合格品控制記錄、質量計劃相關記錄、環境因素/危險源識別及評價記錄、運行控制記錄、緊急事件及應急措施、能源/資源的消耗記錄、服務及顧客投訴記錄等體系活動相關記錄。4.2 記錄的編碼標識及填寫要求公司現行記錄編號及格式(版次/修改次數。放置于表格/記錄標題的下一列的右上角,如該記錄有部門編號,則位于公司文件/記錄編號之下。其格式如下:a 第一類:在第二層程序文件中引用的記錄表格編碼具體編號方法如下:“*表(記錄或表格標題 ”ZG/JL - 版次/修改次數例:(A/0同一類型的表式用順序號用01,02表示順序號用0

4、1,02來表示與該程序文件相同的順序號部門自有的編號b 第二類:在第三層文件中使用的記錄表格具體編號方法如下:“*表(記錄或表格標題 ”ZG/JL- 版次/修改次數例(A/0同一類型表式用順序號用01,02表示該文件順序號用01, 02來表示文件編制代號部門自有編號(注:1.如該記錄在部門有其編號,則位于公司編號的下方,對本部門較復雜的自有編號方法應有部門相關的文件支持。4.3 表格的管理4.4 記錄的保管和貯存要求4.5 記錄的保存期限記錄保存期限根據記錄的用途來確定,一般按以下原則進行:a 與產品質量、環境績效、職業健康安全績效、產品有害物質監測無關,屬行政或事務性的記錄,保存期為三個月;b 顧客或政府法律、法規有特殊要求或合同約定,則按其規定的保存期限保存。a 涉及產品設計開發的相關記錄,應保存三至五年;b 監測和測量設備的校驗記錄,特種設備定期檢驗記錄,應保存至校驗的有效期延期半年;c 產品和生產檢驗相關的記錄、設備及工裝檔案、供應商檔案,保存期為產品保修期延期一年;d 環境監測報告、工作環境職業衛生監測報告、防雷監測報告、職業病體檢報告的保存期為三年。e 目標、指標及管理方案監控記錄應保存到設定期限后延期一年;5 引用文件 無 6 相關記錄 表格總覽表 文件/記錄銷毀申請單 ××部門表格一覽表 文件更改申請單 文件借閱記錄