1、一、會展開幕式現(xiàn)場管理：（1）展會現(xiàn)場布置：布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行， 時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。我們根據(jù)珠寶展對于布展的要求在展前劃出十天作為布展時間。本公司將在此過程內(nèi)應(yīng)主辦方委托進一步對展覽會現(xiàn)場環(huán)境進行規(guī)劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關(guān)工作進行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會正式開幕作好籌備工作。在舉辦開幕儀式之前， 首先要將開幕現(xiàn)場布置好， 以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準備。（ 2）VIP （very important person) 接待：對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃， 上報有關(guān)負責部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。（ 3）媒體的接待和管理 ：展會開幕前，辦

2、展機構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系， 為召開新聞發(fā)布會或邀請媒體記者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進行采訪和新聞報道做準備。（ 4）展會開幕開幕時間和地點。開幕式講話稿和新聞通稿。開幕方式的確定。（ 5）開幕酒會服務(wù)策劃開幕式酒會是展會的一項重要的公關(guān)活動，它可以很好的促進辦展機構(gòu)與參展商、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)方面的關(guān)系。辦展機構(gòu)要事先策劃安排好就會舉辦的地點、時間、酒會的方式、出席酒會的人員范圍、酒會的標準等。開幕酒會是展會聯(lián)絡(luò)各方感情， 與各方進行面對面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達目的。二、會展布展與現(xiàn)場管理：（1）辦展機構(gòu)現(xiàn)場管理1、展會現(xiàn)場布置2、展會注冊及入場管理3、展會證件與門

3、票管理4、展會設(shè)備設(shè)施管理5、展會現(xiàn)場的安全管理6、展會現(xiàn)場的知識產(chǎn)權(quán)保護工作7、展會現(xiàn)場的相關(guān)活動管理8、展會現(xiàn)場的其他服務(wù)9、應(yīng)急處理小組（ 2）參展商的現(xiàn)場管理工作：展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業(yè)進行宣傳， 在廣泛派發(fā)邀請函以及簽約的網(wǎng)站上都添加部分參展企業(yè)的名冊； 編制含有參展企業(yè)名冊的會展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場；在展會的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有專家現(xiàn)場答疑會和各類研討會，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，

4、提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會，推介新技術(shù)工參展商學習引進；除此之外，還將舉行參展知識培訓會，對參展商進行“如何讓展位更吸引人” “如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識培訓。同時，現(xiàn)場還安排專門人員協(xié)助展商進行報到、進館等各項服務(wù)。展后，主辦單位對參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美， 同時進行企業(yè)展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業(yè)的知名度。1、布展2、配備展臺的工作人員3、展臺接待4、貿(mào)易洽談5、情況記錄6、其他相關(guān)宣傳推廣活動7、信息收集工作8、細節(jié)管理注意事項9、應(yīng)急處理小組（ 3）觀眾登記和入場管理：觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護展覽會入口的良好秩序，

5、 確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進入展覽會現(xiàn)場。為了提高工作效率，我們將預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，并進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分為兩類， 即有名片和無名片的， 前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡， 后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再登記處辦理手續(xù)。科學的觀眾登記， 不僅能保證觀眾迅速入場， 還有利于會展主辦單位日后建立營銷數(shù)據(jù)庫， 由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。 另外，我們在還在入口處設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌， 這樣可以便于人們，尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。1、預(yù)登記2、現(xiàn)場登記3、信息收集4、導(dǎo)引與通道維護5、告

6、知觀眾展會日程6、現(xiàn)場服務(wù)管理（商務(wù)中心，問訊處，緊急事務(wù)處理等）7、應(yīng)急處理小組（4）撤展管理1、展位的拆除2、參展商租用展具的退還3、參展商展品的處理和回運4、展品出館控制5、展場的清潔6、撤展安全保衛(wèi)（5）參展觀眾的統(tǒng)計1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進行統(tǒng)計2、根據(jù)門票進行統(tǒng)計3、參展商的客戶統(tǒng)計三、會展現(xiàn)場風險與安全管理：（1）會展現(xiàn)場的風險類型：1、從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅2、從風險的內(nèi)容可分為物質(zhì)損失風險、財務(wù)損失風險、法律責任風險、人員損失風險四類（2）會展風險管理：1、對場地進行安全分析2、同當?shù)叵嚓P(guān)部門建立良好的工作關(guān)系。3、確定會展活動的利益相關(guān)者具有相

7、應(yīng)的風險意識4、制作安全小冊子 /標牌以及其他交流方式5、制定一個媒體管理計劃6、預(yù)防“鬧展”（ 3）重大緊急事件管理：為應(yīng)對在展會過程中可能發(fā)生的重大安全問題，我們與消防、公安、衛(wèi)生等部分取得聯(lián)系， 以便在此類事件發(fā)生后的最短時間內(nèi)解決問題。四.其它管理：（ 1）現(xiàn)場廣告管理在一次大型會展活動中， 主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。 即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。1、廣告載

8、體分類與統(tǒng)一管理2、廣告的規(guī)范與招標3、秉承公平公開的原則（ 2）交通、物流管理：對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的至關(guān)重要的部分。會展是一個龐大的系統(tǒng)工程，從組展到展品運輸、展臺搭建，知道撤展，任何一環(huán)脫節(jié)，會展都無法順利進行。在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關(guān)設(shè)備的運輸是一項重要工作，而且專業(yè)性很強。在本次展會中，我們委托 XX 運輸公司來負責展品運輸工作。 1、展品運輸（分為主辦方簽約物流公司與自行運輸）2、撤展運輸3、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點4、線路規(guī)劃5、對展品抵達時間的掌握，6、撤展管理與撤展物品監(jiān)控7、緊急事件處理（3）餐飲管理：會展現(xiàn)場的餐飲服務(wù)要根據(jù)會展主辦單位和場館

9、之間所簽訂的協(xié)議內(nèi)容而定。1、指定餐飲服務(wù)商，提供現(xiàn)場餐飲服務(wù)。 （主辦方指定 XX 餐飲公司作為本次展會的餐飲供應(yīng)商場館常設(shè)的餐飲服務(wù)設(shè)施也能提供一定的服務(wù)。）2、同時、我們推薦場館及周遍餐飲設(shè)施。 ，并詳細介紹和推薦場館及周邊的餐飲情況。（4）證件管理為了便于會展現(xiàn)場管理， 同時出于統(tǒng)計的需要， 我們對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認可的證件才能進入場館。在本次展會中，主辦方印制六種證件， 分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機構(gòu)、承辦機構(gòu)和協(xié)辦機構(gòu)的相關(guān)工作人員） 、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和講演嘉賓） 。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位

10、，場館管理方還會使用停車證。主辦機構(gòu)將加強對展覽會證件，尤其是門票的管理，以避免出現(xiàn)混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。由于本次展會出售門票， 主辦單位已事先向稅務(wù)部門報告， 并征得稅務(wù)部門同意。（5）新聞管理本次展會在現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室， 以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備請詳詢。（6）會展資料的采集與編寫印發(fā)宣傳資料。 印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分， 同時也是展臺貿(mào)易工作的組成部分， 對展出效果有直接影響。 宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發(fā)， 我們也將在展覽會期間在展臺上散發(fā)。參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料， 由我們統(tǒng)一整合刊印。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。資料編印。選產(chǎn)資料具有廣告作用， 為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質(zhì)量。會議材料的印刷與制作。 我們印發(fā)了相關(guān)宣傳品及會議資料， 以告知展會信息、會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料。建議在會后留存建檔、參