1、8*地產 建筑工程有限公司材料及設備采購 （ 租賃 ） 管理程序0.0總則0.1.目的：對已經頒布實施的本公司相關采購程序進行歸納、完善，進一步規范工程材料采購管理，理順采購程序。0.2.適用范圍：適用于本公司各項目所有工程材料、周轉材料、施工設備、施工機具的采購或租賃。0.3.有效期限：本條例為正式執行條例，自正式發布之日起執行，在此之前頒布的材料及設備采購（ 租賃 ） 管理程序自動失效。1.0材料分類2.1. 按使用性能分：土建主材、周轉材料、水電材料、裝飾材料、固定資產、園林材料。以上材料，均需公司采購。2.2. 五金、勞保、配件、辦公用品以上材料，單項金額500 元以下，同一張申購單，

2、總額1000 元以下，可由項目部自行采購；超出以上標準，報公司采購。2.3. 材料計劃的編制和執行3.1 材料計劃編制 項目預算部在工程開工前根據施工圖紙編制 * 項目工程主要材料總需求表 （附表一） ，同時，每個月 15 日前編制 * 項目 * 年 * 月月度主要材料總需求表 （附表二） ，經預算部經理、項目經理審核。材料內容見主要計劃材料明細表 （附表三） 審核完整的 * 項目工程主要材料總需求表必須于項目進場后一個月內，交公司材料設備部采購文員。 * 項目 * 年 * 月月度主要材料總需求表 （表四）必須于當月 15 號前，交公司材料設備部采購文員。 公司材料設備部采購文員根據 * 項目

3、 * 年 * 月月度主要材料總需求表編制 * 項目 *年 * 月月主要材料采購計劃表 （表四） ，材料設備部審價組填上單價后于 17 日前交部門經理復核，項目經理、預算部、財務部確認，公司總經理審核。審核完后同時抄送公司總經理、預算部經理、財務部經理、項目部經理、采購部經理、采購員、倉庫主管各一份。3.2 材料計劃的執行 公司材料設備部根據* 項目工程主要材料總需求表或* 項目 * 年 * 月月度主要材料總采需求表 按材料的分類對需用訂立合同或者進行招投標采購的材料公司材料設備部組織簽訂購合同或進行材料設備的招投標工作。不滿足訂立合同或招投標要求的由采購員在擬定采購時間提前4 天填報材料申購匯

4、總表 (附頁 1)并根據公司采購審批流程上報公司進行審批采購。(2) 材料設備部每月在 * 項目 * 年 * 月月度主要材料采購計劃表編制時，根據各項目倉庫提供上月計劃材料實際采購統計數量填寫 * 項目 * 年 * 月月度采購計劃與實際采購情況對比表(附表五)并對差異較大項進行原因分析，總結原因。3.0 材料申購3.1. 申購程序(1) 有月度計劃的材料，項目部不用寫申購單，按2.0 執行。(2) 沒有月度計劃的材料，項目部應根據庫存情況和工程進展情況，常規材料提前4 天提交材料申購單 (附頁 2 ) ，生產周期長或者需要訂做的材料，根據實際情況提前申購。(3) 部分常用輔材， 可由倉庫根據庫

5、存情況及工程進展情況統一提交 材料申購單 ， 提前采購備用。(4) 材料申購單必須填寫清楚、完整，特別是材料名稱、規格型號一定要規范、統一，按倉庫入帳的統一名稱填寫，倉庫主管、項目經理應嚴格把關，如填寫不清楚，退回重新填寫。(5) 倉庫統計員填上累計進倉數后，經倉庫主管、項目經理審核后，由項目部倉管員負責匯總并交項目采購文員。(6) 采購文員、采購員接單后，應做好接收記錄。(7) 如因為特殊原因不能及時申購或又來不及審批的，必須由項目經理通知采購經理，采購經理安排采購；金額較大( 2000 元以上)的必須經過主管副總同意方可提前購買，采購部必須及時通知倉庫做好接貨準備。但事后必須補單并通過相關

6、程序審批。(8) 項目自行采購的，項目經理必須仔細審核申購單上的數量、單價，倉庫嚴格按項目經理審批的申購單收貨核對。4.0采購過程中確定供應商的分類4.1. A類材料：A 類材料指價值高、品種少、價格不易變動的材料，如土建主材、周轉材料、內外墻材料、水電材料、裝飾材料、大型工具等。A 類材料按招標程序采購。4.2. B類材料：B 類材料指品種雜、常用易耗品、價格變動快的材料以及A 類材料中不適合招標的材料，如鋼材、各種常用配套輔料、配件、面板開關、小百貨等。B 類材料按供應商評審、價格審核程序采購。4.3. C類材料：C 類材料指少量、低值材料。C 類材料不需進行供應商評審，僅需進行價格審核。

7、 C 類材料的價格審核只需審核是否符合一 般的市場價格水平，必要時可對采購價格進行定期或不定期抽查。5.0 供應商確定的基本流程5.1. 適合招標采購的A類材料，按采購招標管理規定執行，基本程序如下：(1) 項目部提交 * 項目工程主要材料總需求表 、 * 項目 * 年 * 月月度主要材料總需求表(2) 材料設備部根據審定后的 * 項目工程主要材料總需求表或 * 項目 * 年 * 月月度主要 材料總需求表擬訂相關材料的招標文件，并經相關權限人員審定。(3) 材料設備部向合格供應商發出招標邀請。(4) 材料設備部接受供應商投標文件，一般情況下不得少于3 家供應商投標。(5) 由材料設備部組織評標

8、小組評標，經相關權限人員批準，確定中標單位。(6) 由材料設備部組織采購合同評審，并經相關權限人員審定。(7) 由主管副總(或授權材料設備部經理)簽訂采購合同。(8) 項目部提交申購單 。(9) 合同預算部審核采購數量，審批權限外的須報主管副總審批。(10) 材料設備部根據采購合同及審批后的申購單執行采購。5.2. 不適于招標采購的部分A類材料及B類材料，按供應商、價格、合同評審程序采購，基本程序如下：(1) 項目部提交 * 項目 * 年 * 月月度主要材料總需求表或申購單 。(2) 由材料設備部組織供應商(一般情況下不得少于3 家)評審、價格談判、合同評審、合同談判，并經相關權限人員審定。(

9、3) 由主管副總(或授權材料設備部經理)簽訂采購合同或簽定價格審批單。(4) 項目部提交申購單 。(5) 合同預算部審核采購數量，審批權限外的須報主管副總審批。(6) 材料設備部根據采購合同及審批后的申購單執行采購。5.3. C類材料采購作業基本流程(1) 項目部提交申購單 。(2) 由材料設備部根據實際情況自主聯系供應商，提供報價，并進行比價議價，填報比價議價表后上報審批。(3) 合同預算部審核數量及價格。合同預算部審核價格時，僅需審核其是否符合一般的市場價格水平，也可采用定期或不定期抽查的方式進行監控，一旦發現不合理價格，應及時通報公司處理。(4) 材料設備部根據審核后的數量、價格執行采購

10、。6.1 供應商資料管理基本流程6.1. 各地區項目分類建立供應商資料檔案，番禺材料設備部建立總供應商資料檔案。6.2. 供應商資料檔案的建立(1) 各地區項目采購員和采購文員積極收集供應商資料并對各供應商填報 供應商資料檔案表 (附表六)歸類整理成冊。(2) 根據 5.0 確定或評審為合格的供應商，各地區項目采購員和采購文員每個季度應按合格供應商再評審表 (附表七)對其進行重新評審一次，并更新其資料檔案。(3) 各地區項目統一整理該地區項目的供應商資料備留一份后送公司材料設備部一份以作備案用。6.3. 各地區項目采購員和采購文員應定期收集主要采購材料的市場價格信息，并填報主要材料市場價格信息

11、表(附表八)，建立規范公司材料價格體系。信息價格應及時更新并上報公司材料設備部備案。6.2 采購基本程序7.1. 關于采購價格確定的詳細說明(1) 對于采用招標方式采購的 A 類材料，應根據公司的招標管理規定 ，由采購經理組織，經評標小組及主管領導通過評標的方式確定采購價格，作為采購的依據。(2) 對于不適合招標的 A 類及 B 類材料，應根據公司的供應商管理規定 ，由采購經理、審價小組在優良及合格供應商范圍內，選擇供應商(一般不少于3 家)進行報價、比價、議價，議價結果經合同預算部審核、主管副總審批后作為采購的依據。(3) 對于 C 類材料，由材料設備部自行組織供應商比價、議價，議價結果經合

12、同預算部審核后作為采購的依據。合同預算部審核價格時，僅需審核其是否符合一般的市場價格水平，也可采用定期或不定期抽查的方式進行監控，一旦發現不合理價格，應及時通報公司處理。(4) 對零星五金、配件、辦公用品等材料，正常情況下材料設備部以及各地區項目采購員要求(月結)供應商定期( 3 個月或半年)提供該供應商所供材料的統一報價(材料報價必須寫清楚各材料型號、規格、品牌等主要參數) ，材料報價報材料設備部一份，材料設備部對報價進行審議后報該地區項目倉庫一份作為收貨的依據。7.2. 關于采購合同的詳細說明(1) 對于A類材料，在確定供應商及采購價格后，由采購部根據合同管理規定組織相關部門進行合同評審、

13、合同談判，審定后由主管副總(或授權采購經理)簽訂，作為采購依據。(2) 對于B類材料，可根據實際情況以合同或已審核、議定過合格供應商所提供的報價單的作為采購的依據。(3) 對于C 類材料，盡量采用采購訂貨單(附表九)的方式。特殊情況，經采購經理批準，可采用口頭協議方式進行采購。(4) 根據材料特點，采購合同可以采用以下三種形式之一：定量、定價合同。定價合同，不限定數量、或僅限定數量范圍。只確定供貨商， 不定價格、或僅限定價格范圍， 最終價格在實際采購前通過報價、 比價、 議價、審價的方式確定。不限定數量、或僅限定數量范圍。(5) 合同正本由采購部保管，復印件分送采購員、倉庫、財務部、合同預算部

14、等相關部門及人員。7.3. 材料以及供應商的比價、議價程序（1） 人員分工采購人員分為兩組：詢價議價小組：主要負責新項目合格供應商收集、評定工作；大宗工程材料、鋼材、綠化苗木等報公司材料、大宗現購材料的詢價、議價、比價工作，各項目零星五金供應商報價的比價審核工作；供應商價格調整申報的市場調查分析上報工作；但一般不參加材料的采購工作。采購執行小組：主要負責采購工作，配合公司收集、提供供應商資源，協調項目部的材料申購工作，執行公司審批后的大宗材料、現購材料的采購工作以及項目部零星五金材料的采購、比價、報價資料收集整理等相關工作。（2） 具體工作流程大宗工程材料、鋼材、綠化苗木等報公司材料和大宗現購

15、材料：各采購文員在接到申購單后，與項目部采購員判斷大概申購金額后將報公司審批采購的大宗材料、現購材料的申購單、申購單匯總表以及比價表（免比價表） （附表十、表十一、表十二）相關供應商報價等盡快傳報公司詢價議價小組，在上報公司訓價小組過程中，項目部采購員應積極同項目現場進行溝通，將相關項目所需材料規格、參數等盡量了解清楚，同時相關采購員也要收集相關材料供應商信息并上報公司詢價議價小組；詢價小組在接到申購單后應立即根據相關采購員提供的相關規格、參數、注意事項以及相關供應商信息并結合詢價小組選取的供應商進行報價、比價、議價填寫比價表（免比價表）以及填報申購單匯總表報公司審批；審批過后，各項目部采購員

16、根據審批結果并根據項目實際情況進行采購叫貨工作。對各項目部自采零星五金、配件、辦公用品等材料，詢價小組在收集各地區采購員上報的月結零星五金勞保供應商統一報價后，并將各供應商的報價到公司進行統一比價議價并定出協商定出該段時間統一的供應價格并經公司審批后，將審批后報價表發放該供應商供應項目倉庫，作為驗收貨物核定交貨材料價格的標準之一。如遇到未曾有審批報價的，項目部采購員應與供應商進行協商并重新報公司審批。項目部采購員可根據項目實際情況進行叫貨，如遇月結零星五金材料供應商未有報價（或不能提供報價）的小額現購材料，項目部采購員可根據實際市場情況進行采購。對新開項目，詢價議價小組應同該地區項目采購員共同

17、積極收集相關供應商資料并對供應商進行價格審核、議定后報公司選擇。（3） 相關人員注意事項采購執行人員應對申購材料的實際需要規格、參數以及品牌了解清楚以便詢價議價人員更準確地進行詢價議價審批工作；同時詢價議價小組也應在審批后對采購執行人員進行相關議價過程中的注意事項進行交底，以便采購執行人員執行采購時產生不必要的誤會。7.4. 關于采購部執行采購的詳細說明（1） 審批后的 申購單 及 申購材料匯總表 、 簽訂后的 采購合同 統一交到采購文員處， 按 申購單交接記錄表做好相應的收發記錄后，根據采購經理的指令統一分發給相應采購員（異地項目復印一份給采購經理)，并將財務聯、合同預算部聯、倉庫聯及時分發

18、到相關部門，各部門應由專人接收簽名。采購文員應按申購單采購情況跟蹤表(表十三)做好采購進度跟蹤，如有采購員配合不到位、采購進度滯后或其它異常情況，應立即報告采購經理處理。(2)采購員根據審批后的申購單盡快下達公司統一的書面采購訂貨單，訂貨單須注明詳細的品種、數量、規格型號、價格、技術要求、交貨日期、交貨地點、項目名稱、其它要求，經采 購經理審核后傳真給相應供應商；異地項目采購訂貨單，由當地采購文員復核，簽名后傳真給相應供應商。(3)采購人員應要求供應商書面確認采購訂單內容并及時回傳，以防漏單。(4)特殊急用物品的采購或供應商無傳真報價的，經采購經理批準，可由采購部相關人員口頭通知 供應商送貨。

19、7.5. 供應商價格再審核程序(1)由于實際市場價格變動等因素，遇到供應商需用調整價格的，在供應商提交調(升)價報告后， 由詢價比價小組填報價格調整調查表(附表十四)上報公司領導審批。(2)詢比價小組根據實際市場調查情況以及公司收集整理的主要材料市場價格信息表對市場進 行分析并對價格發生降低的材料進行同供應商談判比較，重新確定新的價格。7.6. 關于倉庫收貨的詳細說明(1)材料驗收入庫的憑證是審批手續完善的申購材料匯總表、材料申購單及采購合同，收貨員必須核對相關入庫憑證才能收貨入庫。(2)采購辦公室在完成采購信息作業后，應及時將材料到達的各種信息通知倉庫管理員，做好收貨 準備。(3)材料到現場

20、后，倉庫人員根據材料驗收入庫憑證核對供應商所送材料的品種、規格、單價、數 量、外觀質量。同時要求倉庫必須有兩名以上倉庫人員共同參與驗收，并有倉庫主管復核。(4)現場大宗材料到達現場后，由兩名收貨員與項目施工主管或施工主管指定人員共同驗收、簽名，并有倉庫主管復核、簽名。(5)單項金額超過5000元的材料，還要求必須有項目經理或項目經理指定人員進行復核、簽名。(6)專業性較強或對質量要求較高的材料，倉庫管理員應要求用料部門指派技術員共同參與材料質 量的驗收并簽名確認。(7)對不符合要求的材料，應立即通知采購辦公室安排采購員辦理退換貨事宜。更換后的材料到場 驗收仍按上述程序辦理。(8)對于沒有申購單

21、或其它書面通知驗收的材料，倉庫人員一律予以拒收。(9)材料驗收無誤后，由參與驗收人員(倉庫至少2人)共同簽名確認，同時要求必須有倉庫主管簽名確認，存根聯由供應商保存，客戶聯由倉庫作為驗收入庫的原始憑證。(10)倉庫人員根據收貨原始憑證填制進倉單(附頁3)后，并在進倉單填上核對入庫憑證的編號，如：“已核申購單(合同)：NO:* "，同時也要將收貨憑證和進倉單一同交倉庫 統計員記賬后，傳遞給材料設備部作為付款憑證。7.7. 關于材料款申請及支付的詳細說明(1) 公司財務部對單文員每月初及時與供應商對上一月的帳，對帳時只需供應商傳真對帳清單(包括送貨單號、日期、總金額等) ，如沒問題雙方在

22、對帳清單上簽字確認即可。(2) 對賬無誤后，公司對單文員填寫費用報銷單 (附頁 4 )采購文員填寫材料付款申請表 (附表十五) ，后附上手續簽名完整的送貨單客戶聯、 進倉單對帳聯等資料，經采購經理、財務部經理復核、主管副總審批后安排付款，付款時財務部要求供應商提供正規稅務發票或收據。單據必須及時對賬、審批，下月必須完成上月對賬以及單據審批工作。(3) 公司對單文員編制供應商付款狀況計劃表 (附表十六)交材料設備部經理審核后交財務部計劃付款。(4) 對于現金采購材料，采購員根據審批后的申購材料匯總表或者采購合同等采購付款依據，填寫借支單 (附頁二)并附上相關采購付款依據，經材料設備部門經理、財務部經理審批后，由人事部文員交主管副總審批，獲批后到財務部進行借支，采購員保留第一聯(借款人聯)留采購材料、進倉驗收并填報費用報銷單審批完成后再到財務部進行沖抵借支。對支付定金的，采購員填寫支出證明單進行借支，借款手續同現金采購借支流程，報銷沖帳時應沖貨款中注明或抵扣調原