1、對寫作、策劃等有用學生環保社團項目管理培訓之文書寫作有關會議的一些文書寫作會議在一個組織的發展以及項目實施過程中是 非常重要得一個環節，會議的效果決定著組織的 成敗以及項目的好壞。以開展項目為例，項目實 施前要開會協調安排，實施后要總結分析，還要 搞評估。因此在項目中用得最多的文書就是與會 議有關的文書。我看過很多類似的文書，但是沒有多少是令人滿 意的，可以說是 四不像”，不像會議記錄、不像 會議紀要、不像會議總結、不像會議決議。在本 文中將重點介紹以上幾種與會議有關的文書的 區別和聯系，以及相關的寫法。在寫這些之前按 照會議的流程我先介紹一下會議通知的寫法。 會議通知會議通知是一個說明介紹性

2、的文書，它寫的效果 好決定著會議的成敗。我相信一個寫得不詳細、 沒有什么吸引力的會議通知是沒有多少人愿意 參加這個會議。首先，正規的通知要求的幾要素是必不可少的。 簡單的會議通知至少要包括以下幾個方面：時 間、地點、主題、參會人員。時間至少要精確到十分鐘，能夠精確到分鐘最好，這樣大家看到通 知后就會知道這個會議要求很準時，而不是一個 大概得的整點，這樣的時間通知一般都會有人遲 到；通知的地點應該準確到哪一間房子，怎么走, 做什么車可以到達等，這樣才能避免出現模糊概 念，對參會人員造成誤解，耽誤到會時間；在會 議通知中將會議主題說明，能夠讓參會人員提前 做好準備，了解相關情況，如果可以，最好將議

3、 題做一個列舉，這樣更好；對于參會人員的要求 也要準確，有關人員”是非常籠統的說法，必須 指明需要參加會議者的身份。如果是比較詳細的 通知，可以寫清楚會議的目的，也就是為什么要 開這個會，必要時還可以加上一些其他的可以吸 引參加的，與會議內容有關的內容。會議記錄及會議紀要一、會議記錄做一個項目，一般都需要成立一個專門的項目組 來具體負責項目的實施。作為一個項目組，有一 定的成員，經常會在一起討論項目的各方面的問 題，也就是開會。有時候的會議沒有主題，有時 候的會議有主題；有時候主題比較大，有時候主題比較小；有人主持，沒有人主持。無論是 哪種情況的會議，都應該有會議記錄。它是會議 情況的原始記錄

4、，是最后總結經驗、分析項目的 原始參考資料。不要求寫很多，但是要求將會議 真實、準確反映出來，同時要求記錄人員耳靈手 快、會后及時整理。首先，會議記錄中需要詳細記錄會議的基本內 容。需要將會議的名稱、時間、地點、主持人、 出席人數（人數較少可以直接記下出席人的姓 名，人數多的時候可以采取簽到的形式）、會議 記錄人等，如果比較正規，還需要寫出列席人員、 缺席人員等。第二，要講會議內容做詳細的記錄。包括會議的 議題、討論過程、會議發言和講話內容、傳達的 問題或者做出的決議等。在我們很多會議中，經 常犯的錯誤就是只將會議的最后結果進行了總 結公布，我們從會議記錄中看不到參會人員的觀 點，對一些問題的

5、討論等，這樣的會議記錄是沒 有什么作用的。在項目過程中，大多數的爭論是 在會議上商量具體實施方案的時候，如果不能將 大家擔心的或者可能出現的問題的討論情況進 行記錄，我們以后可能還會犯同樣的錯誤。因此,會議記錄一定要按照會議的實際進程詳細記錄 開會情況和發言者的發言，真實反映發言人每個 議題的看法和意見，不能隨便刪除。一般說是發 言人如何說就怎么記，不能人為地加以整理和歸 納，尤其是在會議某問題上出現分析的時候， 會 議記錄更要準確詳盡的將分歧意見完整的記錄 下來，以實現會議的實際全貌。二、會議紀要一些比較重要的會議結束后需要發會議紀要。 會 議紀要是對會議記錄的歸納和概括。因為會議紀 要來源

6、于會議記錄，但又明顯不同于會議記錄。 會議紀要是一種正式的公文，它記載的是會議的 要點（與會各方所達成的共識），諸如會場氣氛、 會上的分歧、每位發言人的詳細發言等過于細致 的情況在會議紀要中是不可能得到完整全面的 反映的。會議紀要要求的比較多，在這里主要談談會議紀 要的結構及其寫法。會議紀要一般由標題、開頭、主體、結尾四部分 組成。1. 標題，要求標明是何單位、何種性質的會議， 也有的只有會議名稱和文種組成。例如：西安大學生綠色營垃圾調查項目組項目中期總結會 議紀要”或者就是 垃圾調查項目中期總結會議 紀要”。2. 開頭。簡要介紹會議的基本情況，敘述召開會 議的根據、目的、會議起止時間、地點、

7、參加會 議的人員、會議的基本議程、主要活動和會議的 結果等方面。例如：西安大學生綠色營垃圾調查項目組中期總結會 議于2003年6月10曰在xxx大學xx教室舉 行。西安大學生綠色營執行委員 xxx、xxx以 及項目組全體成員共23人出席了本次總結會 議。項目組副組長xxx主持會議，項目組組長 x x x總結了項目組上一階段的工作和項目實施 情況，分析了項目實施過程中出現的問題和已經 取得的成績，x x x對項目組的工作提出了幾點 要求，xxx為搞好下一階段的工作提出了幾點 對項目的具體要求。3. 主體。緊接開頭，具體闡述會議討論的問題和 意見、結論和決定以及對今后工作所提出的要 求，從而把會議

8、的主要精神和成果全面、具體、 詳細的反映出來。常用的有概括敘述式或者發言 記錄式兩種寫法4. 結尾。一般會議紀要不單獨寫結尾，主體最后 一個問題寫完就結束全文。有些會議紀要要單獨 寫一段結尾。會議總結和會議決議一、會議總結一些組織的會議總結，可以說它不是總結。有的 就是會議前制定的會議流程，有的根本就不能看 出會議到底開得怎么樣。與其這樣還不如不總 結。一個好的會議總結應該能夠說明這次會議召開 的時間、地點、會議主題、主持人等信息包括在 內，更重要的是要講會議的成果寫進去，本次會 議討論了哪些方面的問題，在哪些方面達成了共 識，對組織或者項目有什么促進（積極的）作用, 會議有什么不足，為什么有

9、這些不足 我認為 會議總結如果包含了這些方面才能算是一個比 較好的總結，因為總結應該是一份經驗的總結。二、會議決議會議決議實際上主要內容就是會議總結中的達 成的共識。有的沒有達成真正的共識，但是根據 組織的一些規定達到了一定的比例通過的問題 即上升為決議。決議可以是一致通過的，也可以是參會人數達到 了應參會人數的一定比例，應參會人數中的一定 比例的贊同，符合組織通過決議的數量即為通過 決議。決議的內容也應該包括時間、地點、什么性質的 會議（表明是否有權通過相關的決議）、應到會 人數、實際到會人數、每個決議的內容（可以包 括通過的情況）以及執行者等內容。決議是一個組織的比較正式的文書，相當于國務

10、 院的法律一樣，具有一定的權威性，有效的決議 要求組織或者項目成員嚴格按照決議的內容去 執行。大多數學生社團在實際操作的時候，有兩個文書 是必不可少的，一個是會議記錄，一個是會議總 結。如果能夠將這兩樣做好了就差不多了， 在必 要的時候可以加上其他的一些文書。 這些文書有 效處理能夠對項目起到一定的促進作用， 在項目 結束時的總結分析等環節以及組織經驗的積累 上也能夠發揮其重要的作用。從文書的寫作可以顯示出一個組織的現狀及其 發展趨勢，寫得好，管理得好，說明這個組織走上了正規了，其發展將比較順利，一切行為都有 章可循；而寫得不好的則表現出其組織管理得混 亂，后面的路還很艱難。建議各個組織能夠從

11、這 些小事做起，扎扎實實的做好組織和項目的工 作。策劃書寫作指導教材（校園版本）協會策劃一個活動的思想: 協會策劃活動，要符合下面三個要求之一亠.提咼會員的公關能力，增加會員的公關知識1 增加公關協會在華農大和在其他高校的影響 三協助社聯完成團委交下的任務 協會策劃活動的原因：一要完成社聯分配的任務。二. 為會員，理事提供知識和實踐機會三. 完成答應商家的任務。協會舉辦活動的流程一. 在委員和理事大會上征求活動方案，經過大 會的意見和可行性分析，確立活動。二. 由秘書部書寫策劃書，其他部門可以給提供 資料和提出修改意見，最后由會長團通過。三. 策劃書上交社聯，團委審批，包括經費，場 地，海報張

12、貼，橫幅張掛等等四. 拉贊助。 五.完成具體工作計劃 六。開展 活動。一策劃書的一般內容1.主題2.前言3 .活動介紹4 .工作計劃5 .宣傳計劃6 .商家補償計劃7 .經費預算二策劃項目的簡單分析1主題：a dot有明確的中心思想b.有現實的意義2 .前言：a.策劃的宗旨b.活動背景的分析c.活動必要性d.活動可行性e.活動意義3 .活動介紹：a.活動目的b.組織機構c.活動時間d.活動地點e.活動內容f.效果預測4 .工作計劃：a.申請審批b.尋找合作組織c.尋找贊助單位d.邀請嘉賓e.籌備資金f.現場布置g.活動進程h.人員分工 i.清場處理5 .宣傳計劃：a.活動宣傳b.商家宣傳6 .

13、商家補償計劃a.效果預測b.宣傳方案（加強）7 .經費預算：a.立項周密b.項目細化三部分策劃項目的詳細分析1 .商家補償計劃:a. 冠名權b.c.d.傳單宣傳小冊子宣傳海報宣傳e.易拉寶宣傳f.展板宣傳g.宣傳欄宣傳h.橫幅宣傳 i.網站宣傳 j.廣播臺宣傳k.刊物宣傳l.獎品宣傳m.產品宣傳n.工作人員用品宣傳o.咨詢點宣傳P.促銷點宣傳q.幕布宣傳r.嘉賓發言s.現場鳴謝t.問卷調查u.媒體宣傳v.形象策劃w.產品代理X .高校發布會Y .提供學生業務員拉贊助指導教材1 .熟悉自己的學校，自己的協會或學生會。2 .收集最近學校內外的活動信息，通過收集這 些信息可以讓你清楚什么公司有興趣，

14、什么公司 沒有興趣。3 .鎖定公司后，先對該公司有點初步了解，尋 求話題和合作點。4 .出發前準備多一些資料，可以是學校同類型 活動好的一面和協會一些歷史經典資料。5 .選擇好你的拍擋，每次拉贊助最好 2 3 個 人一組，男女搭配。分好工，誰做記錄，誰解說， 誰回答問題。6 .選擇好去的路線和明確公司地址（最好一次 去多家），并且與公司負責人先用電話約好時間。7 .外出拉贊助，除了拉贊助外。你的一行一動 都代表著協會的形象。所以注意言行，裝束。8.拉贊助最大的財富不是拉不拉得到贊助，是 你可以接觸一個公司，甚至一個公司的高層。了解他們的運作和思維。然后把它變成你的經驗和 財富。如何拉贊助在曰常

15、交往中，我發現有些同學對 拉贊助” 存在誤會以為 拉贊助"就是磨嘴皮子，說白了就是 騙”；這么說來，我不僅是個騙子，還是 個 慣騙”、巨騙”無力也不愿承受這個 罪名”因此向您 申訴”，同時期待您的批評指正。在我看來，拉贊助可分為四個階段：策劃、交 涉、落實、反饋。每個階段有不同的工作重心及 應對方法。一、策劃階段。首先，策劃的目標要明確：說服對方，使之與 你建立合作關系。如何說服？這是問題關鍵。我認為，整個說服 過程是建立在雙方合作可行性的基礎上的，即在 分析雙方利弊后提出一個使雙方受益的合作方 案。（一），對方需要什么？雖然需求各不相同，但 是歸根到底，有一點是很明確的，即對方希望

16、通 過合作產生宣傳效益，進而帶來經濟效益；希望 投入1塊錢能給他帶來10塊甚至更多的收益（部 分有復雜關系贊助活動另論。）（二）我方優勢何在，如何發揮？這是對前一問 題回答，是說服對方與你而非與他合作的依據。（三）兩者結合，分析雙方合作的基礎，提出使 對方宣傳效益有起碼保障的合作方案，即策劃書。 當然，做策劃書之前，首先要根據以上思考作調 查研究，尋找可行性較大的合作伙伴，盡可能做 到有的放矢。在尋找合作伙伴過程中，需特別考 慮我方優勢與對方的契合點。比如說校電臺具有 宣傳方面的優勢；各協會也各有特點，比如計算 機協會去找電腦商；足球協會去找體育器材專營 商，健美協會、時裝協會，因女生多，去找

17、美容 美發、時裝化妝等商家，從理論上說成功率比較 高。此外，就活動本身也各有特色，譬如普通話 大賽與書店合作，比起歌舞晚會來，就會覺得更 為 對口”這當然也是說服對方的重要條件。做 策劃書時，務必注意自我定位，即要強調是平等的合作伙伴關系：你提供財力，我提供人力，我 們一起把活動搞好；我得到你的支持使活動順利 開展，你在活動過程得到廣告宣傳， 雙贏。所以, 自我定位，固然不可過高過傲，但也不宜太低太“ *:因為拉贊助本質上是合作。這就要求我們在策劃書要盡可能表現得客觀嚴謹，盡可能突出宣 傳方式及實施細節。此外，須坦誠以待，能做什 么，不能做什么，有什么優勢，可以如何發揮一目了然，絕不開空頭支票

18、，力求讓商家看完你 的策劃書有這種感覺：你是負責任，你是有經驗 的，你是替他著想的。校園策劃書一般有幾個組 成部分：前言，活動介紹，工作計劃，宣傳計劃， 商家補償計劃，經費預算等等。至于如何寫策劃 書，這是后話，但值得一提的是寫策劃書時應這 樣思考：我的目標是說服對方與我合作，那么應 該準備哪些素材、素材應該如何組織，一切圍繞 著怎樣才能最有力地說服對方展開，因為衡量一 份策劃書的最終標準是：是否達到說服對方的預 期目標。對于經費預算，大家要特別重視。盡可 能做到明確而詳實，需要多少現金和物品，現金 花在哪兒，物品有何用，一目了然。力求留給對 方一種印象：不是漫天要價，而是為了保證活動 順利進

19、行的基本要求；每一分錢你都用到點兒上， 你是有合作誠意的。二、交涉階段。如果策劃階段是 示愛”，那么交涉階段應該 確 定關系”了。因此，該階段的工作重心是化解對方 的疑惑，商討合作細節，最終確定具體的合作模 式。首先應該注意一些禮儀上的細節問題，比如 （1 ）衣著整潔，并盡可能穩重些，給對方暗示： 我是尊重你的；我是干練的，有經驗的；（2） 不遲到，向對方表明：我是守時的，我是守信的， 跟我合作沒錯；（3）無不良習慣，如摳鼻子， 挖耳朵，蹺二郎腿，講粗話 這些問題務必十 分注意，尤其是雙方初次見面的時候。當然，這 就要求我們平時就要培養良好的習慣。其次，要充分利用語音、語調、語氣、語速、 手勢

20、表情等感染對方。須知：只有事先說服自己， 才有可能說服別人。當然，這里涉及一個 度”的 問題務必注意不要太過火，否則，過猶不及，適 得其反。如何把握 度”的問題，這就要求你仔細 觀察，靈活應變，比如發現對方已被調動起來， 你可適當再提一提；若對方稍流露出一絲不耐煩， 那么你要馬上壓一壓。此外針對策劃書的合作條 款，或簡要列舉，或重復強調，也要因人而異。 那么，如何觀察？觀察臉部神情，尤其是觀察眼 睛，是最有效。我曾和一位朋友吃飯時，換了VCD，朋友抬頭瞥了一眼，這個眼神被我捕捉。 我會揣摩：她不是喜歡這位明星，至少也喜歡這 首歌，或者她與這首歌有一段故事”事后證實我的猜想。有人說，處處留心皆學

21、問。如果我們 把人際交往當作是一門學問，那么這門學問的治 學捷徑正是：心細。當然，這里又涉及一個度的問題，即是 注視”而非非 逼視”否則會使對 方惱火，使雙方尷尬。如何把握這個 度”還是老 方法觀察對方的反應靈活處理。以上談的都是一些交往過程中應該注意的問題，事實上該階段的重要任務是與對方商討合作 細節問題，真正目標是確立合作關系。當然，前 提是態度要誠懇。能做什么，準備如何去做，要 求明確而詳盡，特別要注意的是，沒有把握的事 項不能隨意答應下來，因為這些討價還價將是協 議的條款依據，一旦簽約，白紙黑字，是要負法 律責任的。交涉過程中，應該強調的是宣傳方式, 即你能做什么，準備如何落實而不是一

22、味夸大宣 傳效益。因為廣告就是一種投資，投資就是要承 益不等于經濟效益，利弊得失的判斷工作應該由 對方去完成；其次，宣傳效益最終要通過宣傳行 為來實現，因此哪些宣傳方式準備如何落實才是 我們自始至終要強調突出的，這實際上是消除對 方的后顧之憂，引導對方作出有利于我方的判斷。 經費預算，是談判工作的重中之重。如果能夠作 價格調整，該退讓的還是要退讓的，以免因小失 大。如果無法讓步，那么要特別注意說話技巧。 曾有一家商家很有合作意向，只待我在經費上作 出讓步，而我協所列的經費是非常實在的，沒有 任何的調整空間了。那我就談了三層意思：（1） 我方的價格是很實在的，而且基本上都用在宣傳 方面，我方是有

23、誠意的；（2 ）合作雙方要有合 作誠意，如果你方價格上還堅持另有要求， 那么, 就是你方缺乏合作誠意的表現（備注：大概意思 就是這樣的，但話不能這樣說，否則換作是你， 也會受不了的；但是意思還得表達清楚，否則就 達不到準確表意的目標；然而對方真正了解你的 話意后，還是會覺得不舒服，那么，一定要加上 第三句話）；（3）一起把活動搞好，是我們的 共同目標，必需的經費是不能 偷工減料"的；我 方價格很實在，所以我們不應該把時間花在一二 拾、一兩百的討價還價中，而應該商討如何保證 地把活動做得最好，這才是對雙方都更有利的（事 實上，合作細節已經談好了。我只是想很冠冕的 引開話題）。結果，對方

24、經理現場拍板同意合作, 其實，整個正面交涉過程實際上就是揣摩對方心 理，并有針對性地一一化解矛盾的過程。最后強 調一點，在整個交涉過程中，確確實實要站在對 方利益角度來考慮問題，理由很簡單：只有對方 認識到你有為他著想，他能從活動中受益，他才 愿意投資，你才能獲得資助。這是整個過程的關 鍵。二、落實階段。在很多同學想象中，拉贊助僅局限在前兩步， 以為拿到錢就結束了。其實這是一種誤解。簽合 同，拿到錢，只是合作的開始，真正的工作剛剛 展開，比如還要落實協議條款，還要提供反饋資 料。對于協議條款的落實問題，不僅僅是態度問 題，還是性質問題，決定了雙方是合作關系還是 欺詐與被欺詐關系。如果是前者，雙

25、贏；如果是 后者，看起來是一贏一輸，實際上是 雙輸"，往 往是被欺詐者一朝被蛇咬，十年怕井繩。”而斯 詐者 撿了芝麻，丟了西瓜。”舉一個例子，我協 曾給嘀嗒網站辦砸了一件事，對方投入不少，但 宣傳效果不是很好。按理說，對方再也不敢找我 合作，但其后的講座活動依然找我們合作，而且 資金由我們操控，物品由我們支配，"問題是對 方為何繼續信任甚至更加信任我們呢？原因很簡 單：活動不順利，主要是由種種客觀因素造成的 （包括天公不作美），而在這整個過程中，我們 是負責的，我們的表現是讓他們滿意的，因此并 不影響下一次的合作。能把壞事辦出個好結果來， 最能體現一個人的綜合素質，而這關鍵

26、不僅在于 你的處事能力，更在于你是否有責任心。如何做 好落實工作，我以為最佳方式即與對方經常溝通， 一起探討，并付諸實施。這里還涉及到積極反饋 的問題。四、反饋階段先回答一個問題：為什么要反饋？首先，要求反饋，這就鞭策你把承諾落實到位， 工作做到家。；其次，從學習和鍛煉的角度來看，只有反饋， 與商家多溝通才能總結經驗，吸取教訓，從而得 到提咼。第三，廣告就是投資，投資就有風險，因主觀 原因，誰都不可能做每一次每一項都讓商家百分 之百地滿意（更何況有些商家的期望值過高）， 那么在反饋過程中多與商家討論問題何在，有無 補救辦法一般說來，只要你的工作確實到位I 甚至基本到位，商家一般不會太難學生的，

27、商家 最恨的是拿錢之前軟磨硬泡，拿錢之后不見蹤影； 商家最怕的是被騙的感覺，特別是被 學生蛙”騙 的感覺，這種感覺可能比丟了幾個錢更讓他們難 受。此外，反饋也是有 工資”的。第一，好的服務 方能招來 回頭客”，第二，這些 回頭客”往往樂 于從中穿針引線，幫你介紹他人，大家可以想象 這類合作的成功率極高；第三，如果你善于交際， 你們可以探討一些其他共同感興趣的話題，往往 可以建立良好的人際關系，而對方往往是有著豐 富生活閱歷的長者，你可以從中學到許多為人之 道，這比什么都重要。更何況一旦對方信任你， 欣想你，他們將全力支持你。最后，作一點小結。拉贊助的要訣是膽大、心細、 臉皮厚”。這其實是追求女

28、孩子的七字金經”，我把它稼接 到交際領域也是管用的，可見不愧是 金經”。膽大超越與陌生人打交道的心理障礙問題。 心細一一處處留心皆學問。臉皮厚一一臉皮，像手繭，越磨越厚。譬如，我 之所以能敢自不量力，班門弄斧，皆歸功于長期 磨練的成果一一臉皮夠厚。備注一。如何取得公司的聯系方法：1 . 114查公司號碼。2 通過協會或師兄師姐獲得以聯系過公司聯系 資料。3 逛街的時候，注意一下各個商家的聯系電話, 他們可能成為你下一個贊助商。4通過網絡得到公司的聯系方法。5 通過商品得到公司的聯系方法。6 .通過朋友，同學，親人得到公司聯系方法。 備注二。聯系公司注意的小問題。1 不要在前臺小姐哪里浪費太多時

29、間，她沒有 決定權。2 .當公司叫你傳真過去的時候，不要理他，最 好說送上門或直接見面會談。因為傳真的價格不 是你可以承擔的，而且大部分都沒有結果的。3 .去一家公司，無論你如何失敗，對方如何沒 有誠意和興趣都好，你一定要拿到其中一個人的聯系方法（卡片）。4 .拉贊助的時候，除了介紹的話，其他的少說， 讓你的贊助商多說話，并認真仔細回答他的問題。 并記錄他的觀點和看法。5 拉贊助的時候注意提及具體，細節的東西。 這樣的話公司會覺得我們是準備充分和認真對待 的。引用，在一個與我們具有相同性質的社團里看到的對于如何提高部內工作效率，縮短開會時間，我 提出以下意見：0首顯燴個是非常基本的，實在不應該被強調但 我現在不得不強調的：守時！ 一個人遲到浪費 的是全部部員的時間，請不要做出遲到這種過分 的事情。如果是有事不能來的話請一定一定提前 告訴部長，以免大家虛等。1部長們在開會前要分好工，誰主持會議，誰做 會議記錄，誰做會議總結等要事先商量好；