1、集團檔案管理制度編號：YH-P1-XZ03版號：A/0頁碼：第 14 頁 共 14 頁檔案管理制度編制集團行政端口日期審核李霆、陳明禾日期批準集團流程審批小組日期2010.04修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人141 總則1.1目的1.1.1公司檔案系指集團總部及各地區公司自成立以來，在經營管理過程中形成的各種對公司有保存價值的紙質文書，電子文件，圖表、帳冊、軟件、專利、實物、聲像資料等不同形式的歷史記錄。1.1.2為了使公司的重要文件資料能科學及時分類整理，歸檔保管、有效地傳遞和利用，充分發揮各類檔案在公司經營管理中的信息導向作用，提高檔案管理的質量與效率，特制定本制度。1.2

2、 管理原則1.2.1檔案文件實行從收集到永久保存或銷毀全過程的管理1.2.2檔案以紙質文檔為主電子文檔為輔并相互結合的管理；1.2.3總部與地區公司檔案根據實際情況實行差異化的管理1.2.4檔案實行集中與分散相結合一般與專項相結合的管理；1.3適用范圍本制度適用于沿海集團總部及各地區公司的檔案管理。各專業公司應參照本制度訂立適合自身業務形態的檔案管理制度并執行。1.4管理的內容1.4.1檔案管理包括檔案的收集、登記、整理、歸檔、分類、編號、立卷、保存、借閱、統計、鑒定、銷毀等全過程的管理。 1.4.2公司各級管理人員以及各位部門,每位員工都有參于檔案管理的義務，都有確保檔案的真實性，

3、完整性，完好性的工作責任。 1.5管理部門1.5.1總部行政端口承擔全集團檔案管理的職能，主要負責指導總部各職能部與地區公司的檔案管理，督促檢查檔案管理制度的執行；1.5.2地區人力部是地區公司的主要檔案管理部門，負責對地區公司除專項檔案之外的所有檔案的管理工作；1.5.3總部檔案管理分工：總部財務端口負責總部的會計專項機要檔案管理；總部人力端口負責總部的人事專項機要檔案管理；董事會秘書負責董事會專項機要檔案管理；總部行政端口負責總部除專項機要檔案之外檔案的管理工作；1.5.4地區公司檔案管理分工： 地區財務部負責會計專項機要檔案的管理；地區人力部負責人事專項機要檔案的管理；地區獨立

4、董事負責地區決議機構專項機要檔案的管理；地區人力部負責除上述專項機要檔案外所有檔案的管理。對屬于政府檔案主管部門要求提交的與項目開發建設有關的檔案，在項目開發為結束前，暫由各分管部門按照規范立卷保管，在當期項目工程完成后統一移交到地區檔案室存檔。2. 管理職責2.1集團總部檔案管理職責 2.1.1總部行政端口設專人對總部檔案室進行管理，負責總部除專項機要檔案外檔案的管理工作，并承擔相關管理制度的建設工作；2.1.3集團總部各部門均設立一名兼職檔案管理員，負責收集本部門有存檔價值的文檔資料，并定期移交集團總部檔案室。2.2地區公司檔案管理職責2.2.1地區人力部負責設專人對地區檔案室和圖書閱覽室

5、進行管理，負責地區公司除專項機要檔案外檔案的管理工作，并檢查指導各部門兼職檔案管理員的工作。2.2.3地區公司各管理部門均設立一名兼職檔案管理員，負責收集本部門有存檔價值的文件資料，并定期移交地區檔案室。2.3專項檔案管理職責2.2.1總部財務部和地區財務部須指定人員兼職負責會計專項機要檔案的管理。具體管理要求見會計專項檔案管理實施細則。2.2.2總部人力部和地區人力部須指定人員兼職負責人事專項機要檔案管理。具體管理要求見人事專項檔案管理實施細則。2.2.3地區投資部，設計部，工程部、市場部應按所在城市檔案主管部門對項目開發建設檔案的要求收集和整理檔案。檔案的歸檔范圍、立卷要求以及驗收移交標準

6、都必須滿足建設部和所在城市檔案主管部門的管理規范。2.4檢查與監督2.3.1集團檔案室/地區檔案室每年須安排一次檔案整理與清理，并形成檢查報告備查；2.3.2集團風控審計部負責對集團各單位執行檔案制度狀況有進行例行審計檢查的權力；2.3.3地區獨立董事有根據制度規定對地區檔案管理工作進行監督和檢查的權利。3. 文件存檔范圍3.1總部專業與職能管理存檔范圍（包括不限于）3.1.1綜合管理：集團公司法人報批及政府審批文件；各地區項目公司成立時，政府及相關管理部門的批件；董事會及股東會議紀要；集團會議文件及會議紀要；集團戰略管理及政策文件；與集團管理有關的請示、報告、批復文件、信函等，對集團管理有存

7、檔價值的文件資料。3.1.2專業管理：各專業管理統計報告及數據資料；各專業職能管理部門針對地區進行計劃、成本、營銷、采購、工程、資金、合同等分專業管理而產生的請示、報告、內部管理批復文件、信函等；對總部專業管理有存檔價值的文件資料。3.1.3職能管理：各職能管理統計報告及數據資料；各職能管理部門針對地區進行人力資源管理、企業文化管理、績效考核管理、財務管理、法人法務管理、品牌建設、行政管理、制度與流程管理及有關的請示、報告、批復文件、信函等；對總部職能管理有存檔價值的文件資料。3.2地區公司經營與管理存檔范圍（包括不限于）3.2.1項目建設方面：與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和

8、現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。工程文件的具體歸檔范圍參見建設部建設工程文件歸檔整理規范。3.2.2經營管理方面：與經營決策、計劃、成本、營銷、采購、工程、資金、合同協議及有關的請示、報告、內部管理批復文件、信函等，對地區或項目有存檔價值的文件資料。3.2.3職能管理方面：與人力資源管理、財務管理、法人法務管理、行政管理及有關的請示、報告、批復文件、信函等，對地區或項目有存檔價值的文件資料。3.2.4綜合管理方面：項目公司法人報批文件；公司董事會紀要；地區或項目會議文件；政府及相關管理部門批件；集團戰略管理及政策文件；與品牌建設、企業文化管理、制度與流程管理等

9、有關的請示、報告、批復文件、信函等，對地區或項目有存檔價值的文件資料。4 文件存檔管理規定4.1文件的收集和登記4.1.1當一項工作完成后，經辦人員應將該項工作所形成的屬于存檔范圍的文件資料進行系統整理，及時交給部門兼職檔案管理員保管或登記。如預計今后還可能會用到該文件資料的，可拷貝復印一份備用，而將文件資料的原件存檔4.1.2各部門兼職管理員至少每半月應提示本部門員工提交應存檔的文件資料，并對收集到的文件資料進行登記和編號（部門文件流水號）。對今后可能會用到的的文件資料可以進行拷貝復印，形成本部門的檔案。4.2文件的鑒別和編號4.2.1每月初總部或地區公司的各兼職檔案管理員應向所在的總部或地

10、區檔案室管理員提交本部門上月的檔案收集登記表。4.2.2檔案室管理員收到各部的檔案收集登記表后，應對照文件存檔范圍逐一鑒別各部門收集的文件資料是否屬于應存檔的，并對屬于應存檔的文件按照編號規則進行編號。4.2.3存檔文件分為“項目開發建設檔案文件”和“內部經營管理檔案文件”兩類，其檔案編號按年設置四位數的流水號。其中每一年的“項目開發建設檔案文件”的編號都從“年份+P0001”開始，“內部經營管理檔案文件”的年登記編號從“年份+N0001”開始；并依次順推。如“2010P0001”，“2010N0001”。4.2.4存檔文件編號后應分別登入文件總目錄登記薄。文件總目錄登記薄按年度設置。并分為“

11、項目開發建設檔案文件登記薄”（按政府要求建檔的內容）和“內部經營管理檔案文件登記薄”進行分別登記。項目開發建設登記本代碼用“P”代表以項目為緯度的管理文件，內部經營管理登記本代碼用“N”代表以內部業務、專業與職能為緯度的管理文件。4.3文件的整理與預立卷4.3.1檔案室管理員在完成文件資料的鑒別、編號和總目錄登記后，應及時將各部門的月度檔案收集登記表返還給各部門；由各部門兼職檔案員按照返回后的檔案收集登記表中的標記，對該存檔文件進行整理、編號和預立卷。4.3.2整理檔案的原則為：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。 4.3.3.歸檔文件的整理單位為“件”。

12、“件”的含義為：（1）是單份文件的，一份文件為一件；（2）是各種報表、名冊、圖冊、書刊的，一冊（本）為一件；（3）有正本與定稿的，應合為一件（4）有正件與附件的，應合為一件；（5）有轉發文與被轉發文的，應合為一件（6）有文件處理單（表）與被處理文件的，應合為一件；（7）有來文與復文的，應合為一件，但如果分屬不同年度的可分開歸檔。4.3.4整理檔案文件的要求是：（1）中文橫寫或外文文件以左方裝訂為原則，中文直寫文件則以右方裝訂為原則；（2）左方裝訂文件及其附件，均應對準左上角，右方裝訂文件及其附件，均應對準左右上角，理齊釘牢；（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整

13、齊劃一；（4）立卷存檔人應按照一定的規律排列卷內文件，保持文件的條理性，原則上要求：a）重要文件在前，次要文件在后；b）政策性文件在前，業務性文件在后；c）綜合性文件在前，專題性文件在后；d）正文在前；附件在后；e）結論性文件在前，調研性文件在后。4.3.3在文件、資料正式歸檔前，由各部門按照檔案立卷規則進行的立卷為預立卷。具體管理要求按檔案立卷管理實施細則執行。4.4文件的歸檔與點收4.4.1各部門每半年（6月和12月）向檔案室移交一次“內部經營管理檔案文件”，對需立即存檔的重要文件（如營業執照，實物文件等）可以隨時移交檔案室存檔。4.4.2各部門的“項目開發建設檔案文件”以項目開發期數為單

14、位，在該項目開發期的竣工備案完成后，陸續安排向地區檔案室集中點收歸檔。其中：1）銷售合同類文件檔案在完成當期銷售收款后集中歸檔；2）成本類文件檔案在完成竣工決算后集中歸檔；3）除上述兩類外的其他（投資、設計、工程、銷售類）文件檔案在當期項目竣工驗收后1-2個月內集中歸檔。4.4.3所有文件、資料歸檔時，檔案室管理員都須認真檢查點收，如發現文件、資料不完整或有短缺應立即追查原因，必要時可拒絕接收，直至文件資料達到完整無缺為止。4.4.4對于項目開發建設的文件資料歸檔，檔案室管理員須依據各地區所在地政府檔案主管部門制訂的檔案移交清單進行接收，并完整接收歸檔；4.4.5存入檔案室的文件資料，原則上必

15、須是正本文件，需存檔但又不能提供正本的文件，須由經辦部門負責人與負責檔案管理的部門負責人商定處理意見，并記錄在案；對不屬存檔文件范圍或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。4.4.6移交點收檔案時，移交方應編制移交文件目錄，雙方在對照移交文件目錄清后應簽字確認。各類存檔文件一般只需一式一份；但對重要的和會被頻繁使用的文件資料可按一式兩份或適當增加份數歸檔。4.5文件的分類與立卷4.5.1檔案的類別劃分規則為：（1）檔案在第一級劃分為“項目開發建設類檔案（P）” 和“內部經營管理類檔案（N）”。“項目開發建設類檔案（P）”指各地區公司開發的項目按照中國建設部及各地政府要求，按每個建設項目報建和

16、建設等事項順序建立設置的檔案類別；除了“項目開發建設類檔案（P）”外的檔案均歸入“內部經營管理類檔案（N）”（2）“項目開發建設檔案（P）”的第二級按開發項目的期數劃分類別。每開發一期定為一個二級類別；（3）“內部經營管理檔案（N）”的第二級分為：項目業務管理類，企業專業管理類，企業職能管理類，綜合管理類。其中：a）項目業務管理類別：指項目在開發中按投資與策劃管理、設計管理、營銷管理、工程管理、物業與客戶關系管理等而設置的業務檔案管理類別；b）企業專業管理類別：指公司專業管理運作中按計劃管理、資金管理、成本管理、合同管理、供應鏈管理等專業設置的檔案管理類別；c）企業職能管理類別：指公司職能管理

17、運作中按人力資源管理、財務管理、資訊管理、審計管理、行政管理等管理職能設置的檔案管理類別；d）企業綜合管理類別：指公司管理運作中按內部收發文、外部收發文，法人法務、品牌、綜合管理等設置的檔案管理類別。4.5.2檔案的立卷就是按照檔案的分類規則編制案卷目錄，并將檔案文件按照案卷目錄進行裝訂、編排、裝盒。4.5.3立卷應根據文件形成的規律，結合其他特征進行組卷。應把有密切聯系的文件組合在一起，以保持文件間的歷史和邏輯聯系，體現文件的保存價值，使案卷能正確反映企業經營管理活動的狀況和面貌。4.5.4填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。檔案的立卷應有封面、卷盒，對每

18、份案卷和卷盒應另建立文件目錄。文件目錄包括文件的名稱，檔案編號，頁數，密級，保管年限，存檔時間等4.5.5檔案立卷后應按照一定規律上架排列，以系統地體現企業經營管理過程，在需調閱檔案時能方便查找。文件立卷歸檔后，若發現還需補充立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。4.5.6一般情況，不同年份的文件不得放在一起立卷。對跨年度的請示與批復，應歸在復文的年份立卷；沒有復文的，放在請示的年份立卷；跨年度的文件，歸在形成文件的第一個年份立卷；跨年度的總結，放在形成文件的后一個年份立卷；跨年度的會議文件，歸在會議召開的年份立卷。4.5.7立卷時，應以A4（即210mm x 297mm）規格為標準，不足A4

19、規格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規格；立卷時應將檔案材料中的金屬物去掉；對因復寫而透底材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全；文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。4.5.8各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版、原件，并是清晰、完整的。4.6文件密級分類與確定4.6.1為了保護企業機密和便于檔案借閱管理，集團文檔將分為三類密級：（1）加密級（包括不限于）：如：董事會紀要、公司帳簿、集團財務報表、人事報表、審計報告

20、等；2）機密級（包括不限于）：如：企業營業性文件、政府報批報建文件、企業策略報告、企業盈利計劃、年度計劃、集團制度與流程、投資、營銷、工程等各類報表、各類正式合同、合同集團各類重大決策性會議紀要和記錄、設計圖紙等等；3）普通級（包括不限于）：如：一般性會議通知、工作計劃和工作報告、一般性會議紀要、往來溝通函件、企業宣傳性文件等等。4.6.2總部、地區的各存檔部門負責根據各自的文檔管理性質，如有需要可參照本規定密級規定形成制訂相關的作業細則，并報集團制度管理部門審核后實施；4.6.3檔案在立卷時，檔案保管人須依據已審批的檔案管理規則，確定和注明歸檔文件的密級，以便保管和配合借閱管理規定進行管理。

21、5 檔案保管和使用管理規定5.1檔案的保管與保護5.1.1檔案存放應有專室或專柜。檔案室要做到防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。檔案室內嚴禁吸煙5.1.2檔案室的檔案應分門別類按照檔案類別的編號及排列順序進行系統化管理。要嚴格按照其自然形成規律和內部的有機聯系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，。5.1.3總部和地區公司都要建立檔案管理臺，并認真做好檔案統計工作，對檔案的接收、調閱、整理、存放、鑒定、銷毀等情況進行嚴格登記，并以原始記錄為依據，做到準確、可靠。5.1.4每年檔案室都要進行一次全面的清理，發現檔案有破損、字跡褪色、載體

22、變質的應及時進行修補和復制。對過了保存期的檔案組織集中銷毀。5.2檔案的安全管理5.2.1總部和各地區設立檔案室應考慮所處的安全性，門窗要堅固。檔案須設專人負責管理，檔案室、文件柜的鎖匙應由專管人員掌握；5.2.2檔案管理員和檔案借閱利用人要樹立強烈的保密意識，雙方共同做好保密工作。如因泄密造成公司損失者，或因管理不善造成公司重要檔案文件丟失的，要依據情節輕重，按集團相關獎懲管理規定對責任當事人進行處罰。5.2.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。如需對有密級檔案進行復制，應經知識管理部總經理（在總部），或地區總經理（在地區公司）批準。5.2.4遇到外單位來調檔或閱檔時，由行政管理部門

23、總經理（總部）或地區總經理（地區公司）指定專人負責接待，答復提問和辦理所需材料。5.2.5員工調動或離職時，應先退還所借檔案，并在檔案室管理人員審查無誤并簽字后才能調離。檔案管理員調離，應由主管領導擔任監交人，并在辦理完檔案交接后，才能調離。5.3檔案的保存期限 總部與地區應在集團文檔保存年數作業指導表的基礎上確定各自文檔保存年數作業指導表，并報集團制度管理部門審核后發布實施。文檔的保存年限除政府有關法令（如：工程建設檔案管理）或集團特定政策外，原則上須按下列規定辦理：5.3.1永久保存：公司章程；政府機構核準文件；股東名冊；組織規章與原則；董事會及股東會記錄；公司獲名、獲獎文件及獎牌；不動產

24、所有權及其他債權憑證；項目工程建設檔案；土地及售房合約；財務報表及其他經核定須永久保存的文書；5.3.2 十年保存：會計憑證；策略報告；年度計劃與年度工作報告；項目預算與決算書及其他經核定須保存十年的文書；5.3.3五年保存：月工作計劃報告；期滿或解除之合同及協議書(除土地及售房合約) ，完結后的項目方案及其他經核定須保存五年的文書； 5.3.4一年保存：周工作總結及計劃；現金日報表，完結后的部門請示報告及其他結案后無長期保存必要的文書；5.3.5制度與流程由制度管理部門永久保存，使用部門視有效期間予以保存。5.4. 檔案的借閱管理 5.4.1任何人借閱檔案（包括文件、資料）都必須在檔案借閱登

25、記簿登記后方可借閱，檔案返還后還需在檔案借閱登記簿上登記，并由檔案管理員簽收。凡要借閱檔案，一律由檔案管理員到檔案室提取，不允許把鑰匙直接交給借閱人讓其自行到檔案室找取檔案文件。 5.4.2當公司員工借閱與其業務相關檔案是為普通密級的文件時，可以不經領導審批；但如果借閱的是機密文檔，尤其是在可閱讀權限之外的，在總部須經部門總經理批準，在地區需經地區總經理批準，如閱讀加密文檔，在總部須經知識管理部總經理批準，在地區需經地區總經理批準。5.4.3 加密文件只有各部門相關領導可以借閱，其他人員（指閱讀范圍內人員）只能在指定地方或檔案室閱讀。已立卷的檔案不許借出，只供在檔案室查閱；未立卷的文件及資料可以借出，但借出時間最多不能超過一周。如確因工作需要續借的，應按原審批程序辦理審批和登記；5.4.4檔案的借閱