1、精品文件編碼：SGGF-AZY-QG-01山東鋼鐵股份有限公司制度文件控制程序版次/修改號：1/02015-09-01發布2015-09-01實施山東鋼鐵股份有限公司發布修改履歷版次/修改號早節條款修改理由/修改內容修改人審核人批準人批準/實施日期1/0全部新增毛春友于家慧金立山賈秀光崔聚榮2015.9.11目的1/72適用范圍1/73定義1/74職責1/75 管理內容及要求2/75.1 制度文件管理流程2/75.2 制度文件編制2/75.3 制度文件的審批、發布4/75.4 制度文件監控實施5/75.5 制度文件評審5/75.6 制度文件修訂6/75.7 制度文件廢止_.6/75.8 文件保

2、密及歸檔6/76 附則6/77 附件7/7起草：毛春友于家慧審核：金立山賈秀光批準：崔聚榮1 目的為規范公司制度文件編寫、編碼、審核、批準、發布、執行、評審、修改、歸檔等的管理，對制度文件實施全過程控制，特制定本程序。2 適用范圍本程序適用于山東鋼鐵股份有限公司（以下簡稱“公司”）制度文件管理。3 定義3.1 制度文件：文件的廣泛含義是指信息及其承載媒體。其能溝通意圖、統一行動，有助于持續改進、具有重復性和可追溯性，并能提供客觀證據。企業的制度文件主要是指組織為規范自身建設，加強內部管理，維護工作秩序，提高工作效率，經過一定程序制定并需嚴格遵守的各項制度文件，它是組織管理的依據和準則。公司的制

3、度文件主要包括：方針、目標/指標、管理手冊、A類文件、B類文件、標準、規范、公文、會議紀要、外來文件、記錄等。3.2 管理手冊：規定組織管理體系的文件。公司管理手冊是公司的最高法規性文件，用于闡明公司戰略、企業文化、管理方針，明確公司組織結構和部門職責，描述各項業務過程、活動之間的相互關系。3.3 A類文件：用于規范公司各項專業管理業務的公司級制度文件。3.4 B類文件：用于部門/單位（包括直屬機構，下同）內部管理或崗位操作的制度文件。4職責4.1 企業管理部是公司制度文件管理體系的綜合管理部門，負責本程序的修訂完善；負責制定制度文件的編碼規則、編寫標準和管理流程；負責定期組織完善公司管理制度

4、。4.2 公司辦公室負責公文管理及制度文件的檔案管理。4.3 各專業主責部門負責相關專業管理體系制度文件的策劃、起草、修訂、發布和控制。4.4 各子（分）公司負責根據各自體系管理要求，對本單位制度文件進行控制。5管理內容及要求5.1 制度文件管理流程5.2 制度文件編制5.2.1 日常管理制度文件由各專業主責部門/單位負責編制。制度文件必須清晰描述管理/操作內容，體現PDCA持續改進思想。5.2.2 編寫原則a. 符合國家有關法律、法規及相關要求；b. 實事求是，寫所做，做所寫；c. 充分、適宜、可操作。5.2.3 格式要求除有特殊要求的文件外，對于一般的管理程序或管理辦法，原則上均要嚴格按照

5、如下格式進行編制。5.2.3.1 采用word文檔、A4紙版面排版。制度架構由封面、修改履歷、目錄（包括正文目錄和審批目錄）、頁眉、正文組成。5.2.3.2 封面包括：文件編碼（仿宋4號），文件名稱（黑體1號），版次/修改號、發布實施日期、發布單位（仿宋3號）。5.2.3.3 文件名稱由“管理對象”和“業務特性”兩部分組成。如設備管理辦法，管理對象是“設備”，業務特性是“管理”。5.2.3.4 頁眉（小4號黑體）中注明文件編碼、文件名稱、版次/修改號、頁數/總頁數，用眉線和正文分開。5.2.3.5 正文（仿宋3號，特殊要求除外，圖表中文字的字體字號依圖表需要設計）。主要內容結構包括：目的、適用

6、范圍、引用（或相關）文件、定義、職責、管理內容及要求、記錄等。5.2.4 制度文件編碼5.2.4.1 為便于檢索和管理，對公司日常管理制度文件進行統一編碼，具體規則方法如下：a. 管理手冊編碼方法：SGGF-SC2015公司代號管理手冊生效年號b. 公司級A類作業文件的編碼方法：SGGF-AZYxxxx公司代號A類作業文件代碼部門代碼作業文件順序號c. 部門B類作業文件的編碼方法：SGGF-BZYxx-xx公司代號B類作業文件代碼部門代碼作業文件順序號（注：以上部門代碼見附件）5.2.4.2 文件修改換版時仍執行原編碼；文件作廢時，原編碼作為空碼保留，并根據需要用于標識新增文件。5.2.4.3

7、 各子（分）公司制度文件編碼由各單位按照各專業體系要求自行編制，不適用于此規則。5.2.4.4 管理制度文件所附帶的記錄是制度的重要組成部分，其編碼規則按照其所屬制度編碼進行相應編號。即在相應制度編碼前加記錄代碼“JL”，后加上記錄順序號即可。例如：公司級（A類）管理制度的記錄編碼方法是：JLXXXXXXXXXXX-XXI文件中記錄序號4目應作業文件編碼記錄代碼5.2.4.5 對于運營管理中適用的法規、標準、圖紙等的編碼，按文件原有編碼進行管理；公文編碼按公文管理規定執行。5.3 制度文件審批、發布5.3.1 各專業主責部門負責起草擬定的公司級A類制度文件，經主責部門領導、公司分管副總經理審核

8、通過后，報總經理或總經理辦公會審核同意后發布；需要提交董事會或黨委會的，董事會或黨委會通過后發布。所有制度文件由文件專責人員，在公司OA網站“制度匯編”平臺發布。制度文件審批發布流程如下：可編輯修改公司A類文件審批發布管理流程文件制度主管部門體系管理專責 人員網上發布各部門發通知并 組織實施5.3.2 對已審批發布的管理制度文件，制度編制部門要及時通知有關單位，并組織制度宣貫，確保有關單位/人員及時獲悉、貫徹執行。5.3.3 發布新版制度文件時，要對舊版制度文件予以撤銷/回收、歸檔管理。5.3.4 辦公室負責制度檔案管理。如需要，已歸檔制度文件可以申請查閱。5.4 制度文件監控實施5.4.1

9、制度文件管理本著“誰編制、誰負責”的原則，制度文件編制部門要對所發布制度實施情況進行監控，對制度的充分性、適宜性和可操作性進行跟蹤檢查。5.4.2 對于貫徹執行不力的制度文件，主責部門要分析原因，若屬于制度編寫問題，要及時修訂制度；若屬于執行問題，要強化管理、督促整改。5.5 制度文件評審5.5.1 對所有制度文件，要進行動態管控。公司每年組織一次針對管理制度整體運行情況的綜合評審，并根據評審情況，確定管理制度是否需要修訂、換版或作廢等處置。5.5.2 各專業主責部門除每年配合公司制度評審外，要根據日常管理變化需要，及時組織評審、修訂相關專業管理制度，并根據評審情況，采取改進措施。制度評審、修

10、訂要保留記錄。5.5.3 制度文件評審處置方式主要有三種：a. 文件有效，繼續使用；b. 需進行修訂/換版；c. 文件失效，需要作廢。5.6 制度文件修訂5.6.1 經評審需要修訂的制度文件，由其起草部門負責組織修訂。修訂后的制度文件要重新走審批流程發布、實施。5.6.2 制度文件修改完畢后，要填寫“修改履歷”，標明文件修改狀態。5.7 制度文件廢止經評審失效的制度文件，經制度編制部門主管領導確認后予以廢止，并及時撤離使用現場，具有保留價值的紙質管理制度加“作廢保留”標識。5.8 制度文件保密及歸檔5.8.1 公司OA網“管理體系”控制平臺中的電子版文件，用戶須登錄后方能查閱。5.8.2 所有單位和個人不得將公司電子版或紙質體系文件對外泄露。5.8.3 被更新后的舊版電子文件由公司辦公室定期進行歸檔，其它文件按照公司檔案管理辦法由主責單位歸檔管理。6附則6.1 各子（分）公司對本單位制度文件進行控制，文件編碼可執行本單位體系文件編碼規則。6.2 本制度由企業管理部負責解釋并監督執行。7附件：公司各部門、直屬