1、公司合同信用檔案管理制度（目 錄）第一章 總則第二章 成立公司合同信用管理部門及成員職責(zé)第三章 合同的簽訂和履行第四章 合同的變更和解除第五章 合同風(fēng)險防范機(jī)制第六章 合同糾紛的處理第七章 合同檔案管理第八章合同的監(jiān)督管理第一章 總則第一條 為依法維護(hù)公司的合法權(quán)益、規(guī)范合同管理、加強(qiáng)風(fēng)險防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，最終保障經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，依據(jù)中華人民共和國民法通則及中華人民共和國合同法等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況， 特制訂本制度。第二條本制度所稱合同是指本公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間發(fā)生的所有書面合同。第三條 公司應(yīng)遵循：依法簽訂合同，保

2、證合同的合法性原則；切實(shí)履行合同，提 高合同的履約率原則；及時處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益原則。第四條 公司加強(qiáng)合同管理，指定法務(wù)部負(fù)責(zé)合同管理工作，建立健全合同管理臺 帳，完善合同管理制度，提高合同管理水平。第二章 成立公司合同信用管理部門及成員職責(zé)第一條 公司對合同實(shí)行信用綜合歸口、分類專項(xiàng)管理。法務(wù)部是公司合同管理 的信用綜合歸口部門，可以提名專職或兼人員，經(jīng)公司董事會批準(zhǔn)任命為公司合同信用 管理員，負(fù)責(zé)公司合同信用管理的日常工作。法定代表人（總經(jīng)理）是公司合同信用管 理主管領(lǐng)導(dǎo)，公司分管副總為合同信用管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，法務(wù)部負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。第二條 法務(wù)部作為公司合同信用管理的綜合歸

3、口部門主要職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)宣傳和貫徹執(zhí)行合同法律法規(guī)、培訓(xùn)合同信用管理人員和業(yè)務(wù) 人員，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。（二）制定和完善本公司合同信用政策、制度、辦法組織實(shí)施合同信用管理工作的 考核。（三）統(tǒng)一辦理法人授權(quán)委托書嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用。（四）對客戶進(jìn)行資信調(diào)查建立客戶信用檔案并進(jìn)行動態(tài)化管理。（五）客戶授信管理：進(jìn)行客戶信用審批跟蹤客戶活期對客戶的信用狀況統(tǒng)計(jì)分析。（六）應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡隨時將潛 在的不良賬款進(jìn)行技術(shù)處理防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。（七）合同債務(wù)處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊(duì)伍及時制定對逾 期應(yīng)

4、收賬款處理的方案并組織有效的追賬。（八）匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)。（九）協(xié)調(diào)經(jīng)營、財務(wù)、工程、技術(shù)等部門的關(guān)系。第三條 合同信用管理員的主要職責(zé)：（一）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同參與重大合同的談判與簽訂。（二）審查合同防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)保管好合同專用章。（三）檢查合同履行情況協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。（四）登記合同臺帳做好合同統(tǒng)計(jì)歸檔工作匯總合同簽訂履行以及合同糾紛處理情 況。（五）發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為及時向公司副總報告。（六）參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。（七）活期向董事會匯報信用管理情況。（九）負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。（十

5、）參與合同債務(wù)追收。（十一）配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。第四條 經(jīng)營部的主要職責(zé)：依法簽訂變更解除本部門的合同；嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同重大合同提交有關(guān) 方面會審；對所簽合同認(rèn)真執(zhí)行并活期自查合同履行情況；在合同履行過程中加強(qiáng)與其 它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向法務(wù)部合同信用管理員通報；本部門合同的登記、 統(tǒng)計(jì)、歸檔工作；參加本部門合同糾紛的處理；配合公司法務(wù)部做好合同信用管理工作第五條 財務(wù)及工程技術(shù)部的主要職責(zé)：加強(qiáng)經(jīng)營等有關(guān)部門的聯(lián)系及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況；做好與合同有關(guān) 的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析提出處理建議；解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題；依 法簽訂、變更、解決

6、技術(shù)合同；本部門合同的登記、統(tǒng)計(jì)和歸檔工作；配合公司法務(wù)部 做好合同信用管理工作。第三章合同的簽訂和履行第一條 簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律法規(guī)，符合產(chǎn)業(yè)政策，遵循平等自愿、誠實(shí)信 用、協(xié)商一致、互利有償?shù)脑瓌t。第二條 公司簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章。合同專用章實(shí)行專人管理、用印審批 制度。公司對外簽訂合同應(yīng)由法定代表人或其委托授權(quán)的代理人進(jìn)行。禁止無權(quán)代理， 委托代理人簽訂合同的，必須由法定代表人簽發(fā)“法人授權(quán)委托書”，委托書中應(yīng)明確 委托代理的權(quán)限和期限等重要內(nèi)容，同時加蓋本公司合同專用公章和法人代表私章生效。 委托代理人代表公司簽訂合同，必須在授權(quán)范圍及有效期限內(nèi)行使代理權(quán)，禁止濫用代 理權(quán)

7、、超越代理權(quán)。第三條 合同簽訂前，合同承辦人員要切實(shí)了解對方當(dāng)事人是否符合簽訂合同主體 資格，資信狀況是否良好，并驗(yàn)證對方相關(guān)有效證件。簽訂重大經(jīng)濟(jì)合同前，合同承辦人 員應(yīng)組織公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對合同草案進(jìn)行評審。各部門對涉及各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān) 合同條款的合法性、可行性和履約能力做出明確判斷 ，各有關(guān)部門應(yīng)對合同的主體、內(nèi) 容、形式是否合法、條款的完備性等提出書面意見并對此負(fù)責(zé)。第四條 簽訂合同，除小額且能夠及時消結(jié)的外，應(yīng)當(dāng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本或公 司統(tǒng)一制訂的合同文本形式。第五條 簽訂合同需要擔(dān)保時，應(yīng)當(dāng)簽訂書面擔(dān)保協(xié)議。擔(dān)保人必須是能夠承擔(dān)經(jīng) 濟(jì)責(zé)任、具備法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體；對方以財產(chǎn)進(jìn)

8、行抵押的，抵押物必須是抵押人的合 法財產(chǎn)，并提供其產(chǎn)權(quán)證明，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)公司董事會決議通過，公司不 對外提供合同擔(dān)保。第六條 依法應(yīng)當(dāng)公證、簽證的合同，應(yīng)及時到有關(guān)部門辦理相關(guān)法律手續(xù)。第七條 依法簽訂的合同，合同正本我方不少于兩份，一份由公司經(jīng)營部保留，以 便借閱或用于經(jīng)營投標(biāo)；一份交由法務(wù)部存檔。第八條 合同管理人員對已生效的合同，要及時建立本公司的合同管理臺帳及各類 報表，實(shí)行分類管理，并于每年年底將合同管理臺帳及各類報表報送上級合同管理部門 備案。與合同有關(guān)的文書（含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）應(yīng)當(dāng)附在 合同卷內(nèi)存檔，合同履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。第九條 合同

9、生效后，應(yīng)當(dāng)全面履行，如合同不能履行，應(yīng)當(dāng)采取補(bǔ)救措施，減少 損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并注意保存有 關(guān)證據(jù)。發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，合同承辦人員除催促對方繼續(xù)履行外， 應(yīng)立即將對方不履行或不完全履行合同的情況及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部。第四章合同的變更和解除第一條 當(dāng)事人可依法變更合同。公司發(fā)生需要變更合同的情況時，應(yīng)當(dāng)書面通知 對方，并說明理由。公司在接到對方要求變更合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查對方的理由 是否正當(dāng)，如果符合變更條件，同意變更的，應(yīng)當(dāng)簽訂變更協(xié)議。因變更造成經(jīng)濟(jì)損失 的，應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ教岢鏊髻r。第二條 當(dāng)事人可以依法解除合同。發(fā)生

10、需要解除合同的情況時，應(yīng)當(dāng)書面通知對 方，并說明理由。在接到對方解除合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正 當(dāng)，如果因解除合同而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r請求。第五章合同風(fēng)險防范機(jī)制第一條 做好合同對方的資信調(diào)查，建立信用等級評價第二條 了解合作對方的基本情況，有助于在簽訂合同的時候在交易條件上采取相 應(yīng)的防范，減小或避免風(fēng)險的發(fā)生。（一）企業(yè)可以制定簽約主體資信調(diào)查制度企業(yè)在建立交易合作關(guān)系之前，應(yīng)通過各種渠道詳盡了解客戶的工商登記情況、資 質(zhì)、財務(wù)狀況、行業(yè)信譽(yù)等信息。同時在合同的履行過程之中，也要隨時收集對方主體 資格變更、財務(wù)狀況變化等情況，視其履約能力及時做出

11、相應(yīng)的調(diào)整。調(diào)查了解的具體內(nèi)容包括：1、履約能力。財產(chǎn)狀況的調(diào)查：注冊資金、實(shí)有資本、 其他形式的財產(chǎn)；生產(chǎn)能力的調(diào)查：廠房、設(shè)備、原材料、生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、交貨 能力；經(jīng)營能力的調(diào)查：經(jīng)營金額、銷售渠道、市場競爭能力的強(qiáng)弱。2、履約信用。經(jīng)營歷史、經(jīng)營作風(fēng)、客戶的評價、與金融機(jī)構(gòu)、政府間的關(guān)系等。（二）對方簽約資格的審查：我國法律對某些行業(yè)的從業(yè)資格做了限制性規(guī)定，沒 有從業(yè)資格的單位和個人不得從事特定的業(yè)務(wù)，否則會導(dǎo)致合同無效。如法律對合同項(xiàng) 目資質(zhì)有要求的，在簽約前應(yīng)對合同對方有無相應(yīng)資質(zhì)進(jìn)行審查，以避免產(chǎn)生合同效力 問題。第三條 合同條款的審查：法律風(fēng)險屬于可認(rèn)知、可控的風(fēng)險，因此要

12、 “防患于未 然"。現(xiàn)在的合同糾紛很多都源于合同訂立時埋下的隱患，如在事先進(jìn)行必要的審查，風(fēng) 險是可以避免的。企業(yè)應(yīng)做到所有業(yè)務(wù)合同都應(yīng)當(dāng)采取書面的形式訂立。訂立合同時， 要力爭做到用詞準(zhǔn)確，表達(dá)清楚，約定明確，避免產(chǎn)生歧義。對于重要的合同條款，要 仔細(xì)斟酌。對合同條款的審查，不僅要審查文字的表述，還要審查條款的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。第四條 合同簽訂時的注意事項(xiàng)：合同對方應(yīng)加蓋其單位的公章，或者合作方的經(jīng)辦人應(yīng)提供加蓋了其單位公章的簽 約授權(quán)委托書；加蓋的公章應(yīng)清晰可辨；合同文本有修改的，應(yīng)由雙方在修改過的地方 蓋章確認(rèn)；及時歸檔保管合同資料，以免丟失。第五條 建立信用等級評價：根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行

13、客戶檔案管理，對合作關(guān)系良好, 在合同履行過程中誠實(shí)守信的合同當(dāng)事人建立誠信客戶檔案，對信譽(yù)差、履約能力低、 雙方曾發(fā)生過矛盾甚至訴訟的，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行警示，與之發(fā)生業(yè)務(wù)時嚴(yán)加防范，并據(jù) 此調(diào)整對其的交易方式，第六條 合同履約管理（一）負(fù)責(zé)簽約的部門應(yīng)向負(fù)責(zé)具體履約的業(yè)務(wù)部門和財會部門進(jìn)行合同內(nèi)容交底, 對合同主要履行內(nèi)容進(jìn)行專門提示，以利于合同的正常及時履行。（二）負(fù)責(zé)具體履約的業(yè)務(wù)部門，在合同履行過程中應(yīng)及時做好相關(guān)送貨、安裝驗(yàn) 收等工作，前及時保管好相應(yīng)的合同履行憑據(jù)。（三）密切注意客戶的一些異常情況變化，以便及時采取相應(yīng)救濟(jì)措施；對已經(jīng)簽 訂合同的，為減少相對方履約能力降低給企業(yè)帶來的

14、風(fēng)險，當(dāng)發(fā)現(xiàn)對方經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡 化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，喪失商業(yè)信譽(yù)或可能喪失履行債務(wù)能力等情形時，可以中止 履行合同，如果對方在合理期限內(nèi)不能恢復(fù)履行能力并且未提供適當(dāng)擔(dān)保的，企業(yè)可以 解除合同。（四）在合同履約過程中，對方未按合同約定履行的，應(yīng)及時通過書面方式向?qū)Ψ?主張合同權(quán)利，經(jīng)協(xié)商不能解決的，應(yīng)在訴訟時效內(nèi)尋求法律途徑解決。第六章 合同糾紛的處理第一條 為維護(hù)本公司的合法權(quán)益，依法加強(qiáng)對公司的合同管理，根據(jù)公司的合同 管理辦法，制定本辦法。第二條 合同糾紛由公司法律顧問室統(tǒng)一管理。第三條 合同履行發(fā)生糾紛后，主辦部門應(yīng)當(dāng)在3日內(nèi)將合同編號、糾紛情況等通 報公司法務(wù)部。法務(wù)部應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編

15、號登記，并指定專人負(fù)責(zé)本案。案件登記后，法務(wù)部 應(yīng)在3日內(nèi)通知原合同經(jīng)辦人，將有關(guān)材料送交法務(wù)部。第四條 合同糾紛分為對方不履行、己方不履行或者雙方都有責(zé)任三種情況。根據(jù) 不同情況，由負(fù)責(zé)本案的法律顧問提出處理意見。（一）屬于對方不履行合同或者不正確履行合同的，在對方違約行為發(fā)生后，法律 顧問應(yīng)當(dāng)在兩日內(nèi)提出法律意見書，并由經(jīng)辦人以公司的名義起草致對方的信函，經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)蓋章后，以傳真或者特快專遞方式通知對方。 并應(yīng)取得對方收到信函的確認(rèn)件。（二）屬于己方未能正確履行合同的，應(yīng)當(dāng)積極與對方聯(lián)系，提出解決問題的建議， 做好協(xié)調(diào)工作。同時，要注意收集相關(guān)證據(jù)，為應(yīng)訴做好準(zhǔn)備。（三）對于雙方都有責(zé)

16、任的，要注意收集證據(jù)材料，做好起訴或者應(yīng)訴的準(zhǔn)備。第五條 法律顧問一定要注意案件的訴訟時效，必須保證時效的有效性。第六條 起訴（一）對方違約給公司造成損失的，如果協(xié)商不成，則應(yīng)做好訴訟的準(zhǔn)備。經(jīng)辦人 要根據(jù)法律顧問的要求，將相關(guān)材料交給法律顧問，由法律顧問決定是否聘請律師、向 哪個法院提起訴訟、訴訟標(biāo)的如何計(jì)算、證據(jù)材料如何組織等。（二）一旦進(jìn)入訴訟程序，法律顧問直接出庭的，有關(guān)部門要予以積極配合；聘請 外部律師的，由法律顧問與律師溝通，協(xié)助律師做好訴訟工作。第七條 根據(jù)合同中的仲裁條款，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁的，由法律顧問負(fù)責(zé)起草中 請書及組織相關(guān)材料證據(jù)。是否需要聘請律師，由法律顧問室決定。第

17、八條 公司作為案件的被告或者仲裁的被申請人時，法律顧問要做好應(yīng)訴工作。 在規(guī)定的期限內(nèi)提出答辯狀，不得無故拖延、延誤勝機(jī)。答辯狀要與經(jīng)辦人所在部門會 簽后報主管領(lǐng)導(dǎo)決定。但作為代理人的代理意見則由法律顧問室決定。第九條 因?yàn)榉深檰柣蛘呓?jīng)辦人的故意行為導(dǎo)致訴訟或者仲裁敗訴的，法律顧問或者經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十條 案件審理過程中，一切重大事項(xiàng)均應(yīng)及時向有關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)通報，需要集體研究決定的事項(xiàng)要提出建議，由主管總經(jīng)理決定研究的時間、地點(diǎn)和參加人員。一旦集體決定做出以后，法律顧問室必須執(zhí)行。第七章合同檔案管理第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同 管理

18、工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制訂本制度。第二條 本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、 經(jīng)營項(xiàng)目為中心的資料總和，具構(gòu)成包括招投標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計(jì) 方案、工程會議紀(jì)要、竣工資料等。第三條 合同檔案管理應(yīng)遵循如下原則：合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司 辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、 組織、整理、保管公司所有合同文檔，并病負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。辦公 室應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員 負(fù)責(zé)合同檔案管理。第四條 合同檔案管理的移交：公司在正式簽署合同

19、后須將合同正本原件移交法務(wù) 部存檔；移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其 形成規(guī)律。第五條 合同檔案管理的辦法（一）合同文檔一年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。（二）保存的合同文檔每半年清理、核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及 時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）法務(wù)部要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì) 清單。（四）法務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效的開展合同文檔的查 詢、利用工作。（五）各部門員工在主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，到法務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需 要須借出查閱，須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字同意后，方可在法務(wù)部辦理相

20、關(guān)借閱手 續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。（六）合同文檔的保存條件要有防火、防潮、方有害生物等措施，以確保合同文檔 的安全。（七）借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。第八章合同的監(jiān)督管理第一條 合同監(jiān)督管理是一種以事后管理為主，事后管理與事前、事中管理相結(jié)合 的管理模式。事后管理主要對合同是否全面和實(shí)際履行、 以及合同全過程是否符合法律、 法規(guī)的要求所進(jìn)行的總結(jié)性監(jiān)管。事先管理主要對合同訂立、訂立過程進(jìn)行的監(jiān)管，事 中管理主要對合同履行過程進(jìn)行的經(jīng)常性、及時性的監(jiān)管。第二條 合同管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持依法管理的原則， 在管理合同過程中，督促當(dāng)事人自覺 遵守合同法的有關(guān)規(guī)定，正確履行合同，防止糾紛的發(fā)生。第三條 正確處理國家和企業(yè)兩者間的利益。在合同管理中，貫徹這一原則首先要 注意保護(hù)國家利益。其次，要注