1、辦公室文檔管理制度公司文件檔案管理制度1 產(chǎn)生目的 為保證公司文件的完好，便于查找利用，做好搜集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。2 適用范圍 適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3 正文 3.1 文件資料的搜集 3.1.1 搜集范圍 但凡公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完好地搜集，詳細(xì)包括以下各項(xiàng)：3.1.1.1 上級(jí)來(lái)文 1上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件； 2上級(jí)指導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像

2、等材料。3.1.1.2 公司文件材料 1會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和指導(dǎo)的講話稿等； 2公司發(fā)布包括轉(zhuǎn)發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿； 3公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件； 4公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作方案、總結(jié)、報(bào)告； 5反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料； 6公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料； 7公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析p 材料包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料； 8公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料； 9公司指導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、 記錄；從外單位帶

3、回公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料； 10公司根本建立工程施工開(kāi)工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接收理的科研、建立工程的科技文件材料； 11公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)那么、人員編制等文件材料； 12公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料； 13公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料； 14公司干部任免包括備案、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料； 15公司員工轉(zhuǎn)移工

4、資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根； 16公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)； 17公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本； 18公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；19公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、方案、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等； 20各種普查工作中形成的文件材料。3.1.2 搜集中應(yīng)注意的問(wèn)題 3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起搜集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)搜集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全

5、、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完好后再立卷歸檔。3.1.2.5 有指導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。3.1.2.6 有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已喪失的文件，應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱，注明喪失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2 立卷歸檔 3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其互相聯(lián)絡(luò)、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完好，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分類 應(yīng)先按文件材料的重

6、要性，在時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后根據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)絡(luò)中采取相應(yīng)的措施進(jìn)展分門(mén)別類。3.2.3 立卷分工 3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷； 3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷； 3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。3.2.4 歸檔 3.2.4.1 各單位于 4 月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理。3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，必須層次清楚、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目

7、錄。3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3 檔案保管 3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，防止暴露或捆扎堆放。3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。3.3.4 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。3.4 檔案借閱 3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意保護(hù)，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還。3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍

8、或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。3.4.4 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司指導(dǎo)批準(zhǔn)，否那么一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。3.4.6 底圖一般不予外借。3.5 檔案銷毀 對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司指導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。3.6 檔案統(tǒng)計(jì) 3.6.1 銷毀機(jī)密公文，應(yīng)進(jìn)展登記，有 2 人監(jiān)視，保證不喪失、不漏銷。3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。3.6.3 除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的根底工作。3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期