1、淺談鐵路建設工程檔案管理 淺談鐵路建設工程檔案管理 摘要：鐵路建設工程檔案是由鐵路建設工程文件資料轉化而來，是鐵路建設工程改建、擴建及技術改造的重要依據，也是鐵路建設工程活動的真實記錄。本文從鐵路建設工程文件的形成、收集、整理入手，分析了歸檔過程中存在的主要問題。 關鍵詞：鐵路建設工程檔案管理 中圖分類號：K206文獻標識碼： A 引言：做好鐵路建設工程的歸檔工作,具有十分重要的現實意義及歷史意義。我國鐵路經過“十一五以來的大規模建設,已步人快速開展期。特別是“高鐵工程的建設,更廣為社會所關注。與此同時,隨之產生的大量鐵路建設文件資料,需要各級檔案管理部門進行收集、整理和提供利用。筆者結合實際

2、工作,探討一下如何做好鐵路建設工程檔案的管理工作。 1、鐵路建設工程檔案的形成及特點 鐵路建設部門在生產、建設、科研、管理等工作中形成了大量的圖紙、圖表、文字、數字、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料。它們是企業開展的歷史見證，是廣闊鐵路建設者的智慧結晶，也是鐵路建設工程檔案的重要來源。其內容主要包括:工程勘察設計施工文件、工程招投標文件、中標通知書、施工承包合同協議書、施工方案、工程線路斷面圖、施工作業指導書、工程監理文件、開工報告及批復、質量平安事故報告、工程質量評定、竣工驗收報告和驗收證書、施工技術總結、工程數量匯總表、竣工決算及審定書、施工中形成的關于工程的重要來往文件、特殊結構設

3、計等具有保存價值的文件、圖片和圖紙。 鐵路建設工程檔案注重歸檔工程中文件資料的內在聯系，注重因果關系，按照技術專業形成歸檔體系，客觀地描述建設工程的主要內容和進行過程。具體到一個建設工程而言，包含著工程工程從醞釀、調研、可行性研究、決策、勘測設計、施工及竣工驗收等全過程形成的各類文件和資料，是整個工程建設活動的真實歷史反映。由于鐵路建設工程跨部門多，施工時間長，所以文件資料的歸檔工作較復雜，具有一定的難度。要做好這項工作，就要求檔案工作者在歸檔時首先要了解該工程的技術方案、。技術標準，進而按照有關規定，及時、準確地收集、整理相關文件資料，才能最終形成完整、標準的鐵路建設工程檔案。 2、鐵路建設

4、工程文件歸檔中存在的問題 近幾年來，國家非常重視鐵路建設。我國鐵路工程建設開展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏鐵路、京津高鐵、京滬高鐵、武廣高鐵等為代表的一系列大型鐵路建設工程相繼建成運行，一批國家重點鐵路建設工程仍處于建設之中。這些鐵路建設工程，技術標準高、管理模式新，代表著新時期我國鐵路建設的新成果。隨著我國國民經濟及人民生活水平的不斷提高，人們對鐵路建設的標準要求也將會不斷提高。這也是對鐵路工程建設者和檔案管理者提出的新課題。從目前所了解的情況來看，鐵路建設部門在大規模修建高等級鐵路的同時，相繼制定或修訂了鐵路建設工程相關管理方法和標準。但在檔案管理方面，特別是鐵路建設工程檔案管理方

5、面，顯得有些滯后。原有的方法和標準未能及時修訂，已不能適應鐵路開展的新形勢。以至于發生了有些施工單位在歸檔時，原有的歸檔標準、方法已不能滿足現實的歸檔工作需求，但又無新標準可依的情況，嚴重影響了鐵路建設工程文件的歸檔工作。當然這種情況的出現與近期鐵路建設工程開工過于集中，新技術、新工程投人過多和過快，使原有的環境、對象、模式迅速發生了變化等因素有關。但也不可否認，鐵路檔案工作中存在著管理意識過于僵化，組織管理不及時、不到位等問題。 作為鐵路建設工程檔案的職能管理者，各級鐵路檔案管理部門應積極介人工程文件資料的前期歸檔環節，做好業務培訓、業務指導等工作。但目前受檔案部門信息閉塞、人員偏少、自身素

6、質有待提高等條件的限制，這項工作開展得很不理想。例如，按規定工程竣工文件應由建設單位負責組織，參建單位負責編制，檔案部門負責協助指導。但有些工程在具體執行過程中，建設單位對竣工文件編制的組織管理作用不突出，檔案部門業務指導不及時、不到位，文件資料歸檔隨意性大，不齊全。再例如，根據鐵路檔案管理行業標準，但凡在建設、管理過程中形成的，反映施工過程和建設工程實體狀況的，具有保存和利用價值的各種形式、各個階段的文件資料，均應歸檔并移交檔案管理部門。但由于檔案部門前期介人及業務指導的力度不夠，使歸檔各方放任自流，不能嚴格執行。從目前的情況看，鐵路建設工程文件的歸檔仍多側重于施工和竣工階段的文件資料，對工

7、程建設前期、工程管理等文件資料重視不夠，普遍存在施工和竣工文件資料多，前期文件和工程管理資料少，可行性研究、初步設計、施工設計等勘測設計階段文件資料歸檔率低等情況。 另外，在大規模進行鐵路建設的形勢下，各參建單位的施工點遍地開花，一個施工單位往往參與多個工程工程。負責文件資料編制的技術人員經常是輾轉于幾個工程之間，人員流動快，交接手續簡單。 3、充分利用新技術提高鐵路建設檔案管理水平 隨著科技的進步，檔案管理理念也在不斷創新。現代化的管理方式在檔案管理工作中不斷得以應用。電子計算機技術的普及，不僅使我們每個人都體會到信息科技帶來的方便，也深刻影響了檔案管理工作的方式方法。傳統的管理模式正在發生

8、著轉變，從以前的保管、利用檔案實體，逐步向提供利用檔案數字化信息轉變。如今，工程技術設計根本通過計算機完成，大量技術資料以電子數據的形式保存和使用。紙質文件和施工圖紙也可以通過掃描技術將其數字化，并以數字形式保存和使用。檔案資料數字化的優勢還表達在便于存儲，便于搜索和查找，便于傳輸，有利于實現遠程協作和資源共享。另外，檔案資料數字化在提高工作效率的同時可以減少相關人員的勞動強度，也減少了對珍貴檔案原件的使用，起到了有效保護檔案資料的作用。但是，這項工作還正處于探索之中，如假設進行，也需要廣闊科技人員和各級檔案管理工作者及時準確的收集、制作和管理有關數據。現在已有些單位開始嘗試此項工作，如“京滬

9、高鐵工程，即在文件資料歸檔的同時還形成了一套電子版的數據檔案。總之，當代科技開展的速度越來越快，檔案工作者必須緊緊圍繞科技開展的新趨勢，了解新技術，掌握新知識，積極開拓思路，才能適應新形勢的需要，不斷提高鐵路建設檔案的管理水平。 4.結束語：總之，建設工程檔案管理工作是工程質量管理的一項重要內容，在一個地區根本建設中具有重要的地位和作用。做好建設工程檔案管理是一項長期而又艱巨的工作，不但需要全體建設者的努力，也需要建設行政主管部門和檔案行政主管部門以及城建檔案管理部門的通力合作，密切配合。只要精誠團結，依法行政，將國家利益置于部門利益之上，就一定能開創重大建設工程檔案管理工作新局面。 參考文獻： 【1】王忠誠.鐵路建設工程文件資料歸檔存在的問題與對策J.鐵道運營技