1、辦公系統中的工作流模型及實現摘要：工作流技術是辦公自動化系統的關鍵技術之一。正確使用工作流技術可以提高辦公效率，加快信息化步伐。本文首先對工作流的基本概念、工作流系統的分類進行了詳細介紹，并結合實際工作提出了一套行之有效的解決方案。關鍵字：工作流；辦公自動化；Lotus/ Domino；電子郵件A WorkFlow Model and its implement In Official EnvironmentWangzhen WangYinxue XiaopingComputerandInformationManagementCenter,TsinghuaUniversity. Beijing

2、 , 100084【 Abstract】Workflow Technology is the key technology in Office AutomationSystem which can improve work efficiency and promote the progress of informationization if properly implemented. This paper first discussesthe basic conception of Workflow and its classification , then presents our sol

3、ution to it which have been proved to be practical.【 Key words】Workflow; Office Automation; Lotus/Domino; E-mail社會需求是技術進步的動力。隨著知識經濟、網絡經濟的到來，社會變革速度的加劇，人們迫切希望使用更有效的辦公方式來提高工作效率，增強競爭力。因此，工作流技術成為近年來計算機應用領域發展最快的技術之一。1 工作流的基本概念工作流（ workflow）是為提高工作效率而提出來的。七十年代后期，對辦公自動化的研究通常被認為是工作流研究的開始。而到了 1993 年，國際工作流管理聯盟（

4、 Workflow Management Coalition， WfMC ）的成立標志著工作流技術開始進入相對成熟的階段。 WfMC 對工作流管理系統中的相關術語、體系結構及應用編程接口等方面制定了一系列標準，并給出了工作流定義1：工作流是指整個或部分經營過程在計算機支持下的全自動或半自動化。可以更廣泛地把凡是由計算機軟件系統（工作流管理系統）控制其執行的過程都稱為工作流。一個工作流由一組具有某個業務目標的事件（環節）組成。事件之間存在相互順序，并且任何事件只有其激活條件滿足時才可被執行。需要注意的是，工作流的自動化是指業務過程中的各個事件被有效管理，但并不意味著所有事件的實施全部由計算機來支

5、持。自動化的目的是事件自動激活和事件間的自動連接。工作流管理系統指運行在一個或多個工作流引擎上用于定義、 實現和管理工作流運行的一套軟件系統。它的作用包括：與工作流執行者（人、應用）交互，推進工作流實例的執行；協調主要事件間的相互作用關系；監控主要監察工作流運行期間各種工作狀態，當發生意外情況時，處理意外事件，控制工作流正常運行。2 工作流系統的分類工作流系統的分類標準有多種。 可以根據工作流產品實現的業務過程和底層實現技術對工作流管理系統及其產品進行分類 3。(1) 根據所實現的業務過程，該系統可分為四類： 管理型工作流 活動可以預定義，并且有一套簡單的任務協調規則。 設定型工作流 與管理型

6、工作流相似， 一般用來處理異常或發生幾率較小的情況。 協作型工作流 參與者的數量和協作的次數較多。 在一個步驟上可能反復協調，直至得到某種結果，甚至可能回到前一階段。 生產型工作流 實現重要業務過程的工作流管理， 特別是與業務組織功能直接相關的工作流管理。與管理型工作流相比，生產型工作流一般應用在大規模、復雜和異構的環境下，整個過程涉及多個人和不同組織。(2) 根據底層實現技術，可將工作流產品分為三類： 以通訊為中心 以電子郵件為底層的通訊機制。 這類工作流管理系統適合于協作型工作流和不確定型工作流，而不適于生產型工作流。 以文檔為中心 基于文檔路由，同外界應用的交互能力有限。許多基于表的管理

7、型工作流可以用以文檔為中心的工作流實現。 以過程為中心 對應于生產型工作流。一般建立在數據庫之上，有自己專用的通信機制，并且提供同外部交互的接口。3 THOA 工作流系統模型及實現清華大學計算與信息管理中心在多年辦公自動化系統成功實施的基礎上，通過對清華大學行政辦公活動的深入調研，綜合政府機關、兄弟院校辦公活動的實際經驗，利用世界領先的 Lotus/ Domino 信息平臺開發了 THOA 工作流系統。該工作流系統以電子郵件為底層通訊機制，在統一的 Lotus/ Domino 平臺上解決了協作型工作流的管理和實施問題。首先，根據其是否在一段時間內相對穩定，系統將實際辦公工作中存在的各種業務流程

8、劃分為兩類：在一段時間內固定的業務流程根據需要隨時指定的業務流程對于兩種業務流程系統采用不同的處理方式，由工作流系統統一管理。對于在一段時間內固定的業務流程，系統可以指定該流程的責任部門、處理環節以及負責人組成；一旦某個業務進入這種處理方式，系統就會按照預先設置好的流程自動通知、監控相應環節的組成人員對其進行處理。對于根據需要隨時指定的業務流程，系統不預先定義處理環節，由當前環節負責人決定下一環節的如何組成，或者建議下面多個環節的組成；系統對于整個處理過程中的各種信息自動進行整理記錄。整個解決方案包括三大功能模塊：流程控制模塊、系統配置模塊、系統授權模塊。31 流程控制模塊流程控制模塊由流程定

9、義、 流程轉換、流程監控、信息整理四大部分組成。311 流程定義對于一段時間內保持相對穩定的業務流程， 使用流程定義子模塊定義其各環節的人員組成。業務進入這種處理方式之后會自動按照預先定義的流程依次處理。考慮到多人同時處理同一環節的實際情況，可以指定本環節有決定權的人，用于處理下列意外情況：某環節處理成員因外出等原因無法參與處理某環節處理成員使用其他手段參與了處理過程當發生上述情況時，本環節有決定權的人可以提前終止本環節處理，直接進入下一處理環節。由于實際的辦公過程具有靈活多變的特點，工作流系統必須具有對無法固定流程的業務進行處理的能力。針對這類業務， THOA 工作流系統提供了根據需要隨時指

10、定（ Decide on Demand）的處理模式：由當前業務處理人決定下一環節業務處理人員組成，同時，系統自動整理記錄整個處理過程中的各種信息。312 流程轉換實際工作中， 業務負責人有時可能需要將業務從固定流程處理模式轉入到根據需要隨時指定處理模式。流程轉換子模塊可以滿足這種需要。313 流程監控提供對業務流程過程的監控能力， 通過流程監控模塊可以了解當前業務所在的環節及狀態。以公文流轉為例，如果在此發現流程已經結束，可以采取相應的處理，例如通知提交人、歸檔等等。314 工作進度工作進度子模塊負責對用戶處理業務的信息進行整理， 自動將與本人有關的業務進行歸類，例如 ,顯示：所有待本人處理的

11、業務所有本人已辦理的業務32 系統配置系統配置模塊用于配置業務處理部門及其人員組成， 定義部門的業務負責人。對于已經定義處理流程的業務，處理的起點就是部門的業務負責人。以公文流轉為例，可以將行政部門中負責接收、發送來文的人定義為公文分發負責人。所有提交給該部門的公文都由系統提交給該部門相應的公文分發負責人，由該負責人決定采用何種處理方式。33 系統授權系統授權模塊用于定義用戶的角色、權限。用戶的權限控制到讀寫。不在當前業務處理流程中的用戶無法訪問當前業務。以公文流轉為例，無論公文當前處于固定流程處理方式還是處于根據需要隨時指定流程處理方式，只有當前環節中的人員才能訪問該公文。對于已經歸檔的公文

12、，每個人都只能看到自己提交的公文歸檔記錄；如果要看到他人提交的公文歸檔記錄就必須經過授權。4 THOA 工作流系統的特點及運行環境清華大學辦公自動化系統（THOA ）是根據清華大學的實際需求開發的。其中的工作流系統具有以下特點：適應性強：該工作流系統既可以滿足固定的業務流程，又可以滿足無法預知的業務流程，靈活可靠。應用面廣：除可以進行公文處理外，該工作流系統可以擴展到其他日常的辦公事務處理流程，如請示、車輛管理、會議管理、報銷審批、出差審批、休假審批等等。方便實用：系統提供了自動提醒待辦理業務、自動整理已辦理業務的功能，整個操作過程富有交互性，充分體現了以人為本、方便實用的設計思想。系統運行環

13、境：系統以 Lotus/Domino R5 為基礎信息平臺；支持所有主流操作系統，包括 WIN95/WIN98, WINNT4 ，WIN2000 ， UNIX （Solaris，AIX ， HP-Ux）、Linux、OS/2 等，并提供了 C/C+ 語言 API 支持 ,使不同平臺和不同語言編制的應用程序間可以互相交流信息。5 結束語本文提出的 THOA 工作流解決方案靈活、可靠地解決了辦公系統中多人協作處理辦公事務的問題。該方案經受了實踐的檢驗，有廣泛的應用前景。1 Workflow M C. The workflow reference model. WfMC1003 R. WFMC TC00-2 Stef Joosten , “ WorkflowManagement Research