1、 公司檔案管理制度參考范本撰寫人：_日 期：_公司檔案管理制度參考范本一、目的為了規范公司檔案管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門檔案管理。三、檔案管理機構的設置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、行政部行政助理崗兼任檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設兼職

2、的資料管理員，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。四、檔案分類（一）檔案質量1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、熱敏紙等。破損的檔案文件要進行修復處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。5、檔案盒封面應注明立

3、卷人，審核人，立卷時間。（二）立檔1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度_請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。（三）分類1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目

4、等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內_文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。（5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；（6）_類：辦公例會紀要等（五）檔案編號1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制檔案登記目錄表，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不得任意修改，如確有修改必要，應事先_討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，報總經理審核批準后方可修改。3、公司檔案員負責對

5、各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。五、檔案歸檔及保存（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。（二）歸檔的同類文件資料在卷內應分別裝訂。（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）_規程及辦事細則（4）董事會及股東會記錄（5）財務報表（6）政府機關核準文件（7）不動產所有權及其他債權憑證（8）工程設計圖（9）公司規章制度（10）預算、決算書類（11）會計憑證（12）事業計劃資料（13）期滿或解除之合約（14）其他文書（三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。（四）歸檔的文件資

6、料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。六、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續：（1）各部門經辦人員因工作需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱審批單向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉借、

7、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印或摘抄文件，需借閱部門負責人填寫申請，根據檔案借閱的審批權限經相關領導批準后方可復印或摘抄文件。4、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（三）移交1、審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全_文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主