1、XX化妝品有限公司程序文件受 控 號：修改日期：題目（Subject）： 文件和資料管理規(guī)程生效日期：批準(zhǔn)之日起 頁 數(shù)：編 制/日期審 核/日期批 準(zhǔn)/日期1. 目的本規(guī)程對公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、文件編號的申請、記錄管理等進行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實際工作中有效實施。2. 適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。3. 術(shù)語和定義參見ISO9000:2000之規(guī)定。4. 職責(zé)4.1 各部門按職能負責(zé)行使文件和資料的歸口管理工作，總經(jīng)理辦公室負責(zé)對各部門的文件管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督；各部門負責(zé)所起草文件和資

2、料的統(tǒng)一標(biāo)識、協(xié)調(diào)、發(fā)放、回收、銷毀等控制工作；4.2 各部門按其主管業(yè)務(wù)范圍負責(zé)有關(guān)公司文件的編寫/審核/批準(zhǔn)，負責(zé)貫徹執(zhí)行批準(zhǔn)發(fā)布的文件；4.3 各部門負責(zé)本部門記錄表格的審核、批準(zhǔn)和發(fā)放；4.4 各部門負責(zé)對本部門持有文件進行有效管理并保證其有效實施；4.5 各部門應(yīng)密切關(guān)注文件的執(zhí)行情況和反饋信息并及時組織修改；4.6全員執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題時，應(yīng)及時填寫信息反饋表交其部門負責(zé)人審閱后，由其傳送文件編制的責(zé)任部門。5.1.1 一級文件：質(zhì)量手冊；5.1.2 二級文件：程序文件；5.1.3 三級文件：作業(yè)指導(dǎo)書；5.1.4 記錄表格5.1.5 規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)a. 包裝材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)（包括

3、包裝材料通用標(biāo)準(zhǔn)、包裝物料產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等）；b. 化工原、輔料檢驗標(biāo)準(zhǔn)；c. 成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；d. 已備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；e. 工藝技術(shù)文件；f. 引用國家、行業(yè)或其它標(biāo)準(zhǔn)，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；g. 國家強制執(zhí)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；5.1.5.2公司外部參考標(biāo)準(zhǔn)（包括可收集到的國際、國內(nèi)先進標(biāo)準(zhǔn)，同行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）；5.1.6 顧客提供的文件和資料（包括圖樣）5.1.7 法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費者權(quán)益保護法等）。5.1.8 公司內(nèi)部各項管理規(guī)范、制度5.1.9 公司內(nèi)部各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。其中5.1.1-5.1.9所描述的文件為受控文件。5.2文件的編寫、審核和批

4、準(zhǔn)5.2.1.1品質(zhì)/技術(shù)部組織編寫質(zhì)量手冊管理規(guī)程、程序文件管理規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī)程、表格管理規(guī)程，對文件編寫的格式、文件內(nèi)容要求及表格格式等進行規(guī)定，并下發(fā)到各職能部門，同時組織各部門指定的文件編寫人員學(xué)習(xí)以上文件。5.2.1.2 各部門按照質(zhì)量手冊管理規(guī)程、程序文件管理規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī)程、記錄表格管理規(guī)程及本規(guī)程的相關(guān)規(guī)定進行文件編寫工作和表格的設(shè)制，編寫人員應(yīng)熟悉ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求和本文件所規(guī)定的內(nèi)容，對所編寫的文件的全面性、準(zhǔn)確性、符合性、適用性和有效性負責(zé)；5.2.1.3 對5.1.5.1所規(guī)定的公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì)/技術(shù)部組織編寫技術(shù)文件管理規(guī)程（或分別

5、制定標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程、工藝管理規(guī)程、配方管理規(guī)程等技術(shù)文件），由品質(zhì)/技術(shù)部按照本規(guī)程進行相應(yīng)文件的編寫工作。5.2.1.4 各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版，自行進行日常公文的起草、審核、批準(zhǔn)和傳遞工作。5.2.2 文件審核5.2.2.1質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件、管理規(guī)范由各責(zé)任部門經(jīng)理審核；作業(yè)指導(dǎo)書由各部門業(yè)務(wù)負責(zé)人審核；公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì)/技術(shù)部負責(zé)人審核；審核人對所審定的文件（包括所涉及的表格）進行簽名確認，同時要簽具審核日期；5.2.2.2 審核人對文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負責(zé)；5.2.2.3 當(dāng)文件涉及多個部門執(zhí)行時，由文件編寫部門組織相關(guān)部門對文件內(nèi)容進行會審

6、，會審人員對審定通過的文件進行簽名確認并簽具會審日期；5.2.3 文件批準(zhǔn)5.2.3.1質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件、管理規(guī)范由總經(jīng)理/管理者代表批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書由各部門負責(zé)人批準(zhǔn)；公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表或指定人員批準(zhǔn)；表格隨文件的類別所規(guī)定的權(quán)限進行批準(zhǔn)，如涉及程序文件、管理規(guī)范的表格則由總經(jīng)理/管理者代表批準(zhǔn)，以此類推。5.2.3.2批準(zhǔn)人對文件所涉及的資源配置需要增加給予有效支持，對文件的可操作性及有效性負責(zé)。5.2.3.3公司所有質(zhì)量體系文件必須按照5.2.3.1的規(guī)定進行批準(zhǔn)，然后到品質(zhì)/技術(shù)部備案后才能下發(fā)實施；5.2.3.4所有文件經(jīng)規(guī)定的權(quán)限批準(zhǔn)時，批準(zhǔn)人必須簽署本人姓

7、名和批準(zhǔn)日期，否則視為無效文件，執(zhí)行部門有權(quán)拒絕執(zhí)行。文件標(biāo)識的內(nèi)容包括文件編號、受控狀態(tài)及文件的有效性標(biāo)識，以上所有標(biāo)識對該文件而言都是唯一的。5.3.1.1 公司內(nèi)部通用標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：l Q-企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)代號BB-公司代碼：GLxx化妝品有限公司（廣州工廠） SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠）LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）l XXX-順序號（001-999）l YYYY-年號（以自然年號為準(zhǔn)）5.3.1.2 一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號格式為BBDDAAATTXXXVV格式。 修正號（VV）順序號（XXX）部門下一級機構(gòu)（TT

8、）部門代號（AAA）文件類別（DD）公司代碼（BB）其中： BB公司名稱代號: GLxx化妝品有限公司（廣州工廠） SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠） LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠） DD文件類別（詳見附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號） AAA提出該作業(yè)指導(dǎo)書的部門 TT部門下一級機構(gòu)的編號（如車間、科、室等）可以是從0199之間的任何數(shù)字 XXX 順序號，可以是從000999之間的任何數(shù)字 VV 修正號，如是新作業(yè)指導(dǎo)書，則定義VV為00，作業(yè)指導(dǎo)書每修正一次，VV則遞增01，VV可以是從0099之間的任何數(shù)字。5.3.1.3 公文FE字（BBBB）XXX號其中

9、：l F-部門英文縮寫MG-總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部；MRK-銷售部；FIN-財務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部l E-公文種類簡稱，如：聯(lián)絡(luò)書簡稱為聯(lián)。l BBBB-公元年號l XXX-順序號5.3.2.1所有文件分為兩種狀態(tài)，即“受控”和“非受控”。所有文件必須標(biāo)識受控狀態(tài)，蓋藍色“受控”或藍色“非受控”章。印章格式如下：XX XX 文件管理專用章非受控XX XX 文件管理專用章受控/生效5.3.2.2所有受控文件只能為使用者在工作崗位上使用，一律不允許對外（包括公司內(nèi)與本崗位無關(guān)的人和公司外部）；非受控文件可以對外，但必須有發(fā)放登記，領(lǐng)取人需辦理相應(yīng)的

10、簽領(lǐng)手續(xù)。5.3.3.1所有文件必須到品質(zhì)部備案，并在文件封面加蓋文件管理專用章、同時對文件進行唯一編號方為有效。5.3.3.2若為作廢文件，由各部門回收，文件管理員加蓋紅色“作廢”章；印章格式如下：XX XX文件管理專用章作廢5.4文件發(fā)布、發(fā)放5.4.1所有質(zhì)量體系文件必須經(jīng)編寫人、審核人、批準(zhǔn)人簽名確認，報品質(zhì)/技術(shù)部備案對文件進行標(biāo)識后才能發(fā)布，否則視為無效文件；5.4.2所有質(zhì)量體系文件的發(fā)放由品質(zhì)/技術(shù)部文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到各部門文件管理員，各部門文件管理員按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中。5.4.3 所有管理文件由各部門文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到

11、相應(yīng)部門文件管理員，再按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中；5.4.4公司所有的文件管理員必須建立文件管理臺帳，發(fā)放文件時，要求文件領(lǐng)取人在管理臺帳上完成簽名及簽署領(lǐng)取日期手續(xù)；5.4.5 當(dāng)文件、資料有嚴重的損壞等不能正常使用時，使用部門應(yīng)申請更換，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后交回破損文件，由原始文件發(fā)放部門文件管理員用原件復(fù)印并完成標(biāo)識后按5.4.2和5.4.3規(guī)定發(fā)放，并在文件管理臺帳上注明補發(fā)原因；文件發(fā)放部門的文件管理員對破損文件加蓋“作廢”章并妥善保存；5.4.6當(dāng)使用部門丟失文件，使用者必須說明原因經(jīng)部門負責(zé)人核實后提出補發(fā)申請，然后按發(fā)放規(guī)定進行；5.5.1質(zhì)量體系文件、

12、資料需更改、更新時，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責(zé)人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù),將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總，提交品質(zhì)/技術(shù)部，再由品質(zhì)/技術(shù)部將需更改的信息傳達到文件的原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按5.2規(guī)定進行；5.5.2 管理文件需更改、更新時，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責(zé)人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按5.2規(guī)定進行；文件、資料更改的審批應(yīng)由原審批人或相應(yīng)職權(quán)的人

13、員進行，同時應(yīng)獲得原始審批資料。文件、資料更改批準(zhǔn)后，才允許發(fā)布。文件更改時注明更改標(biāo)記和更改生效時間，由品管部文件管理員按照5.4規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正后的文件、資料，同時回收原文件、資料并對回收文件進行“作廢”標(biāo)識。對重要更改還應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單”告知文件、資料使用人。5.6.1 各部門文件管理員必須控制現(xiàn)場的作廢文件、資料，所有使用現(xiàn)場不允許出現(xiàn)任何作廢的文件（包括已經(jīng)作廢但未標(biāo)識的文件）。作廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺帳”收回并記錄，進行“作廢”印章標(biāo)識；質(zhì)量體系文件由各部門文件管理員上交品質(zhì)/技術(shù)部文件管理員進行“作廢”印章標(biāo)識；絕不允許現(xiàn)場出現(xiàn)任何“

14、作廢”文件，以防誤用。5.6.3 各部門文件管理員每年的7月份匯總所有的作廢文件，統(tǒng)一填寫“文件銷毀申請單”，說明作廢及銷毀原因，報各部負責(zé)人審核后，需有兩人在場完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件管理員需填寫“作廢文件留用申請單”，經(jīng)各部負責(zé)人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢銷毀的文件都必須保留2份作為歷史檔案以備查。5.7文件保管、復(fù)制、貯存、歸檔5.7.1 文件管理員對文件的管理必須建立文件管理臺帳，文件的收、發(fā)、銷毀、更改的信息都必須在臺帳上進行登記。5.7.2 文件的復(fù)制者必須申請，填寫文件復(fù)制、補發(fā)申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由文件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原

15、件進行復(fù)制，任何單位和個人不得隨意復(fù)制任何文件，所有文件上只允許原始的文件管理專用章出現(xiàn)，而不允許有任何復(fù)印的文件管理專用章出現(xiàn)，否則視為違規(guī)。5.7.3文件的使用者和管理者對于所有文件都必須妥善保存，確保文件完好，并注意保密工作，不得隨意借與他人進行復(fù)制。5.7.4所有文件的原件都必須統(tǒng)一由各部文件管理員進行歸檔管理，文件管理員建立相應(yīng)的文件檔案，并有適宜的環(huán)境條件以保證歸檔的文件保持完好，符合國家規(guī)定的檔案管理要求。5.7.5文件管理員必須堅持原則，認真管理好所有文件，確保文件的有效性，同時應(yīng)注意保密工作，不得將文件任意復(fù)制和傳播。本公司所有文件所采用的媒體可以是計算機軟件、軟盤、光盤和書

16、面文件，在目前公司MIS系統(tǒng)不健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時完成簽名手續(xù)。7.2文件更改申請、審批表7.5文件復(fù)制、補發(fā)申請表ISO9001：20009.1附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號。附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號AAATTDD800-總經(jīng)理辦公室 0001-經(jīng)營決策02-市場調(diào)研03-產(chǎn)品銷售04-廣告宣傳05-售后服務(wù)06-資金管理07-價格管理08-會計管理09-統(tǒng)計工作10-審計工作11-外事工作12-程序文件13-作業(yè)指導(dǎo)書14標(biāo)準(zhǔn)表格15-質(zhì)量記錄16-計量檢測17-儀器設(shè)備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓(xùn)20-人事管理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓(xùn)24-后勤管理25-行政事務(wù)26安全保衛(wèi)27-計劃調(diào)度28-車間管理29-安全管理30-