1、怎樣做好工作進(jìn)度匯報(bào)八要八不要萬(wàn)企明道2015-09-18 16:48任何一支團(tuán)隊(duì)都應(yīng)該撰寫一份有效的工作進(jìn)度報(bào)告，因?yàn)檫@能讓團(tuán)隊(duì)在任何一個(gè)時(shí)間段全面了解團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)和進(jìn)展。如果項(xiàng)目執(zhí)行效果很好，進(jìn)度報(bào)告就應(yīng)該起到概覽的作用，提出有價(jià)值的觀點(diǎn)，讓團(tuán)隊(duì)知道下一步需要集中精力解決哪些問(wèn)題，哪些地方還能提高效率，最后解決潛在的問(wèn)題，并指出下一步的方向。進(jìn)度報(bào)告做得好，團(tuán)隊(duì)就更可能在投入少的情況下實(shí)現(xiàn)多產(chǎn)出，也能讓每個(gè)成員專注在重要的任務(wù)上，而不是那些緊急的任務(wù)（四象限法則）。然而不要以為撰寫進(jìn)度報(bào)告是一件很容易的事，有一些注意事項(xiàng)你必須要清楚。不論你是團(tuán)隊(duì)成員還是團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，以下幾點(diǎn)你一定要心知肚明：

2、1.進(jìn)度報(bào)告的目的沒(méi)有清晰的目標(biāo)，就無(wú)法撰寫進(jìn)度報(bào)告。團(tuán)隊(duì)里其他人希望從我這得到什么信息？我應(yīng)該重點(diǎn)寫哪方面的東西？有哪些任務(wù)很重要需要讓他們知道？對(duì)這個(gè)人很清楚易懂的內(nèi)容也許對(duì)另外一個(gè)人就不那么明顯，通常，這需要加強(qiáng)內(nèi)部溝通，形成及時(shí)分享信息的氛圍。因此，在撰寫進(jìn)度報(bào)告之前，要搞清楚自己的進(jìn)度報(bào)告應(yīng)該提供什么信息，報(bào)告的目的是什么。2.進(jìn)度報(bào)告的結(jié)構(gòu)報(bào)告的結(jié)構(gòu)和目的同等重要。沒(méi)有清晰的結(jié)構(gòu)，別人要從報(bào)告里提煉出信息就很困難，報(bào)告也就沒(méi)有什么實(shí)際價(jià)值。另外，報(bào)告要讓所有人都能很簡(jiǎn)單地閱讀、理解。因此，團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度報(bào)告應(yīng)該使用同一個(gè)結(jié)構(gòu)。這里我們推薦之前介紹過(guò)的PPP匯報(bào)法：Progress，Pl

3、ans，Problems（詳情點(diǎn)擊閱讀曲已終，人未散）。結(jié)構(gòu)清晰的進(jìn)度匯報(bào)模板讓報(bào)告更加容易撰寫、閱讀、理解。3.進(jìn)度報(bào)告的頻度有效的進(jìn)度報(bào)告應(yīng)該保持一定的頻度，甚至最終形成習(xí)慣。因此，團(tuán)隊(duì)里需要設(shè)定上交報(bào)告時(shí)間截點(diǎn)，每個(gè)人都能知道流程，應(yīng)該什么時(shí)候提交報(bào)告。比如，頻度是一周一次，那么時(shí)間截點(diǎn)可以定在周五下班前，很多明道用戶都選擇這樣來(lái)結(jié)束一周的工作：周五提交報(bào)告總結(jié)這一周已完成的事項(xiàng)，反思整個(gè)工作流程，計(jì)劃下一周工作。帶來(lái)的另一個(gè)好處是，有效解決“周一迷茫綜合征”，因?yàn)槊恳恢艿墓ぷ鞔笾路较蛟谏现芫鸵呀?jīng)定好。4.進(jìn)度報(bào)告的篇幅工作中的時(shí)間都很寶貴，不會(huì)有人逐字逐句閱讀你的報(bào)告。如果報(bào)告中的信息

4、不能切中要點(diǎn)，報(bào)告的價(jià)值就大大降低，同事也就不會(huì)去閱讀，還有可能他自己也寫一篇萬(wàn)字長(zhǎng)文。另外，報(bào)告篇幅長(zhǎng)說(shuō)明另一個(gè)問(wèn)題：缺乏總結(jié)信息提煉要點(diǎn)的能力。因此，確保把主要的成果、計(jì)劃和困難用盡量少的文字表達(dá)出來(lái)。永遠(yuǎn)只提出最重要的部分，把報(bào)告的單位價(jià)值最大化。5.提交報(bào)告的媒介郵件、Google Doc以及word都不是進(jìn)度報(bào)告最理想的呈現(xiàn)形式。為什么呢？很多外企都依靠強(qiáng)大的outlook進(jìn)行工作，這里不得不說(shuō)Email的一些缺點(diǎn)，內(nèi)容無(wú)法直觀顯示、無(wú)法實(shí)現(xiàn)多人討論、看不完的回復(fù)郵件、溝通的不透明性等等；Google Doc 以及word則缺失團(tuán)隊(duì)協(xié)作的功能，這是個(gè)硬傷。Saas行業(yè)提供新的可能性，

5、明道協(xié)作平臺(tái)創(chuàng)造的溝通環(huán)境，讓辦公環(huán)境的協(xié)作更加簡(jiǎn)易，團(tuán)隊(duì)的其他人可以隨時(shí)在你的報(bào)告下討論、交換想法。6.進(jìn)度報(bào)告的內(nèi)容PPP匯報(bào)法已經(jīng)提供了非常實(shí)用的結(jié)構(gòu)，然而你仍然要注意報(bào)告的內(nèi)容。即使幾句話說(shuō)不清楚你的計(jì)劃，也不要使用冗長(zhǎng)拗口的措辭。在撰寫報(bào)告的同時(shí)，要時(shí)刻想到報(bào)告的目標(biāo)讀者是整個(gè)團(tuán)隊(duì)，不要使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)或你個(gè)人創(chuàng)造的縮略語(yǔ)，要么就附上注釋。用事實(shí)和數(shù)字來(lái)支持報(bào)告里的觀點(diǎn)。報(bào)告越簡(jiǎn)明易懂說(shuō)明你的思維越清晰。7.進(jìn)度報(bào)告的閱讀權(quán)限工作進(jìn)度應(yīng)該讓團(tuán)隊(duì)所有人知道。個(gè)人工作的進(jìn)展信息對(duì)團(tuán)隊(duì)其他人會(huì)產(chǎn)生意想不到的幫助。讓其他人隨時(shí)知道你當(dāng)前工作成果，未來(lái)計(jì)劃，還有你遇到的困難以及挑戰(zhàn)。這樣，進(jìn)度報(bào)告也能幫助形成一個(gè)協(xié)作機(jī)制，使團(tuán)隊(duì)協(xié)作更加高效。公開(kāi)每個(gè)人的工作進(jìn)度，團(tuán)隊(duì)會(huì)議的產(chǎn)出也能大大增加，展開(kāi)的討論也能切中項(xiàng)目的要點(diǎn)，并且還節(jié)省了每個(gè)人闡述自己工作進(jìn)度的時(shí)間。8.進(jìn)度報(bào)告的反饋69%的員工在他們的努力得到認(rèn)可后會(huì)更加賣力工作。所以，別人的報(bào)告發(fā)出來(lái)后，要及時(shí)給予有意義的反饋，這會(huì)大大增加進(jìn)度報(bào)告帶來(lái)的價(jià)值。工作進(jìn)度報(bào)告應(yīng)當(dāng)是一種雙向溝通的工具，不僅僅是