1、信達OA工作流使用詳解概念篇隨著企業管理信息化進程的不斷深入，協同應用軟件的概念已深入人心，而工作流系統正是協同應用軟件的核心。通過應用IT技術來規范工作流程、提高工作的執行效率和準確度，是工作流系統主要解決的問題。信達OA的工作流功能正是為這一需求而設計，可實現業務或公文的申請、審批、會簽、登記、操作等環節的管理，可將工作過程進行記錄，便于日后檢查。并實現數據的規范化錄入、查詢、統計和存檔。簡單來說，工作流就是把一項工作化解為多個步驟，由多人協同來完成。這里所指的工作是形形色色的，在辦公室里進行的很多不同類型的工作，都可以用工作流系統來表達，信達OA的工作流由表單和流程這2個重要因素構成：表

2、單：在工作流系統中，與工作相關的數據都可以通過“表單”來體現，“表單”是數據的載體，相當于現實工作中的各類工作單；在表單以外，還可以通過附件文件來傳遞數據與信息。流程：在工作流系統中，工作過程都可以通過 “流程”的定義來體現，“流程”是工作過程的描述，代表了一種制度或規范。工作流系統相當于一個“萬能模塊”，通過合理的流程設置，規范化運作，可對我們的日常辦公和企業管理提供極大的便利。信達OA工作流的一些概念：1、工作流就是幾個人協同完成一項工作，簡單而言，就是幾個人按次序填寫同一張“表單”，填寫會簽意見和傳遞附件。2、表單可以由軟件用戶自行設計（一般由管理員設計好）。3、信達OA的表單格式可以用

3、網頁設計工具或word等設計，設計好后復制、粘貼到“表單智能設計器”中，再添加表單控件就可以了。4、每個流程對應一個表單，不同流程可以共用同一個表單。5、流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。6、固定流程的每個步驟都需要設定經辦人、可寫字段、下一步驟等信息。7、固定流程第一個步驟設定的經辦人，才有權新建該流程（道理可想而知）。8、執行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進行查詢。9、任何流程都可以指定監控人員和查詢人員，監控人員可隨時轉交下步或終止流程（自由流程），監控人員和查詢人員都可以查詢該流程全部工作。實戰篇下面以一

4、個實際的“工作流程”的定制過程為例，詳細介紹工作流功能的使用。該流程為軟件內置的樣例流程：人事分類下的出差申請。主題一：表單設計1、 設計表單基本樣式首先，使用Word或網頁設計工具設計好表單基本樣式，比如用Word設計表單如下：出差申請單申請人申請日期部門交通工具出差時間出差地點出差事由審批人審批日期審批結果審批意見2、 建立表單進入OA系統的“系統管理-工作流設置-設計表單”, 新建表單如圖：填寫表單名稱，保存。然后點擊“表單智能設計”，打開表單智能設計器。把Word制作好的表格全選后，復制/粘貼到表單設計器。如圖：這樣，表單的基本樣式就制作好了。3、宏控件的使用為了方便用戶使用，我們提供

5、了宏控件，宏控件可以代替手工輸入，實現根據用戶指定要求進行自動取值，使得工作流的表單填寫更加智能與方便，下面舉例進行說明：表單中的“部門”項要求實現一個部門的下拉菜單效果，可以使用宏控件。具體操作是這樣：把光標定位在表單的合適位置后，點擊宏控件按鈕，進行宏控件設定，如圖：點擊確定，在表單上就生成了該控件，實際工作過程中，填寫表單時，就可以選擇部門了。宏控件其它類型的使用方法，與上面的例子基本類似。下面重點介紹一下來自SQL查詢語句的宏控件。來自SQL查詢語句 宏控件來自SQL語句的宏控件，因其定義格式比較復雜，需要具備SQL語言的專業知識，并了解OA系統數據庫結構，建議在技術支持人員指導下完成

6、。可以參照以下格式書寫SQL語句：下拉菜單型語句如：SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO該語句表示列出全部公共網址，并按序號排序顯示select priv_name from user_priv order by priv_no該語句表示讀出主要角色選擇顯示單行輸入框語句如：select USER_NAME from USER where USER_ID=admin該語句表示查詢用戶名為admin的用戶的姓名注意：SQL語句中的單引號請用符號替換（該符號在鍵盤TAB上方）。目前，SQL語句中已支持以下宏變量

7、，更加方便：SYS_USER_ID, 表示當前用戶的用戶IDSYS_DEPT_ID，表示當前用戶的部門ID。SYS_RUN_ID, 表示當前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查詢舉例如：select USER_NAME from USER where USER_ID=SYS_USER_ID此句表示查詢當前用戶的姓名select USER_NAME from USER where DEPT_ID=SYS_DEPT_ID此句表示查詢當前部門所有用戶的姓名select USER_NAME from USER,USER_PRIV where USER.USER_PRIV= USER_P

8、RIV.USER_PRIV AND DEPT_ID=SYS_DEPT_ID order by PRIV_NO此句表示查詢當前部門所有用戶的姓名，并按角色序號排序4、日歷控件的使用日歷控件用于實現日期選擇窗口的彈出，我們結合出差日期來看一下：建立日歷控件前，需要先創建一個單行輸入框型的宏控件（出差開始時間）如圖：接下來，點日歷控件按鈕，進行日歷控件設定，此時，要填寫前面建立的單行輸入框的名稱，這樣就可以把日歷控件和輸入控件建立起一個對應關系，以后在實際的工作辦理過程中，日期選擇窗選擇的日期就可以回填到指定的單行輸入框中，日歷控件設定如圖：注意：在表單設計器中，無法查看日歷控件的實際效果，只有在具

9、體工作辦理時才能使用。另外，一定要注意日歷控件是與其他控件配合使用的，不能單獨使用。4、計算控件的使用在日常工作中，填寫表單時，經常會存在一些計算項目，使用計算控件可以簡化人員操作，提高準確性。以下舉例說明（以下舉例中制作的控件，沒有包含在上面的表單中）：首先，我們先建立好需要參與計算的項目，如圖，建立好交通費和住宿費這兩個單行輸入框控件：接下來，點擊計算控件按鈕，建立一個計算控件，設定時需要輸入計算公式：公式的規則就是四則運算規則，可以利用括號和加減乘除，公式的計算項目就是上面建立的單行輸入框控件的名稱，如圖：公式可以是四則混合運算，支持公式中出現常量、括號，下拉菜單控件如果值為數字，也可以

10、參與計算。然后，我們再把其它需要建立的輸入控件，根據實際情況設定好，同時可以對格式作一些調整。至此，表單就設計完畢了，保存表單后退出表單智能設計器。下面總結幾個表單設計的小技巧：1、用FrontPage、DreamWeaver等網頁設計工具或Word軟件，可以制作風格多樣、顏色艷麗的表單。建議使用網頁設計工具設計好表單樣式，這樣比較方便在表單設計器中調整（使用Word設計的表格，格式、尺寸不太容易調整）。2、可以選中控件，用鼠標拖動其邊緣，改變其大小。3、在控件上按右鍵，可修改其屬性，或進行復制、粘貼。同一類型或名稱近似的控件可以采用復制的辦法，快速生成，然后再進行詳細設定。4、在表格的單元格

11、中，可以用鍵盤移動光標，用Backspace鍵刪除控件前的多余空格。5、可以選中控件，點擊居中按鈕，使控件位于表格中央。6、快捷鍵：ctr+c復制，ctrl+v粘貼，ctrl+z取消，ctrl+y重做。選擇編輯HTML源文件模式，單擊鼠標3次，再取消編輯HTML源文件模式，可將所有內容全選，按Delete鍵可刪除。7、 表單中還可以使用特殊的宏標記文字，實際使用該表單時，宏標記會顯示為具體的信息，下面做一些說明：#表單，代表表單名稱。#文號，代表文號或說明。#時間，代表第一步驟的辦理日期。8、如果需要改變原表單樣式，則可以把新的表單先拷貝到原表單上方，把原來的控件拖動到新表單合適的位置（但控件

12、順序應該保持原順序，按從上到下，從左至右排序）注意：a、 請勿將設置好控件的表單拷貝回Word或網頁設計工具再編輯，這樣，控件的屬性信息可能會丟失。b、 修改已經在使用的表單時，控件順序應該保持原順序，按從上到下，從左至右排序，否則表單將無法與歷史數據對應。c、 控件名稱不能含有空格，也最好不要使用標點符號。表單設計好后，管理員對工作流的設置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定義了。主題二：定義流程1、建立流程分類 建立流程的分類，點擊“新建流程分類”即可進入，輸入流程分類排序號和流程分類名稱，再點擊確認即可，分類排序號僅是用于顯示時的順序。2、新建流程進入OA系統的“系統管理-工作流設置-

13、設計流程”，選擇“新建流程”，我們定義一個固定流程，如圖：新建流程時，需選擇流程分類、指定流程排序號、選擇固定流程或者是自由流程（自由流程無需定義流程步驟）以及選擇所要用到的表單。如若在使用該流程時需要上傳附件，選擇“允許附件”中的是，否則選否。可以在流程說明中，對該流程注意事項作簡單描述，便于員工查閱。自動生成工作名稱/文號為可選項，使用自動文號，使得工作的命名更加規范。默認的工作名稱如下：出差申請(2006-05-24 13:26:27)如果設定了表達式，則會按表達式指定格式生成工作名稱或文號。表達式中可以使用以下特殊標記：Y：表示年M：表示月D：表示日H：表示時I：表示分S：表示秒F：表

14、示流程名U：表示用戶姓名N：表示編號，通過 編號計數器 取值并自動增加計數值例如，表達式為：成建委發YN號，編號位數為4自動生成文號如：成建委發20060001號例如，表達式為：BHN，編號位數為3自動生成文號如：BH001例如，表達式為：F流程（Y年M月D日H:I）U自動生成文號如：請假流程（2006年01月01日10:30）張三最后保存設置，新建流程完畢。3、管理流程 建立流程完畢后，返回設計流程界面，可以實現流程的設置與管理，如下圖所示：在“管理流程”的列表中，點擊該流程對應的“流程設計器”操作項，進行流程設計，也就是流程步驟的定義（固定流程需要定義步驟，而自由流程不需要）。流程設計器如

15、下圖所示：這個圖顯示的是已經定義好步驟的效果，在設計器空白處按右鍵，可以新建步驟。可以拖拽表示步驟的方框，使得布局顯示效果比較好時，可以保存布局。新建流程步驟 如下圖所示：步驟“序號”的設置：序號應為數字，流程中的步驟序號必須是連續的。“下一步驟”的設置：下一步驟可以設置為空，則表示流程按步驟序號依次執行；如設置，則表示允許跳轉至指定步驟。例如：步驟1的下一個步驟設置為步驟3，則表示可以跳過步驟2直接流轉至步驟3。也可以設置為多個分支，例如步驟1的下一個步驟設為步驟2和步驟3，則表示流程的主辦人可選擇其中的一個流程分支，既可以是步驟2也可以是步驟3，下一個步驟的分支沒有總數限制。如設置了結束流

16、程，表示可以在該步驟轉交時，直接結束流程。充分利用下一步驟的設置，用戶就可以設計出復雜的業務流程，滿足業務靈活多變的需要。經辦人、經辦部門、經辦角色的設定：接下來，我們需要分別編輯每個步驟的經辦人、經辦部門、經辦角色，可以只設定其中的一項或幾項，系統在流轉過程中的經辦人選擇時，會取這三項的合集。如圖，是設定經辦人員：可寫字段的設定：流程要正確運轉，還需要設置好每個步驟的可寫字段，用于控制每個步驟中，表單的各項目的輸入權限，例如，步驟1的可寫字段設置如下：編輯可寫字段時，對于名稱重復的項目，只需加入一個就可以了。流程公共附件，也作為可寫字段的一個特例在此處設定操作權限。設定允許在不可寫情況下自動

17、賦值的宏控件：是指，不是可寫字段的宏控件，希望能自動賦值，但不能修改，可以在這里設置，字段名稱用英文逗號隔開。條件設置：通過條件設置，可實現表單數據在轉交時進行校驗，并能夠自動選擇流程分支，從而實現流程的自動化、條件化控制。條件設置分為轉入條件和轉出條件，可通過條件生成器幫助書寫條件表達式。條件生成器：用于幫助使用者書寫條件表達式，當條件有多條時，是“與”的關系，也就是必須同時滿足。轉入條件：是指數據滿足轉入條件，才可以轉入本步驟，合理設定轉入條件，可形成流程的條件分支。比如，在一個費用審批流程中，金額小于500由部門經理審批（步驟2），金額大于或等于500由總經理審批（步驟3），那么步驟2的

18、轉入條件可設為：金額<500，步驟3的轉入條件可設為：金額>=500轉出條件：是指數據滿足轉出條件，才可以轉出本步驟，如下圖，是流程第一步驟“出差申請”的條件設置，當出差地點不為空時，才允許轉交下一步驟。3、定義流程監控人員和查詢人員在“管理流程”的列表中，點擊“編輯監控人員”，可以指定監控該流程的人員（如下圖），監控人員可以隨時將該流程的工作轉交下步、終止（自由流程）或刪除，并可以查詢該流程的全部工作。同樣方法，可設置該流程的查詢人員，查詢人員可以查詢該流程的全部工作。至此，工作流的設置全部完畢。關于工作流的數據管理、菜單定義，請咨詢技術支持人員。主題三：工作流的實際使用1、工作

19、辦理與轉交進入OA系統的“工作流”菜單，選擇“新建工作”，如圖：此處為可選的工作流列表我們要新建的是“出差申請”流程，點擊下一步。此處同時列出了工作流程的步驟，用戶可憑借此圖查看流程的各步驟序號、名稱和流程可選方向。查看流程設計圖 保存后，該工作將成為自己的當前待辦工作，用戶也可以委托本步驟的其他經辦人代為辦理：點擊辦理，此時，辦理時間將自動被系統記錄：進入辦理界面后，可以在表單上填寫相關信息，灰色的輸入框表示無權修改（非本步驟的可寫字段）。填寫完畢后，如選擇保存返回，則暫不轉交下步，此后還可再進行修改；如選擇保存轉交，將進入轉交下步的界面。只有主辦人能修改表單的內容（可以保存表單）和上傳公共

20、附件，其他經辦人只能填寫“會簽意見”和上傳私有附件。第一步驟的主辦人就是流程發起人自己。對于多人辦理的步驟，填寫“會簽意見”可實現會簽的目的，快捷輸入會列出最近輸入過的50條意見，可直接選擇。在工作辦理過程中，可以查看流程圖，了解流程流轉情況：在工作辦理過程中，可以查看和打印表單：如果認為輸入的信息無誤，點擊 轉交下步 即可結束本步驟辦理工作，轉交下一步驟處理，只有主辦人能進行此操作：可以指定多人會簽辦理，其中需要指定一個主辦人。 還可以給下一步驟的經辦人發送短消息提醒。已轉交下一步驟的工作，在對方未接收辦理前，仍可收回重新辦理。選擇“僅由首先接收辦理的經辦人辦理，可以不指定主辦人”，則所有經辦人按照先到先得的原則，其中任何一個經辦人接收辦理該工作后，其他經辦人將不能經辦該工作，僅由首先接收辦理的經辦人辦理。我們選擇一個經辦人“王希國”，并點擊前面的“主辦人”按鈕，將其設為主辦人。接下來，在本例中，以用戶“王希國”登錄，可以收到短消息提醒：同時，在桌面上也會有提示，可直接點擊進入該工作的辦理界面：第二步驟主辦人，在辦理后，點擊 轉交下步 此時可以看到當前步驟的辦理狀態，紅色表示正在辦理中，如果從辦人沒有辦理完畢，主辦人應根據實際情況，酌情決定是否轉交下一步。選擇步驟時，可選擇分支步驟，可以根據流程定義的分支。在此例中，可以回轉至