1、傳播學(xué)的尷尬：郵件即時通訊等能取代開會嗎？“開會”與公司組織之1編者按開會的玄機企業(yè)為什么要開會,開會的本質(zhì)是什么?為什么要有“會議”這一組織行為?在電話、網(wǎng)絡(luò)公示、郵件、內(nèi)部即時通訊等溝通工具之外,為什么開會這一溝通形式還是必不可少的?會議的傳播學(xué)、心理學(xué)意義何在?如果說開會是為了協(xié)調(diào)各方資源,那么為了達(dá)到這個目的開會是不是最好的方式?還有哪些方式?開會的成本是什么?對開會進(jìn)行組織行為學(xué)分析,無可避免地涉及到公司政治。請注意,“政治”是一個中性詞,公司政治就是公司組織結(jié)構(gòu)的一種體現(xiàn)。而開會作為企業(yè)生活的最重要和最常見的形式之一,無疑是公司內(nèi)部一個展示公司政治的大舞臺,是部門利益、個人利益角力

2、的一個最明顯的平臺。開會,是不是組織者事先預(yù)想好、只是現(xiàn)場導(dǎo)演的一場大戲?從企業(yè)及組織者角度,開會和組織有效性相關(guān),如何開會才能對時間和工作效能最有效地分配?從個人角度,開會和組織資源和人際影響力相關(guān),如何才能利用會議最大程度發(fā)揮個人影響力并取得更多資源?“開會與公司組織”這一系列的目的,不是為教大家如何開會,也不是技術(shù)性地培訓(xùn)企業(yè)管理人員,而是將“開會”放在企業(yè)組織、公司人行為和職場生態(tài)的視角下分析,讓我們來看看開會的“玄機”。偉大的開會開會是一項偉大的發(fā)明,因為它表現(xiàn)了兩個以上生物個體的溝通行為(沒聽說倆人聊天叫開會的,不管聊的話題有多重要)以及由此可能產(chǎn)生的協(xié)同行為(社會產(chǎn)生于協(xié)同),更

3、重要的是它還有一套程序,讓信息按照不同的順序和方法發(fā)出、傳遞與消化。人之社會性是從開會誕生,這話并不夸張。以狩獵為例,與狼群相比,按理說人這種纖弱的動物是不會自以為是地去攻擊猛犸和野牛的,但人通過會議的協(xié)商而實現(xiàn)協(xié)作以超越個體的能力。人類究竟通過哪次重要的會議獲得了獵殺猛犸的能力,這無從考證,不過人類確乎有一種超越所謂社會性動物(比如螞蟻,它們的社會性遵從基因與激素,不會創(chuàng)造新東西)之上的特質(zhì)。吃喝拉撒歡樂恐懼,你不過是完成與其他生物類似的行為,而開會則意味著人性的誕生。所以那些為了加班開會而心碎不已的人們,實在是應(yīng)該為了一種崇高之情而驅(qū)走郁悶與困乏。人類的歷史是由技術(shù)、戰(zhàn)爭還是圣人的智慧推動

4、的?在我看來,莫如說都是由開會推動的,因為人類的歷史不可能源于一個人的決策,哪個偉大的決議與宣言不是經(jīng)過了吵吵嚷嚷、插科打諢、面紅耳赤以及各種茶歇零食而誕生的?現(xiàn)代社會,至少是一部現(xiàn)代社會的小說,往往是由開會粘合或者打碎的。而開會的偉大之處還在于,在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天,我們還沒有創(chuàng)造出一種信息技術(shù)框架可以代替面對面的會議,當(dāng)代傳播學(xué)在這一點上留下了一個尷尬的空白。開會與傳播學(xué)我們創(chuàng)造了很多可以代替面對面交流的方式,令所有的溝通需求都可以無時無刻得到滿足,但我們?nèi)耘f不能取代會議。隨著新的溝通方式在速度與效率上的增長,新的交通方式也在速度與效率上不斷增長,會議規(guī)模與數(shù)量也呈指數(shù)增長。一個偉大的

5、銷售的標(biāo)配行為,是要趕最早班飛機到達(dá)客戶所在的城市,會議結(jié)束后中午班機返回,從而通過下午的公司會議形成對客戶需求的第一時間響應(yīng)。套用一句老話,職場人生不是在開會就是在去開會的路上。所有大公司的會議室都不夠用,預(yù)定起來比全聚德的位子都難,現(xiàn)在還有人創(chuàng)業(yè)去搞大公司日常會議外包服務(wù)。當(dāng)然,中國飛速發(fā)展的高鐵也給那些旅途中的會議創(chuàng)造了條件。我們每天攜帶和使用那么多強大的溝通工具,面對面,真的還那么重要嗎?實在令人遺憾,還沒有哪種溝通方式可以代替或者再現(xiàn)面談的效用。除了極富想象力沖動的戀人之外,迄今還沒有人覺得電話可以如睹真人,電話只適合簡短信息或無意義信息(比如情話)的傳遞,要點超過三個,我一般都會選

6、擇寫短信。有沒有體會到這樣的情況呢,放下電話,卻不知道說了什么,或者不知道該如何行動。另外的例子在于通過電話溝通一件事情,人的情緒很不容易淡定,以馬景濤的方式咆哮聽筒的大有人在。不得不承認(rèn),溝通的需求雖然不斷增加,但“隨時隨地地釋放你的溝通欲望”之類只求一個快字的需求對于溝通來說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,就像喝茶所帶來的默默不語一樣,有時候溝通需要慢下來才有意義。網(wǎng)絡(luò)文字溝通的方式之所以取代了部分電話的功能,在于延遲性的回復(fù)可以使得交流者有充分的思考時間,但網(wǎng)絡(luò)溝通人數(shù)的增加往往會極大降低交流的效率。所以,如果郵件無法溝通清楚一件事情,而電話一對一的溝通又讓你感到疲憊的時候,就應(yīng)該召開一次會議了,大家同處一

7、個空間。眼神的交流在溝通之中是起主導(dǎo)作用的方式,甚至超過很多過渡性與迂回性的語言溝通,你的發(fā)言是不是引起對方興趣,是不是得到了準(zhǔn)確傳達(dá),一邊說一邊看著對方的眼睛,答案已經(jīng)基本清楚。眼神、笑容、甚至鼻孔微微的翕動,這都飽含著意義,甚至是更為準(zhǔn)確的意義。這都包括在身體語言當(dāng)中,你的身體騙不了人,一個在開會當(dāng)中走神或者通過不斷變化坐姿釋放不耐煩情緒的人,可能剛剛在郵件里對你說“保證完成任務(wù)”,其實,他完成不了,至少不愿意完成。當(dāng)然,開會的意義絕不局限于通過身體語言揣測隱含意圖這一消極的方面,會議也會提供一種創(chuàng)造性的環(huán)境。人是社會性動物,只有多個人的合作,才能令人類可以擊敗強大的猛犸。人的精神創(chuàng)造活動也是如此,哲思玄想,固然需要孤獨寂靜的氛圍,但即便是佛家也有多人參與的公案辯經(jīng),實在也是希望通過“會議”的形式,激發(fā)新的靈感。會議作為一種整體溝通氛圍,利用了人類的協(xié)奏與共鳴的能力。這更像那種即興演奏、相互陪襯的音樂,每一次都獨特不同,產(chǎn)生新的意義和價值。總結(jié)來說,現(xiàn)代“溝通技術(shù)”的高速發(fā)展一直沿著兩個方向在進(jìn)行,其一是尋求代替面對面的交流,其二是使得面對面