1、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)1 綜合檔案室設(shè)備設(shè)施一覽表參考方案 1 、庫(kù)房 1 檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開(kāi)但位置不能相距太遠(yuǎn)2 檔案庫(kù)房面積要求滿足單位檔案管理需要并有一定預(yù)留空間 20-30 年 3 檔案庫(kù)房要實(shí)現(xiàn)“三鐵”鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜架4 檔案庫(kù)房要達(dá)到“八防”要求防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物蟲(chóng)、霉、鼠等。 2 、設(shè)備 1 檔案盒 1996年以后使用無(wú)酸紙封底面、檔案盒2檔案柜架數(shù)量充裕而且質(zhì)量好？檔案柜架以能放A4規(guī)格的為好？檔案柜架數(shù)量要求能滿足今后 20-30 年左右發(fā)展的需要越充裕越好。 3 根據(jù)實(shí)際需要配備必要的管護(hù)設(shè)備序號(hào) 設(shè)備名稱(chēng) 推薦使用 使用

2、范圍 說(shuō) 明 1 直列式檔案密集架據(jù)實(shí)際選用 庫(kù)房 防火、防塵。 2 空調(diào) 據(jù)實(shí)際選用 庫(kù)房、辦公、閱覽 防潮、防高溫、防有害氣體。 3 抽濕機(jī)、排氣扇 據(jù)實(shí)際選用 庫(kù)房 防潮。 4 雙層 窗簾內(nèi)層普通窗簾布據(jù)實(shí)際選用 庫(kù)房、辦公、閱覽 防光、防高溫。 外層防紫外線窗簾布 5 鐵門(mén)、鐵窗據(jù)實(shí)際選用 庫(kù)房、辦公、閱覽 防火、防盜、防有害生物鼠等。 6 七氟丙烷氣體滅火 兩種同時(shí)選用 庫(kù)房 防火庫(kù)房?jī)?nèi)不能使用水劑滅火器。干粉滅火器辦公、閱覽、其它 防火庫(kù)房?jī)?nèi)不能使用水劑滅火器公共場(chǎng)所用消防栓水噴淋滅火系統(tǒng)。 7 溫濕 度計(jì) 雙金屬片式溫濕度計(jì)兩種之一 庫(kù)房 最好不要使用毛發(fā)溫濕度計(jì)因?yàn)椴惶珳?zhǔn)確且使

3、用年限短。 干濕球溫濕度計(jì)8 防 蟲(chóng) 藥 天然芳香中草藥 防霉驅(qū)殺蟲(chóng)藥 四種交替 輪流使用 庫(kù)房 多種交替輪流使用防止長(zhǎng)期使用同一種藥物致害蟲(chóng)產(chǎn)生抗藥性。 抗霉殺蟲(chóng)片 天然防蛀劑 中藥防蛀防霉劑 9計(jì)算機(jī)及適用的檔案管理軟件據(jù)實(shí)際選用 辦公10移動(dòng)硬盤(pán)80G以上 據(jù)實(shí)際選用 辦公 用于備份檔案數(shù)據(jù)目錄條目、電子文件。 11 復(fù)印機(jī) 辦公 可與綜合部合用不須單獨(dú)配置。 12 照相機(jī) 據(jù)實(shí)際選用 辦公 可與綜合部合用不須單獨(dú)配置。13 自動(dòng)號(hào)碼機(jī)長(zhǎng)城 42 型 辦公 打頁(yè)碼、件號(hào)用 14 8 位號(hào)碼印 據(jù)實(shí)際選用 辦 公 填蓋檔案盒背脊年度、備考表日期用 15 黑色印油、紅色印油及印臺(tái) 據(jù)實(shí)際選

4、用 辦公 弓箭牘 / 浙江 用于裁切紙邊、取齊頁(yè)邊、裁剪標(biāo)簽等。 2 16 平邊切刀省義烏市照相切刀總廠辦公17自動(dòng) 手鉆 電動(dòng)手鉆 日立牌HITACHI FD10SA辦公 用于裝訂過(guò)厚的檔案、檔案目錄、匯編等的打孔。日立牌比較靜音且質(zhì)量好。鉆咀3.5?、4? 18多用插座拖把3M據(jù)實(shí)際選用 辦公 用于電鉆使用時(shí)電線不夠長(zhǎng)時(shí)使用。 19 大鐵夾 20 個(gè) 據(jù)實(shí)際選用 辦公 用于裝訂時(shí)夾牢固定紙張。 20 白色棉線股扎或線球及穿針 據(jù)實(shí)際選用 辦公 用于裝訂過(guò)厚的檔案、檔案目錄、匯編等。用棉質(zhì)不用尼龍。 21 木砧板直徑約 30? 據(jù)實(shí)際選用 用于電鉆鉆孔時(shí)作墊板。 22 裝訂機(jī) 訂書(shū)機(jī) 普通

5、據(jù)實(shí)際選用 辦公 厚層 23 不銹鋼 訂書(shū)釘 6 ? 云南樂(lè)春天牌或其它 辦公 用于裝訂的檔案、檔案目錄、匯編等。歸檔文件必須用不銹鋼訂書(shū)釘。 13? 17? 24 起釘機(jī) 據(jù)實(shí)際選用 辦公 25 美工刀界紙刀及刀片 據(jù) 實(shí)際選用 辦公 26 直尺 據(jù)實(shí)際選用 辦公 27 剪刀 據(jù)實(shí)際選用 辦公 28 膠水 據(jù) 實(shí)際選用 辦公 29 雙面膠 1-4? 據(jù)實(shí)際選用 辦公 貼標(biāo)簽等用。 30 透明膠 據(jù)實(shí) 際選用 辦公 貼標(biāo)簽等用。 31 檔號(hào)章 1 套 據(jù)實(shí)際選用 辦公 檔號(hào)章包括文書(shū)檔 號(hào)章、文書(shū)歸檔改革檔號(hào)章、科技檔號(hào)章、會(huì)計(jì)檔號(hào)章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯?dāng)?shù)字粒、漢字粒 lt? 九

6、gt 、碳素或黑色印臺(tái)、紅色朱砂印臺(tái)等。 32 檔 案目錄柜全玻璃移門(mén)柜850W 420DX 1880H?江門(mén)華堡“ 7580全玻璃移門(mén)柜” 辦公、閱覽 亞光靜電噴塑乳白色全玻璃搪門(mén)內(nèi)分五層每層放A4 均可。用于存放檔案目錄、文件匯編、編研材料、全宗卷、圖書(shū)資料等。 33 辦公臺(tái)及椅子 據(jù)實(shí)際選用 辦公、閱覽檔案員檔案辦公及借閱時(shí)閱覽用。 34 電腦臺(tái)及椅子 據(jù)實(shí)際選用 辦公 檔案員檔案辦公用。35打印機(jī)HP激光打印機(jī)A4辦公 檔案 員檔案辦公、打印檔案目錄等用。36檔案整理工作臺(tái)及椅子 約2.4MX 1.2M據(jù)實(shí)際選用 辦公、閱覽 檔案員整理檔案用。 37 儲(chǔ)物柜 據(jù)實(shí)際選用 辦公、閱覽 用

7、于存放檔案室檔案借閱登記簿、溫濕度記錄簿、檔號(hào)章、棉線、裝訂機(jī)、訂書(shū)釘、印臺(tái)、自動(dòng)號(hào)碼機(jī)、印油、自動(dòng)手鉆、鉆咀、多用插座拖把、穿針、木砧板、起釘機(jī)、美工刀及刀片、直尺、剪刀、膠水、雙面膠、透明膠及其它小件檔案用品。 3 綜合檔案室設(shè)備設(shè)施參考圖案價(jià)格參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng)/ 規(guī) 格 參考價(jià)格 直列式檔案密集架700-1000 元/ 立方米防紫外線窗簾布30-50 元/ 米 七氟丙烷氣體滅火5-8 萬(wàn)元 / 套 干粉滅火器150-300 元/ 個(gè) 4 參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng) /規(guī) 格 參考價(jià)格 毛發(fā)指針式溫濕度計(jì)10-50 元/ 個(gè) 雙金屬片式溫濕度計(jì)30-250元/個(gè) 干濕球溫濕度計(jì)5-15

8、元/個(gè) 5 參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng) /規(guī) 格 參考價(jià)格天然芳香中草藥防霉驅(qū)殺蟲(chóng)藥抗霉殺蟲(chóng)片 天然防蛀劑 中藥防蛀防霉劑 計(jì)算機(jī)及適用的檔案管理軟件2900元/套 移動(dòng)硬盤(pán)80G以上300-1000元/個(gè)6參考圖案設(shè)備設(shè)施名稱(chēng)/規(guī) 格 參考價(jià)格 自動(dòng)號(hào)碼機(jī)40-100 元/個(gè) 8 位號(hào)碼印 3-5 元/個(gè)黑色印油 紅色印油 7 參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng)/ 規(guī) 格 參考價(jià)格 印臺(tái) 平邊切刀90-150/ 張 自動(dòng)手鉆 200-300 元/個(gè) 8 參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng)/規(guī) 格 參考價(jià)格大鐵夾 20個(gè) 1-4 元/個(gè) 白色棉線股扎或線球及穿針 1-3 元/ 扎 木砧板直徑約 30?10-50 元/ 個(gè)

9、 不銹鋼訂書(shū)釘 4-6 元/ 盒 裝訂機(jī)訂書(shū)機(jī)5-30 元/ 臺(tái) 9 參考圖案 設(shè)備設(shè)施名稱(chēng)/ 規(guī) 格 參考價(jià)格 檔號(hào)章 1 套 50-100 元/ 套 檔案目錄柜全玻璃移門(mén)柜850W 420DX 1880H? 700-800 元/ 套 SK-6-9 十五門(mén)儲(chǔ)物柜 950W 420DX 1880H700-800 元/套 10 檔案室建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn) 一、檔案室建設(shè)指導(dǎo)原則安全、實(shí)用、方便。 二、檔案室位置檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。 一平房作檔案室的位置應(yīng)在辦公室附近要高于周?chē)貏?shì)。 二樓房作檔案室的一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。 三、檔案室用房一般要求

10、檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開(kāi)。 四、檔案室?guī)旆砍兄貥欠孔鳈n案室的樓板承重必須達(dá)到檔案庫(kù)樓面均布活荷載應(yīng)為 5KN/m2采用密集架式不應(yīng)小于12KN/m2五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾媒ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥架。 檔案庫(kù)房在布置櫥俱時(shí)應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測(cè)設(shè)備的空間。 主通道凈寬不小于1m。 兩行裝具間凈寬不小于0.8m 裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。裝具背面與墻的間隔不小于0.1m裝具頂端與大棚間隔不小于0.5m。六、檔案室的防護(hù)設(shè)施檔案室應(yīng)具備防火、防水潮、防高溫、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。 一防火 檔案室嚴(yán)禁煙火嚴(yán)禁使用明火照明要在明顯處標(biāo)識(shí)“嚴(yán)禁煙火”

11、警示牌。 1 、檔案室用電動(dòng)力負(fù)荷采用380V 三相供電照明負(fù)荷采用220V 單相供電。2、線路鋪設(shè)必須為暗線且根據(jù)要求選用線材開(kāi)關(guān)、插座必須符合安全要求。 3 、獨(dú)立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。4、照明燈具直選用40W或60WM白色白熾燈并加裝防爆罩。 5 、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑滅火器材存放位置要方便取放不應(yīng)放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)已到保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)更換。 6 、檔案室要配備手電筒以備停電時(shí)使用嚴(yán)禁明火照明。 二防潮水、防高溫檔案室溫度一般控制在14-24? 相對(duì)濕度為 5065。 1 、檔案庫(kù)房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。 11 2 、檔案庫(kù)房在平房或一樓的應(yīng)配備除濕機(jī)。 3 、檔案庫(kù)房

12、不宜安裝水氣暖上下水管道禁止通過(guò)檔案庫(kù)房。 4 、有條件的檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)。 三防盜 檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門(mén)安全保管鑰匙。建議安裝防盜報(bào)警裝置。 四防蟲(chóng)、防鼠 1 、檔案庫(kù)房要及時(shí)投放防蟲(chóng)藥物推薦使用電子殺蟲(chóng)儀。 2 、檔案室禁止存放食物要安置一定數(shù)量的防鼠盒及時(shí)投放滅鼠藥物。 五防有害氣體檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū)周?chē)锌諝馕廴镜臋n案庫(kù)房門(mén)窗要進(jìn)行密封處理。 六防光 1 、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。 2 、檔案庫(kù)房窗戶要有紅黑兩色窗簾避免陽(yáng)光直射檔案。七防紫外線檔案庫(kù)房要使用白熾燈禁止使用日光燈。 八防磁輻射對(duì)錄音、錄像、唱片、光盤(pán)、軟盤(pán)等磁記錄檔案建議配備防磁柜要定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。七、檔

13、案閱覽室要標(biāo)識(shí)檔案管理、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等制度。 八、使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位計(jì)算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。 12 對(duì)基層數(shù)字檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)思考摘 要 : 數(shù)字檔案室建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然要求是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)也是檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)的新的重要內(nèi)容數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容是 : 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)提供“查檔到桌面”的目標(biāo)。應(yīng)建立數(shù)字檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和統(tǒng)一的利用平臺(tái)采取有效措施推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要符合技術(shù)規(guī)范、掃描文件與目錄掛接要加強(qiáng)核對(duì)、數(shù)字檔案要做好備份。 關(guān)鍵詞數(shù)字檔案室 建設(shè)內(nèi)容 實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 基本做法 技術(shù)關(guān)鍵 為

14、加快檔案信息化建設(shè)步伐推進(jìn)基層單位數(shù)字檔案室建設(shè)促進(jìn)各鎮(zhèn)、機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。 2006年市檔案局在全市開(kāi)展了數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作。通過(guò)一年的實(shí)踐有25 家檔案室成為數(shù)字檔案室試點(diǎn)合格單位。其中全市11 個(gè)檔案室都完成了試點(diǎn)任務(wù)所有合格單位的室藏永久、長(zhǎng)期文書(shū)檔案全部進(jìn)行了全文數(shù)字化。數(shù)字檔案室的建設(shè)使這些單位的查檔實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)查詢(xún)和直接打印大大提高了工作效率和檔案的查全率查準(zhǔn)率有的單位還通過(guò)局網(wǎng)絡(luò)發(fā)布使每個(gè)工作人員都能在自己的計(jì)算機(jī)上查閱本單位公開(kāi)的檔案實(shí)現(xiàn)了“查檔到桌面”。試點(diǎn)工作為在我市全面推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)開(kāi)了個(gè)好頭提供了經(jīng)驗(yàn)同時(shí)也為加快數(shù)字檔案館建

15、設(shè)實(shí)現(xiàn)“館室一體化”打下了基礎(chǔ)。 開(kāi)展基層數(shù)字檔案室建設(shè)剛剛開(kāi)始各地的做法、進(jìn)展不一因此筆者就數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作中遇到的一些問(wèn)題提出來(lái)供同行一起思考與商討: 一、數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案信息化的必然要求1 、數(shù)字檔案室建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然要求是檔案信息化建設(shè)實(shí)施計(jì)劃中的一項(xiàng)重要內(nèi)容是建設(shè)數(shù)字檔案館的組成部份。數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)加快基層單位數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐、促進(jìn)各基層檔案室的檔案信息化進(jìn)程更好地為 13 經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)有著重要意義。 2 、上級(jí)檔案部門(mén)已把檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目列入規(guī)范。檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)檔案數(shù)字化作了具體要求并作為等級(jí)申報(bào)的必備條

16、件如省一級(jí)的必備條件之一是“室藏檔案全部建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。其中文書(shū)、照片、錄音、錄像檔案全部建立起文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)”還把當(dāng)年歸檔文件的數(shù)字化作為必備條件特二級(jí)的必備條件之一是“檔案利用現(xiàn)代化。至少近三年的非涉密的永久、長(zhǎng)期文書(shū)檔案在局域網(wǎng)中實(shí)現(xiàn)全文檢索”特一級(jí)的必備條件之一是“檔案數(shù)字化工作2 萬(wàn)卷以?xún)?nèi)數(shù)字化率應(yīng)達(dá)室藏量的 102-5 萬(wàn)卷的數(shù)字化率應(yīng)達(dá)室藏量的 55 萬(wàn)卷以上的應(yīng)達(dá)室藏量的3”。因此我們檔案室目標(biāo)管理要更上一層樓在檔案數(shù)字化工作上必須下大力氣。 3 、從檔案接收來(lái)看數(shù)字檔案館的建設(shè)將要求在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)要移交檔案全文電子數(shù)據(jù)。因此檔案館進(jìn)館序列單位特別是機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室開(kāi)展

17、檔案數(shù)字化是也是檔案業(yè)務(wù)的要求和趨勢(shì)。 二、數(shù)字檔案室建設(shè)的工作任務(wù)和內(nèi)容數(shù)字檔案室建設(shè)的工作任務(wù)主要是完成室藏檔案永久、長(zhǎng)期檔案的全文數(shù)字化。目前數(shù)字檔案室建設(shè)剛剛起步其檔案數(shù)字化的范圍以文書(shū)檔案為主有條件的單位可以擴(kuò)展到業(yè)務(wù)檔案和照片檔案等其它檔案或根據(jù)需要對(duì)短期檔案進(jìn)行數(shù)字化。 數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容是: 1 、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建成室藏各類(lèi)檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體檔案和專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)檔案。根據(jù)需求建立人事任免、職稱(chēng)評(píng)定、榮譽(yù)檔案專(zhuān)題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等。 2 、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。主要指對(duì)室藏永久、長(zhǎng)期檔案常用、珍貴檔案和有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案進(jìn)

18、行數(shù)字化包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、多媒體檔案等。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建14 設(shè)內(nèi)容不僅僅是局限于檔案還可以包括編研成果材料、有關(guān)業(yè)務(wù)檔案。 3 、數(shù)字檔案和電子檔案的接收、保管、利用。對(duì)加工接收的數(shù)字檔案或電子檔案實(shí)行網(wǎng)上移交和接收不具備網(wǎng)上移交的采用刻錄光盤(pán)移交建立科學(xué)安全的保管存儲(chǔ)體系。實(shí)施網(wǎng)上查檔工程提供“查檔到桌面”的服務(wù)。 4 、做好電子文件的歸檔。一是在政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行的文件。檔案部門(mén)將政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行的電子文件通過(guò)接口接收到檔案局的服務(wù)器上各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各機(jī)關(guān)到年底通過(guò)政務(wù)網(wǎng)檔案局電子文件中心將本單位一年在政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行的電子文件導(dǎo)入自己的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行年度歸檔二是做好其它文件的電子文件歸檔。主要是上級(jí)或

19、其它機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的未在政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行的文件要即時(shí)掃描轉(zhuǎn)換成電子文件待年度歸檔時(shí)一并歸檔對(duì)平時(shí)形成的未在政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行的文件也要保存好電子文件數(shù)據(jù)同樣在年度歸檔時(shí)一并歸檔。最終每年形成有多少紙質(zhì)檔案照片檔案、音頻視頻檔案就有與其對(duì)應(yīng)的電子文件檔案。 三、數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)具備的基本條件和要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)1 、建設(shè)數(shù)字化檔案室要具備必要的軟硬件必須有檔案室單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件、掃描儀等。檔案人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力。檔案的全文掃描可以在檔案局信息技術(shù)部門(mén)指導(dǎo)下自己進(jìn)行也可以委托專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)字化加工單位整批進(jìn)行但加工單位必須是檔案主管部門(mén)認(rèn)定的具有一定資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)單位以確保檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量和

20、標(biāo)準(zhǔn)。 2 、建設(shè)數(shù)字檔案室要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)之一是實(shí)施網(wǎng)上查檔工程提供“查檔到桌面”的服務(wù)。基層檔案室實(shí)施檔案數(shù)字化后數(shù)據(jù)應(yīng)全部集中在檔案室的計(jì)算機(jī)上或本單位的服務(wù)器上。查閱檔案由檔案管理員直接在計(jì)算機(jī)上查閱、打印。有局域網(wǎng)的單位可將開(kāi)放的檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布使單位成員在自己的計(jì)算機(jī)上進(jìn)入數(shù)字檔案室界面查閱檔案和資料實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔的最終目標(biāo)。 15 3 、建設(shè)數(shù)字檔案室要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)之二是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的在線接收。進(jìn)館單位在室藏檔案數(shù)字化后應(yīng)將數(shù)據(jù)及時(shí)通過(guò)政務(wù)網(wǎng)向檔案館進(jìn)行移交和備份。使檔案館能提前擁有進(jìn)館單位室藏檔案的電子數(shù)據(jù)增加檔案信息資源更大范圍提供利用同時(shí)也為基層檔案室做好數(shù)據(jù)備份防止數(shù)據(jù)丟失。檔案

21、館還可以發(fā)揮硬件優(yōu)勢(shì)為不進(jìn)館的單位保存數(shù)據(jù)提供備份服務(wù)。 四、數(shù)字檔案室建設(shè)的基本做法1 、要把數(shù)字檔案室建設(shè)列入當(dāng)?shù)貦n案信息化建設(shè)的規(guī)劃之中作為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容采取切實(shí)可行的措施來(lái)實(shí)施。如檔案局把值蛋室建設(shè)作為近兩年重點(diǎn)工程來(lái)抓列入了市文明委組織的機(jī)關(guān) 28 個(gè)部門(mén)對(duì)各鎮(zhèn)的“新風(fēng)杯”綜合考核的之中在全市檔案年度執(zhí)法、業(yè)務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)中也把數(shù)字檔案室內(nèi)容占百分考核的 20 來(lái)進(jìn)行考核有效地推進(jìn)了數(shù)字檔案室建設(shè)。 2 、抓好調(diào)研發(fā)動(dòng)確定數(shù)字檔案室試點(diǎn)單位。我們確定了第一年進(jìn)行試點(diǎn)第二年全面推開(kāi)的工作思路。通過(guò)印發(fā)試點(diǎn)工作通知召開(kāi)業(yè)務(wù)會(huì)議進(jìn)行發(fā)動(dòng)進(jìn)行調(diào)研指定試點(diǎn)單位和自行申報(bào)的方式使一些具備條

22、件的單位首先開(kāi)展數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作。 3 、實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)突破推動(dòng)試 點(diǎn)工作全面展開(kāi)。在確定了 28 家試點(diǎn)單位后我們組織試點(diǎn)單位到上海進(jìn)行學(xué)習(xí)參 觀和培訓(xùn)培訓(xùn)中印發(fā)了數(shù)字檔案室建設(shè)技術(shù)要求對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建 設(shè)和數(shù)字檔案的利用?三個(gè)方面從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行了規(guī)范并制訂了數(shù)字檔案室考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)使我市數(shù) 字檔案室建設(shè)從一開(kāi)始就比較統(tǒng)一規(guī)范便于利用和將來(lái)檔案館接收。與此同時(shí)加強(qiáng) 對(duì)自己進(jìn)行掃描的單位的技術(shù)指導(dǎo)做好掃描的技術(shù)、設(shè)備、人員準(zhǔn)備為委托加工的 單位提供掃描服務(wù)。4、建立利用平臺(tái)推進(jìn)數(shù)字檔案室的運(yùn)行。在試點(diǎn)工作中我們 設(shè)計(jì)制作了數(shù)字檔案室利用平臺(tái)內(nèi)容主要設(shè)檔案查詢(xún)、檔案室基本情況、全宗指

23、南、檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案制度、分類(lèi)方案、檔案匯編、利用效果、檔案宣傳等。在各單 位完成掃描任務(wù)后由市檔16案局統(tǒng)一安裝使用。使試點(diǎn)單位已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)查閱 檔案原文有的單位還通過(guò)局域網(wǎng)發(fā)布實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)。五、數(shù)字檔案室建設(shè)中應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)1、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要符合技術(shù)規(guī)范。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的結(jié)構(gòu)和格式必須在本地 執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)范。基層檔案室的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)按照江蘇省檔案局ltlt 文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式 gtgt進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)按國(guó)家規(guī)定的全文 文件格式tif、jpg、doc、txt。使檔案館在接收后的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)可讀、可供檢索、 可導(dǎo)入本館數(shù)據(jù)庫(kù)。2、檔案管理軟件要統(tǒng)一。這是數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)和業(yè)

24、務(wù) 保證特別是對(duì)進(jìn)館單位尤其重要。常熟市機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)場(chǎng)和大部分事業(yè)單位在幾年前都 已普遍采用了統(tǒng)一的檔案管理軟件軟件已經(jīng)按照上述規(guī)范做好了數(shù)據(jù)庫(kù)格式檔案室 基本上實(shí)現(xiàn)了文檔一體化為數(shù)字檔案室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。3、掃描文件數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)掛接要加強(qiáng)核對(duì)。文件掃描后的數(shù)據(jù)要與目錄數(shù)據(jù)進(jìn) 行掛接才能真正建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行利用。掛接有專(zhuān)門(mén)的軟件可以應(yīng)用速度相當(dāng) 快。但在實(shí)際操作中差錯(cuò)較大不僅影響了利用而且找錯(cuò)修改相當(dāng)困難。因此采取人 工掛接方式對(duì)照文件目錄逐條逐頁(yè)進(jìn)行在掛接時(shí)不僅確保目錄與掃描文件的正確對(duì) 應(yīng)而且對(duì)著錄的文件目錄同時(shí)進(jìn)行了校對(duì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正避免利用中出現(xiàn)文不對(duì)題的情況。 4 、數(shù)字檔案要做好備份。檔案室對(duì)已經(jīng)建立好的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù) 不能單獨(dú)保存的計(jì)算機(jī)中應(yīng)建立科學(xué)安全的保管存儲(chǔ)體系及時(shí)做好備份。備份的方式可以另外保存在服務(wù)器或比較安全的計(jì)算機(jī)中并再刻錄成光盤(pán)等耐久性載體進(jìn)行雙份保存。同時(shí)檔案館在幫助基層檔案室數(shù)字化加工后應(yīng)對(duì)進(jìn)館單位的數(shù)據(jù)及時(shí)利用存儲(chǔ)系統(tǒng)和磁帶機(jī)進(jìn)行備份對(duì)其它單位可以提供備份服務(wù)。 17 建立檔案室的基本要求是什么 一、各檔案庫(kù)的建筑及技術(shù)參數(shù)1 、各館室的最小面積應(yīng)能容納目前各資料存放還必須考慮一 ？姆？箍占?xì)铮?、地板承重最大容量為1240公斤/平米采用