1、目 錄第三章 采購模塊1第一節 采購業務流程2自動創建采購定單2分解供應商8手工制作采購定單10制作一攬子采購協議12一攬子采購協議發放15制作計劃采購定單17計劃采購定單的發放19第二節 單據管理22通知匯總22采購定單控制24第三節 采購單據查詢26請購單查詢27采購定單查詢29第四節 供應商管理32錄入供應商33合并供應商36批準的供應商列表37第三章 采購模塊第一節 采購業務流程自動創建采購定單路 徑：自動創建圖3.1每個采購員在自己的申請匯總中獲得已經批準的請購單信息時，通過以上路徑進入上一界面，執行以下幾個步驟：1. 在“申請”處輸入請購單號。2. 點擊“查找”鍵，進入下一個界面：

2、圖3.23. 選擇點擊請購單行，選擇一行或多行使其變為高亮度。在“活動”處選擇“創建”單據類型：共有個選項（標準PO、計劃、一攬協議、詢價），按照實際需要選擇。以下均以 “標準PO ”做例子。)4. 點擊“自動”鍵，進入下一界面： 在此界面“單據”處輸入定單號，可以選擇供應商和更改貨幣 。 圖3.35. 點擊“創建”鍵，進入輸入“采購定單”的界面： 圖3.4在該定單上已帶有項目、數量、需要日期的信息。6. 在上一界面“供應商”處選擇或輸入供應商的名稱，系統會自動帶出供應商的地點和聯系人。圖3.57. 點擊“發運”鍵進入下一界面：把一采購項目按發運時間分成多行，分批送貨。輸入分批的數量及需要日期

3、。 圖3.68. 點擊“接收控制”鍵，進入下一界面：在此界面輸入貨物到達的“提前天數”、“延遲天數”、選擇“活動”（無、拒絕、警告），輸入貨物超過接收數量允差、選擇“活動”（無、拒絕、警告），選擇貨物“接收方式”及“強制接收地點”。圖3.79. 關閉圖界面，點擊圖界面的“分配”鍵進入下一界面：點擊“借記帳戶”域，系統自動帶出應計負債的帳戶。圖3.810. 關閉圖、圖、圖界面，點擊圖界面的“幣種”鍵，出現以下界面：在此界面選擇幣種；選擇匯率類型。圖3.911. 關閉圖界面，出現圖界面（采購定單），在該界面價格處輸入價格并保存，點擊“審批”鍵，將此采購定單提交審批，出現以下界面：圖3.1012.

4、在上一界面點擊“確定”鍵，將采購定單提交審批。分解供應商路 徑：自動創建每個采購員在自己的的申請匯總中獲得已批準的請購單信息時，從以上路徑進入下一界面，執行以下幾個步驟： 圖3.111. 在“申請”處輸入請購單號。2. 點擊“查找”鍵，進入下一界面： 圖3.123. 選擇點擊請購單行，使其變為高亮度，下拉“工具”菜單，進入下一界面： 圖3.134. 點擊“修改”進入下一界面：將上一界面的請購單行按分配的供應商分成多行，并輸入分解的數量，輸入分別的需求日期。出現下一界面： 圖3.145. 在上一界面，灰色的請購單行為原請購單行。點擊“確定”鍵，回到下一界面：圖3.156. 在該界面可見原請購單行

5、已分為多行的請購單行，然后重復創建采購定單的步驟，分別為不同的供應商創建采購定單。手工制作采購定單路 徑：采購定單采購定單1. 從以上路徑進入下一界面：在“版本”處輸入采購定單號；在“類型”處選擇“標準采購定單”；在“供應商”處選擇供應商名稱。系統將自動帶出該供應商的“地點”、“聯系人”、“收貨方”、“收單方”等信息。圖3.162. 下拉“工具”菜單，點擊“首選項，進入下一界面：選擇或輸入“需要日期”、“組織”、“目的地類型”、“地點”、“子庫存”“收貨方”，保存；點擊“應用”后關閉界面，回到圖界面：圖3.173. 在圖界面點擊“項目”，在“項目”處選擇或輸入“物料編碼”，并“點擊”該行，輸入

6、“數量”、“價格”。重復該動作可以制作多行。然后點擊“發運”等鍵重復“自動創建采購定單”等步驟，完成后將采購定單提交審批。 圖3.18制作一攬子采購協議路 徑：采購定單采購定單1. 從以上路徑進入下一界面：在“類型”處選擇“一攬子協議”；在“版本”處輸入“一攬子協議”號；在“供應商”處選擇供應商名稱；輸入采購的項目、價格；無需輸入數量和需要日期。 圖3.192. 點擊“條款”鍵，出現下一界面：在“有效”處輸入該協議的有效期；在“限額”處輸入該協議限制發放的總金額；在“最小發放額”處輸入每次發放的最小金額。圖3.203. 關閉上一界面，回到圖19界面。點擊“分段價格”鍵，出現下一界面： 圖3.1

7、4. 在上一界面“組織”處選定庫存組織。按采購數量分行決定價格。見下一界面：其中，數量斷開點是指數量達到該點時，原價格會變為折扣價。輸入“分段價格”或“折扣”，則系統將自動計算出其“折扣”或“分段價格”。存盤后退出界面，點擊圖界面中的“審批”鍵，將協議提交審批，與“自動創建采購定單”流程相同。圖3.22一攬子采購協議發放路 徑：采購定單采購定單匯總1. 從以上路徑進入下一界面。圖3.232. 點擊“新鍵發放”鍵進入下一界面：（一攬子發放也可以由請購單自動創建，在自動創建界面中的“單據類型”處選擇一攬子發放，點擊“創建”鍵進入下一界面。）在“版本”處選擇要釋放的一攬子采購協議的版本號（協議號），

8、系統自動帶出“發放”號、“供應商”的名稱及“地點”的名稱。選擇協議上要采購物料的行號，并選定其庫存組織、收貨方。輸入要采購的數量及需要日期。圖3.243. 點擊“協議”鍵，可以進入查詢協議的界面：圖3.254. 關閉上一界面，點擊圖界面的“分配”鍵進入下一界面：點擊“借記帳戶”域，系統自動帶出應記負債帳戶。 圖3.265. 關閉上一界面。點擊“接收控制”鍵，其操作內容與制作采購定單內容相同，完成后存盤。回到圖界面點擊“審批”鍵，將一攬子協議發放提交審批，與自動創建采購定單的流程相同。制作計劃采購定單路 徑：采購定單采購定單1. 從以上路徑進入下一界面：選擇采購定單的類型為計劃采購定單，選擇供應

9、商，輸入采購項目、需求數量、價格和需要日期。（計劃采購定單可以由請購單自動創建，在自動創建界面的“單據類型”處，選擇“計劃采購定單”，點擊“創建”鍵進入下一界面。）圖3.272. 點擊“條款”鍵，進入下一界面：輸入該定單的有效期，輸入該定單限制發放的總金額，輸入每次發放的最小 圖3.283. 關閉上一界面，點擊圖7界面的“發運”鍵，進入下一界面：把一采購項目按發運時間分成多行，分批送貨，選定庫存組織，輸入分批需要的數量及需要日期。圖3.294. 分別點擊“接收控制”鍵和“分配”鍵，與“自動創建采購定單”的步驟相同，動作完成后關閉界面回到圖7界面，存盤后點擊“審批”鍵，將該定單提交審批。計劃采購

10、定單的發放路 徑：采購定單采購定單匯總1. 從以上路徑進入下一界面：圖3.302. 在上一界面點擊“新建發放”進入下一界面：選擇要釋放采購的版本號（計劃采購定單號），系統自動帶出“發放”號、“供應商”的名稱和“地點”的名稱，選擇“計劃采購定單”上要采購物料的“行”號、“發運”號，輸入要采購的數量。圖3.313. 點擊“協議”鍵，可以進入查詢“協議”的界面：圖3.324. 關閉上一界面，回到圖界面。分別點擊“接收控制”鍵和“分配”鍵，與“自動創建采購定單”的步驟相同，動作完成后關閉界面回到圖界面，存盤后點擊“審批”鍵，將該計劃采購定單發放提交審批，與“自動創建采購定單“流程相同。第二節 單據管理

11、通知匯總路 徑：通知匯總1. 從以上路徑進入下一界面：圖3.33該界面是每個采購員和采購審批結構人員每天必須進入的界面。在這里可以了解到已經審批的采購定單的信息或提交來的采購員制作的采購定單信息，上層在此作采購定單的審批動作。2. 在某一行（已經審批的定單行）的“選擇”處打“”后，點擊“關閉”鍵，可以關閉該定單行。3. 在“主題”的內容處雙擊，進入下一界面： 圖3.344. 點擊“未結單據”鍵，可以進入該單據的錄入界面。在采購定單界面，可以查閱或修改定單。圖3.355. 回到圖4界面，在“審批活動”處根據實際情況選擇“審批”或“拒絕”，點擊“提交”鍵完成審批活動。采購定單控制路 徑：采購定單采

12、購定單匯總1. 從以上路徑進入下一界面：在：“編號”處輸入要采取控制活動的采購定單號。圖3.362. 在上一界面點擊“查找”鍵，進入下一界面：圖3.373. 如果要控制整個“采購定單”，在上一界面中下拉“工具”菜單，選擇“控制”，出現下一界面：圖3.384. 點擊工具菜單中的“控制”，出現下一界面： 圖3.395. 上一界面的控制“活動”有種選項，選擇點擊某一種控制“活動”，可以實現對該定單的控制。其中：凍結：采取該活動后，不能對該定單作任何修改，但仍然可以作接收、發票匹配等。關閉：（包括接收關閉和發票關閉）在采購選項中設置了關閉容限后，系統會自動關閉符合條件的定單。暫掛：掛起定單后，不能對其

13、進行審批、打印、接收、發票關閉等。取消：不再從該供應商采購時可取消該定單，取消后不能再接收或付款，但之前接收的物料可以作發票匹配。最終關閉：當取消該供應商供貨時，采取了該活動后，不能對該定單作任何動作。打開：若對采購定單作了凍結、暫掛、關閉的控制活動后，可以對采購定單采取“打開”活動打開該定單。該選項是在定單處于上述控制中時才顯示。采取了取消或最終關閉活動后都不可重新打開該定單。6. 點擊“確定”鍵，完成對采購定單的控制活動。7. 如果要進行控制采購定單中的某一行，點擊圖界面的“行”鍵，進入下一界面：圖3.408. 點擊上一界面要進行控制的定單行，使其前面的方框變成高亮度。下拉“工具”菜單，選

14、擇“控制”，重復、步驟的動作，完成該定單行的控制活動。第三節 采購單據查詢請購單查詢路 徑：申請申請匯總1. 從以上路徑進入下一界面：輸入要查詢的請購單號。（也可以從數據組菜單選擇更多的查詢條件如項目、審批狀態、創建日期、需要日期、關閉日期、來源如供應商、交貨地點等等。）圖3.412. 點擊“查找“鍵或回車，進入下一界面：圖3.423. 在上一界面可以了解到請購單的批準狀態、創建日期、請購總金額、請購人、是否已被取消或關閉等信息。選擇某一編號“行”后，點擊“行”鍵進入下一界面： 圖3.434. 在上一界面可以了解到該請購單的項目、請購的數量和需要日期。點擊“分配”鍵，進入下一界面：圖3.445

15、. 在上一界面可以了解到該請購單行的借記帳戶。下拉“工具”菜單，點擊“查看活動歷史記錄，進入查看請購活動歷史的界面：圖3.456. 在上一界面可以了解到請購單的審批流程，也可以了解到請購單最終停留在誰那里。采購定單查詢路徑：采購定單采購定單匯總1. 從以上路徑進入下一界面：輸入要查詢的采購定單號。（下拉數據數據菜單，也可以再選擇更多的查詢條件：項目、審批狀態、控制狀態、創建日期、批準日期、交貨地點等等。以上查詢條件可以分別輸入，也可以組合輸入進行查詢。）圖3.462. 在以上界面點擊“查找”鍵或回車，進入下一界面：圖3.473. 在上一界面可以了解到采購定單的類型、審批狀態、創建日期、供應商及

16、供應商地點、采購總金額、貨幣、已匹配的金額、采購員、定單狀態等。選擇某一“編號”（定單）行，點擊“行”鍵，進入下一界面：圖3.484. 在上一界面可以了解到該采購定單的項目、數量、單價、總金額、采購員、供應商及其地點等等。點擊“發運”鍵，進入下一界面：圖3.495. 在上一界面可以了解到該采購定單行的收貨組織、收貨地點、總金額、定單數量、到期數量、已接收數量、已接受數量、已拒收數量、已開票數量、已取消數量、供應商及其地點、采購員、需要日期等等。點擊“分配”鍵，進入下一界面：圖3.506. 在上一界面可以了解到該采購定單行的借記帳戶等信息。下拉“工具”菜單，點擊“查看活動歷史記錄”進入查看采購活

17、動歷史的界面：圖3.517. 在上一界面可以了解到該采購定單的審批流程，也可以了解到采購定單最終停留在誰那里。第四節 供應商管理錄入供應商路 徑：供應商1. 從以上路徑進入下一界面：圖3.522. 在上一界面的“供應商名稱”處規范地錄入供應商的全稱，在“供應商編號”處按“編碼規則”錄入供應商編號，如存在父供應商請在“父供應商名稱”處輸入父供應商名稱和父供應商名稱編號。圖3.533. 點擊“分類”進入下一界面：在“類型”處選擇供應商的類型。圖3.544. 點擊“采購”出現下一界面：選擇“收貨地點”、“收單地點”、“運費條款”。圖3.55圖3.565. 點擊“地點”鍵進入下一界面：規范詳細地輸入“地名”、“國家”、“地址”、“城市”、“省”、“語言”、“郵政編碼”，點擊“一般”，在地點使用處選擇“支付地點”、“采購地點”，在通訊處輸入“傳真”號。6. 點擊“聯系人”進入下一界面：輸入“性氏”、“名字”、“電話”。 圖3.577. 存盤后完成供應商的錄入工作。合并供應商路 徑：供應商合并1. 從以上路徑進入下一界面：圖3.582. 在“發票”的空白行處